58
- подтвердить обоснованность отнесения к командировочным расходам
сумм суточных, выплаченных работнику в соответствии с абз. 3 п. 11 Положе-
ния о служебных командировках.
Если для проезда к месту командирования и (или) обратно к месту рабо-
ты работник на основании письменного решения работодателя использовал
служебный транспорт либо транспорт, находящийся в его собственности или в
собственности третьих лиц (по доверенности), то по возвращении работник
обязан представить работодателю служебную записку, указав в ней фактиче-
ский срок пребывания в месте командирования.
К служебной записке должны быть приложены документы, подтвер-
ждающие использование работником указанного транспорта для проезда к ме-
сту командирования (обратно к месту работы): путевой или маршрутный лист,
счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут
следования транспорта.
Для подтверждения фактического срока пребывания работника в коман-
дировке, в случае отсутствия проездных документов, могут служить документы
по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании коман-
дированного в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитан-
цией (талоном) либо иным документом, который свидетельствует о заключении
договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования и содержит
сведения, предусмотренные
Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федера-
ции. В случае потери посадочного талона, для подтверждения расходов на про-
езд работнику нужно обратиться к авиаперевозчику (его представителю) за
подтверждающим документом. Таким документом может быть, например,
справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию.
а) Документы, подтверждающие расходы на наем жилого помещения
Расходы на проживание в гостинице в командировке можно подтвердить кви-
танцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение до-
говора на оказание гостиничных услуг по месту командирования и содержащим
59
сведения, которые предусмотрены Правилами предоставления гостиничных
услуг в Российской Федерации.
б) Документ о найме жилого помещения, выдаваемый в зарубежном
отеле в подтверждение расходов на проживание, необходимо построчно пере-
вести на русский язык. Если командированный работник с ведома работодателя
самостоятельно снял комнату у собственника - физического лица, то для под-
тверждения расходов по найму жилого помещения будет договор найма жилого
помещения, заключенный в соответствии со ст. 671 ГК РФ и ст. 30 ЖК РФ. При
этом к договору найма должен быть приложен документ, подтверждающий по-
лучение наймодателем платы, например, расписка.
в) Документы, подтверждающие иные командировочные расходы По-
скольку в силу абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ работнику должны быть возмещены все
расходы в связи с командировкой, произведенные им с ведома или разрешения
работодателя, перечень подтверждающих документов не является закрытым.
Например, таким документом может быть детализированный счет опе-
ратора связи с указанием общей суммы платежа за предоставленные сотовым
оператором услуги. Если, по итогам проверки представленных работником
подтверждающих документов выяснится, что израсходована большая сумма,
чем было выдано работнику, ему должен быть возвращен перерасход. Неизрас-
ходованные суммы он обязан вернуть в кассу работодателя. Если работник не
вернул в кассу остаток неиспользованных денежных средств в срок, установ-
ленный работодателем, последний вправе удержать эту сумму из зарплаты ра-
ботника.
Решение об удержании невозвращенной суммы из заработной платы ра-
ботника работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня оконча-
ния срока, который был определен для возвращения аванса.
Сделать это можно, только если работник не оспаривает оснований и
размеров удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Таким образом, для удержания ука-
занных денежных сумм из заработной платы работника от него необходимо по-
лучить письменное согласие, оформленное в произвольной форме. Если работ-
60
ник не согласится с наличием задолженности, взыскать с него невозвращенные
суммы аванса можно будет только через суд. После получения от работника со-
гласия решение об удержании возвращенной суммы следует оформить прика-
зом. Установленной формы такого приказа нет, поэтому работодатель вправе
разработать ее самостоятельно. Если работник, направленный в служебную ко-
мандировку, опоздал на самолет и не полетел в место командирования по своей
вине, то работодатель вправе, в судебном порядке, взыскать стоимость билета с
работника. Часть 2 ст. 137 ТК РФ содержит исчерпывающий перечень основа-
ний для удержаний из заработной платы работника. Возможность удержать с
работника выданные на командировку суммы по причине опоздания его на са-
молет или поезд в указанном перечне не предусмотрена, поэтому можно пред-
ложить работнику добровольно вернуть деньги за билет.
