33
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА И
АНАЛИЗ ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В ООО МЕХОВАЯ
ФАБРИКА «АЛЕФ»
2.1 Организация бухгалтерского учёта в ООО «Алеф»
Для ведения бухгалтерского учёта в соответствии с ФЗ РФ «О
бухгалтерском учёте» выделено специальное подразделение – бухгалтерия,
состоящее из главного бухгалтера и обычного бухгалтера. Схема организации
бухгалтерского учёта приведена ниже.
15
(Рисунок 1.)
Рисунок 1. Схема организации бухгалтерского учета в Пятигорской
меховой фабрике «АЛЕФ»
Основанием для отражения в бухгалтерском учете движения наличных
денежных средств, служат первичные документы.
В Пятигорской меховой фабрике «АЛЕФ» используются
унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых
операций:
№ КО-1 «Приходный кассовый ордер» – применяется для оформления
поступления наличных денег в кассу организации;
№ КО-2 «Расходный кассовый ордер» – применяется для оформления
выдачи наличных денег из кассы организации;
№ КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых
документов» – применяется для регистрации бухгалтерией приходных и
расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов;
15
Бочаров, В.В. Управление денежным оборотом предприятий и корпораций: учеб пособие /
В.В.Бочаров. – М.: Финансы и статистика, 2012. – 144с.
34
№ КО-4 «Кассовая книга» – применяются для учета поступлений и выдач
наличных денег организации в кассе;
№ КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных
средств» – применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы
организации другим кассирам или доверенному лицу, а также учета возврата
наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
Квитанция приходного ордера является его частью, заполняется
одновременно с ним, а выдается только после получения денег. Документы
заполняются в одном экземпляре четко и ясно чернилами, шариковой ручкой
или выписываются на машине. Подчистки, помарки или исправления в этих
документах не допускаются. Проставляются необходимые подписи
уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов.
Регистрируют в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых
документов (форма № КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные на
платежных ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней
платежей, регистрируются после их выдачи.
Регистрация приходных и расходных кассовых документов в
Пятигорской меховой фабрике «АЛЕФ» осуществляется с применением
программы 1С: Бухгалтерия.7. При этом в машинограмме «Вкладной лист
журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»,
составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование
данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.
Передают кассиру приходные и расходные кассовые ордера или
заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными и
распорядительными документами. Выдача приходных и расходных кассовых
ордеров или заменяющих их документов, на руки лицам, вносящим или
получающим деньги, запрещается. Прием и выдача по кассовым ордерам может
производиться только в день их составления.
При приеме наличных денег кассир проверяет их на платежеспособность.
Полученная кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном
35
кассовом ордере. После приема денег кассир подписывает квитанцию и
расшифровывает подпись, заверяет печатью (штампом) кассира. Наличные
деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются
излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его
документу отдельному лицу кассир требует документа, удостоверяющего
личность получателя. Если выдача денег производится по доверенности,
оформленной в установленном порядке, то доверенность остается в документах
дня, как приложение к расходному кассовому ордеру.
Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в
установленном порядке в ведомости, перед распиской в получении денег
кассир делает надпись «По доверенности» в графе «Примечания».
Доверенность остается в документах дня, как приложение к ведомости. По
истечении установленных сроков оплаты труда (3 дня), выплаты пособий по
социальному страхованию кассир должен:
- в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены
указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки
«Депонировано»;
- составить реестр депонированных сумм;
- в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически
выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим
итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью;
- записать в кассовою книгу фактически выплаченную сумму и поставить
на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер №__ ».
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в
расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе. В
оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма
считается недостачей и взыскивается с кассира.
16
16
Бочаров, В.В. Управление денежным оборотом предприятий и корпораций: учеб пособие /
В.В.Бочаров. – М.: Финансы и статистика, 2012. – 144с.
36
Все поступления и выдачи наличных денег предприятием учитываются в
кассовой книги (форма № КО-4). Пятигорская меховая фабрика «АЛЕФ» ведет
только одну кассовую книгу. Кассовая книга пронумерована, прошнурована и
опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге
пронумеровано и прошнуровано цифрами (и прописью) листов». Общее
количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями
руководителя и главного бухгалтера организации.
Кассовая книга так же ведется по средствам автоматизации с помощью
программы 1С:Бухгалтерия 7.
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия
используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывается на наличие
суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по
дебету – суммы поступившие наличными в кассу, а по кредиту – суммы,
выданные наличными.
Требование соблюдения лимита остатка кассы должно обеспечиваться на
основании «Порядка ведения кассовых операций в РФ» и «Положения о
правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ»
(утверждено Советом директоров Центрального банка России, протокол от
19.12.97 №47). В кассе могут храниться наличные деньги в пределах лимита,
устанавливаемых обслуживающими банками по согласованию с
руководителями предприятий. Лимит остатка кассы должен быть по
ф.№0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и
оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки,
поступающей в его кассу».
За превышение лимита организация может быть оштрафована.
