16
отчетности, а также стандарты по бухгалтерскому учету таких объектов
бухгалтерского учета, как расходы организации и прибыль.
А также при организации учета расчетов по оплате труда, учитывают
правила, закрепленные в Учетной политике предприятия, которая
определяется в соответствии с ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»,
утвержденным Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н.
Поскольку затраты организации на оплату труда относятся к расходам
по обычным видам деятельности, то также используют ПБУ 10/99 «Расходы
организации», утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 г. №
33н.
При организации бухгалтерского учета расчетов с персоналом по
оплате труда руководствуются также различными методическими
указаниями по ведению бухгалтерского учета, инструкциями и
рекомендациями, разработанными Минфином РФ и федеральными органами
исполнительной власти.
Сюда относится План счетов бухгалтерского учета финансово-
хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению,
утвержденные приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н. В соответствии
с этим документом учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется на
счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Аналитический учет по
данному счету ведется по каждому работнику организации.
На предприятиях для целей бухгалтерского учета разрабатываются
учетная политика, распоряжения и приказы руководства, рабочие
инструкции и конкретные указания по осуществлению бухгалтерского учета.
Таким образом, порядок учета выплат по заработной плате
регулируется множеством федеральных законов и законодательных актов.
Каждый бухгалтер и руководитель предприятия должны самостоятельно
следить за выходом новых нормативных документов о труде, за изменениями
в учете заработной платы, изменениями в налоговом законодательстве и
выплатах за счет средств социального страхования.
17
1.2.Синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом по
оплате труда
В бухгалтерии одним из основных способов отражения всех
хозяйственных операций организации является План счетов бухучета,
утвержденный приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н. План состоит из
разделов, в которых сгруппированы счета в соответствии с целевым
назначением. Так, счета бывают:
- активные - учитывают имеющиеся суммы активов организации, а
также содержат информацию об их поступлении и расходовании;
- пассивные - отражают сведения о капитале и обязательствах фирмы
перед работниками, кредиторами или государственными органами;
- активно-пассивные - систематизируют информацию о движении
пассивов и активов одновременно.
В зависимости от того, каким образом формируются на бухгалтерских
счетах данные, выделяют 2 вида их учета- синтетический и аналитический.
Синтетический учет — учет обобщенных данных бухгалтерского учета
о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по
определенным экономическим признакам, который ведется на синтетических
счетах бухгалтерского учета.
Аналитический учет — учет, который ведется в лицевых и иных
аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную
информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях
внутри каждого синтетического счета.
Синтетический и аналитический учет организуются так, чтобы их
показатели контролировали друг друга и в конечном итоге совпадали,
поэтому записи по ним проводятся параллельно; записи на счетах
аналитического учета производятся на основании тех же документов, что и
записи на счетах синтетического учета, но с большей детализацией.
В соответствии с законодательством о труде заработная плата
работникам выплачивается один или два раза в месяц. Во втором случае
18
применяются авансовый и безавансовый порядок расчетов за первую
половину месяца. При авансовом методе работникам выдается аванс, размер
которого определяется в процентах к сумме месячного оклада или тарифной
ставки, а окончательный расчет осуществляется при выплате заработной
платы за вторую половину месяца. При безавансовом методе за каждые
полмесяца проводится полный расчет за фактически отработанное время или
произведенную продукцию.
Основным документом, используемым для оформления расчетов с
рабочими и служащими, является расчетная ведомость. Это регистр
аналитического учета, так как составляется в разрезе каждого табельного
номера, по цехам, категориям работников и видам оплат и удержаний.
