68
8. Дебет 25 Кредит 71 - 100, 00 - отнесена на расходы стоимость проезда;
9. Дебет 25 Кредит 71 - 3 750, 00 - включена в расходы стоимость про-
живания в гостинице;
10. Дебет 25 Кредит 71 - 66 400,00 - отнесена на расходы стоимость про-
езда по единому билету трамвай-троллейбус-метро;
11. Дебет 25 Кредит 71 - 500,00 - отнесена на расходы стоимость проез-
да;
12. Дебет 25 Кредит 71 - 4 980, 00 - включена в расходы стоимость про-
живания в гостинице;
13. Дебет 25 Кредит 71 - 500,00 - отнесена на расходы стоимость проезда
в метро;
14. Дебет 25 Кредит 71 - 100,00 – стоимость страхования от несчастного
случая отнесена на расходы;
15. Дебет 25 Кредит 71 - 480, 00 - отнесена на расходы стоимость проез-
да на такси;
16. Дебет 25 Кредит 71 - 100,00 - отнесена на расходы стоимость проезда
в метро.
Фактические расходы по окончании командировки составили 34 265
рублей. В данном примере, расходы приняты к учету на 25 счет, то есть как
общепроизводственные, что совершенно верно, так как 25 счет предназначен
для обобщения информации о расходах по обслуживанию основных и вспомо-
гательных производств организации, а также командировочные расходы цехо-
вого персонала (мастера или начальника цеха).
Однако выявлены и нарушения: работник не отчитался в установленный
срок, а также неизрасходованные денежные средства вернул в кассу предприя-
тия 17 марта 2017 г., что можно увидеть из карточки счета 71.
ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
69
3.1 Соблюдение требований нормативных актов, регламентирующих
порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами
Типичные ошибки, допускаемые хозяйствующими субъектами при осу-
ществлении расчетов с подотчетными лицами, можно условно разделить на две
основные группы: нарушения документального оформления расчетов с подот-
четными лицами и несоблюдение требований нормативных актов, регламенти-
рующих порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами.
1. Средства выдавались под отчет без заявления от лица, которому пере-
даются деньги. Отсутствие заявления является ошибкой. Согласно п. 6.3 Указа-
ния N 3210-У для выдачи наличных под отчет на расходы, связанные с осу-
ществлением деятельности, необходимо оформить расходный кассовый ордер
по форме 0310002.
Расходный кассовый ордер оформляется по письменному заявлению
подотчетного лица, которое может быть составлено в произвольной форме, в
котором должна содержаться запись о сумме наличных денежных средств, о
сроке, на который они выдаются, дата. Заявление должно быть подписано ру-
ководителем.
2. Денежные средства, которые были выданы под отчет и не израсходо-
ваны, должны быть возвращены в кассу предприятия в течении 3-х дней с мо-
мента выдачи. Если сотрудник этого не сделает, это будет считаться ошибкой,
даже если он средства вернет позже, а также если расход не будет подтвержден
первичными документами. 68 В п. 6.3 Указания N 3210-У сказано, что подот-
четное лицо должно либо предоставить авансовый отчет, либо вернуть денеж-
ные средства. Чтобы избежать подобной ошибки, нужно заранее ознакомить
работника с необходимостью вернуть наличность. Это можно сделать, если
дать ему прочесть внутренние документы организации, закрепляющие обязан-
ность возврата денег, выданных под отчет, или соответствующие обязанности
прописать в трудовом договоре. Если в установленный срок сотрудник не воз-
вращает неизрасходованную подотчетную сумму, то работодателю необходимо
принять меры по ее взысканию. В соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель
70
вправе удержать невозвращенный аванс из заработной платы, с учетом ограни-
чения 20-процентного, предусмотренного ст. 138 ТК РФ, при каждой выплате
заработка. Такое решение нужно принять не позднее одного месяца со дня
окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что
сотрудник не оспаривает оснований и размеров удержания (Письмо Роструда от
09.08.2007 N 3044-6-0).
3. Организация имеет право выдавать под отчет только лицам, которые
уже отчитались по ранее выданным деньгам. Если работник этого не сделал, то
считается ошибкой выдача ему денежных средств. Согласно п. 6.3 Указания N
3210-У подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней
со дня истечения срока, на который выданы наличные, или со дня выхода на
работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии -
руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими докумен-
тами. Таким образом, перед тем как выдать деньги под отчет необходимо про-
верить, отчитался работник за ранее выданные денежные средства, вернул ли
неизрасходованные суммы. Такая ошибка может привести к судебным спорам.
