5
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………...........
6
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА
РАСЧЁТОВ С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ……………………………….
10
1.1.
Понятие и сущность расчётов с подотчётными лицами………………..
10
1.2.
Документальное оформление расчётов с подотчётными лицами……..
13
1.3.
Особенности бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами
18
ГЛАВА 2. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЁТ РАСЧЁТОВ С
ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ ООО «САРГАТСКИЙ МОЛОЧНЫЙ
ЗАВОД»……………………………….................................................................
29
2.1.
Краткая характеристика экономического субъекта………... ………….
29
2.2.
Анализ финансового состояния экономического субъекта...................
30
2.3.
Документальное оформление и бухгалтерский учет расчётов с
подотчётными лицами…………………………………………………….
45
ГЛАВА 1. КОНТРОЛЬ РАСЧЁТОВ С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ В
ООО «САРГАТСКИЙ МОЛОЧНЫЙ ЗАВОД»……………………………….
51
3.1.
Внутренний контроль расчётов с подотчётными лицами
Общества…………………………………………......................................
51
3.2.
Рекомендации по совершенствованию учета расчетов с
подотчетными лицами ……………………………………………………
57
3.3.
Автоматизация учёта расчётов с подотчётными лицами……………….
66
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………..................
72
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ……………………......
76
ПРИЛОЖЕНИЯ ……………………………………………..............................
80
6
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время в области российского бухгалтерского учета
происходят значительные изменения, связанные с его реформированием
согласно требованиям рыночной экономики и международных стандартов
финансовой отчетности. Одним из приоритетных направлений при этом
выступает совершенствование организации и методики бухгалтерского учета
расчетных операций.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто
возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также
различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные
деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные
средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению
организации.
Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие
авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для
предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных
расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в
розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.
Практика показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее
количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными
лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия
контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами
руководители организаций.
Актуальность темы заключается в том, что расчеты с подотчетными
лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма
разнообразны: приобретение запасных частей, материалов, топлива за
наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных
расходов; оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы
7
оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на
командировки по территории Российской Федерации и за границу,
представительские расходы.
Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех
проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений
допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного
ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с
работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.
Цель выпускной квалификационной работы исследования
бухгалтерского учета и контроля расчетов с подотчетными лицами ООО
«Саргатский молочный завод» и разработка рекомендаций по повышению
качества бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
Реализация поставленной цели определяет ряд задач:
– раскрыть понятие и сущность расчетов с подотчетными лицами;
– исследовать документальное оформление расчетов с подотчетными
лицами;
– представить краткую характеристику ООО «Саргатский молочный завод»
– провести контроль организации учета расчетов с подотчетными лицами в
ООО «Саргатский молочный завод»;
– разработать рекомендации, направленные на повышение эффективности
учета расчетов с подотчетными лицами общества.
Предметом выпускной квалификационной работы является
бухгалтерский учет и контроль расчетов с подотчетными лицами в
современных условиях.
Объект исследования процесс бухгалтерского учета и контроля
расчетов с подотчетными лицами ООО «Саргатский молочный завод».
Объект наблюдения Общество с ограниченной ответственностью
«Саргатский молочный завод».
Степень разработанности проблемы. Общетеоретическими и
методологическими вопросами бухгалтерского учета расчетов интересовался
8
широкий круг российских и зарубежных специалистов. Значительный интерес
представляют труды А. Апчерча, Л.A. Бернстайна, Й. Бетте, Дж. Блейка, Р.
Брейли, Д. Мидлтона, М. Р. Мэтьюса, Б. Нидлза, Ж. Ришара, Дж. Галасси, Ст.
Зеффа, Р. Матессича.
Рядом актуальных вопросов, связанных с методикой бухгалтерского
учета расчетов с подотчетными лицами, занимались И.А. Бланк, М.А.
Бахрушина, Л.B. Горбатова, О.В. Ефимова, Р.Г. Каспина, В.Э. Керимов, В.В.
Ковалев, О.И. Кольвах, Е.В. Никифорова, О.В. Рожнова и др. Большое
внимание при исследовании экономической сущности, механизма расчетов с
подотчетными лицами уделено в трудах Л.Г. Ефимовой, Г.А. Тосуняна, А.Ю.
Викулина, В.Ю. Иванова и др.
