65
При направлении работника в командировку должны быть оформлены
следующие документы:
1. Приказ о направлении работника в командировку (унифицированная
форма №Т-9. Здесь и далее – указанные унифицированные формы,
утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1,
применяются, если они утверждены учетной политикой организации в
качестве форм первичной учетной документации);
2. Служебное задание (унифицированная форма № Т-10а);
3. Командировочное удостоверение (унифицированная форма № Т-10).
По возвращении из командировки на основании п. 26 Положения № 749 в
течение трех рабочих дней работник обязан представить работодателю:
авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
отчет о выполненной работе в командировке (унифицированная форма №
Т-10а).
При соблюдении всех вышеуказанных требований налоговые риски
организаций при перечислении подотчетных сумм на банковские карты
минимальны. В бухгалтерском учете организации при выдаче денежных
средств под отчет путем перечисления на банковскую карту сотрудника могут
быть сделаны следующие проводки:
Дт. 71 Кт. 51 – перечислена подотчетная сумма с расчетного счета на счет
банковской карты сотрудника;
Дт. 01, 10, 20, 26, 44, 19 и др. Кт. 71 – отражены расходы по авансовому
отчету сотрудника.
Сумма перерасхода по авансовому отчету также может быть перечислена
на карту сотрудника или выдана из кассы организации
(Дт. 71 Кт. 51 (50)).
А сумма излишка может быть:
-возвращена сотрудником в кассу организации (Дт. 50 Кт. 71);
направления работников в служебные командировки") //
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_80737/
66
-переведена сотрудником на расчетный счет организации (Дт. 51 Кт. 71);
Безналичная выдача денег под отчет путем перечисления их на
банковскую карту сотрудника, безусловно, имеет ряд преимуществ по
сравнению с традиционным способом выдачи денежных средств из кассы
организации:
1). Повышается оперативность и надежность осуществления платежей.
2). Минимизируются расходы на услуги банков (комиссия за
перечисление денег, как правило, ниже, чем за снятие наличных).
3). Уменьшаются трудозатраты работников бухгалтерии (отсутствует
необходимость оформлять кассовые документы).
Также безналичный способ позволяет выдать деньги сотруднику,
находящемуся в другом городе или даже в другой стране. Для расчетов с
подотчетными лицами через корпоративные банковские карты организация
должна открыть в банке специальный карточный счет, получить у банка
необходимое количество платежных карт, «привязанных» к этому счету и
выдать эти карты сотрудникам. Возможно также открытие нескольких
карточных счетов (например, отдельный счет для каждой карты). Владельцем
карты при этом является организация, а держателем карты – конкретный
сотрудник (как правило, карты именные, и совершать операции по ним может
только один конкретный человек). Карточные счета могут быть открыты как в
рублях, так и в валюте.
3.3. Автоматизация учёта расчётов с подотчётными лицами
Для целей внедрения безналичных расчетов с подотчетными лицами в
ООО «Саргатский молочный завод» с использованием банковских платежных
карт требуется произвести автоматизацию бухгалтерии. Примером системы, в
которой реализованы все новые требования по учету расчетов с подотчетными
лицами, является программный комплекс «Автоматика-ИНЭКС». Расчеты с
подотчетными лицами ведутся в подсистеме «Касса. Подотчеты».
67
Общие принципы работы с первичными документами заключаются в
следующем. При регистрации очередного авансового отчета сотрудника
система показывает бухгалтеру все незакрытые авансовые отчеты, которые
числятся за этим подотчетным лицом.
Таким образом, достаточно выбрать все нужные документы из данного
списка, чтобы программа автоматически рассчитала сумму остатка или
перерасхода предыдущего аванса. Аналогично система предоставляет и список
расходных кассовых ордеров, по которым выдавались подотчетные суммы
сотруднику.
По выбранным бухгалтером кассовым документам программа определяет
общую сумму аванса и автоматически переносит ее в соответствующее поле
авансового отчета.
Далее бухгалтеру надо отразить сведения о предъявленных сотрудником
документах, которые подтверждают факты и цели произведенных расходов.
Эту задачу существенно упрощает справочник типовых операций, который
входит в поставку системы.
При необходимости он может быть адаптирован к специфике учета
конкретной организации.
При вводе каждой строки авансового отчета бухгалтер выбирает из
справочника требуемую операцию списания соответствующей части выданного
аванса и проставляет значение данной суммы.
Одновременно система вычисляет общую сумму отчета. На основании
выбранной типовой операции по каждой строке документа автоматически
формируются соответствующие бухгалтерские проводки.
Если же сумма введенного авансового отчета не совпадает с суммой по
кассовым документам, то бухгалтер, не покидая режима работы с отчетом,
легко сформирует приходный кассовый ордер на сумму остатка или расходный
кассовый ордер на сумму перерасхода.
