78
определение служебной командировки: это “поездка работника по распоряже-
нию работодателя на определенный срок для выполнения служебного поруче-
ния вне места постоянной работы” [2].
Не признаются командировками служебные поездки работников, посто-
янная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.
Работники направляются в служебные командировки на основании письменно-
го решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного
поручения вне места постоянной работы. [3]
Зачастую данное письменное решение принимает форму приказа о ко-
мандировке. При направлении сотрудника в командировку ему выдается де-
нежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и до-
полнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жи-
тельства (эти расходы называют суточными). [3]
Сумма аванса рассчитывается исходя из определенных норм на суточ-
ные и проживание, установленные в каждой организации приказом или распо-
ряжением. Работодатель обязан возместить сотруднику данные расходы по его
возвращении из командировки в пределах установленных норм. [2]
Дополнительно работнику, командированному на территорию ино-
странного государства, должны быть возмещены:
- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выезд-
ных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы на право выезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
По приезду из командировки в течение трех рабочих дней сотрудник
обязан отчитаться о понесенных расходах и предоставить в бухгалтерию орга-
низации подтверждающие первичные документы. [3] В ходе проверки отчета
подотчетного лица о командировке бухгалтеру следует установить, какие пер-
вичные документы он имеет право принять к учету, а какие нет. Первое, что
79
необходимо определить, это с какого и по какое числа сотрудник пребывал в
командировке. Уже с этого момента бухгалтера подстерегают трудности.
Если до 8 января 2015 года документом, подтверждающим сроки коман-
дировки, являлось командировочное удостоверение, то после, согласно Поста-
новлению Правительства Российской Федерации № 1595 от 29.12.2014 “О вне-
сении изменений в некоторые акты Правительства РФ” [4], работодатель не
обязан оформлять командировочное удостоверение. Определять сроки пребы-
вания сотрудника в командировке рекомендуется по проездным документам,
либо документами на проживание. Однако если отсутствуют проездные доку-
менты, а также документы по найму жилого помещения, то есть фактически
работник не может документально подтвердить своё пребывание в команди-
ровке, им должна быть оформлена служебная записка или иной документ, со-
держащий подтверждение принимающей стороны работника. [3]
При проверке первичных документов, подтверждающих расход денеж-
ных средств, следует убедиться в их соответствии требованиям, установленным
Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” [5] в
части обязательных реквизитов. Кроме того, из первичного документа должна
быть очевидна суть произведенных расходов и их экономическая целесообраз-
ность.
В практической работе для обеспечения бесперебойности учетного про-
цесса и оперативного решения всех возникающих сложностей при отражении
фактов хозяйственной жизни, связанных с расчетами с подотчетными лицами,
ответственным сотрудникам бухгалтерии не обойтись без четких инструкций.
Рассмотрим, как можно формализовать процессы принятия командировочных
расходов к бухгалтерскому и налоговому учету с помощью средств моделиро-
вания бизнес-процессов. Представим последовательно шаги бухгалтера при
осуществлении бухгалтерского и налогового учета командировочных расходов
в виде классических блок-схем с их описанием. На схеме в приложении 1 обо-
значены ключевые этапы расчета суточных расходов.
При сдаче подотчетным лицом первичных документов бухгалтеру необ-
80
ходимо определить, сколько дней сотрудник провел в командировке. Первое, на
что следует обратить внимание, — это наличие первичных документов на про-
езд и (или) проживание (блок 1). Если такие документы отсутствуют, то вторым
шагом необходимо проверить наличие отметки принимающей стороны, под-
тверждающей, что подотчетное лицо действительно прибыло и убыло в (из) ме-
ста командировки (блок 2).
При наличии данной отметки бухгалтер начисляет суточные расходы в
соответствии с приказом о направлении в командировку (в том случае, если да-
ты отметки уложились в приказ). Если же отметка отсутствует, бухгалтер не
имеет права принимать данную командировку к учету в целом, т. к. нет под-
тверждения пребывания подотчетного лица в командировке.