Превышение лимита остатка кассы относится к нарушениям кассовой
дисциплины, не подлежащим устранению. Превышение остатка лимита кассы
разрешается только в дни выдачи заработной платы, выплат социального
характера в части средств, предназначенных для их выплаты.
37
2.2 Порядок осуществления и бухгалтерский учет наличных форм
расчетов на Пятигорской меховой фабрике «АЛЕФ»
Для приема, хранения и расходования наличных денег - предприятие
Пятигорская меховая фабрика «АЛЕФ» имеет кассу. Для осуществления
расчетов наличными деньгами должны иметь кассу и вести кассовую книгу по
установленной форме. Размер сумм наличных денег в кассе предприятий
ограничен лимитом. Сверх установленных норм наличность на предприятии
хранится только в дни выплаты заработной платы в течении трех рабочих дней,
включая день получения денег в банке. Всю денежную наличность сверх лимита
Пятигорская меховая фабрика «АЛЕФ» сдает в банк.
Наличные деньги поступают в кассу организации: с банковских счетов
организации; от покупателей (выручка от продаж); от подотчетных лиц (возврат
неиспользованных сумм); в оплату за денежные документы; от сотрудников
организации (возврат займов, возмещение ущерба); от учредителей (внесение
уставного капитала) и т.д.
Операции по поступлению денежных средств в кассу предприятия
Пятигорской меховой фабрики «АЛЕФ» оформляются унифицированным
первичным документом - Приходным кассовым ордером (форма КО-1).
Бухгалтер выписывает (оформляет на компьютере) 1 экземпляр приходного
кассового ордера. Отрывную часть (квитанцию) заверяется печатью и выдать
лицу, внесшему деньги в кассу. Деньги, которые поступают в кассу как выручка
за товары, работы, услуги оформляются с применением кассового аппарата, т.е.
помимо квитанции к приходному ордеру покупателю выдается кассовый чек.
Выписанный приходный ордер регистрируется в Журнале регистрации
приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к
отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).
17
17
Донцова, Л.В. Анализ финансовой отчетности: учеб. пособие / Л.В. Донцова, Н.А.
Никифорова. - 4-е изд., перераб и доп. - М.: Издательство «Дело и Сервис», 2014. –336 с.
Ковалев, В.В. Финансовый анализ: Управление капиталом: учеб. пособие / В.В.Ковалев. –
М.: Финансы и статистика, 2011. –511 с.
38
Корреспонденция счетов по приходу денежных средств
Таблица 2.2.1.
№
Содержание операции
Дебет
Кредит
1.
Поступила выручка от реализации за наличный расчет
50
91-1
2.
Поступили деньги с расчетного счета
50
51
3.
Поступили деньги от покупателей
50
62
4.
Возвращен остаток подотчетных сумм
50
71
5.
Поступления от сотрудников организации
50
73
6.
Поступления от учредителей
50
75
Операции по выдаче денежных средств из кассы Пятигорской меховой
фабрики «АЛЕФ» оформляются унифицированным первичным документом -
Расходным кассовым ордером (форма КО-2). Расходный кассовый ордер может
быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций
(например: на выплату зарплаты оформляется Платежная ведомость и на общую
сумму по ведомости выписывается один расходный кассовый ордер).
Выписанный расходный ордер регистрируется в Журнале регистрации
приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к
отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги). Выдача наличных денег из
кассы происходит в следующих случаях:
1. выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии,
отпускные, пособия);
2. выдача денег под отчет сотрудникам организации;
3. сдача наличных денег в банк;
4. выплаты поставщикам;
5. выплаты учредителям.
Корреспонденция счетов по выдаче денежных средств из кассы
Таблица 2.2.2.
№
Содержание операции
Дебет
Кредит
1.
Выплачена зарплата из кассы
70
50
2.
Выдано под отчет на хозяйственный расходы
71
50
3.
Выданы дивиденды учредителям
75
50
4.
Переданы деньги инкассатору
57
50
5.
Оплачена задолженность поставщикам
60
50
39
Когда выдача денег производится по доверенности, оформленной в
установленном порядке, в тексте расходного кассового ордера после фамилии,
имени и отчества получателя денежных средств бухгалтером указываются
фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда же
выдача денег производится по ведомости, то перед распиской в получении денег
кассир делает надпись "По доверенности". Никаких подчисток, помарок или
исправлений в кассовых документах не допускается. Деньги по приходным и
расходным кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день
составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или
платежные ведомости на руки, лицам, вносящим или получающим деньги, не
выдаются. Приходные и расходные кассовые ордера имеют раздельную
(отдельно по приходным и по расходным ордерам) нумерацию без пропусков и
регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых
ордеров.
18
Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным
контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных
денежных средств Пятигорской меховой фабрики «АЛЕФ», присваиваются
номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром
операций. Кассовая книга на Пятигорской меховой фабрике «АЛЕФ» ведется
кассиром. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются
мастичной печатью. На последней странице книги делается запись: "В
настоящей книге всего пронумеровано страниц ..." и проставляются подписи
руководителя и главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовой книге
ведутся в двух экземплярах под копировальную бумагу. Второй экземпляр
отрывается и представляет собой отчет кассира, а затем подшивается к кассе за
тот период, за который он составлен. Подчистки и исправления в кассовой книге
запрещены, за исключением исправлений, сделанных корректурным способом и
18
Любушин, Н.П. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия: учеб.
