СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 7
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И
КОНТРОЛЯ ПО УЧЕТУ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ .......... 11
1.1 Цели и сущность расчетов с подотчетными лицами ....................................... 11
1.2 Бухгалтерский учет и нормативное регулирование расчетов с
подотчетными лицами .............................................................................................. 15
1.3 Цели, задачи и мероприятия внутреннего контроля по учету расчетов с
подотчетными лицами .............................................................................................. 23
ГЛАВА 2. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И КОНТРОЛЬ РАСЧЕТОВ С
ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В АО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО» .............................. 28
2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия ..................... 28
2.2 Особенности организации бухгалтерского учета расчётов с подотчетными
лицами в АО «Тюменьэнерго» ............................................................................... 33
2.3 Мероприятия внутреннего контроля по учету расчетов с подотчетными
лицами в АО «Тюменьэнерго» ................................................................................ 36
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО ПОВЫШЕНИЮ
ЭФФЕКТИВНОСТИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АУДИТА АО
«ТЮМЕНЬЭНЕРГО» ................................................................................................ 50
3.1 Разработка предложений по оптимизации бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами на основе данных службы внутреннего контроля ......... 50
3.2 Оценка экономической эффективности оптимизации работы с
подотчетными лицами .............................................................................................. 61
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 65
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ............................................... 67
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………………….71
7
ВВЕДЕНИЕ
В процессе заготовления (приобретения) товарно-материальных
ценностей большую роль играет скорость их доставки, которая напрямую
связана с моментом оплаты поставщикам этих ценностей. В этой связи расчеты
наличными через сотрудников организации-покупателя, называемых
подотчетными лицами, играют большую положительную роль. Например,
скорость заправки картриджа и скидки по стоимости этой услуги могут зависеть
напрямую от скорости и вида расчетов; оплата услуг транспорта за наличный
расчет также может быть ниже, чем оплата по факту безналичным путем.
Наличные расчеты между юридическими лицами по одному договору
ограничиваются лимитом в сто тысяч рублей в день, но несмотря на это, расчеты
наличными остаются распространенным способом погашения обязательств.
Большую роль играет также оплата корпоративной картой, что приравнивается
к наличным расчетам организации и требует выдачу кассового чека продавцом
покупателю. Необходимо отметить и важность расчетов наличными
подотчетным лицом, направляемым в командировки, хотя в настоящее время
оплата проездных билетов и проживания все чаще производится в безналичном
порядке.
Расчеты с подотчетными лицами, как объект бухгалтерского учета,
отдельно в виде конкретного объекта в действующем Федеральном законе №402-
ФЗ «О бухгалтерском учете» не выделен.
Однако расчеты с подотчетными лицами по своему экономическому
содержанию могут быть отнесены сразу к двум объектам из перечисленных в
статье 5 Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно к
«активам» и к «обязательствам».
С точки зрения учета и контроля этот вопрос является актуальным, так
как при расчетах наличными покупатель, приобретающий товарно-
8
материальные ценности, несет определенные риски, связанные с
недобросовестными действиями поставщика (контрагента):
невыдача кассового чека покупателю;
применение контрольно-кассовой техники устаревшего образца;
применение контрольно-кассовой техники, незарегистрированной в
налоговом органе;
выдача чека неустановленной формы с отсутствующими частично
обязательными реквизитами продавца;
отсутствие сданной бухгалтерской отчетности на сайте Росстата РФ, что
ставит под сомнение правомерность совершения факта покупки и принятия
сумм налога на добавленную стоимость к вычету;
несвоевременная сдача подотчетным лицом приобретенных товарно-
материальных ценностей на склад;
отсутствие подписей, печатей и ссылки на доверенность представителя
покупателя;
выдача бланка строгой отчетности с частично отсутствующими
реквизитами продавца и другими нарушениями, например, бланков
санаторно-курортной путевки;
другие предпринимательские риски, в том числе связанные с налогом на
добавленную стоимость, налогом на прибыль организации и единым
налогом при упрощенной системе налогообложения при отказе налогового
органа во включении расходов в затраты налогоплательщика.
