55
кассу предприятия. Срок сдачи авансового отчета Сидорова В.Н. истек 23
декабря 2015 года. Тем не менее, в связи с тем, что Сидоров В.Н. находился в
указанное время на больничном, авансовый отчет им не был представлен.
Соответственно, бухгалтером Общества была сделана проводка: Дт 94
«Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кт 91 «расчеты с подотчетными
суммами» - 50000 рублей, то есть на счете 94 «Недостача и потеря от порчи
ценностей» была отражена невозвращенная в срок подотчетная сумма,
числящаяся за Сидоровым В.Н.
Далее на основании данных аналитического учета по счету 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» рассмотрим состав подотчетных лиц (Приложение 25).
Данные, приведенные в приложении 20, свидетельствуют о том, что
наибольший объем средств, выделяемых подотчет в 2017 году приходился на
двух сотрудников Общества:
– начальника отдела материально-технического снабжения Орлова
С.Н., что связано с необходимостью приобретения различных
материалов, осуществлением общехозяйственных расходов;
– начальника отдела сбыта Трофимову Н.А., что связано с
осуществлением командировочных расходов.
В процессе исследования необходимо составить направления
использования подотчетных сумм, на основании данных аналитического учета
счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (приложение 23).
Таким образом, группировка сведений о направлении расходования
подотчетных сумм позволяет определить - на какие нужды в основном
направлялись подотчетные суммы в 2017 году. Так, согласно данным,
подотчетные суммы в основном направлялись на общехозяйственные расходы
(63,83%). Это расходы для нужд управления, не связанные непосредственно с
производственным процессом: административно-управленческие расходы,
затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей,
материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта, арендная плата за
помещения общехозяйственного назначения, расходы по оплате
56
информационных, аудиторских, консультационных и т.п. услуг; расходы,
связанные с приобретением и доставкой материалов (15,74%),это расходы на
приобретение сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря,
хозяйственных принадлежностей, тары; расходы, связанные с нуждами
основного производства (14,29%),это прямые расходы, связанные
непосредственно с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием
услуг.
Практически все авансовые отчеты, представленные лицами, которым,
выдавались подотчетные суммы, представлены в соответствии с
предъявляемыми к отчету требованиями и приложением всех документов,
подтверждающих произведенные расходы.
Между тем, специалистом производственного бюро Тихомировым С.В.,
представлены документы на приобретение товарно-материальных ценностей на
общую сумму 13230,5 рублей без приложения товарного чека.
В то же время, отсутствие первичных документов является грубым
нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, за
что предусмотрены штрафы от 5000 до 15000 рублей и выше.
При принятии документов к учету бухгалтером был выдан НДС
расчетным путем из стоимости материальных ценностей, приобретенных
Тихомировым С.В. в розничной торговой сети.
Анализ подотчетных сумм, выданных Трофимовой Н.А., начальнику
отдела сбыта Общества, показала, что в сентябре месяце Трофимовой Н.А.
были нарушены сроки сдачи авансового отчета по командировке - вместо
положенной сдачи авансового отчета 20 сентября (после возвращения из
командировки), отчет сдан 26 сентября. Между тем, срок отчета по
командировочным расходам установлен законодательно, в отличие от сроков
отчета по авансам, выдаваемым на хозяйственные нужды и составляет три
рабочих дня со дня возвращения из командировки.
Кроме того, анализ первичных документов показал, что был нарушен и
порядок выдачи подотчетных сумм. Так, 17 апреля 2016 года, начальнику
57
организационно-контрольного отдела Иванову В.Г. была выдана подотчетная
сумма в размере 5500 рублей, тогда как авансовый отчет о расходовании ранее
полученных подотчетных сумм был представлен только 19 апреля 2016 года.
Указанная сумма была выдана без предварительно составленной сметы
расходов. Таким образом, анализ кредиторской задолженности с подотчетными
лицами, отражаемы по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,
показал, что на предприятии имеются нарушения при проведении расчетом с
подотчетными лицами.
