15
главная книга;
иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с
подотчетными лицами, в зависимости от формы счетоводства, принятой
на предприятии
14
.
Документы по учету расчетов с подотчетными лицами во многих
предприятиях подразделяются на три вида:
1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в
отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на
основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела,
цеха.
К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание,
расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.
Приказ является основанием для направления работника в командировку
(форма №Т-9). В приказе указывается фамилия, имя и отчество
командируемого, страна или город командирования, планируемый срок
командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя
определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а,).
Также предприятие может выписать командировочное удостоверение (форма
№Т-10).
Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в
соответствии с произведенным предварительным расчётом на основании
заявления сотрудника суммы командировочных расходов выдаются из кассы по
расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату
проездных документов туда и обратно, на проживание и питание
15
.
2. Документы второго вида командированный работник получает
самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении
товаров, материалов, оплаты работ, услуг. К ним относятся: проездные
документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с
14
Лунева, А.М. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / М.П. Переверзев, А.М. Лунева; Под общ. ред. М.П.
Переверзев. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014.-С. 207
15
Петров А.В. Под отчет без ошибок // Практическая бухгалтерия. - 2014. - № 9. -С.17
16
указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица
счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному
кассовому ордеру, счет-фактура.
При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли
продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у
продавца два документа - кассовый чек или товарный чек (накладную)
16
.
Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой
отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.
Организации, находящиеся на ЕНВД, вправе выдавать товарный чек, который
будет являться подтверждением оплаты приобретенных товаров (работ, услуг).
3. Третий вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из
командировки, обязан в течение трех дней после окончания командировки по
приказу представить в бухгалтерию авансовый отчет об истраченных суммах
полученных денежных средств
17
.
Как уже упоминалось выше, с 1 января 2002 года постановлением
Госкомстата России от 1 августа 2001 года №55 введена в действие
унифицированная форма первичной учетной документации №АО-1
«Авансовый отчет», которая применяется для учета денежных средств,
выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы
юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных
учреждений
18
.
На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные
графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным
лицом, н сумм расходов, принятых к учету.
После проведения хозяйственно-операционных, представительских
расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет
о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных
16
Полякова М.С. Подотчет «наоборот»: будьте осторожны! // Российский налоговый курьер. - 2014. - № 20. -С.
9
17
Феоктистов И.А. Командировочные расходы. Отражение в налоговом учете // Главбух. - 2015. - № 13. -С.17
18
Лытнева, Н.А. Бухгалтерский учет: Учебник / Н.А. Лытнева, Л.И. Малявкина, Т.В. Федорова. - М.: ИД
ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2014.-С. 277
17
первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней
обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами
авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним
оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а
также проверке по существу
19
. При этом проверяются правильность
оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их
назначению аванса.
Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются
руководителем предприятия, после чего принимаются к учету. Остаток
неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному
кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру
20
.
В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт
нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы),
можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:
Работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и
возвращает её в кассу организации.
Утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом
отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.
Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль
расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п. 3 ст.217
главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического
лица, подлежащие обложению налогом на доходы
21
.
До момента предоставления авансового отчета по соответствующим
деньгам или возврата подотчетных средств подотчетное лицо не может
получить новое финансирование на производственные нужды.
Немаловажное значение при выдаче наличных денег под отчет имеет тот
факт, что Центробанк Российской Федерации в пункте 6 своих Указаний №
19
Березкин И.В. Служебные командировки: оформление и расчеты. - М.: Налоговый вестник, - 2015. - С. 71
20
Бахолдина, И.В. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие / И.В. Бахолдина, Н.И. Голышева. - М.:
Форум, НИЦ ИНФРА-М, 2014.- С. 289
21
Налоговый кодекс Российской Федерации от 31 июля 1998 года N 146-ФЗ (в ред. Федеральных законов от
28.12.2016 N 475-ФЗ, от 18.07.2017 N 163-ФЗ) // http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_19671/
18
3073-У прямо отметил, что лимиты наличных расчетов в размере 100000
рублей не применяются в случае выдачи средств на производственные нужды.
Отсюда следует, что компании вправе предоставлять наличность под отчет без
какого-либо ограничения по сумме денег, подлежащих выдаче по этому
основанию.
1.3. Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными
лицами
Организация расчётов с подотчётными лицами учитывается на активно-
пассивном счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Структура счёта 71
ООО «Саргатский молочный завод» представлена в таблице 1.
Таблица 1
Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» в
ООО «Саргатский молочный завод»
По дебету
По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 - это
остаток долга подотчетного лица на
начало периода
Сальдо начальное - это остаток долга
подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету - выдача денег
подотчетному лицу
Оборот по кредиту - списание денег с
подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода –
это остаток долга подотчетного лица на
конец периода
Сальдо кредитовое на конец периода —
это остаток долга подотчетному лицу на
конец периода
Все подотчётные суммы учитываются на 71 счёте в корреспонденции с
соответствующими счетами. Выдача наличных сумм под отчёт дебетуется на 71
счёте. Кредитуется 71 счёт, когда авансовый отчёт принят к учёту.
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по
каждой авансовой выдаче
22
.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и
расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 комбинированный
22
Алексеева, Г.И. Бухгалтерский учет: Учебник / С.Р. Богомолец, Г.И. Алексеева, Т.П. Алавердова. - М.:
МФПУ Синергия, 2014.- С. 261
19
регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой
записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале
ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу
неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи
сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время
журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу
журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по
кредиту счета 71.
На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся
сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные
командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для
составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные
кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на
израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на
расхождения в суммах, полученных и израсходованных.