4. Иногда бывают случаи, когда авансовый отчет может отсутствовать,
например, он потерян либо неправильно заполнен. Неправильное заполнение
подразумевает: отсутствие назначения аванса; несоответствие выданных и из-
расходованных сумм, которые подтверждаются первичными документами; от-
сутствие подписи подотчетного лица, главного бухгалтера. Унифицированная
форма авансового отчета (форма № АО-1) утверждена Постановлением Гос-
комстата России от 1 августа 2001 г. N 55. Однако с 1 января 2013 г. ее приме-
нение не является обязательным.
Компания может использовать собственную утвержденную форму, но в
ней должны содержаться обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 За-
кона N 402- ФЗ:
1) наименование документа;
2) дата составления;
3) название экономического субъекта, составившего документ;
71
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения с указанием еди-
ниц измерения;
6) должность сотрудника, совершившего сделку, операцию и ответ-
ственного за ее оформление;
7) подписи.
Отсутствие авансового отчета или неправильное его заполнение являет-
ся очень распространенным нарушением.
5. Предельный размер расчетов наличными в рамках одного договора
между юридическими лицами, а также между компаниями и индивидуальными
предпринимателями составляет 100 000 рублей (Указание Банка России от
07.10.2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»). Ограничение
действует также, если подотчетное лицо покупателя вносит наличные денеж-
ные средства в кассу поставщика. При этом, расходование на выдачу сотрудни-
ком денег под отчет осуществляется без учета предельного размера расчетов.
Любой факт хозяйственной деятельности организации должен быть подтвер-
жден первичными документами, но очень часто фирмы забывают их оформить.
Статья 9 Закона «О бухгалтерском учете» указывает, что первичный
учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйствен-
ной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после
его окончания. Расходование средств должно быть подтверждено документаль-
но (чеком, квитанцией, актом приемки-передачи, железнодорожными и авиаби-
летами). При отсутствии первичных документов подтвердить, что средства по-
трачены именно на те цели, которые указал работник в авансовом отчете будет
невозможно.
7. При оплате товаров (работ, услуг) наличными денежными средствами,
чтобы документально подтвердить расходы, наряду с кассовым чеком необхо-
димы и другие первичные документы, которые свидетельствуют о связи поне-
сенных расходов с деятельностью предприятия. Такие разъяснения приведены в
Письме ФНС России от 25 июня 2013 г. N ЕД-4- 3/11515. Таким образом, под-
72
отчетному лицу недостаточно взять только чек для того, чтобы подтвердить,
что расходы были осуществлены на корпоративные цели. Бывают случаи, когда
бухгалтер взяв заявление выдаче средств с подотчетного лица, забывает выпи-
сать кассовый ордер. Согласно п. 6.4 Указания N 3210-У выдача из кассы юри-
дического лица обособленному подразделению наличных, необходимых для
проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, установленном
юридическим лицом, по расходному кассовому ордеру 0310002. Следователь-
но, отсутствие ордера является ошибкой.
9. Если работник не вернул деньги, то они рассматриваются как его вы-
года. Однако бывает ситуация, когда работник не вернул средства в результате
своей забывчивости или, к примеру, он деньги потратил, но не отчитался, так
как уехал в командировку. Минфин считает, что налогооблагаемая выгода мо-
жет возникнуть в связи с прощением долга.
В одном из своих писем специалисты ведомства указали, что на дату
прощения долга работник получит право распоряжаться средствами и у него
возникнет налогооблагаемый доход (Письмо Минфина России от 24.09.2009 N
03-03-06/1/610). Однако суды не согласны с подобной позицией. Арбитры пола-
гают, что до тех пор, пока есть вероятность того, что работник отчитается, су-
ществует возможность удержания неиспользованных сумм (поскольку не истек
срок исковой давности), выданные средства не должны признаваться экономи-
ческой выгодой сотрудника.
По мнению представителей правительства, для начисления страховых
взносов с выплаты, осуществляемой в рамках трудовых отношений, достаточно
факта отсутствия авансового отчета в установленный срок и неудержания долга
в течение месяца, как предлагает ст. 137 ТК РФ (Приложение к Письму ФСС
РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N
17- 3/В-609).