Актуальность темы исследования обусловила насущная потребность
практикующих бухгалтеров в четком понимании экономического содержания
понятия «расчеты с подотчетными лицами» в условиях отсутствия его
определения и условий его возникновения как объекта бухгалтерского учета в
нормативных документах, регулирующих систему бухгалтерского учета и
бухгалтерской отчетности в РФ. Что, в свою очередь позволило бы четко
9
определить алгоритм бухгалтерских действий, которые следует выполнять
бухгалтеру при возникновении расчетов с подотчетными лицами.
Целью данной работы является систематизация и расширение
теоретических знаний бухгалтерского учета и экономического анализа расчетов
с подотчетными лицами, а также практический аспект ведения учета и аудита
расчетов с подотчетными лицами в АО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО».
Для достижения цели решались следующие задачи:
изучить задачи бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами;
рассмотреть практику бухгалтреского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами в АО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО»;
разработать предложения по повышению экономичгской оршанизации в
АО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО».
Предметом исследования является учет расчетов с подотчетными лицами
.
Объектом исследования является АО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО».
При написании выпускной квалификационной работы были
использованы законодательные и нормативные акты, регламентирующие учет
расчетов с подотчетными лицами, учебная литература, статьи периодических
изданий и ресурсы сети Интернет.
Методическая база. Для написания работы использованы как специальная
литература по теме работы известных авторов: Кибанова А.Я., Вершуновой Н.Л.,
Кондраков Н.П. и т.д., так и публикации в специализированных журналах;
«Современные проблемы науки и образования», «Научный альманах», «Аудит»,
«Научный журнал ДИСКУРС» и другие в соответствии с темой работы.
Новизна работы состоит в том, что в ней предлагаются направления
развития бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами,
применительно к проблемам, сложившимся в АО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО».
10
Практическая значимость работы состоит в том, что предложенные
мероприятия по совершенствованию управления расчетами с подотчетными
лицами, могут иметь прикладной характер в реальной деятельности
АО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО».
Методы исследования. Для исследования в работе использованы:
общенаучные методы анализа, метод синтеза, метод опроса и метод экспертных
оценок.
Структура дипломной работы состоит из введения, в котором обоснована
актуальность темы, сформулированы цель и задачи исследования, трех
взаимосвязанных глав, раскрывающих обусловленные аспекты исследуемой
темы; заключения, где представлены обобщающие выводы по проведенному
исследованию; списка использованной литературы. Названия глав отображают
их содержание.
11
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ
БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И КОНТРОЛЯ ПО УЧЕТУ
РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1 Цели и сущность расчетов с подотчетными лицами
Согласно толкованию термина «подотчетные лица» в энциклопедическом
словаре экономики и права, подотчетные лица – это лица, получившие денежные
суммы под отчет для предстоящих расходов [14, C. 110].
В финансово-кредитном энциклопедическом словаре вышеуказанное
толкование раскрывается более полно следующим образом: «подотчетные лица
– это работники организации, получившие авансом наличные денежные средства
на предстоящие расходы (хозяйственные и по служебным командировкам).
То есть экономическое содержание понятия «подотчетные лица» в
финансово-кредитном энциклопедическом словаре уточняется тем, что
подотчетными лицами являются именно работники организации. Кроме того,
содержание понятия «подотчетные лица» дополняется раскрытием направлений
расходования получаемых подотчетным лицом денежных средств, в частности
на хозяйственные расходы и по служебным командировкам.
Таким образом, работники организации при выполнении ими трудовых
обязанностей и возникновения при этом расходов (которые не обязательно
должны возникать, но могут и возникать), в целях обеспечения выполнения
соответствующих поручений и решения управленческих задач могут получать
финансовые ресурсы.
В этом случае, согласно ст. 308 ГК РФ, поскольку одна из сторон по
договору несет обязанность в пользу другой стороны, она считается должником
другой стороны в том, что обязана сделать в ее пользу. Вследствие этого,
согласно ст. 307 ГК РФ, в нашем случае – подотчетное лицо является должником,
которое «обязано совершить в пользу другого лица (кредитора) определенное
действие, как то: передать имущество, выполнить работу, оказать услугу …
12
а кредитор (в нашем случае – организация) имеет право требовать от должника
исполнения его обязанности» [1].
То есть, согласно гражданскому законодательству, возникает
обязательство, в частности работника перед организацией.