68
Рассчитаем экономическую эффективность внедрения вышеупомянутого
программного обеспечения. Для расчета нововведения используем следующие
формулы:
1. Экономия времени (формула 2):
60
ОХВ ГВР
t ЧФ
Эвр
(2)
где t – сокращение времени после внедрения мероприятия, мин.
Ч
охв
– численность работников, охваченных мероприятием, чел.
Ф
г.вр
. – годовой фонд рабочего времени, дни
2. Экономия численности (формула3):
.
ВР
Г ВР
Э
Эчисл
Ф
(3)
где Ф
г.вр
. – годовой фонд рабочего времени. ч.
3. Прирост производительности труда (формула 4):
100
100
ЧИСЛ
ТР
СРЕД ЧИСЛ
ЧИСЛ
ТР
ОХВ ЧИСЛ
Э
П
ЧЭ
Э
П
ЧЭ
(4)
где Ч
сред.
– среднесписочная численность работников предприятия, чел.
4. Экономия по заработной плате (формула 5):
1ЗП ЧИСЛ РАБ
Э Э ФОТ
(5)
где ФОТ
1
раб.
– годовой фонд оплаты труда одного работника, руб.
5. Экономия по отчислениям на социальные нужды (формула 6):
СОЦ ЗП СОЦ
Э Э ОТЧ
(6)
где ОТЧ
соц
– отчисления на ЕСН (Единый социальный налог 26,0%)
6. Экономия от снижения себестоимости ( формула 7):
/С С ЗП ВНЕБ
Э Э Э
(7)
7. Годовой экономический эффект: (формула8)
/Г С С Н ЕД
Э Э Е З
(8)
где Е
н
. – нормативный коэффициент экономической эффективности,
69
З
ед
– затраты единовременные, связанные с реализацией
организационных мероприятий.
Таблица 3
Исходные данные для расчёта экономического эффекта
рекомендаций внедрения программного обеспечения
«Бухгалтерия АВТОМАТИКА-ИНЭКС»
для ООО «Саргатский молочный завод»
№п\п
Показатели
Значения
1.
Экономия времени после введения мероприятия, мин.
25
2.
Численность работников, охваченных мероприятием,
чел.
6
3.
Среднесписочная численность работников, чел.
132
4.
Годовой фонд времени 1работника, дни
252
5.
Годовой фонд времени 1работника, час
2016
6.
Фонд оплаты труда 1 работника, тыс. руб.
89,833
7.
Отчисления на страховые взносы,%
26,0%
8.
Единовременные затраты тыс. руб.
20,500
9.
Нормативный коэффициент
0,15
Экономия времени:
25 6 252
630 /
60
Эвр ч час
Экономия численности:
630
0,312
2016
ЧИСЛ
Э
Прирост производительности труда:
0,312 100
0,24%
132 0,312
ТР
П
0,312 100
5,48%
6 0,312
ТР
П
Экономия по заработной плате:
0,312 89,833 28,027 . .
ЗП
Э тыс руб
Экономия по отчислениям на социальные нужды:
70
26
28,027 7,287 . .
100
ВНЕБ
Э тыс руб
Экономия от снижения себестоимости:
/
28,027 7,287 35,314 . .
СС
Э тыс руб
Годовой экономический эффект:
35,314 20,500 0,15 14,814 . .
Г
Э тыс руб
Срок окупаемости:
20,5
0,6
35,314
ОКУП
Т лет
Далее произведем расчет мероприятия по обучению работников
бухгалтерии для повышения их квалификации и повышении профессиональных
навыков. Расчет эффективности этого мероприятия производится по
следующей формуле: (формула9)
Е Р N V К N Z
(9)
Цель этого мероприятия заключается в следующем:
расширение работниками знаний по своей специальности, вследствие
использования предлагаемого программного обеспечения
повышение эффективности их работы и качества, вследствие
использования нового программного обеспечения, которое требует
профессиональных навыков в обслуживании.
требуется определить эффективность проведения такого мероприятия при
следующих исходных данных (Таблица 4).
Таблица 4
Данные для расчета по эффективности мероприятия по
переподготовке персонала бухгалтерии
ООО «Саргатский молочный завод»
Показатели
Обозначение
Величина
Количество обучаемых, чел
N
7
1
2
3
Затраты на обучение 1 человека тыс. руб.
Z
3
Продолжительность воздействия программы
обучения, год
P
1,5
71
Продолжение таблицы 4
1
2
3
Стоимостная оценка различий в результативности
труда лучших и средних работников,
выполняющих одинаковую работу, тыс. руб.
V
16
Коэффициент, характеризующий эффект обучения
работников (рост результативности, выраженный в
долях)
K
0,75
(1,5 7 16 0,75) (7 3000) 105
105
70
1,5
Е
Е
Итак, годовой эффект воздействия программы обучения составил 70 тыс.