На следующем шаге необходимо выяснить, соответствуют ли даты отъ-
езда и приезда приказу о направлении в командировку (блок 3). Даже если со-
трудник провел в командировке больше дней, чем это заявлено в приказе, бух-
галтер не имеет права начислить ему большую сумму суточных расходов без
замены приказа или утверждения приказа о продлении командировки.
В случае если подотчетному лицу принципиально получить полное воз-
мещение расходов (блок 4), ему следует предоставить исправленный приказ
либо приказ о продлении (блок 5).
В конечном итоге бухгалтер будет начислять суточные в соответствии
либо с новым исправленным приказом, либо со старым, если с заменой возник-
ли какие-либо затруднения. После того как бухгалтер определил, за какое коли-
чество суток необходимо возместить подотчетному лицу расходы, нужно опре-
делить, являлась ли командировка заграничной (блок 6).
Так как при такой командировке определенное количество дней сотруд-
ник проводит за границей, то и суточные за соответствующие дни будут начис-
ляться в валюте по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату
авансового отчета. Следующее действие бухгалтера будет посвящено проверке,
не возникло ли превышения суточных норм расходов, установленных Налого-
вым кодексом Российской Федерации [6] (блок 7). В случае если превышение
81
имело место, бухгалтеру необходимо начислить НДФЛ на разницу между фак-
тически выплаченной суммой и суммой, соответствующей предельному разме-
ру. На последнем шаге рассматриваемого алгоритма необходимо отразить
имевшие факты хозяйственной жизни в бухгалтерском учете на уровне прово-
док.
Следующая вспомогательная схема, представленная в приложении 2,
описывает действия бухгалтера при приеме к учету проездных документов. В
первую очередь бухгалтер проверяет, соответствуют ли даты отъезда и приезда
датам приказа о направлении в командировку (блок 1).
В случае несоответствия дат отъезда и приезда периоду командировки
бухгалтер не имеет права принимать проездные документы к учету. Если несо-
ответствие всё-таки было выявлено, но сотрудник желает возместить все поне-
сенные расходы на проезд (блок 2), следует заменить (продлить) приказ о
направлении в командировку (блок 3).
Далее бухгалтеру необходимо определить сумму расходов, подлежащую
отражению в бухгалтерском учете. Если командировка не является загранич-
ной, то сумма расходов будет указана в проездных документах в рублях. Если
же некоторые билеты были приобретены и оплачены в валюте (блоки 5, 6),
необходимо перевести их стоимость в рубли. Если имеется справка банка о по-
купке валюты подотчетным лицом с указанием курса покупки (блок 6), то для
расчетов будет использован курс из справки, в противном случае — курс Цен-
трального банка Российской Федерации на дату авансового отчета.
После этого бухгалтер оформляет соответствующие проводки в бухгал-
терском учете. На блок-схеме, представленной на рисунке 3, описывается про-
цесс принятия к бухгалтерскому учету расходов на проживание. Как и с про-
ездными документами, первое, на что следует обратить внимание, — соответ-
ствие дат документов на проживание периоду командировки согласно приказу
(блок 1). Если сотрудник не позаботился о пересмотре приказа (блоки 2, 3),
бухгалтер примет к учету расходы на проживание без “лишних” дней, т. е. без
дней, не входящих в приказ о направлении в командировку. После того как
82
бухгалтер определил количество суток, стоимость проживания которых следует
компенсировать, необходимо по аналогии с предыдущей блок-схемой устано-
вить, в какой из валют и по какому курсу в рубли будет пересчитываться сумма
расходов на проживание (блоки 4–6).
На заключительном этапе выполнения алгоритма бухгалтер должен про-
верить соответствие фактических расходов на проживание установленным в
организации нормам (блок 7). Компенсация превышения фактических расходов
над нормативными возможна только при условии предоставления в бухгалте-
рию соответствующего приказа (распоряжения) руководителя (блоки 8–9).
Представленные алгоритмы могут быть использованы в качестве основы
(образца) при разработке должностных инструкций сотрудников бухгалтерской
службы, ответственных за отражение в учете расчетов с подотчетными лицами,
а при наличии развитой корпоративной информационной системы в организа-
ции возможна интеграция алгоритмов в эту систему на уровне регламентов
бизнес-процессов.