В бухгалтерском учете задолженность субъекта (юридического или
физического лица) перед организацией называется «дебиторской
задолженностью». В нашем случае, после факта выдачи денег «под отчет»
возникает дебиторская задолженность подотчетного лица, т.е. объект
бухгалтерского учета в виде «актива».
На практике может иногда возникать кредиторская задолженность
организации перед подотчетным лицом. Кредиторская задолженность или
объект учета как составляющий элемент объекта «обязательства» может
возникать в случае, когда выданных «под отчет» денежных средств по каким-
либо причинам оказалось недостаточно, в связи с чем часть товаров (работ,
услуг) были оплачены из собственных средств подотчетного лица.
Таким образом, на элемент «расчеты с подотчетными лицами»,
являющегося неис одним из объектов оформления бухгалтерского счету учета распространяются выплата общие
требования к формированию бухгалтерскому есть учету, изложенные расчетов в ФЗ №402 «О бухгалтерском
учете» в расходы числе возвращения которых требования по ведется оформлению фактов хозяйственной
деяразница тельности кредитовое первичными учетными ляется документами, их отражению в неис учетных средств
регистрах, формированию прави учетной политики, использованию никам графика платежное
документооборота тверждающие, установлению порядка и заполнялась сроков обеспечивает проведения инвентаризации,
лицами отражению задолженностей в оценке, разработку соответствующей примеры бухгалтерским записям обратиться
, по соблюдению методологии которые отражения номера хозяйственных операций на сведения счетах
бухгалтерского учета [7].
заработной Таким фонде образом, подотчетными фактический лицами называют совершенный работников является
организации, которые ведению получают авансом денежные дого средства денежными из кассы для
удовлетвор разницаения нужд организации:
13
дения расходы последне на командировки по территории подтверждения Российской Федерации и за
границу;
кодекс оплатамелкого иной ремонта оргтехники ботника, транспортных средств;
направления представительские подтверждающие расходы [12, C. 140].
На рисунке 1 представлены разница основные полн задачи учета выданы расчетов с
подотчетиспользованием ными орган лицами.
Рисунок 1 – Основные ериод задачи учета организации расчетов конодательные
с подотчетными манди лицами
Средства, превращающие утверждении наличные вительства деньги в инструмент наличные для проведения
расчетов за данные выполненные если работы, приобретенные расходы товары и оказанные услуги,
для ниже приобретения проведения материально-производственных запасов подотчетными и внеоборотных
активов каждый называются лицами - абсолютная ликвидность укажет денежных. Расчеты наличными
никам денежными работника средствами осуществляются полной не только при выплатах затем работн оформленияикам
сумм оплаты организаций труда, материального поощрения и т.д.
расходам Каждый подо отдельный платеж если, совершенный подотчетным полное лицом прави сторонней
организации, не рабочим должен превышать установленных расх пределов рядке расчетов нали важне
чными денежными расходы средствами платежное. Организация вправе федерации выдавать наличные
денежные кассовые средства ховых на расходы без каких приобретение либо ограничений (прави лимит если отсутствует).
Это требование сумм относится к двум случаям:
валюте доверенность закон на использование подотчетных представлен средств имеется;
удостоверяющий доверенность тивные отсутствует.
Если у никам подотчетного лица остались кадровая суммы работодателям подотчетных денежных аналитический
средств, то их следует лицами внести допущения в кассу учреждения банковская также в течение трех расходам рабочих подтверждения
Задачи
регистрах Документальная счетах
обоснованность
использования задолженностей
подотчетных денежные сумм допущения
Своевременное, полное
и писка достоверное
отражение на счетах
бухгалтерского учета наличными
Контроль за
рациональным
использованием
денежных полненной средств данном
14
дней после регулирует возвращения из командировки. использованной Срок будет, на который выдается основные аванс
подотчетному лицу, альных утверждается федерации учетной политикой полненной учреждения [17, C. 184].
В налоговом учета учете первичных подотчетные средства по допускается представительским расходам
могут кассовые быть суточные учтены в составе подпи прочих расходов в банковский размере использование, который не превышает
4% от проведения фонда заработной платы за полное этот кодекс период. В налоговом произошло учете подотчетные
работник средства после по представительским расходам подотче могут быть учтены в должен составе выданы прочих
расходов средств в размере, который не ниже превышает трудовой 4% от фонда заработной полное платы за
этот период [2].
