45
2.3. Документальное оформление и бухгалтерский учёт расчётов с
подотчётными лицами
Учет по расчетам с подотчетными лицами в ООО «Саргатский молочный
завод» ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму
задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного
перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых
ордеров, по кредиту – суммы, использованные, согласно авансовым отчетам и
сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные
сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и
дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери
от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
(если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с
персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из
оплаты труда работника).
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Рассмотрим организацию документального оформления расчетов с
подотчетными лицами в ООО «Саргатский молочный завод» за 2015-2016 гг.
для основных хозяйственных операций (Приложение 18).
Служебной командировкой признается поездка работника по
распоряжению руководителя организации для выполнения служебного
поручения вне места постоянной работы. Во время командировки (в том числе
за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется
средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по
месту постоянной работы.
Главному механику ООО «Саргатский молочный завод Берг Ю.Н. по
распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 20000руб. по расходному
46
кассовому ордеру № 93 от 13.11.2016 г. на командировку в Москву на 6 дней.
Цель командировки: заключение договора на поставку запчастей.
Задолженности по подотчетным суммам у Берг Ю.Н. на 13.11.2016 г. нет.
Для обоснования командировки имеются следующие документы:
-служебное задание для направления в командировку №40 от
13.11.2016г.;
-приказ руководителя № 41 от 13.11.2016г. о направлении в
командировку Берг Ю.Н. сроком на 6 дней, с 16.11.2016г. по 21.11.2016 в г.
Москва в целях заключения договора о поставке запчастей; с разрешением
выдачи суточных в сумме 700 рублей в день. Плановая смета командировочных
расходов Берг Ю.Н.:
железнодорожные билеты 2900 × 2 = 5800 руб.,
номер в гостинице «Турист» на 4 дня × 2000руб. в сутки = 8000руб.,
суточные 6 дней × 700 руб. = 4200руб.,
Итого: 18000 руб.НДС на услуги: 884,7 + 1220,3 = 2105
Командировочное удостоверение № 40 от 22.11.2016г. Берг Ю.Н.,
подписанное руководителем и заверенное печатью ООО «Саргатский
молочный завод». Берг Ю.Н. зарегистрировался в «Журнале учета работников,
выбывающих в командировки» 13.11.2016г.Авансовый отчет № 41 об
израсходованных средствах Берг Ю.Н. предоставил в бухгалтерию 23.11.2016г.
К авансовому отчету приложены следующие документы:
1) ЖД билеты Омск-Москва и Москва - Омск на общую сумму 5800
рублей;
2) счет № 11132345 от 20.11.2016г. и гостиницы «Турист» за 4 дня
проживания на общую сумму 8000 руб.;
3) командировочное удостоверение Берг Ю.Н., отмеченное в ООО
«Рефрижератор-Транс».Определим все хозяйственные операции по ситуации,
составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем информацию в
журнал регистрации операций (Приложение 20)
47
Хозяйственные расходы на приобретение товарно-материальных
ценностей представлены в приложении 18.
Выдача наличных денежных средств сотрудникам (в Приложении 19) из
кассы организации может производиться:
либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных
средств расходов на нужды организации (по решению руководителя
Общества).
К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в
розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей,
материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.
Первичными оправдательными документами, подтверждающими
расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина;
накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты
выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы;
акты закупки материальных ценностей у физических лиц.
Завхозу ООО «Саргатский молочный завод» Ткаченко Галине Яковлевне
(табельный номер 6) по расходному кассовому ордеру № 95 от 01.12.2016г.
выдан аванс на приобретение инвентаря и канцелярии для офиса организации в
сумме 1500 рублей. Деньги выданы сроком на 3 дня. Задолженности по
подотчетным суммам на 01.12.2016г. у Ткаченко Г.Я. нет. Ткаченко Г.Я.
представила в бухгалтерию авансовый отчет № 42 от 03.12.2016г. об
израсходованных суммах.
К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:
1) кассовый чек на приобретение электронных калькуляторов «Citizen» -
по цене 580руб. - 2шт., на общую сумму 1160 руб.
2) кассовый чек на приобретение бумаги «SVETOCOPY» для печати
формата А4, 500л, на сумму 250 руб. Итого сумма составила 1410руб.
48
Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер Майнингер О.В.,
правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Камшилова Т.С.,
утвердил отчет директор Мец В.К., 03.12.2016 г.
Остаток неиспользованной подотчетной суммы внесен в кассу по
приходному кассовому ордеру № 102 от 03.12.2016 г.
Сформулируем все хозяйственные операции, возникшие в данной
ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем всю
информацию в журнал регистрации хозяйственных операций фрагмент
журнала в приложении 22.
Представительские расходы – это затраты организации по приему и
обслуживанию представителей других организаций, участвующих в
переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также
участников, прибывших на заседания правления организации.
Оправдательными документами представительских расходов являются: счета
предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об
оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д.