В целях устранения выявленных в ходе анализа нарушений, необходимо
разработать рекомендации по совершенствованию учета и анализа расчетов с
подотчетными лицами.
3.2. Рекомендации по совершенствованию учёта расчётов с подотчётными
лицами
В ООО «Саргатский молочный завод» в командировку направляется
любой сотрудник по усмотрению генерального директора, так как не утвержден
круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет.
Это может привести к тому, что при проверке, налоговая служба посчитает, что
срок выдачи подотчетных денежных средств не установлен, и, следовательно,
расчеты по подотчетным денежным средствам должны осуществляться в
пределах одного рабочего дня.
Хотя денежные средства под отчет в Обществе выдаются на более
длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.
Чтобы избежать этого, в Обществе необходимо создать приказ, в котором
должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение
денежных средств в подотчет (Приложение 24).
Также в приказе должны быть установлены:
сроки и предельный размер денежных средств, на которые они выдаются;
порядок представления авансовых отчетов;
58
запрещение выдачи денег сотруднику под отчет при условии неполного
отчета по ранее выданному авансу;
запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного
сотрудника другому.
Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним.
Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм)
суточных.
Командировочное удостоверение в ООО «Саргатский молочный завод»
не выписывается, если сотрудник возвращается из командировки на место
постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. По
невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету
принимаются авансовые отчеты, к которым прилагаются чеки ККМ и товарные
чеки, где просто указано «сырье» или «материалы». Этого не должно быть, так
как чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. В нем
должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрело
подотчетное лицо. К такому товарному чеку налоговые органы обязательно
предъявят претензию. Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица
можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия
составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей
приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит
оправдательным документом.
Достаточно часто, по неопытности подотчетного лица и предприятия-
продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются
подтверждающие документы (квитанция к приходному кассовому ордеру) с
указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами.
В соответствии с Указанием ЦБ РФ № 2028 от 20.07.2008 г., между
юридическими лицами установлен предельный размер по расчетам в 100 000
рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому
предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации
является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.
59
В ООО «Саргатский молочный завод» встречается такая ситуация, когда
командированному работнику выдаются наличные средства организации,
поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с
подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения
обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои
нужды. Существует определенная последовательность выдачи денег
подотчетному лицу на приобретение той или иной продукции. Обществу
необходимо сначала всю наличную выручку сдать в банк, после этого, с
расчетного счета снять необходимые денежные средства и оприходовать их в
кассу. А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на
хозяйственные нужды. Данную сумму можно будет хранить в кассе Общества и
постепенно тратить на приобретение нужных товаров, выдавая денежные
средства в подотчет. Самое главное – не превышать лимит наличности по кассе.
Для данного Общества банк установил лимит 650 000 рублей.
Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны
информировать руководителя завода или фирму-партнера по телефону о ходе
выполнения задания. В таких случаях организация должна компенсировать
стоимость переговоров. Но в Обществе все телефонные переговоры
оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Это тоже
является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. Руководство
Общества ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты за
наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый
чек и сама карта. А данные карты не соответствуют понятию первичных
учетных документов, описанному в п.2 ст.9 ФЗ № 402 «О бухгалтерском
учете», следовательно, эти расходы нельзя признать в целях налогообложения
прибыли. Но, несмотря на это Общество, может самостоятельно составлять
первичную учетную документацию, в том числе авансовый отчет и
бухгалтерскую справку.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными
расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными
60
в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно
подтверждающими произведенные расходы. Поэтому перечень документов,
которые косвенно подтверждают произведенные затраты, является открытым,
следовательно, карты экспресс-оплаты также могут быть признаны
документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Суды
чаще всего подтверждают обоснованность таких расходов (постановление ФАС
ВВО от 19.12.2015 № А28-4833/2006-137/18).
