28
"Расчеты с подотчетными лицами", что способствует резкому сокращению
учетной работы. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму
записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в ча-
сти расшифровки оборота по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лица-
ми".
Позиционная форма записи и ведение расчетов по каждому авансовому
отчету вносят ясность в расчеты, увеличивают контрольные функции учета.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые
ордера на суммы, выданные работникам под отчет, авансовые отчеты – на из-
расходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на
расхождения в суммах полученных и израсходованных.
К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные главным бухгал-
тером на корректность представления и по существу информации, в отношении
целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению
аванса, и утвержденные руководителем предприятия. Главный бухгалтер обра-
батывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспонди-
рующие счета, отвечающие направлению расхода. В журнал-ордер № 7 вносят-
ся дата выдачи денежных средств под отчет и состояние расчетов на начало ме-
сяца (дебет – суммы, оставшиеся под отчет, кредит – суммы, невозмещенного
перерасхода) с каждым из подотчетных лиц. Эти записи берутся из журнала-
ордера № 7 за прошлый месяц. Аналитический учет расчетов в журнал-ордере
№ 7 ведется по каждой отдельно выданной под отчет сумме. По строкам жур-
нала-ордера № 7 отражаются выданные авансы, списание сумм расхода на ос-
нове утвержденного авансового отчета, а также выдачи в возмещение перерас-
хода и возврат неиспользованных авансов. Таким образом, операции по каждо-
му авансовому отчету находят отражение только по одной строке журнала-
ордера № 7. При разработке отчетов кассира суммы, выданные под отчет, зано-
сятся в журнал-ордер № 7.
Одновременно указываются дата выдачи и корреспондирующий счет,
что соответствует действующему порядку учета и системе учета в организации.
29
В случае, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной коман-
дировке, или в других случаях выдается (переводится) дополнительный аванс, в
разделе "Выдано в подотчет", по кассовым, банковским и другим документам
устанавливаются суммы, выданные в возмещение перерасхода. Отражаются
суммы неиспользованных авансов, сданные в кассу и на расчетный счет, а так-
же удержанные из заработной платы рабочих и служащих. Запись в этот раздел
журнала-ордера № 7 производится на основании документов по кассе, банку и
расчетно-платежных ведомостей. Суммы, выданные под отчет и в возмещение
перерасхода, а также суммы возвращенных и удержанных неиспользованных
авансов сверяет главный бухгалтер. Проверенные и утвержденные авансовые
отчеты записываются в соответствующие графы, с указанием сумм, утвержден-
ные по авансовому отчету. На основании разметки корреспондирующих счетов
в авансовых отчетах производятся записи в соответствующие данным счетам
графы. Для того, чтобы определить сумму итога по кредиту счета 71 "Расчеты с
подотчетными лицами", необходимо сложить суммы, сданные подотчетными
лицами в кассу, внесенные на расчетный счет и удержанные из заработной пла-
ты, а также суммы, списанные по утвержденным авансовым отчетам. Общая
сумма кредитового оборота по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" за-
носится в Главную книгу. В состав сумм, относимых в дебет счетов 10 "Мате-
риалы", 41 "Товары" включаются стоимость материальных ценностей по учет-
ным ценам, суммы транспортно-заготовительных и других расходов по заго-
товлению и приобретению материальных ценностей.
Стоимость приобретенных материальных ценностей на основе сумм в
журнале-ордере №7 определяется согласно специальной справке, заполняемой
на основании копий приходных документов (накладных, приемных актов, при-
ходных ордеров), которые прилагаются к авансовым отчетам подотчетных лиц.
В практике чаще всего выписывается общая приходная накладная на ос-
нове сопроводительных документов к приобретенным материальным ценно-
стям, оплата которых была произведена подотчетными лицами из сумм денеж-
ных средств, выданных им под отчет.
30
В журнале-ордере № 7 предусмотрены графы для отражения остатка на
начало месяца, дебетовых оборотов и кредитовых оборотов.
Остаток на конец месяца по каждой позиции (строке) переносится в
журнал-ордер № 7 следующего отчетного месяца. Такой порядок переноса
сальдо сокращает количество записей. После окончания всех записей журнал-
ордер № 7 проверяется и подписывается главным бухгалтером.