Директор ООО «Саргатский молочный завод» с целью поддержания
дальнейшего сотрудничества с организацией-покупателем провел официальный
прием 10.12.2016г.
Для этого директору ООО «Саргатский молочный завод» Мец В.К. по
расходному кассовому ордеру № 96 от 03.12.2016г. выдан подотчет из кассы в
сумме 25000 рублей.
Аванс был выдан на основании следующих документов:
1) приказ руководителя № 59 от 03.12.2016г. «О проведении
официального приема представителей ООО «Квадро»;
2) программа официального приема представителей ООО «Квадро» от
05.12.2016г.;
3) смета расходов на проведение официального приема представителей.
ООО «Квадро» от 05.12.2016г. (предположительная сумма расходов
составила 25000 рублей) .
49
11 декабря 2016г. директором Общества был составлен отчет «О
проведении официального приема представителей ООО «Квадро» и сдан в
кассу авансовый отчет № 43 от 11.12.2016г. со всеми документами,
подтверждающими расходы.
По приходному кассовому ордеру № 103 от 11.12.2016г. возвращена в
кассу неиспользованная подотчетная сумма в размере 700 рублей.
Сформулируем все хозяйственные операции, они представлены в приложении
19, возникшие в данной ситуации, составим по операциям бухгалтерские
проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных
операций.
Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2
ст. 264 НК РФ.
По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных
Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов
ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и
членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные),
культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров.
Налоговое законодательство не относит к представительским расходам
расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения
заболеваний участников представительских мероприятий.
В ООО «Саргатский молочный завод» за анализируемый период
снизилась доля внеоборотных активов и соответственно увеличилась доля
оборотных активов. Поэтому часть текущих активов может быть отвлечена на
кредитование потребителей товаров и прочих дебиторов.
Общая стоимость имущества снизилась, что свидетельствует о
сокращении хозяйственного оборота Общества, и как следствие, ухудшение ее
платежеспособности.
Доля мобильных активов в структуре имущества Общества занимает
44.66%.
50
Таким образом, сформирована менее мобильная структура активов, что
может ухудшить финансовое состояние Общества, так как способствует
замедление оборачиваемости оборотных средств.
Поскольку доля иммобилизованных активов снизилась, часть
мобилизованных активов может быть отвлечена на кредитование потребителей
товаров и прочих дебиторов. Баланс Общества в анализируемом периоде не
является ликвидным.
Обществу за отчетный период следует проработать структуру баланса,
чтобы иметь возможность отвечать по своим обязательствам (недостаток
составил 4247 тыс. руб.).
В целом по всем рассматриваемым периодам Общество в большей
степени оказывалось не платежеспособным.
К положительным признакам можно отнести тот факт, что оборотные
активы анализируемого Общества превышают краткосрочные обязательства,
что свидетельствует о способности погасить задолженность перед кредиторами.
Общество финансово неустойчиво.
Для выведения Общества из кризиса следует предпринять значительные
изменения в его финансово-хозяйственной деятельности.
Также во второй главе исследования нами был проанализирован учет и
порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами.
Проведенный анализ показал, что данный учетный процесс проводится в
соответствии с нормативным законодательством и не содержит нарушений.
51
ГЛАВА 3.КОНТРОЛЬ РАСЧЁТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ
ЛИЦАМИ В ООО «САРГАТСКИЙ МОЛОЧНЫЙ ЗАВОД»
3.1. Внутренний контроль расчётов с подотчётными лицами
Общества
Целями внутреннего контроля в ООО «Саргатский молочный завод»
является обеспечение соблюдения всеми сотрудниками предприятия своих
должностных обязанностей в соответствии с целями организации. Цель
внутреннего контроля во времени непрерывна, перманентна и достигается
только на короткое время. Контроль учета с подотчетными лицами проводится
с целью установления правильности и достоверности ведения данных
операций. Контроль осуществляется на основании приказов руководства
организации. Участок расчетов с подотчетными лицами подвергается плановым
и внеплановым проверкам.
В процессе внутреннего контроля проверяется:
соответствие подотчетных лиц, получающих наличные деньги из кассы
на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право;
соответствие фактического расходования подотчетных сумм целям, на
которые они выданы;
полнота оправдательных документов по командировкам, приложенных к
авансовым отчетам;
правильность ведения учета командировочных расходов;
правильность ведения аналитического учета.
Важным моментом является:
соответствие дат и сумм, указанных в документах, относящихся к одной
командировке или одному авансовому отчету;
соответствие предоставленных документов правилам оформления;
правильность отнесения проверяемых сумм на бухгалтерские счета.
Одним из направлений внутреннего контроля является инвентаризация
расчетов с подотчетными лицами. Инвентаризация проводиться в согласии с
52
приказом руководителя (Приложение 23), в котором указывается дата
проведения и состав комиссии.
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты
подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а
также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи,
целевое назначение).