Затраты на телефонные переговоры могут компенсироваться сотруднику,
но, поскольку эти компенсации не относят к командировочным расходам, и они
не предусмотрены действующим законодательством то должны производиться
из прибыли, которая остается в распоряжении фабрики после налогообложения,
и включаются в общие доходы физического лица, для исчисления НДФЛ с
отчислениями во внебюджетные фонды. В любом случае расходы сотрудника
ООО «Саргатский молочный завод» на приобретение экспресс-карт должны
быть возмещены работодателем. Учитывая недоработку экономической базы
РФ по этому вопросу, можно рекомендовать, затраты относить на
командированного работника завода на телефонные переговоры за счет
суточных во избежание штрафов налоговых инстанций.
Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом
случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа предприятие не
вправе принять к вычету НДС. Налоговая служба настаивает на том, что
основанием для вычета суммы НДС (уплачиваемой по командировочным
расходам), является бланк строгой отчетности, с выделением в нем отдельной
строкой суммы налога, или при отсутствии бланков строгой отчетности счета-
фактуры и документация, подтверждающая факт уплаты налога, в том числе
чеки кассовые, с выделением в них суммы налога.
Для подтверждения законности и целесообразности расходов по
подотчетным денежным средствам нужно вести вспомогательную ведомость, в
которой сличают товарные чеки и счета, со складскими карточками учета, с
накладными на оприходование материальных ценностей, с отчетами движения
61
приобретенных товарно-материальных ценностей. Чтобы контролировать
прибывших из командировки подотчетных лиц необходимо вести журнал
регистрации работников, прибывших из командировки.
Также необходимо вести журнал регистрации работников, направленных
в командировку. Для того чтобы меньше допускать ошибок при расчетах с
подотчетными лицами, в ООО «Саргатский молочный завод» необходимо
ввести новую штатную единицу - бухгалтер по расчетам с подотчетными
лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и
кредиторами.
Внедрение автоматизированного учета в процесс оформления первичных
документов может служить одним из эффективных путей по
совершенствованию первичного учета в ООО «Саргатский молочный завод».
Это позволит:
снизить вероятные ошибки при переносе информации из первичной
документации в регистры учета;
сократить количество первичных учетных документов, это будет
способствовать повышению оперативного и точного учета по расчетам с
подотчетными лицами в ООО «Саргатский молочный завод».
Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов
с подотчетными лицами в ООО «Саргатский молочный завод», а также
соблюдение всех «подотчетных» нюансов позволит обеспечить контроль за
использованием денежных сумм и избежать проблем при налогообложении и
аудиторской проверке.
В целом в Обществе соблюдается законодательство, регулирующее учет
расчетов с подотчетными лицами, но имеются определенные недостатки. В
целях предотвращения подобных нарушений в будущем, необходимо составить
список подотчетных лиц, своевременно не предоставивших отчет об
израсходованных суммах в командировках, и список подотчетных лиц,
своевременно не предоставивших отчеты о суммах, предоставленных им на
хозяйственные нужды. Это необходимо для того, чтобы не выдавать новые
62
подотчетные суммы данному сотруднику до тех пор, пока сотрудник не
предоставит отчет о ранее неизрасходованных суммах. Таким образом,
необходимо усилить контроль в отношении лиц, не отчитавшихся за выданные
им ранее подотчетные суммы.
Кроме того, на предприятии ООО «Саргатский молочный завод»
необходимо составить график документооборота (Приложение 27) с
подотчетными лицами. Четко организованный документооборот будет
обеспечивать контроль над оформлением документов, устанавливать
персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и
обработку документов и, следовательно, обеспечит своевременность
составления бухгалтерской отчетности. Помимо этого, правильно
организованный документооборот будет способствовать рациональному
разделению учетного труда, равномерности загруженности учетных работников
и позволит избежать ошибок.
Таким образом, сотрудники начнут относиться более серьезно к данному
вопросу, и авансовые отчеты будут сдаваться гораздо быстрее. Одним из
направлений, позволяющих совершенствовать порядок учета и контроля с
подотчетными лицами, является автоматизация данного процесса.