10. Валютные операции между резидентами запрещены. Например, ор-
ганизация не может выдать сотруднику из кассы 5 долларов на покупку канце-
лярских товаров. Однако есть исключения. К примеру, аванс на зарубежную
73
командировку можно выдавать в валюте (Постановление Президиума ВАС РФ
от 18.03.2008 N 10840/07 по делу N А33-1127/2007). Однако, выдача в ино-
странной валюте может привести к судебным спорам. Получение работником
наличности в иностранной валюте по общему правилу запрещено. Но выдавать
валюту на командировочные расходы можно. Нужно учесть, что при выдаче
иностранной валюты нужно правильно заполнять авансовый отчет. Реквизиты,
относящиеся к ней (строка 1а лицевой стороны формы, графы 6, 8 оборотной
стороны формы), заполняются только когда подотчетному лицу выдаются
средства в иностранной валюте в соответствии с установленным действующим
законодательством РФ порядком. Необходимо проверить реквизиты авансового
отчета, если операция осуществляется в валюте.
Проанализировав расчеты с подотчетными лицами в ООО «Центр
управления проектами», можно сказать, что все авансовые отчеты оформлены в
соответствии с требованиями, установленными законодательством (Федераль-
ный закон «О бухгалтерском учете»), также положительным моментом являет-
ся и то, что денежные средства выдавались на основании служебной записки,
подписанной уполномоченным лицом. Все расходы подтверждены докумен-
тально. Однако, выявлены и нарушения, такие как: - денежные средства, вы-
данные в подотчет и не израсходованные, не возвращены в кассу предприятия в
срок; - выданы денежные средства сотруднику, который не отчитался по ранее
выданным авансам; - нарушен срок, в течение которого подотчетному лицу
необходимо было отчитаться по выданным ему суммам денег. Зачастую, выяв-
ленные ошибки, совершенны непреднамеренно, так как большинство сотруд-
ников ни о каких сроках, ни и о том, что они обязаны отчитаться в течение
определенного количества дней и не слышали. Самым грубым нарушением яв-
ляется то, что организация не соблюдает Указание Банка России от 11.03.2014
N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и
упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпри-
нимателями и субъектами малого предпринимательства». В пункте 6.3 четко
сказано, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих
74
дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под от-
чет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгал-
теру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет. ООО «Центр управ-
ления проектами» посчитала этот срок небольшим и увеличила его до 10 дней,
закрепив такое изменение в учетной политике.
В качестве рекомендаций в целях совершенствования учета, можно
предложить:
1. В учетной политике исправить срок в течение которого подотчетное
лицо должно отчитаться по полученным денежным средствам на трехдневный,
чтобы самовольное изменение указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У
не привело к суду.
2. Необходимо создать внутренний документ о расчетах с подотчетными
лицами, в котором была бы предусмотрена норма о сроках сдачи авансового
отчета. Всех сотрудников ознакомить с данным документом под роспись. В та-
ком случае, если сотрудник не предоставит авансовый отчет в срок, это посту-
пок уже можно расценивать как дисциплинарный проступок с назначением
предусмотренных законодательством мер ответственности: предупреждение,
выговор, увольнение.
3. Заранее ознакомить работников предприятия, получающих денежные
средства на хозяйственно-операционные расходы с нормативными ограничени-
ями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми
к документальному оформлению таких операций.
4. Бухгалтер с помощью руководства должен усилить дисциплину среди
работников, регулярно получающих авансы. Еще раз пересмотреть сроки, на
которые выдаются подотчетные суммы, перечень лиц, которым они выдаются,
а также разработать меры, в том числе дисциплинарного воздействия, которые
могут быть приняты по отношению к работнику.
5. Если работник в установленный срок не отчитался по выданному ему
авансу, удерживать полученные средства из заработной платы или облагать их
страховыми взносами в общем порядке. Решение об удержании сумм из зара-
75
ботной платы работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме при-
каза или распоряжения, хотя унифицированная форма такого приказа норма-
тивными правовыми актами не установлена. При этом следует не забыть полу-
чить письменное согласие работника на удержание сумм из его заработной пла-
ты (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-).
6. Бухгалтер обязать проводить ежемесячно инвентаризацию по расче-
там с подотчетными лицами, отслеживать должников по подотчетными сум-
мам.