Приведенные известные нам труды авторов, которые занимались
исследованиями проблем бухгалтерского учета расчетов с подотчетными
лицами, или продолжают работать в этом направлении, не свидетельствуют о
полном решении всех задач, стоящих перед бухгалтерской наукой. В условиях
реформирования системы бухгалтерского учета и отчетности и рациональной
адаптации российского учета в среде международных стандартов финансовой
отчетности проблема совершенствования методологии и методики
бухгалтерского учета и формировании отчетности остается как никогда
актуальной, требующей повышенного внимания.
Информационной базой исследования является учебно-методическая и
научная литература отечественных и зарубежных авторов в области
бухгалтерского учета и экономики предприятия, а также материалы
периодической печати на указанную тему. В выпускной квалификационной
работе была использована бухгалтерская финансовая отчетность ООО
«Саргатский молочный завод» за 2014 – 2016 гг.
В качестве методологической основы исследования использовались
диалектический и системно-функциональный подходы, логический,
сравнительный, корреляционно-регрессивный, методы общеэкономического
9
анализа. В процессе исследования широко использовались табличные и
графические приемы визуализации статистических данных.
Практическая значимость работы заключается в раскрытии
систематизации учета с подотчётными лицами и в разработке рекомендаций по
повышению качества учётного процесса и контроля внутренних расчётов с
подотчётов с подотчётными лицами.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав
основной части, заключения, библиографического списка. Работа
проиллюстрирована приложениями.
Во введении подчеркнута актуальность темы исследования, поставлена
цель, обозначены задачи, определены предмет и объект исследования.
В первой главе выпускной квалификационной работы раскрыто понятие и
сущность расчетов с подотчетными лицами; охарактеризовано документальное
оформление расчетов с подотчетными лицами; рассмотрены особенности
бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
Во второй главе работы проведен анализ финансового состояния ООО
«Саргатский молочный завод». Исследован бухгалтерский учет расчетов с
подотчетными лицами.
В третьей главе проведен внутренний контроль расчётов с
подотчётными лицами ООО «Саргатский молочный завод». Предложены
рекомендации, направленные на повышение эффективности учета расчетов с
подотчетными лицами в ООО «Саргатский молочный завод».
В заключении отражены основные положения выпускной
квалификационной работы и сформулированы общие выводы и рекомендации.
10
ГЛАВА 1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ БУХГАЛТЕРСКОГО
УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1. Понятие и сущность расчетов с подотчетными лицами
У каждого предприятия осуществляющего хозяйственную деятельность,
возникает потребность в наличном расчёте с сотрудниками. Это оплата
командировки, проезда в транспорте или других нужд. Так происходит
организация расчётов с подотчётными лицами. Подотчётные суммы – это
денежные средства, выданные подотчетному лицу. Согласно Указаниям
ведения кассовых операций, деньги подотчёт выдаются из кассы организации.
Если же, у предприятия нет кассы, то разрешается получать деньги прямо из
банка
1
.
Подотчетным лицом является физическое лицо, которому были выданы
наличные денежные средства. В подотчет выдаются деньги для предстоящих
командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов,
расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в
розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды
2
.
В последующем, подотчетное лицо составляет авансовый отчет. Расчеты
с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и
весьма разнообразны:
приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет,
канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
расходы на командировки по территории Российской Федерации и за
границу;
представительские расходы
3
.
1
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) "О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (Зарегистрировано в Минюсте России
23.05.2014 N 32404) // http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163618/.
2
Волков Н.Г. Учет расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерский учет. 2017. - №4.-С. 3
3
Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - 4-е изд., перераб. и доп.- М.: ИНФРА - М., 2014.-С.
282
11
Волков Н.Г. в своей статье указывает, что при выдаче денежных средств
организация обязана:
определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3
рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного
отчета или по ранее выданным авансам;
запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника
другому;
определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в
банке денежные средства под отчет
4
.
Так же он дает подробное перечисление тех категорий лиц, которым
могут выдавать под отчет денежные средства и какими документами это
отражается.
Еще в данной статье он подробно классифицирует командировки.
Абрамова Н.В. и Сумкин А.С. добавляют, что каждого сотрудника, чья
фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку
ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он
должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них
5
.
В процессе своей деятельности каждый бухгалтер сталкивается с
проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов.
При этом часто возникают вопросы что, считать служебной командировкой;
каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по
совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-
правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими
вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в
настоящее время.