83
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В соответствие с поставленными задачами для выполнения выпускной
квалификационной работы нами изучены теоретические основы учёта расчётов
с подотчётными лицами.
Изучая теорию учёта расчётов с подотчётными лицами мы сделали вы-
воды о том, что, в деятельности предприятия часто возникает необходимость
оплачивать те или иные расходы наличными деньгами, производить закупки на
других предприятиях за наличный расчет, оплачивать служебные командиров-
ки и так далее. В таких ситуациях работнику предприятия выдаются наличные
деньги под его ответственность для выполнения определенных действий. Такие
работники называются подотчетными лицами.
Документы учета расчетов с подотчетными лицами состоят из:
1. Заявление о получении наличных денежных средств сотрудникам в
кассе организации;
2. Приказ о круге лиц, имеющих право совершать расходы наличными
на приобретение товарно-материальных ценностей;
3. Отчет о представительских расходах.
Целью учета расчетов с подотчетными лицами является, обобщение ин-
формации о расчетах с работниками предприятия, по - суммам выданным им
под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, на
служебные командировки, а также по расчетам с сотрудниками по возмещению
затрат произведенными ими в процессе хозяйственной деятельности. Изучение
нормативно – правовых основ учёта расчётов с подотчётными лицами показали,
что, нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными ли-
цами осуществляется в рамках действующей системы регулирования бухгал-
терского учета. Первый уровень наряду с другими законодательными актами
образует Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ
(ред. от 04.11.2014).
Второй уровень регулирования бухгалтерского учета составляют Поло-
84
жения по бухгалтерскому учету (ПБУ). Регулирования учета расчетов с подот-
четными лицами касается ПБУ 10/99 "Расходы организации", в котором указа-
ны основополагающие аспекты признания расходов, произведенных организа-
цией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете инфор-
мации о расходах коммерческих организаций, в рамках данного участка бух-
галтерского учета. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной
деятельности организации с Инструкцией по его применению, который утвер-
жден Министерством финансов РФ, считается наиболее важным документом
третьего уровня регулирования бухгалтерского учета. Четвертый уровень регу-
лирования бухгалтерского учета включает приказы, указания, инструкции, вы-
пускаемые самой организацией: рабочий план счетов, учетная политика и др.
Согласно Инструкции по применению плана счетов учет расчетов с подотчет-
ными лицами осуществляется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Так же, в процессе исследования нами изучено состояние учёта расчётов
в ООО «Центр управления проектами». Исследование показали, Счет 71 «Рас-
четы с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о
расчетах с работниками по суммам, выданным им подотчет на административ-
но-хозяйственные нужды, командировочные и прочие расходы.
На выданные подотчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лица-
ми» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На из-
расходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются
затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от ха-
рактера произведенных расходов. Подотчетные суммы, не возвращенные ра-
ботниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценно-
стей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери
от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
(если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с
персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из
85
оплаты труда работника) [5]. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с под-
отчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Регистром
для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетны-
ми лицами служит журнал-ордер № 7 – это комбинированный регистр, который
сочетает аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Ана-
литический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществ-
ляется позиционным способом. По 41 каждой отдельной строке отражаются
выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а
также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма
перерасхода (против выданного аванса).
В ООО «Центр управления проектами» используют унифицированную
форму N Т-9 (при направлении в командировку нескольких работников - форму
N Т-9а). В приказе указаны, наименование работодателя, Ф.И.О. и должность
работника, место, срок и цель командировки.
В ООО «Центр управления проектами» сумма аванса рассчитывается на
основании сметы, составленной работником бухгалтерии. Форма сметы зако-
нодательством не установлена, поэтому она разработана самостоятельно.
В ООО «Центр управления проектами» работнику выдаются наличные
деньги под отчет только в том случае, если у него полностью погашена задол-
женность по ранее полученной под отчет сумме. При направлении работников
в командировки за пределы России оплата и (или) компенсация расходов в ино-
странной валюте осуществляются с учетом Федерального закона от 10.12.2003
N 173-ФЗ (п. 16 Положения о служебных командировках).