При нежелании работника возместить данную сумму работодатель
вправе обратиться в суд с иском о возмещении материального ущерба.
В этом случае работодателю необходимо будет представить доказатель-
ства, подтверждающие вину работника. В такой ситуации работника можно
привлечь к дисциплинарной ответственности в соответствии с требованиями ст.
ст. 192 - 193 ТК РФ, поскольку опоздание на самолет можно расценивать как
нарушение трудовой дисциплины.
2.3 Анализ использования подотчетных сумм в ООО «Центр управления
проектами»
Для получения информацию о состоянии расчетов с подотчетными ли-
цами на начало года, о суммах, выданных в текущем году подотчет денежных
средств, о суммах, за которые подотчетные лица отчитались, включая возврат в
кассу неиспользованных денежных средств, и о состоянии расчетов на конец
года, формируется «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» за необходи-
мый период.
По составленному такому регистру по данным ООО «Центр управления
проектами» за 2017 г. можно сделать следующие выводы:
61
1) На 1 января 2017 г. и на 31 декабря 2016 г. имеются остатки по неис-
пользованным подотчетным суммам;
2) Сумма выданных денежных средств за весь период, меньше суммы
денежных средств, за которую отчитались.
Для более детальной информации формируется «Анализ счета 71», ко-
торый содержит информацию об оборотах на счете 71 в корреспонденции с
другими бухгалтерскими счетами за указанный период.
Из регистра, составленного на основе данных ООО «Центр управления
проектами» следует, что:
1) В основном, денежные средства выдавались наличными из кассы, и
лишь малая часть с расчетного счета организации:
Счет
Сумма
Кт 50
8 655 998, 89
Кт 51
130 000, 00 57
2) Большая часть была израсходована на расчеты с поставщиками:
Счет
Сумма
Дт 60
4 837 589, 56
3) Существенная часть была возвращена в кассу:
Счет
Сумма
Дт 50
2 108 122,49
4) Вложения во внеоборотные активы:
Счет
Сумма
Дт 08
74 560, 00
5) Приобретение материалов:
Счет
Сумма
Дт 10
1 341 456, 46
6) Затраты на основное производство:
Счет
Сумма
Дт 20
9 520, 00
7) Вспомогательное производство:
62
Счет
Сумма
Дт 23
23 113 227, 10
8) Общепроизводственные расходы:
Счет
Сумма
Дт 25
52 297, 00
9) Общехозяйственные расходы:
Счет
Сумма
Дт 26
132204, 67
10) Товары:
Счет
Сумма
Дт 41
16 514, 00
11) Расходы на продажу:
Счет
Сумма
Дт 44
77 545, 00
12) Выданные работнику суммы зачтены в счет заработной платы:
Счет
Сумма
Дт 71
26 709, 63
13) Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с процессом получе-
ния прочих доходов (списаны расходы по командировке, связанной с получе-
нием организацией прочих доходов):
Счет Сумма
Дт91 21992,57 59
Значительную часть подотчетные лица вернули в кассу организации, как
неизрасходованные, и на покупку материалов потрачена немалая сумма денеж-
ных средств. Остальные расходы не так существенны. Просмотрев все авансо-
вые отчеты предприятия за 2017 год, можно сказать, что в основном все они за-
полнены корректно, без нарушений: все необходимые реквизиты имеются, пе-
речень документов для подтверждения расходов прилагается, подписи и рас-
шифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера поставлены. Отчет
утвержден руководителем ООО «Центр управления проектами». Однако, бух-
63
галтер компании, не выдал расписку подотчетному лицу расписку о том, что
отчет принят к проверке. Встречаются авансовые отчеты с остатком подотчет-
ной суммы за предыдущий аванс, это значит, что деньги выданы подотчетному
лицу, который еще не отчитался за предыдущие выданные суммы. Что касаемо
проводок, которые отражает бухгалтер, то можно сказать, что все они разнесе-
ны правильно. Но в организации не установлен срок, на который выдаются
подотчетные суммы, но зато срок в течении которого подотчетное лицо должно
отчитаться прописан в учетной политике организации и составляет 10 дней.
Приведём конкретные примеры расчетов с подотчётными лицами в ООО
«Центр управления проектами».