В ходе изучения состояния учета расчетов с подотчетными лицами на
предприятиях могут быть выявлены типичные для данного участка учета про-
блемы. Типовые нарушения учета расчетов с подотчетными лицами:
1. В организации допускается на практике скрытое авансирование со-
трудников предприятия денежными средствами на личные нужды, выдача ко-
торых из кассы оформляется под видом авансов на хозяйственные нужды.
2. Имеются случаи выдачи авансов работникам на хозяйственные нужды
без уточнения факта совершения целевых расходов либо квалификации хозяй-
ственных расходов как операционных затрат без подтверждающих документов.
3. Имеются случаи несвоевременного отчета подотчетных лиц за расхо-
дование полученных денежных средств под отчет.
4. Авансовый отчет подотчетных лиц не всегда соответствует целям рас-
ходования денежных средств, полученных под отчет, согласно приказу руково-
дителя.
5. Возникают противоречия при отнесении расходов подотчетных лиц
конкретную статью расходов из-за некорректных сведений, предоставляемых
подотчетными лицами.
Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами Таким обра-
зом, хотя учетный процесс в организации может быть налажен достаточно эф-
фективно, а учет расчетов с подотчетными лицами ведется вполне рационально,
учетная политика в отношении данного аспекта учета часто может быть пред-
ставлена в общих чертах, что является достаточно существенным недостатком.
31
В соответствии с этим необходимо внести некоторые изменения в учет-
ную политику в плане конкретизации системы документооборота и отслежива-
ния расчетов с подотчетными лицами и отражения связанных с этим хозяйст-
венных операций в системе бухгалтерской информации предприятия.
В отношении учета расчетов с подотчетными лицами в учетной полити-
ке следует закрепить и прописать следующие моменты: виды первичных доку-
ментов, применяемых при учете операций связанных с расчетами с подотчет-
ными лицами, учета произведенных расходов, порядок их заполнения и приня-
тия к учету, а также процесс документооборота по данным операциям и расче-
там в соответствии с действующим на предприятии порядком предоставления
денежных средств под отчет; порядок и момент признания расходов, совершен-
ных подотчетным лицом, и отнесения их на себестоимость продукции предпри-
ятия; порядок и момент начисления задолженности по расчетам с подотчетны-
ми лицами; документально закрепить основные проводки, используемые для
отражения расчетов с подотчетными лицами, и формализовать порядок отра-
жения данных операций в системе учета предприятия; порядок проведения ин-
вентаризации расчетов с подотчетными лицами; закрепить перечень расходов,
которые должны учитываться на счете 44 "Расходы на продажу", производи-
мых из сумм денежных средств, выданных под отчет на операционные расхо-
ды; полностью отразить методы оценки произведенных подотчетными лицами
расходов на соответствие целям расходования и отнесения расходов на кон-
кретные статьи расходов для избежания возникновения возможных противоре-
чий в системе учета. Следует отметить, что при закреплении перечня расходов,
которые должны учитываться на счете 44 "Расходы на продажу" следует также
включить порядок списания этих расходов в себестоимость продаж в полной
сумме расходов, признанных в отчетном периоде. Отнесение расходов на про-
дажу в себестоимость проданной готовой продукции формирует более полную
ее себестоимость.
Согласно положениям ПБУ 1/2008, изменять учетную политику можно
только в некоторых случаях, к которым относится и разработка предприятием
32
новых способов ведения бухгалтерского учета, которые позволили бы отобра-
жать более достоверное представление фактов хозяйственной деятельности.
Таким образом, предлагаемые изменения учетной политики не будут
противозаконными. Реализация данных мер позволит более объективно форми-
ровать бухгалтерскую информацию о состоянии расчетов с подотчетными ли-
цами, избежать возможных искажений данных финансово-экономических пока-
зателях, что, в свою очередь, снизит вероятность принятия неверных управлен-
ческих решений.
Изучив теорию учёта расчётов с подотчётными лицами мы пришли к
следующему заключению:
1. Расчеты наличными в неторговых организациях необходимо ограни-
чивать, переходить на корпоративные карты и повышать долю безналичных
расчетов для следующих целей:
а) сокращение расходов на «обналичивание» денежных средств;
б) сокращение документооборота по движению денежных средств и уче-
та расчетов с подотчетными лицами;
в) сокращение круга поставщиков и недопущения недобросовестных ко-
нтрагентов. [6]
2. Каждой организации необходимо иметь Положение о расчетах налич-
ными с другими организациями и индивидуальными предпринимателями, как
локальный нормативный документ.