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами в ООО «Саргатский
молочный завод» проводится чаще, чем инвентаризация расчетов с прочими
дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие
наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по
истечении срока, на который были выданы денежные средства, предъявить в
бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах. В случае, если
работник не отчитался по сумме, выданной в подотчет, необходимо принять
решение: либо взыскать сумму выданного аванса с работника, либо удержать ее
из заработной платы.
Инвентаризацию по подотчетным лицам ООО «Саргатский молочный
завод» проводит по специально разработанным графикам, которые
согласовываются генеральным директором с главным бухгалтером. Графики
проведения инвентаризации хранятся у главного бухгалтера, и никто кроме
него не имеет к ним доступа. Также проверке подотчетные суммы
подвергаются при инвентаризации кассы, так как подотчетные суммы
выдаются по кассовым ордерам. Также по приказу директора может
проводиться внеплановая проверка, в случаях смены материально-
ответственного лица или выявлении неточностей в записях бухгалтерского
учета. В этом случае обязательно указывается причина проведения проверки.
Правила проведения такие же, как и при обязательной инвентаризации.
Инвентаризация делится на несколько этапов:
1. Подготовительные мероприятия: издание приказа (форма ИНВ-22),
назначение комиссии, расписка материально-ответственного лица,
изучение учетных данных.
53
2. Натуральная документальная проверка: выявление фактических данных
3. Сравнительно-аналитические мероприятия: сопоставление фактических
данных с данными бухгалтерского учета.
4. Заключительные мероприятия: оформление результатов и издание
приказа об их утверждении.
Все результаты проверки фиксируются в Акте о проведении
инвентаризации ИНВ-17 и прилагаемой к нему справке.
2 июня 2016 года по приказу директора ООО «Саргатский молочный
завод» Мец В.К. бухгалтеру Штрак Д.Н. были выданы денежные средства под
отчет из кассы предприятия, по расходному кассовому ордеру № 4 от
23.05.2016 г., для приобретения канцелярских товаров в сумме 3 000 рублей. В
приказе указано, что подотчетное лицо должно отчитаться в течении трех
рабочих дней, после выдачи денежных средств. По истечении срока авансовый
отчет в бухгалтерии Общества представлен не был, документы,
подтверждающие факт осуществления хозяйственных расходов отсутствуют.
Д-т сч. 71, К-т сч. 50 – 3 000 рублей
6 июня 2016 года по приказу директора ООО «Саргатский молочный
завод» Начальнику ремонтного цеха Ефимову А.А. были выданы денежные
средства из кассы предприятия, по расходному кассовому ордеру № 5 от
06.06.2016 г., для приобретения материалов на сумму 10 000 рублей.
Подотчетное лицо отчиталось в этот же день, предоставив все необходимые
документы на сумму 12 000 рублей.
Д-т сч. 71, К-т сч. 50 – 10 000 рублей
Д-т сч. 10, К-т сч. 71 – 12 000 рублей
На основании приказа о проведении инвентаризации ИНВ-22 № 2 от
10.06.2016 г. , была проведена внеплановая инвентаризация. По результатам
которой составлен Акт ИНВ-17 № 2 от 10.06.2016 г. (Приложение 24). В ходе
инвентаризации были выявлены дебиторская задолженность в сумме 3 000
рублей и кредиторская задолженность 2 000 рублей.
54
Далее, с целью изучения динамики изменения кредиторской
задолженности с подотчетными лицами в ООО «Саргатский молочный завод»,
составим на основе данных бухгалтерского баланса (форма № 1) и регистров
бухгалтерского учета (данных об остатках на счете 71 «Расчеты с
подотчетными лицами») аналитическую таблицу 2.
Таблица 2
Динамика кредиторской задолженности
с подотчетными лицами
ООО «Саргатский молочный завод» за 2015-2016 г.г.
№
п/п
Наименование показателя
2015
год
Уд.
вес,
%
2016
год
Уд. вес,
%
1.
Кредиторская задолженность -
всего
1573,0
100,0
1678
100,0
2.
Кредиторская задолженность с
подотчетными лицами
50,0
3,2
0
0,03
По данным проведённого анализа динамики кредиторской задолженности
с подотчётными лицами установлено, что на долю кредиторской
задолженности с подотчетными лицами в 2015 году приходилось 3,2% всей
кредиторской задолженности.
Учитывая, что счет 71 является «активно-пассивным», то наличие
кредиторской задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
свидетельствуют о том, что по итогам 2015 года в балансе была зафиксирована
выданная подотчет работникам и не возвращенная в срок сумма.
Исследование первичных документов, авансовых отчетов за 2015 год
показало, что, действительно, работником Сидоровым В.Н. 20 сентября 2015
года была взята подотчет сумма в размере 50 тыс. рублей для приобретения
канцтоваров.
Установленный в Обществе срок выдачи под отчет денежных средств на
хозяйственные нужды составляет, согласно учетной политике организации,
один квартал. В течение трех рабочих дней по истечении установленного срока
работник, которому были выданы денежные средства под отчет, должен
отчитаться о произведенных расходах или сдать излишние денежные средства в