Заработную плату выдает кассир по платежным ведомостям или
расходным кассовым ордерам указанным в них лицам в установленные в
организации дни месяца. Если деньги выдаются по доверенности,
оформленной в установленном порядке, то в тексте ордера после фамилии,
имени и отчества получателя денег работник бухгалтерии указывает
фамилию, имя и отчество лица, которому доверено их получение. Когда
средства выдаются по ведомости, перед распиской в получении кассир
делает надпись "по доверенности". Доверенность остается в документах как
приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
По истечении трех дней кассир построчно проверяет и суммирует
выданную заработную плату, а против фамилий работников, не получивших
ее, в графе "расписка в получении" пишет: "депонировано". Ведомость
закрывается двумя суммами: выдано наличными и депонировано. На вторую
сумму составляется реестр (книга) невыданной заработной платы или
заполняются депонентские карточки. Эти документы являются регистрами
аналитического учета депонированной заработной платы. Их вместе с
платежной ведомостью передают в бухгалтерию для проверки и выписки
расходного ордера на выданную сумму заработной платы, который далее
кассир регистрирует в кассовой книге. Суммы невостребованной заработной
19
платы кассир сдает в банк на расчетный счет организации с указанием:
"депонированные суммы", чтобы банк хранил и учитывал их отдельно и не
мог использовать на прочие выплаты и погашение задолженностей, так как
работники могут их потребовать в любой момент.
Синтетический учет расчетов с персоналом (как состоящим, так и не
состоящим в списочном составе организации) по оплате труда (по всем
видам заработной платы, премиям, пособиям и другим выплатам), а также
выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации
осуществляется на предусмотренном в Плане счетов счете 70 "Расчеты с
персоналом по оплате труда".
Этот синтетический счет по отношению к балансу является активно-
пассивным, так как на нем отражают операции, связанные с возникновением
и погашением кредиторской задолженности организации по оплате труда
перед персоналом и дебиторской задолженности при выдаче аванса.
По кредиту счета 70 отражают операции по начислению
причитающейся в данном месяце заработной платы за счет всех источников в
корреспонденции со счетами, на которых эти источники учитываются, а
именно: счет 20 "Основное производство" (для отражения сумм оплаты труда
основных производственных рабочих), 23 "Вспомогательные производства"
(для рабочих вспомогательных производств), 25 "Общепроизводственные
расходы" (оплата труда цехового персонала), 26 "Общехозяйственные
расходы" (оплата труда административно- управленческих работников), 44
"Расходы на продажу" (оплата труда работников торговли). Начисление
заработной платы по операциям, связанным с заготовлением и
приобретением производственных запасов, оборудования к установке и
осуществлением капитальных вложений, фиксируют по дебету счетов 07
"Оборудование к установке", 08 "Вложения во внеоборотные активы", 10
"Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материалов". Начисление
пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование
20
проводят по дебету счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и
обеспечению".
По дебету счета 70 отражают выдачу авансов, удержания из
начисленной суммы оплаты труда и доходов (в корреспонденции с кредитом
счетов 68 "Расчеты с бюджетом" - на сумму исчисленного подоходного
налога; перечисления, выплаченные суммы заработной платы, премий,
пособий и других видов оплаты (кредит счетов 50 "Касса", 51 "Расчетный
счет") и депонирование (кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и
кредиторами").
Сальдо счета "Расчеты с персоналом по оплате труда" кредитовое. Оно
показывает задолженность организации перед персоналом по начисленной
оплате (т.е. общую сумму к выплате по расчетной или расчетно-платежной
ведомости на конец месяца). В редких случаях сальдо может быть дебетовым
(например, при выплате внепланового аванса в счет будущего заработка или
при переплате).
Основанием для записи по счету 70 являются расчетные, расчетно-
платежные и платежные ведомости, отчеты кассира, реестры невыданной
заработной платы.
Своевременно не полученную заработную плату организация хранит в
течение трех лет и учитывает ее на счете 76, субсчет "Депонированная
заработная плата".
Аналитический учет расчетов по оплате труда ведется по каждому
работнику в разрезе отдельных начислений и удержаний. К регистрам
аналитического учета заработной платы относятся: лицевой счет работника,
налоговая карточка учета совокупного дохода физического лица, расчетные и
расчетно-платежные ведомости.
Лицевые счета работников открывают в бухгалтерии на основании
приказов или распоряжений руководителя организации, а записи в них
делают в соответствии с расчетными ведомостями. Лицевой счет
используется для начисления пенсий, пособий, подсчета среднего заработка
21
для расчета отпускных сумм, оплаты больничного листа, выплаты
компенсации при увольнении.
Существует несколько способов ведения лицевых счетов: на годовых
карточках-справках, на втором экземпляре расчетной или расчетно-
платежной ведомости, на разовых расчетных листах. Основным регистром
является карточка (лицевой счет рабочего и служащего). Она открывается
впервые при зачислении на работу и затем в начале каждого года. Карточка
состоит из двух частей - заголовочной и содержательной. В первую часть
заносят справочные сведения о сотруднике, необходимые для начисления
заработной платы.