Возможности рынка высоких технологий позволяют автоматизировать многие
процессы, включая и бухгалтерский учет. Для этого необходимо перевести
бухгалтерию на новый уровень. И выдавать денежные средства подотчетным
лицам с помощью банковских, корпоративных карт.
Центральный Банк России в Письме от 23 июля 2009 г. № 29-1-1-7/4625
указал, что вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций
по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета
физических лиц, открытых для совершения операций с банковскими картами,
не являются предметом регулирования порядка ведения кассовых операций
26
.В
этом письме в частности, отмечено, что вопрос, касающийся возможности
26
Письмо ЦБР от 23 июля 2009 г. № 29-1-1-7/4625 “О применении нормативных актов Банка России”
// http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/12069172/
63
выдачи денежных средств под отчет работникам на командировочные расходы
посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для
осуществления операций с использованием банковских карт, находится в
плоскости применения трудового законодательства.
В соответствии со ст. 168 Трудового Кодекса РФ порядок возмещения
расходов, связанных со служебными командировками, определяется
коллективным договором или локальным нормативным актом
27
. Запрета на
использование в этих целях банковских карт сотрудников трудовое
законодательство не содержит. Более того, Минфин РФ в своем письме от
05.10.12 г. № 14-03-03/728 прямо рекомендует организациям проводить
безналичные расчеты с подотчетными лицами и переводить подотчетные
суммы на их банковские карты
28
.Возможность выдачи денежных средств под
отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета
организации на счет банковской карты сотрудника должна быть предусмотрена
в локальных нормативных актах организации (например, в Коллективном
договоре и Положении о командировках и т.п.).
Наличие возможности перечислять подотчетные денежные средства на
карты сотрудников должно быть зафиксировано в договоре с обслуживающим
банком. Обществу необходимо издать приказ, в котором будет содержаться
перечень работников, на карты которых будут перечисляться денежные
средства. В платежном поручении должно быть указано, что перечисляемые
суммы являются подотчетными средствами («на командировочные расходы»
или на «хозяйственные нужды»).
Следует отметить, что способ выдачи подотчетной суммы сотруднику
(выдача наличных денег из кассы или перечисление на банковскую карту) не
влечет каких-либо изменений в остальные условия и правила, сопровождающие
выдачу денежных средств под отчет. Так, организациями при перечисление
27
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.07.2017) (с изм. и доп.,
вступ. в силу с 01.10.2017) // http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/
28
Письмо Минфина России от 05.10.2012 N 14-03-03/728 «О безналичных расчетах с подотчетными
лицами с применением банковских карт» // http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_136853/
64
денежных сумм на пластиковые карты в обязательном порядке должно быть
соблюдено следующее:
1. Выдача (перечисление) подотчетной суммы должна осуществляться по
распоряжению руководителя организации на основании письменного
заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет
(обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, а также
просьбу сотрудника перечислять ему подотчетные суммы на его личную
карточку с указанием всех реквизитов этой карточки.
2. Выдача (перечисление) подотчетной суммы допускается только при
отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным
средствам, полученным ранее в подотчет.
3. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней
после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под
отчет, или со дня выхода на работу представить авансовый отчет с
приложением к нему документов, подтверждающих произведенные
расходы.
Вышеуказанные требования вытекают из п. 4.4 Указания ЦБ РФ от 11
марта 2014 г. № 3210-У
29
. Перечисление денежных сумм на банковские карты
не избавляет подотчетное лицо от обязанности оформления авансового отчета,
который, в свою очередь, составляется по форме N АО-1, утвержденной
Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55
30
.Также в соответствии с
п. 6, 7 и 15 Положения об особенностях направления работников в служебные
командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от
13.10.2008 г. № 749 (далее - Положение № 749)
31
.
29
Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» //
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=222242&rnd=290511.2010514639&
from=175737-0#0
30
Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы
первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" //
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_33265/
31
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 29.07.2015) "Об особенностях
направления работников в служебные командировки" (вместе с "Положением об особенностях