Процедура отзыва работника из служебной командировки не регламен-
тирована Трудовым кодексом РФ и Положением о служебных командировках.
В ООО «Центр управления проектами» сложен определенный порядок дей-
ствий в такой ситуации:
- издание приказа об отзыве работника из служебной командировки для
того, чтобы оформить отзыв работника из служебной командировки, необхо-
димо издать соответствующий приказ, отразив, таким образом, решение рабо-
86
тодателя об изменении срока служебной командировки.
Унифицированной формы приказа об отзыве из служебной командиров-
ки нет, поэтому работодатель может составить его в произвольной форме.
- уведомление работника об отзыве из служебной командировки. Работ-
ника необходимо уведомить об отзыве из командировки, например, направив
ему соответствующий приказ при помощи факсимильной связи. С оригиналом
приказа работника нужно ознакомить после его возвращения из служебной ко-
мандировки.
В результате проведённого анализа состояния учёта расчётов с подот-
чётными лицами нами выявлены некоторые недостатки:
1. В организации допускается скрытое авансирование сотрудников пред-
приятия денежными средствами на личные нужды, выдача которых из кассы
оформляется под видом авансов на хозяйственные нужды;
2. Имеются случаи выдачи авансов работникам на хозяйственные нужды
без уточнения факта совершения целевых расходов либо квалификации хозяй-
ственных расходов как операционных затрат без подтверждающих документов;
3. Имеются случаи несвоевременного отчета подотчетных лиц за расхо-
дование полученных денежных средств под отчет;
4. Авансовый отчет подотчетных лиц не всегда соответствует целям рас-
ходования денежных средств, полученных под отчет, согласно приказу руково-
дителя;
5. Возникают противоречия при отнесении расходов подотчетных лиц
конкретную статью расходов из-за некорректных сведений, предоставляемых
подотчетными лицами.
Учитывая имеющиеся недостатки, нами разработаны предложения по
совершенствованию расчётов с подотчётными лицами. Для этого предлагается
использование системы моделирования бизнес процессов, схемы которых при-
ведены в приложении 1,2,3.
Моделирование бизнес процессов, предусматривают:
1. Ограничение расчётов наличными деньгами, переход на корпоратив-
87
ные карты;
2. Каждой организации необходимо иметь Положение о расчетах налич-
ными с другими организациями и индивидуальными предпринимателями, как
локальный нормативный документ.
3. Утверждение графика документооборота учета расчетов с подотчет-
ными лицами и довести его до всех сотрудников, которые по своим должност-
ным обязанностям могут быть отправлены в командировки и имеют право от
лица организации совершать наличные расходы;
4. Утверждение Положения, смету и другие документы для контроля
расчетов с подотчетными лицами по представительским расходам.
5. Разработать формы первичных учетных документов и прочих бланков
с целью унификации форм и усиления контроля над совершаемыми операция-
ми по учету расчетов с подотчетными лицами;
6. Ограничить или запретить списание расходов, оплачиваемых налич-
ным путем и оформляемых авансовыми отчетами напрямую на затратные счета,
например, Дт 44, 20,23,26 Кт 71.
7. В должностные инструкции главного бухгалтера при отсутствии от-
дела внутреннего контроля и аудита добавить обязанности и формы внутренне-
го контроля, конкретизирующие действия главного бухгалтера или заместителя
главного бухгалтера по вопросу осуществления контроля движения авансовых
отчетов;
8. Организовать единую нумерацию и регистрацию авансовых отчетов
по дате их поступления в бухгалтерию;
9. Разработать и внедрить порядок ежемесячной сверки с подотчетными
лицами по примеру, акту сверки сторонними организациями на предмет допол-
нительного информирования подотчетных лиц о наличии дебиторской задол-
женности до ее удержания из заработной платы;
10. Разработать и внедрить тесты для проверки степени понимания и
осведомленности подотчетных лиц о необходимом пакете документов, запра-