Таблица 1.1. Корреспонденция счетов, используемых при учете
расчетов по оплате труда
Содержание операции
Дебет
Кредит
1 Начислена заработная плата основным производственным
рабочим
20
70
2 Начислена заработная плата вспомогательных производств
23
7
3 Начислена заработная плата цеховому персоналу
25
70
4 Начислена заработная плата управленческому персоналу
26
70
5 Начислена заработная плата работникам, занятых
реализацией товаров, работ, услуг
44
70
6 Начислена заработная плата за исправление брака
28
70
7 Начислено пособие по временной нетрудоспособности
69
70
8 Начислены отпускные за счет созданного резерва
96
70
9 Выдан аванс
70
50
10 Удержан налог на доходы физических лиц
70
68
11 Произведены удержания в пользу третьих лиц
70
76
12 Выдана заработная плата
70
50
13Отражена депонированная заработная плата
70
76
Следует отметить, что на счете 70 отражаются не все операции,
связанные с расчетами с персоналом. Такие операции, как предоставление
займов, возмещение работником материального ущерба, выдача форменной
одежды и прочие учитываются обособленно.
Учет расчетов с персоналом по прочим операциям ведется на счете 73
"Расчеты с персоналом по прочим операциям". Этот счет является активным.
На нем отражают операции по всем видам расчетов с персоналом
22
организации, кроме расчетов по оплате труда, расчетов с подотчетными
лицами.
Единым Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрены
следующие субсчета к счету 73:
73-1 "Расчеты по предоставленным займам"
73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".
На субсчете 73-1 "Расчеты по предоставленным займам" отражают
расчеты с работниками организации по предоставленным им займам
(например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство,
приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство
садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и другие).
По сложившейся практике беспроцентные займы выдаются
работникам, проработавшим в данной организации не менее двух лет: на
строительство, капитальный ремонт, расширение жилого дома, внесение
вступительных взносов в жилищно-строительный кооператив. Решение о
предоставлении беспроцентного займа администрация принимает совместно
с профсоюзным органом по рекомендации трудовых коллективов
соответствующих подразделений с учетом вклада работника в результаты
работы организации, состава семьи и получаемых доходов. Заем может быть
выдан наличными либо перечислен в безналичном порядке на расчетный
счет заемщика.
Работник выдает организации обязательство о возврате полученного
займа. В обязательстве указывается, что в случае увольнения по
собственному желанию без уважительных причин, за нарушение трудовой
дисциплины или при нецелевом использовании полученных средств заем
подлежит возврату досрочно. Конкретные сроки досрочного возврата средств
устанавливает администрация организации.
По дебету счета 73-1 отражается сумма предоставленного работнику
займа в корреспонденции со счетом 50 или 51.
23
По мере погашения задолженности наличными (дебет счета 50),
безналичными взносами (дебет счета 51) или удержанием из заработной
платы (дебет счета 70) счет 73 кредитуется (в зависимости от принятого
порядка платежа).
На субсчете 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного
работником организации в результате недостач и хищений денежных средств
и товарно-материальных ценностей, порчи, брака, а также других видов
ущерба. Работник, причинивший ущерб, может добровольно возместить его
полностью или частично. С согласия руководителя или администрации
организации он может передать в счет погашения долга за нанесенный ущерб
равноценное имущество (дебет счетов 10, 41 и кредит субсчета 73-2); внести
деньги в кассу (дебет счета 50 и кредит субсчета 73-2) или, если это
возможно, исправить поврежденное имущество. Если стоимость переданного
имущества превысила размер причиненного ущерба, то разница должна быть
возвращена работнику. Размер причиненного ущерба определяется по
фактическим потерям на основании данных бухгалтерского учета в
зависимости от балансовой стоимости (себестоимости) материальных
средств, а для основных средств - по остаточной стоимости.
При хищении, недостаче, умышленной порче (уничтожении) размер
причиненного ущерба определяют исходя из рыночных цен на
соответствующую продукцию (в том числе сложившихся на бирже). По
импортным материальным ценностям ущерб определяют по таможенной
стоимости с учетом уплаченных таможенных пошлин, налоговых платежей и
других затрат организации на получение груза с таможенного склада.