руб.Таким образом, совокупный годовой экономический эффект
проектируемого нововведения составил 84,814 тыс. руб., следовательно,
предложенный проект имеет экономическую и социальную ценность.
72
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В процессе осуществления своей деятельности у Общества часто
возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также
различных работ и услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные
деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные
средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых
действий по поручению Общества, в частности, на административно-
хозяйственные, командировочные и прочие расходы. Правильная организация
учёта расчётов с подотчётными лицами имеет крайне важное значение.
Рациональная организация расчетов с подотчетными лицами обеспечивает
действенный контроль над использованием в обществе денежных средств,
способствует укреплению расчетной дисциплины, повышению ответственности
за соблюдением расчетов, сокращению дебиторской и кредиторской
задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств организации.
Поэтому достоверный учет и контроль денежных средств и операций с
подотчетными лицами имеет особую значимость для общества.
Подотчетные лица – работники общества, получающие денежные авансы
на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю
командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок
выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы,
выдается чек из кассы банка. Полученные авансы разрешается использовать
подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30
дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны
представить авансовый отчет об израсходованных суммах. Расчеты с
подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с
подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается
подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть
указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную
записку должен подписать руководитель общества, и только после этого
73
бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а
кассир – выдать подотчетную сумму. Подотчетное лицо в установленный срок
должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с
подтверждающими документами о факте приобретения предметов для
административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы
подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому
ордеру. Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Передача
аванса другому лицу не допускается.
Выпускная квалификационная работа выполнена по заданию ООО
«Саргатский молочный завод». ООО «Саргатский молочный завод»
зарегистрировано администрацией р.п. Саргатское Омской области. Данное
Общество находится на территории р.п. Саргатское по адресу ул.
Кооперативная, 227 и ведет там свою деятельность. Общество является
самостоятельным субъектом с правом юридического лица, образованное лицом
с целью получения прибыли. Деятельность Общества заключается в
обеспечении потребителей высококачественными продуктами питания
собственного производства. ООО «Саргатский молочный завод»
специализируется на производстве молочных продуктов. Молочная продукция,
производимая в ООО «Саргатский молочный завод», пользуется спросом за
пределами Омской области. Основным видом деятельности Общества является
переработка молока и реализация готовой молочной продукции. Анализ
финансового состояния Общества позволил сделать следующие выводы: в ООО
«Саргатский молочный завод» за анализируемый период снизилась доля
внеоборотных активов и соответственно увеличилась доля оборотных активов.
Поэтому часть текущих активов может быть отвлечена на кредитование
потребителей товаров и прочих дебиторов. Это свидетельствует о фактической
иммобилизации части оборотных средств из производственной программы.
Общая стоимость имущества снизилась, что свидетельствует о сокращении
хозяйственного оборота организации, и как следствие, ухудшение ее
платежеспособности. Доля мобильных активов в структуре имущества
74
предприятия занимает 44,66%. Таким образом, сформирована менее мобильная
структура активов, что может ухудшить финансовое состояние Общества, так
как способствует замедление оборачиваемости оборотных средств. Поскольку
доля иммобилизованных активов снизилась, часть мобилизованных активов
может быть отвлечена на кредитование потребителей товаров и прочих
дебиторов. Это свидетельствует о фактической иммобилизации части
оборотных средств из производственной программы. Баланс общества в
исследуемом периоде не является ликвидным. Обществу за отчетный период
следует проработать структуру баланса, чтобы иметь возможность отвечать по
своим обязательствам (недостаток составил 4247 тыс. руб.). В целом по всем
рассматриваемым периодам Общество в большей степени оказывалось не
платежеспособным. К положительным признакам можно отнести тот факт, что
оборотные активы ООО «Саргатский молочный завод» превышают
краткосрочные обязательства, что свидетельствует о способности погасить
задолженность перед кредиторами. Общество финансово неустойчиво, оно
имеет низкую рентабельность для поддержания платежеспособности на
приемлемом уровне. Для выведения Общества из кризиса следует предпринять
значительные изменения в его финансово-хозяйственной деятельности.
В выпускной квалификационной работе раскрыто понятие и сущность
расчетов с подотчетными лицами, охарактеризовано документальное
оформление расчетов с подотчетными лицами, рассмотрены особенности
бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, произведена подробная
оценка финансового состояния ООО «Саргатский молочный завод», проведен
анализ организации учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.
Также во второй главе исследования был проанализирован учет и порядок
документального оформления расчетов с подотчетными лицами. Проведенный
анализ показал, что данный учетный процесс проводится в соответствии с
нормативным законодательством и не содержит нарушений. В ходе
исследования рассмотрен вопрос контроля расчётов с подотчётными лицами в
ООО «Саргатский молочный завод», разработаны авторские рекомендации,