Ежемесячно итоги из журнала - ордера №7 переносятся в главную книгу:
дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей
суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс.
Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению
работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне
места постоянной работы. В командировку могут быть направлены только
штатные работники предприятия, с которыми заключен трудовой договор.
Суточные и расходы по найму жилого помещения (как при
предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них)
должны возмещаться работнику в пределах, установленных действующим
законодательством норм. Порядок и норма суточных командировочных
расходов в 2015-2017 гг. определяются коллективным договором или
локальным нормативным актом (статьи 167, 168 ТК РФ). Постановление
Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 (ред. от 22.10.2014) «О размерах
20
возмещения расходов, связанных со служебными командировками на
территории Российской Федерации» устанавливает суммы суточных
командировочных расходов (проездные, суточные, плата за проживание)
только для государственных структур. Для предприятий следует
руководствоваться статьей 168 ТК РФ. в которой сказано, что порядок и
размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками,
определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
То есть руководство предприятия само определяет и утверждает, какие суммы
денежных средств оно выделяет на командировки своих работников
23
.
В бухгалтерском учете при командировочных расходах делаются
следующие записи:
Дебет 71 Кредит 50
- выдача денежного аванса командированному лицу;
Дебет 08, 10, 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 71
- списаны командировочные расходы в зависимости от характера
расходов;
Дебет 19 Кредит 71
- учтен НДС, подлежащий возмещению из бюджета;
Дебет 50 Кредит 71
- возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.
Работнику, командированному за пределы России, кроме возмещаемых
компенсации по командировкам в пределах РФ, оплачиваются дополнительные
расходы, связанные с необходимостью пересечения границы н использования
иностранной валюты. Помимо расходов по проезду, найму жилого помещения,
оплате суточных возмещаются следующие документально подтверждённые
расходы:
1.По получению виз и загранпаспорта.
2.По прописке загранпаспорта при необходимости.
23
Березкин И.В. Служебные командировки: оформление и расчеты. - М.: Налоговый вестник, - 2015. - С. 73
21
3.По покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека
на валюту.
4.Оплата за провоз багажа.
Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут
своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет. Денежные средства
выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.
Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные
накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и
управлением предприятием в целом. К административно-хозяйственным
расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы,
приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки
сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды. Выдача
наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может
производиться:
либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных
средств расходов на нужды организации.
В соответствии с Порядком ведения кассовых операции выдача наличных
денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам
типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим
документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с
проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного
кассового ордера. При приобретении товарно-материальных ценностей
делаются проводки:
-если сначала выдаются денежные средства под отчет:
Дебет 71 Кредит 50(51)
- на выданную сумму соответственно при получении работником
наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка;
Дебет 10 Кредит 71
- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;
22
Дебет 19 Кредит 71
- отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным
ТМЦ;
Дебет 50 Кредит 71
- возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.
Если работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает
затраченные средства:
Дебет 10 Кредит 60
- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;
Дебет 19 Кредит 60
- отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;
Дебет 60 Кредит 71
- отражена задолженность организации перед работником на основании
авансового отчета;
Дебет 71 Кредит 50
- погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению
ТМЦ.
Если работник заключает договор о предоставлении организации
возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных
товаров:
Дебет 71 Кредит 73
- отражена оплата физическим лицом ТМЦ за организацию (момент
предоставления ссуды);
Дебет 10 Кредит 71
- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;
Дебет 19 Кредит 71
- отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;
Дебет 73 Кредит 50
- работнику из кассы возмещены расходы по приобретению ТМЦ.
23
Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку
материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за
наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными
ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями,
предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.
Учёт представительских расходов. Для успешного проведения
переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров,
приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести
определенные расходы.
Такие расходы называют представительскими. К представительским
расходам относят расходы на :
1. Официальный прием и обслуживание представителей других
организаций, участвующих в переговорах в целях установления и
поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших
на заседания совета директоров или иного руководящего органа
налогоплательщика, независимо от места проведения указанных
мероприятий.
2. Проведение официального приема для указанных лиц, а также
официальных лиц организации - налогоплательщика, участвующих в
переговорах.
3. Транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения
представительского мероприятия и заседания руководящего органа и
обратно.
4. Буфетное обслуживание во время переговоров.
5. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по
обеспечению перевода во время проведения представительских
мероприятий.
Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2
ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов,
определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в Налоговом
24
Кодексе РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата
гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для
сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и
прочие расходы, приобретение сувениров.
Налоговое законодательство не относит к представительским расходам
расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения
заболеваний участников представительских мероприятий.
Таким образом, подотчетное лицо, взявшее в кассе предприятия
наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои
расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на
отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного
кассового ордера с печатью (а не со штампом) предприятия. Исключением из
вышеизложенного правила могут служить расходы, которые подтверждены
предъявлением документов строгой отчетности по формам, утвержденным
Министерством финансов России (билеты, талоны, знаки почтовой оплаты и
т.д.). В бухгалтерском учете представительские расходы будут отражены
данном случае следующим образом:
Дебет 71 Кредит 50
- выдано под отчёт на представительские расходы;
Дебет 26 Кредит 71
- списаны представительские расходы по предъявленным документам,
Дебет 44 Кредит 71
- отражены представительские расходы;
В случае непредставления подотчётным лицом соответствующих
оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы, такие
суммы подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника
на общих основаниях в соответствии Закона РФ «О налоге на доходы».
Необходимо также обратить внимание на тот факт, что нормативы
устанавливаются исходя из расходов налогоплательщика на оплату труда за
год. На предприятии может возникнуть ситуация, когда большая часть