Если ущерб, причиненный работником, не превышает его среднего
месячного заработка, то соответствующая сумма удерживается по
распоряжению (приказу) руководителя. Распоряжение должно быть сделано
не позднее двух недель со дня обнаружения причиненного ущерба и
обращено к исполнению не ранее семи дней после сообщения работнику.
24
При пропуске двухнедельного срока возмещение ущерба проводится в
судебном порядке (если работник отказался от добровольного погашения).
В дебет субсчета 73-2 суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц,
относятся с кредита счетов 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (за
недостающие материальные ценности), 28 "Брак в производстве" (за потери
от брака продукции) и некоторых других. По кредиту субсчета 73-2
фиксируется погашение сумм материального ущерба путем удержания из
заработной платы членов трудового коллектива (дебет счета 70) и взносов в
погашение задолженности наличными в кассу (дебет счета 50) или на его
расчетный счет (дебет счета 51). Суммы, которые согласно решению суда не
могут быть взысканы с виновного лица по причине его
неплатежеспособности, относят на внереализационные потери (убытки),
дебетуя субсчет 91-2 "Прочие расходы" и кредитуя субсчет 73-2.
В аналогичном порядке отражаются операции по списанию недостач
оборудования (счет 07), незавершенного производства (счет 20),
полуфабрикатов собственного производства (счет 21), готовой продукции
(счет 43) и товаров (счет 41).
В случае недостачи основных средств дебет счета 94 корреспондирует
с кредитом счета 91 "Прочие доходы и расходы". Остаточная стоимость
объекта списывается с кредита счета 01 "Основные средства" в дебет счета
91тв. Однако в дебет счета 73 относится лишь часть стоимости, подлежащая
взысканию с виновника, а разница отражается по кредиту субсчета 98-4
"Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и
балансовой стоимостью ценностей".
При изготовлении продукции, оказавшейся браком (т.е. такой, которая
не может быть использована по прямому назначению в силу имеющихся в
ней дефектов), расчеты с работником, по вине которого произошел брак,
отражаются также по субсчету 73-2.
Различают брак исправимый (дефекты устранимы и это хозяйственно
целесообразно) и неисправимый (дефекты неустранимы или хотя и
25
устранимы, это хозяйственно нецелесообразно). Если допущен исправимый
брак, то сумма потерь (дебет счета 28) будет складываться из расходов,
связанных с его исправлением: стоимости материалов (кредит счета 10),
заработной платы, начисленной за исправление брака (кредит счета 70),
платежей во внебюджетные социальные фонды (кредит счета 69 "Расчеты по
социальному страхованию и обеспечению") и части общепроизводственных
расходов (кредит счета 25). Учтенная сумма потерь либо сразу будет
удержана в полном размере (дебет счета 70, кредит счета 28), либо
предварительно списана на дебет субсчета 73-2 в корреспонденции с
кредитом счета 28 и в дальнейшем погашена (кредит субсчета 73-2) путем
удержания из заработной платы (дебет счета 70), внесения наличных средств
в кассу (дебет счета 50) или перечислением на расчетный счет (дебет счета
51).
Если брак неисправим, то потери складываются из стоимости
материалов, израсходованных на бракованные изделия; начисленной
заработной платы по всем проведенным операциям, включая ту, на которой
допущен окончательный брак; начислений во внебюджетные социальные
фонды и соответствующей части общепроизводственных расходов за
минусом стоимости забракованного изделия по цене возможной реализации
(лома).
1.3. Контроль над расчетами по оплате труда на предприятии
Бухгалтеру важно непросто правильно начислить и выдать
сотрудникам заработную плату, но и документально подтвердить эти
операции. Кроме того, их нужно верно отразить в бухгалтерском учете.
Документальное оформление расчетов по оплате труда может вестись в
той же программе 1С, где ведётся учет всех операций предприятия, в
отельном модуле 1С ЗУП или другими программными средствами.
Заработная плата начисляется ежемесячно за период с 01 по 30 (28 или
31) число, даже если сотрудник отработал всего 1 день (ст. 133 ТК РФ).