пособие для вузов / Н.П. Любушин, В.Б. Лещева В.Б., В.Г. Дьякова В.Г. – М.: ЮНИТИ-
ДАНА, 2012. – 471 с.
40
заверенных подписями кассира и главного бухгалтера. Кассовая книга ведется
ежедневно с расчетом остатков на конец каждого дня.
Для учета наличия движения денежных средств в кассе предприятия
используется активный счет 50 "Касса". Сальдо счета указывает на наличие
суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по
дебету - суммы поступивши в кассу, а по кредиту - суммы, выданные
наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и
отражаются в журнале-ордере по этому счету в бухгалтерии. Основанием для
заполнения журнала-ордера по счету 50 "Касса" служат отчеты кассира.
Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ обеспечение
сохранности наличных денежных средств возложено на руководителя
организации. Все рекомендательные правила по обеспечению сохранности
наличных денег на предприятии Пятигорской меховой фабрики «АЛЕФ»
соблюдены:
1. Помещение кассы изолированно, во время совершения операции двери
кассы закрыты
2. В помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен
3. Наличные деньги должны хранятся в специальных сейфах, ключи от
которых имеются у директора.
4. Помещения кассы ежедневно опечатываются кассиром
5. Не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих
организации.
6. При транспортировке денег кассир обеспечен транспортом и охраной.
7. В случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается
лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная
ответственность.
Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств
хранятся в архиве предприятия Пятигорской меховой фабрики «АЛЕФ» 5 лет.
Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех
принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их
41
хранением ущерб предприятию. Инвентаризация кассы проводится в
соответствии с приказом № 49 Минфина РФ от 13.06.1995 "Об утверждении
методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых
обязательств" и Порядком ведения кассовых операций.
Цель инвентаризации - проверка правил хранения наличных денег,
оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие
остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе. Инвентаризация на
предприятии Пятигорской меховой фабрики «АЛЕФ» проводится в случаях: при
смене кассира; при выявлении недостач и хищений; перед составлением годовой
отчетности. В остальных случаях сроки проведения инвентаризации
устанавливает руководитель организации в Приказе о проведении
инвентаризации, также в Приказе назначается комиссия для проведения
инвентаризации (это как правило, представитель руководства, бухгалтерии,
службы аудита). Инвентаризация начинается с проверки учетного остатка,
отраженного в отчете кассира, фактическому наличию денег в кассе. Если
фактический остаток больше учетного, то в кассе имеется излишек, который
должен быть признан в составе внереализационных доходов организации.
19
В обратном случае в кассе недостача, которая должна быть взыскана за
счет кассира. По результатам инвентаризации составляется Акт по форме Инв-
15, на основании которого в бухгалтерии делают проводки: Дебет 50 Кредит 91-
1 - на сумму излишка; Дебет 94 Кредит 50 - на сумму недостачи; Дебет 73
Кредит 94 - недостача отнесена на кассира Ревизия кассы проводится
неожиданно комиссией назначенной приказом руководителя предприятия в
присутствии кассира. При этом проверяются наличные деньги. Расписка на
выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми
ордерами, в остаток по кассе не включаются.
На предприятии Пятигорская меховая фабрика «АЛЕФ» при расчетах с
подотчетными лицами определяют круг работников предприятия, являющимися
19
Методика анализа деятельности предприятия в условиях рыночной экономики: учебное
пособие / Г.А. Краюхин. – СПб.: СпбГИЭА, 2014. – 235с.
42
подотчетными лицами, то есть работниками, получившими авансом наличные
суммы денежных средств на административно-хозяйственные и
командировочные расходы.
Надо также отметить, что список подотчетных лиц утверждается
генеральным директором предприятия Пятигорской меховой фабрики «АЛЕФ».
Размеры выдаваемых сумм ограничены: выдача наличных денежных средств на
хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия (500 рублей). Сумма
выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от
срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику
выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда в
оба конца, суточных и расходов по найму жилого помещения. Выдача наличных
денежных средств под отчет на командировку оформляется командировочным
удостоверением и расходным кассовым ордером. Указанные суммы на
командировочные расходы включаются в себестоимость продукции. В течение
трех дней по возвращению из командировки подотчетное лицо отчитывается за
полученные и израсходованные суммы.
С этой целью им составляется авансовый отчет на основе документов
(счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих
билетов) и прилагается командировочное удостоверение. После проверки
бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету утверждается
генеральным директором предприятия и принимается к учету. Остаток
неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному
кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому
ордеру в день сдачи авансового отчета.
Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного
расчета по ранее выданному авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и
оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные
сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных
сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной заработной платы
данную задолженность в порядке, предусмотренном законодательством. Учет