Расчеты по товарно-материальным ценностям. На приобретение то-
варно-материальных ценностей сотруднику ООО «Центр управления проекта-
ми» Шанину Г.А. по расходно-кассовому ордеру № 328 от 10.12.2016 г. на ос-
новании заявления был выдан аванс в сумме 2000 рублей.
Задолженности у сотрудника по ранее выданным авансам нет. Шанин
Г.А. представил в бухгалтерию авансовый отчёт об израсходованных суммах
31.12.2016 г. № 250 на сумму 2608,44 рублей.
К авансовому отчету были приложены документы:
a) Товарный и кассовый чеки, заверенные печатью ООО «Центр Элек-
тротехники» от 10.12.2016 г. на шину нулевую в количестве 2 штуки по цене
122,29 на сумму 244,58 рублей; блок питания в количестве 1 штуки по цене
1123,36 рубля; бокс ЩРН в количестве 1 штуки по цене 740 рублей. Общая
сумма чека составила 2107,94 рублей.
б) Товарный и кассовый чеки, заверенные печатью ООО «Магистраль
Дизель» от 11.12.2016 г. на рукав высокого давления в количестве 1
штуки на сумму 500,50 рублей. Общая сумма авансового отчета составила
2608,44 рублей.
Проанализировав авансовый отчет работника можно сделать следующие
выводы:
64
1) Форма авансового отчета № АО-1 заполнена правильно: все необхо-
димые реквизиты имеются, перечень документов для подтверждения расходов
указан, подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера
поставлены. Отчет утвержден директором предприятия. Но расписка бухгалте-
ра в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами, не
отдана подотчетному лицу.
2) Проводки по авансовому отчету сформированы, верно - все ТМЦ раз-
несены на 10 счет.
3) Так как, срок на который выданы денежные средства не прописан в
учетной политике, и приказа руководителя организации с указанием срока, на
который выдан аванс, в организации нет, то можно считать, что срок выдачи
подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам
должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Такого же мнения
придерживаются специалисты ФНС России в письме от 24.01.2005 N 04-1-
02/704. Следовательно, работник должен был отчитаться в течение 1 рабочего
дня с момента выдачи денежных средств в подотчет. Таким образом, работник
не отчитался в установленный срок по полученным авансам, нарушив порядок
ведения кассовых операций. Работник получил под отчет денежные средства на
хозяйственные нужды, по которым он должен был отчитаться 21.12.2016 г.
Фактически он представил авансовый отчет и вернул остаток неиспользован-
ных денежных средств 31.12.2016 г. Если бы работник вернул не представил
авансовый отчет до 31 декабря 2016 г., то работодатель был бы вправе не позд-
нее 31 декабря 2016г. удержать сумму денежных средств, выданных работнику
организации под отчет (ст. 137 ТК РФ). Если работодатель произвел указанные
удержания, объект обложения страховыми взносами не возникает. В этом слу-
чае после того, как работник представил бы авансовый отчет ему бы необходи-
мо было выдать недостающую сумму денежных средств. Когда работодатель
принимает решение не удерживать упомянутые суммы, данные суммы рас-
сматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений
и облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. Если бы ра-
65
ботник представил авансовый отчет с подтверждающими документами в январе
2017 г. (копиями товарных чеков на приобретение товаров, работ (услуг), сче-
тами, накладными), в случае, когда организация уже начислила страховые
взносы на упомянутую сумму выплат, она вправе произвести перерасчет базы
для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страхо-
вых взносов.
4) Сотрудника нет в перечне материально-ответственных лиц, имеющих
право получать денежные средства в кассе предприятия.
Нами изучен следующий пример, связанный с приобретением товаров
сотрудником ООО «Центр управления проектами» Коваленко Т.Г. На основа-
нии заявления по расходно-кассовому ордеру №ОП000073 от 06.04.2017 г. ему
был выдан аванс в сумме 7248 рублей. Задолженность у сотрудника по ранее
выданным авансам составляет 1032,07 рубля. Коваленко Т.Г. представил в бух-
галтерию авансовый отчет об израсходованных суммах 06.04.2017 г. на сумму
8280,07 рублей.
