Диплом: Электронный документооборот в системе муниципального управления: цели, задачи и критерии качества (на примере БУ "Дирекция по эксплуатации служебных зданий"), страницы 62-71

по эксплуатации служебных зданий». Поэтому в данном аспекте плюсов и

минусов СЭД преимущество явно за проектным внедрением. Здесь, с нашей

точки зрения, один плюс получает базовое решение, стандартное — 2 (за

счет наличия инструментов более гибкой настройки системы), а расширенное

— 3 плюса (за счет возможности модификации СЭД).

3.2. Оценка эффективности разработанных мероприятий

Бюджет внедрения СЭД - одно из самых «болезненных» мест для

любого заказчика. Прайс на СЭД ТЕЗИС представлен в таблице 9. Как видно,

чем больше функциональности в редакции системы, тем дороже выйдет ее

покупка, и это совершенно логично. Поэтому, выбирая СЭД, руководству

БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий» необходимо четко

определить, для решения каких задач организации система будет

использоваться, и какие функции понадобятся обязательно, а без каких

можно обойтись.

Таблица 9

Стоимость базовой, стандартной и расширенной версий системы

электронного документооборота ТЕЗИС, руб.

Пакет

одновременных

подключений

Редакция

Базовая

Стандартная

Расширенная

30000

60000

100000

140000

120000

170000

250000

280000

410000

610000

100

540000

800000

Больше 100

По запросу

Выбирая редакцию СЭД, следует также оценить и ее интеграционные

возможности. Рассмотрим их на базе СЭД ТЕЗИС.

Базовая редакция ТЕЗИС обладает локальными интеграционными

возможностями. С ней интегрирована настольная утилита ТЕЗИС:

Помощник, которая, обеспечивает интеграцию СЭД с Microsoft Office и

Libreoffice, а значит, дает возможность обмена данными между СЭД ТЕЗИС

и приложениями, установленными на рабочей станции пользователя.

Стандартная редакция ТЕЗИС уже предлагает более расширенные

возможности интеграции за счет специализированных шлюзов. Помимо

локальной интеграции, как у Базовой версии, система интегрируется с

сервисом обработки и преобразования PDF документов ABBYY Recognition

Server, который позволяет распознавать текст скан-копий документов, а в

перспективе — еще и с ПО для сравнения распознанных документов ABBYY

ScanDifFinder, которое позволит проводить сравнение и выявлять различия

между бумажными и электронными версиями одного и того же документа.

Расширенная редакция ТЕЗИС за счет открытого кода обладает

неограниченными интеграционными возможностями. Гибкая платформа

CUBA, широкие возможности которой открываются пользователям

Расширенной редакции ТЕЗИС, позволяет не только неограниченно

модифицировать функциональность самой системы, но и налаживать

выгрузку данных с веб-сервисов, через REST API, путем обмена XML-

файлами или взаимодействия на уровне базы данных. И это — помимо всех

функций интеграции, предлагаемых предыдущими редакциями.

Таким образом, наиболее широкими интеграционными возможностями

обладает Расширенная редакция, то есть решение, обладающее

максимальными возможностями модификации. Стандартная редакция

позволяет интегрироваться с определенными системами за счет готовых

средств, а Базовая ограничивается интеграцией с офисными пакетами. Таким

образом, в этом раунде оценки плюсов и минусов СЭД три плюса получает

модифицируемая Расширенная редакция системы, два плюса достаются

Стандартной редакции, в то время как Базовой остается всего один.

Даже в минимальной редакции СЭД ТЕЗИС способна справиться с

большинством типовых задач документооборота и делопроизводства.

Однако, по мере использования уже внедренного продукта, может

возникнуть понимание, что стандартной функциональности по управлению

документами БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий»

недостаточно и требуется автоматизация уникальных бизнес-процессов. В

таких случаях встает вопрос о развитии системы. Поэтому при выборе

редакции системы стоит учитывать, возможную потребность в расширении

функциональности СЭД. В таблице 10 показано, какие возможности

развития системы дают различные редакции системы: Базовая, Стандартная

и Расширенная.