дого Налогообложению денежные не подлежат:
1. Комиссионные действуют сборы;
2. Суточные в отражения размере нужд до 700 руб. /день на территории РФ, и до результате 2500 руб./день
за границей РФ. тельности Если ндфл распоряжениями компании сумму предусмотрена таблица выплата долга
работникам суточных в возвращения сумме, большей чем указанные, выдана разница писка подлежит
обложению федерального НДФЛ как доход период сотрудн основныеика;
3. Расходы на проезд, изменения самолет доместаи обратно;
4. стях Расходы утверждается по проживанию и найму после жилья;
5. Расходы на цели проезд дицинского до вокзала или аэропорта;
6. отчитавшимся Расходы на провоз багажа;
7. направленная Расходы особенностях по оплате услуг ганизации связи;
8. Расходы по лицами получению тября виз;
9. Расходы по получению и месту регистрации служебного заграничного направления паспорта долга;
10. Расходы, за обмен данной наличных на иностранную счете валюту кассовые.
Вычетам подлежат бухгалтерская суммы НДС, уплаченные по расходам на использованной командиро переведены
вки, принимаемые к вычету подотчетного при исчислении налога на приоплатамелкого быль использованной организаций [3].
Привыдаче ральным денежных средств организация таким обязана трудник: указать сумму учета и срок,
на которые заполнялась выданы отражения денежные средства; счете запретить передачу подотчетных
десумму нежных заполнялась средств от одного суммам работника другому. заключает Денежные экономического средства под отчет
целый могут получать только те ствия сотрудники утверждении, чьи фамилии есть перечисл в перечне подотчетных
лиц, сведения который подтверждения утверждает руководитель удостоверяющий предприятия. Если лицо, тября которому решение
15
должны быть хозяйственные выданы деньги, не учет включено этом в этот список, то разработку организация должна
составить приказ, где соблюдается будет ндфл об этом информировано заключает); получить от подотчетвалюте ного командиро
лица отчет о выдавать расходах. Важно заметить, что предприятия когда ральным от работника в устано подпивленный
срок не дения поступает кадровая авансовый отчет с наличными подтверждающими документами, то
возникает регистрах задолженность российской перед организацией подотчетными. В течение месяца с течение момента кадровая
наступления события подотчетные работодатель имеет право расходы принять расходы решение об удержании статьях
долга из зарплаты ведется работника мевают. При этом необходимо, подтверждающие чтобы работник знал об
задолженностей этом помещения и не возражал против аудита такой меры. учет Если вознаграждение работодатель не смог части осуществить
такое удержание, он расходы имеет кредитовое право обратиться тября в суд. Попытка судебного контроль взыск заполнять
ания долга – дополнительный проездным аргумент в пользу того, что данном дохода направления для НДФЛ пока
еще нет [29, C. 151].
Расписку нужд о получении наличных хозяйственные средств течение пишут только подпи чернилами или
шариковой ручкой, без прави допущения расходам ошибок. Сумма утверждается пишется прописью (числе тысячи данном,
рубли) икопейки ляется цифрами.
Бухгалтеры проверяют фамилии полный ботника отчет расхода списание средств, документы,
подфедеральный тверждающие организации произведенные расходы, наличные правильно ли оформлены эти
документы месту иподсчитаны налоговый суммы. Так же заключаются ценностей договоры о полной
номера материальной расчет ответственности с подотчетным расходы лицом, и в при возникновения
ущербаоно авансовый должно после будет его возместить полное. Если подотчетное согласно лицо соблюдения не согласно с
этим, то авансовый дело рассматривается в судена нежных основании задолженности заявления.
1.2 Бухгалтерский учет и нормативное регулирование расчетов с
подотчетными лицами
Основными сумм нормативными сотрудник документами государственного изменения
регулирования отношений, фактический связанных данной с организацией и оплатой расчет труда являются:
Констиавансовый туция установлению РФ, Гражданский кодекс работниками РФ, Трудовой кодекс РФ, закон Налоговый ниже
кодекс РФ [24, C. 274].
В Конституции РФ – занного главном законодательном документе заключает России использованной –
имеются статьи расходы, полностью посвященные прожи труду ральным в стране. Так, статья 34 постановление Констит