К авансовому отчету были приложены документы: Товарный и кассовый
чеки, заверенные печатью ИП Данилова Г.А. от 06.04.2017 г. на корзины в ко-
личестве 20 штук на сумму 8280 рублей. Перерасход составил 0,07 рублей.
Проанализировав авансовый отчет работника можно сделать следующие выво-
ды:
1. Форма авансового отчета №АО-1 заполнена правильно: все необхо-
димые реквизиты имеются, перечень документов для подтверждения расходов
указан, подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера
поставлены. Отчет утвержден директором предприятия.
Но расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми
прилагаемыми документами не отдана подотчетному лицу.
2. Товарные и кассовые чеки содержат все необходимые сведения, необ-
ходимые для подтверждения обоснованности расходов;
3. Проводки по авансовому отчету сформированы верно (товар проведен
на 41 счет);
66
4. Работник отчитался в течение 1 дня по полученным авансам. Как уже
было изложено выше, срок на который выдаются денежные средства в ООО
«Центр управления проектами» не установлен. Следовательно, расчеты по вы-
данным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.
Таким образом, порядок ведения кассовых операций в данном случае не
нарушен.
5. Сотрудника нет в перечне материально-ответственных лиц, имеющих
право получать денежные средства в кассе предприятия;
6. У работника существует задолженность по неиспользованным аван-
сам на сумму 1032,07 рублей, что можно увидеть из карточки счета 71 на
06.04.2017г.
Далее нами были изучены учёт командировочных расходов в ООО
«Центр управления проектами». Солодянкина А.В. была направлена в коман-
дировку в Москву сроком на 3 дня с 24.02.2017 г. по 26.02.2017 г. в связи с про-
изводственной необходимостью.
Основанием для выезда являлся приказ (распоряжение) № 15/к от
19.02.2017 г. о направлении Солодянкиной А.В. в командировку, в котором бы-
ли указаны фамилия, инициалы, структурное подразделение, должность коман-
дируемой Солодянкиной А.В.
Приказ о направлении Солодянкиной А.В. был оформлен на основании
служебного задания с указанием цели командировки. На основании приказа о
направлении работника в командировку Солодянкиной А.В. было выдано ко-
мандировочное удостоверение, в котором сделаны отметки о времени прибытия
и выбытия работника, заверенные подписью ответственного лица и печатью
той организации, куда работник был направлен.
На основании служебной записки по РКО № 52 от 20.02.2017 г. были
выданы денежные средства из кассы в размере 20 000 рублей на командировоч-
ные расходы.
67
Находясь уже в г. Москве Солодянкина А.В. получила еще 30 000 руб-
лей переводом на пластиковую карту. В соответствие с приведенными выше
операциями в учете следует отразить следующие записи:
Таблица 5
Учёт командировочных расходов
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма
1. Выданы денежные средства на командиро-
вочные расходы
71
50
20000руб
2. Выплата подотчетных средств на карту
71
51
30000руб
Подотчётное лицо Солодянкина А.В. представила авансовый отчет об
израсходованных суммах №60 от 06.03.2017 г. К авансовому отчету сотрудник
приложила документы, подтверждающие расходы по командировке:
- командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии;
- проездные билеты;
- квитанции на оплату пользования такси;
- счет за проживание.
За время нахождения в командировке Солодянкиной А.В. положены су-
точные в размере 700 рублей. С учетом особенностей задания суммы расходов,
указанных в утвержденном авансовом отчете, отражены проводками:
1. Дебет 25 Кредит 71 - 9 535, 00 - отнесена на расходы стоимость пере-
лета Москва-Челябинск;
2. Дебет 25 Кредит 71 - 65 2 800, 00 - отражены суточные;
3. Дебет 25 Кредит 71 - 1 000, 00 - отнесена на расходы стоимость проез-
да;
4. Дебет 25 Кредит 71 - 8 970, 00 - отнесена на расходы стоимость пере-
лета Москва-Челябинск;
5. Дебет 25 Кредит 71 - 450, 00 - отнесена на расходы стоимость проезда
на такси;
6. Дебет 25 Кредит 71 - 900, 00 - отнесена на расходы стоимость проезда
на аэроэкспрессе;
7. Дебет 25 Кредит 71 - 100, 00 - отнесена на расходы стоимость проезда
в метро;