7. Тщательно следить за сроками выдачи подотчет денежных средств, а
также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц. Проверять
детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих до-
кументов. Предприятие ведет учет с использование программных продуктов
благодаря этому, есть возможность, более детального отслеживания выдачи и
расхода подотчетных сумм.
8. Для проверки квалификации бухгалтера, в чьи обязанности входит ве-
дение учета расчетов с подотчетными лицами, можно предложить пройти тест.
3.2 Совершенствование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными
лицами с использованием инструментов моделирования
бизнес-процессов
При разработке рекомендаций по совершенствованию бухгалтерского
учета расчетов с подотчетными лицами с использованием инструментов моде-
лирования бизнес-процессов требуется:
- определить основные используемые понятия;
- изучить особенности участка учета расчетов с подотчетными лицами;
- разработать типовые регламенты с опорой на алгоритмические сред-
ства моделирования бизнес-процессов.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые ор-
ганизацией на расходы экспедиций, хозяйственные расходы, на расходы по ко-
мандировкам для осуществления оперативной деятельности. [1]
76
Подотчетными лицами являются работники организации, получившие
авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-
хозяйственные и командировочные расходы. [1]
При в целом единых требованиях к расчетам с подотчетными лицами
важно учитывать ряд нюансов, связанных с:
- комбинированием наличных и безналичных способов расчетов;
- определением целей выдачи денежных сумм подотчетным лицам.
Как можно было сделать вывод из определений, расчеты с подотчетны-
ми лицами предполагают выдачу сотрудникам организации наличных денеж-
ных средств.
Однако в настоящее время всё больше хозяйствующих субъектов осу-
ществляет расчеты со своими сотрудниками по банковским картам и нередко
можно столкнуться с тем, что подотчетные суммы перечисляются сотрудникам
переводом на их лицевой счет или на корпоративную карту организации. При-
менение данных способов расчетов требует внесения соответствующих изме-
нений в используемые регламенты.
В соответствии с целью выдачи денежных средств подотчетному лицу
бухгалтерской службой должно быть проверено и обеспечено соблюдение ряда
требований.
При выдаче денежных средств на хозяйственные нужды и в ходе даль-
нейшего контроля за ходом процесса необходимо обеспечить соблюдение сле-
дующих требований:
- подотчетное лицо имеет право получать подотчетные суммы на адми-
нистративно-хозяйственные нужды организации, что должно быть установлено
приказом по организации либо учетной политикой;
- подотчетная сумма укладывается в норматив, установленный прика-
зом;
- подотчетное лицо предоставило все первичные документы, подтвер-
ждающие оплату за приобретенные товары, работы, услуги на нужды организа-
ции;
77
- подотчетное лицо не нарушило сроки предоставления первичных до-
кументов, подтверждающих произведенные расходы.
Соблюдение первых двух требований отчасти носит формальный харак-
тер: у руководства организации всегда есть возможность добавить нового со-
трудника в список подотчетных лиц и установить (изменить) норму выдачи де-
нежных средств в большую сторону.
Вместе с тем нарушение этих двух требований и допущение исключений
из них должно стать сигналом для проведения проверки обоснованности при-
нятых решений со стороны службы внутреннего контроля организации. Нару-
шение двух оставшихся требований может повлечь за собой нежелательные по-
следствия как для подотчетного лица, так и для самой организации.
Негативным последствием несоблюдения этих требований для сотруд-
ника окажется взыскание с него сумм неподтвержденных расходов в пользу ор-
ганизации (удержание этих сумм из заработной платы).
С точки зрения организации, неподтвержденные расходы не могут быть
отражены в учете при отсутствии должного обоснования. При наличии обосно-
вания, но при отсутствии документального подтверждения, невозможным явля-
ется признание расходов для целей налогообложения. Второе основное направ-
ление использования подотчетных сумм — на командировочные расходы —
связано с большими трудностями при принятии первичных документов к учету
и признании расходов в бухгалтерском и налоговом учете.
На уровне законодательства требования к отправлению сотрудников в
командировки, влияющие на отражение командировочных расходов в бухгал-
терском учете, будут определяться в первую очередь Трудовым кодексом Рос-
сийской Федерации [2] и Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №
749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» [3]
с дополняющим его «Положением…».
Трудовой кодекс Российской Федерации в статье 166 вводит следующее