3. К учетной политике для целей бухгалтерского учета необходимо
утвердить график документооборота учета расчетов с подотчетными лицами и
довести его до всех сотрудников, которые по своим должностным обязанно-
стям могут быть отправлены в командировки и имеют право от лица организа-
ции совершать наличные расходы.
4. Утвердить Положение, смету и другие документы для контроля расче-
тов с подотчетными лицами по представительским расходам. Следует учесть,
что Приказ о круге лиц должен содержать не только фамилии, а именно долж-
ности тех сотрудников, которые имеют право на представительские расходы, то
33
есть в силу своих обязанностей владеет информацией о бизнес-планах органи-
зации, стратегии развития организации и могут быть представителями необхо-
димого уровня.
5. Разработать формы первичных учетных документов и прочих бланков
с целью унификации форм и усиления контроля над совершаемыми операция-
ми по учету расчетов с подотчетными лицами.
6. Ограничить или запретить списание расходов, оплачиваемых налич-
ным путем и оформляемых авансовыми отчетами напрямую на затратные счета,
например, Дт 44, 20,23,26 Кт 71.
Если в целях экономичности и рациональности ведения бухгалтерского
учетам малыми предприятиями такие операции целесообразны, то утвердить
акты, ведомости или отчеты о списании товарно-материальных ценностей и
услуг на затраты с указанием факта их направленности и обоснованности для
включения в затраты для целей налогообложения.
Формы первичных внутренних бухгалтерских документов следует
утвердить самой организацией для списания в расход приобретенных товарно-
материальных ценностей или оплаченных услуг (работ). Для целей контроля
движения ТМЦ авторы Кисилевич Т.И. и Прудникова И.В. предлагают вести
забалансовый учет материалов, списанных на производственные нужды исходя
из их срока полезности и эксплуатации, что является эффективным средством
контроля над их сохранностью. [11]
По нашему мнению, даже малым предприятиям нецелесообразно списы-
вать напрямую ТМЦ корреспонденцией Дт 44, 20,23,26 Кт 71.
В целях усиления контроля соблюдения норм, нормативов и анализа
удельного веса расходов, считаем правильным оприходование ТМЦ (Дт 10 Кт
71).
Затем отразить передачу материально – ответственному лицу, т.е. пере-
мещение (Дт 10 Кт 10 в разрезе субсчетов, материально-ответственных лиц и
34
по местам применения), а потом учесть в затратах, которые будут докумен-
тально подтверждены и обоснованы, в том числе и для целей налогового учета.
7. В должностные инструкции главного бухгалтера при отсутствии от-
дела внутреннего контроля и аудита добавить обязанности и формы внутренне-
го контроля, конкретизирующие действия главного бухгалтера или заместителя
главного бухгалтера по вопросу осуществления контроля движения авансовых
отчетов.
8. Организовать единую нумерацию и регистрацию авансовых отчетов
по дате их поступления в бухгалтерию.
9. Разработать и внедрить порядок ежемесячной сверки с подотчетными
лицами по примеру, акту сверки сторонними организациями на предмет допол-
нительного информирования подотчетных лиц о наличии дебиторской задол-
женности до ее удержания из заработной платы.
10. Разработать и внедрить тесты для проверки степени понимания и
осведомленности подотчетных лиц о необходимом пакете документов, запра-
шиваемых у продавца (поставщика) при приобретении товарно-материальных
ценностей и при оплате услуг (работ).
11. Проводить собрание с подотчетными лицами в форме повышения
квалификации или заключать договоры со сторонними организациями на по-
вышение квалификации сотрудников связанных с бухгалтерским оформлением
документов, с которыми они встречаются в процессе выполнения своей основ-
ной деятельности в соответствии с должностными обязанностями.
12. Для бухгалтерии предприятия разработать типовые проводки, свя-
занные с расчетами с подотчетными лицами, которые обязательны к примене-
нию всеми подотчетными лицами.
13. К авансовому отчету применять дополнительным способ контроля, а
именно на каждом товарном чеке и в другом документе поставщика ставить
подпись или штамп организации, который будет подтверждать факт проверки
не только сумм в товарных чеках, но и проверку по формальным признакам.
35
Таким образом, можно сделать вывод о том, что несмотря на достаточно
изученную тему учета и контроля расчетов с подотчетными лицами в организа-
циях, сотрудники которых совершают приобретение товарно - материальных
ценностей за наличный расчет, оплачивают услуги и работы наличными сред-
ствами, при детальном внутреннем контроле и аудите встречается не мало
нарушений, как формальных, так и затрагивающих факты хозяйственной
жизни
по существу, что ведет и к нежелательным налоговым последствиям.