4
Волков Н.Г. Учет расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерский учет.2017.- №4.-С. 4
5
Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух. - 2016. -
№4.-С. 72
12
Глинистый В.Г. в своей статье в журнале «Бухгалтерский вестник»
определяет, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со
служебными командировками, определяются коллективными договорами или
локально-нормативными актами организации.
При этом размеры возмещения расходов, связанных со служебными
командировками, не могут быть ниже размеров, установленных
Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального
бюджета
6
.
Право получать денежные средства под отчет имеют только те
сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень
утверждается приказом руководителя предприятия.
Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных
служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках.
Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны
соблюдать правила работы с наличностью
7
.
По истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы,
подотчетное лицо должно представить в бухгалтерию авансовый отчёт с
приложением оправдательных документов.
Сам отчёт состоит из двух частей – одну часть заполняет подотчётное
лицо, другую кассир или бухгалтер о том, что он принял отчёт на проверку со
всеми документами.
Утверждает отчёт руководитель организации (после проверки
бухгалтерией).
Только после этого авансовый отчёт принимается к учёту.
Если подотчётное лицо использовало не все денежные средства, которые
были выданы, то остаток сдаётся в кассу предприятия.
Суммы перерасхода выдаются согласно авансовому отчёту подотчётному
лицу из кассы предприятия.
6
Глинистый В.Д. Ответы на вопросы // Налоговый вестник. - 2015. - №6.- С. 112
7
Волков, Н.Г. Практическое пособие по бухгалтерскому учету. - М.: Бухгалтерский учет, 2014.-С. 217
13
1.2. Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами
Учет расчетов с подотчетными лицами регламентирован - прямо или
косвенно - целым рядом нормативных документов.
Рассмотрим нормативные акты более подробно - каким именно образом
они регулируют учет операций, связанных с подотчетными суммами.
Закон «О бухгалтерском учете»
8
Содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов
(статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях
(статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным
бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных
учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и
главного бухгалтера или уполномоченных ими лиц подписывать первичные
бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п.
3).
Налоговый кодекс
9
Различные хозяйственные операции, так или иначе связанные с выдачей
денежных сумм под отчет, влекут за собой затраты организации (в том числе -
и выплаты (компенсационного характера) сотрудникам). В связи с этим могут
происходить изменения налогооблагаемой базы по налогам различных видов -
налог на доходы физических лиц, единый социальный налог, налог на прибыль.
Кроме того, может возникнуть вопрос о принятии (непринятии) к вычету
«входного» налога на добавленную стоимость. Таким образом,
рассматриваемые хозяйственные операции должны определенным образом
соотноситься с требованиями Налогового Кодекса РФ.
Трудовой кодекс РФ
10
8
Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ (в ред. Федеральных законов от
23.05.2016 N 149-ФЗ, от 18.07.2017 N 160-ФЗ) // http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/
9
Налоговый кодекс Российской Федерации от 31 июля 1998 года N 146-ФЗ (в ред. Федеральных законов от
28.12.2016 N 475-ФЗ, от 18.07.2017 N 163-ФЗ) // http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_19671/
10
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.07.2017) (с изм. и доп., вступ. в
силу с 01.10.2017) // http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/
14
Понятие служебной командировки приведено в Трудовом кодексе РФ.
Так, согласно 166 статье служебной командировкой признается поездка
работника по распоряжению работодателя на определенный срок для
выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В то же
время, если работа связана с постоянными поездками или имеет разъездной
характер, то такие поездки не признаются командировками.
Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У
11
утвержден «Порядок
ведения кассовых операций в Российской Федерации». В соответствии с
указанным «Порядком...» выдача наличных денег под отчет производится из
касс предприятий. При временном отсутствии у предприятий кассы
разрешается выдавать (по согласованию с банком) кассирам предприятий или
лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из
кассы банка.
Постановление Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
устанавливает унифицированную форму № АО-1 «Авансовый отчет»
12
. К
заполняемому авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие
суммы фактически понесенных расходов.
Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
13
утверждены формы Приказа о направлении работника в командировку,
Служебного задания и Командировочного удостоверения. Если сотрудник
направляется в командировку, то отдел кадров должен оформить указанные
документы. Учитывая, что подотчетные операции - это операции с наличными
Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в
следующих бухгалтерских регистрах:
-журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и
синтетический учет расчетов с подотчетными лицами;
11
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) "О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" //
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163618/251f7ac207ca304c6331640eb36b162351c24684/
12
Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной
учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" // http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_33265/
13
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты" // http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_47274/