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С
ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «ЦЕНТР УПРАВЛЕНИЯ
ПРОЕКТАМИ»
2.1 Бухгалтерский счет учета расчетов с подотчетными лицами в
ООО «Центр управления проектами»
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобще-
ния информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им подотчет
на административно-хозяйственные нужды, командировочные и прочие расхо-
ды.
На выданные подотчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лица-
ми» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На из-
расходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются
затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от ха-
рактера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные
сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и
дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери
от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
(если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с
36
персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из
оплаты труда работника) [5].
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ве-
дется по каждой сумме, выданной под отчет. Регистром для учета операций по
движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит жур-
нал-ордер № 7 – это комбинированный регистр, который сочетает аналитиче-
ский и синтетический учет с линейной формой записи.
Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и
осуществляется позиционным способом. По 41 каждой отдельной строке отра-
жаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового
отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещен-
ная сумма перерасхода (против выданного аванса). Таким образом, операции по
одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые
ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные
суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в
суммах, полученных и израсходованных. В ООО «Центр управления проекта-
ми» используются типовые проводки учёта расчётов с подотчётными лицами.
Таблица 2
Проводки бухгалтерских счетов по учёту расчётов с подотчётными
лицами применяемый в ООО «Центр управления проектами»
По дебету
счета
Содержание хозяйственной операции
Дебет
Кредит
71
50
Наличные денежные средства выданы под отчет из кассы
71
51
Денежные средства выданы под отчет с расчетного счета
71
52
Денежные средства выданы под отчет с валютного счета
71
55
Денежные средства выданы под отчет со специального счета в
банке
71
76
Подотчетные лица получили денежные средства от других орга-
низаций
Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного из
филиала, выделенного на отдельный баланс (в учете головного
отделения организации)
Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного из
головного отделения организации в филиал, выделенный на от-
дельный баланс (в учете филиала)
71
79-2
Подотчетные лица головного отделения организации получили
средства от филиала, выделенного на отдельный баланс (в уче-
37
те головного отделения организации)
Подотчетные лица филиала, выделенного на отдельный баланс,
получили средства от головного отделения организации (в уче-
те филиала)
71
91-1
Задолженность перед подотчетным лицом, не погашенная в
установленный срок, включена в состав прочих доходов в связи
с истечением срока исковой давности
Положительная курсовая разница по задолженности перед под-
отчетным лицом в иностранной валюте включена в состав про-
чих доходов
07
71
Оприходовано оборудование, приобретенное подотчетным ли-
цом; оплачены подотчетным лицом расходы, связанные с до-
ставкой оборудования
08
71
Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с покупкой вне-
оборотных активов; оплачены подотчетными лицами расходы,
связанные с доставкой внеоборотных активов
Продолжение таблицы 2
10
71
Оприходованы материалы, приобретенные подотчетными лица-
ми; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с до-
ставкой материалов
15
71
Оприходованы материально-производственные запасы, приоб-
ретенные подотчетными лицами; оплачены подотчетными лица-
ми расходы связанные с доставкой материально-
производственных запасов (при использовании счета 15
20
71
Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд основного
производства
23-
71
Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд вспомога-
тельного производства
25
71
Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные расхо-
ды
26
71
Оплачены подотчетными лицами общехозяйственные расходы
28
71
Оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с возвра-
том и транспортировкой бракованной продукции
29
71
Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд обслужива-
ющего производства
41
71
Оприходованы товары, приобретенные подотчетными лицами
44
71
Расходы подотчетных лиц, связанные с продажей товаров (го-
товой продукции), учтены в расходах на продажу
45
71
Отражены расходы, связанные с продажей (в части уже отгру-
женной продукции), оплаченные подотчетными лицами
50
71
Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под
отчет, возвращены в кассу
51
71
Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под
отчет, возвращены на расчетный счет
52
71
Неиспользованные денежные средства в иностранной валюте,
ранее выданные под отчет, возвращены на валютный счет
55
71
Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под
отчет, возвращены на специальный счет в банке
70
71
До истечения срока представления авансового отчета выданные
работнику суммы зачтены в счет заработной платы
Подотчетное лицо головного отделения организации оплатило
услуги, оказанные филиалу, выделенному на отдельный баланс
(в учете головного отделения организации)