Таблица 10

Варианты развития базовой, стандартной и расширенной версий

системы электронного документооборота ТЕЗИС

Варианты развития

Базовая

Стандартная

Расширенная

Добавление новых

видов документов

Добавление

шаблонов задач и

документов

Добавление новых

процессов

При помощи

дизайнера процессов

При помощи дизайнеров

процессов или

модификации

программного кода

Добавление новых

отчетов

При помощи

конструктора

отчетов

При помощи конструктора

отчетов или модификации

программного кода

Расширение

функционала

В формате

модификации

процессов и отчетов

Любые модификации

(изменение и добавление

новых сущностей, полей,

карточек, модулей и т.д.)

Таким образом, мы видим, что наибольшее преимущество в плане

развития системы дает Расширенная редакция. Она позволяет расширить

набор документов, шаблонов, процессов, отчетов, а также напрямую

модифицировать программный код (к примеру, добавить в систему новые

карточки или справочники). Более того, она имеет уникальный механизм

расширения, благодаря которому все модификации, сделанные на одной

версии системы, будут совместимы с новой версией при обновлении. Это

позволяет автоматизировать на базе СЭД совершенно уникальные и

несвойственные данной группе систем процессы, что может быть важно для

БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий», которому требуется

специфический документооборот.

Стандартная редакция также удовлетворяет большинство потребностей

в расширении функциональности системы, в частности, в самом важном —

создании новых процессов и отчетов. Визуальный дизайнер процессов,

встроенный в СЭД, позволяет прокладывать новые маршруты движения и

обработки документов, причем без применения каких-либо средств

программирования. Новые отчеты достаточно легко создавать при помощи

пошагового мастера создания отчетов; если же требуется сложная выгрузка

данных в отчет, ее можно настроить при помощи продвинутого конструктора

отчетов, который также встроен в систему. Как показывает практика, для

большинства учреждений этих возможностей развития системы оказывается

вполне достаточно.

Что касается Базовой редакции системы, то она, хоть и ограничивает

возможности своего развития, но обладает достаточным набором системных

настроек, позволяющих адаптировать стандартную функциональность

автоматизации документооборота к действительным потребностям

делопроизводства учреждения — добавить существующие виды документов,

сформировать их шаблоны и тем самым перевести делопроизводство

организации в электронную форму (таблица 11).

Таблица 11

Плюсы и минусы СЭД ТЕЗИС в разных редакциях

Редакция

Функциональность

Сроки

Качество

внедрения

Бюджеты

Интеграция

Развитие

Базовая

+++

Стандартная

Расширенная

+++

Приобретая Базовую редакцию системы, БУ «Дирекция по

эксплуатации служебных зданий» получит экономичный продукт, который

будет внедрен в минимальные сроки и по наименьшей цене. При этом он

будет способен покрыть все типовые задачи делопроизводства и

документооборота учреждения, а также контроля исполнительской

дисциплины, и позволит настроить себя под специфику документационного

обеспечения работы компании. Базовая редакция будет удобна в том случае,

если требуется исключительно автоматизация документооборота, без

необходимости интеграции СЭД с другими системами, применяющимися для

выполнения иных задач.

Стандартная редакция, в случае ее приобретения, станет «золотой

серединой» в выборе СЭД. Она обойдется немногим дороже Базовой, но при

этом будет практически также быстро и эффективно внедрена. Зато по

функциональности и возможностям развития системы Стандартная редакция

в разы опередит базовую версию, позволив конструировать уникальные

процессы движения документов в БУ «Дирекция по эксплуатации служебных

зданий», создавать подробные отчеты на основе данных из СЭД.

Расширенная редакция, в свою очередь, предоставит БУ «Дирекция по

эксплуатации служебных зданий» множество функций, дополнительных

модулей и тонких настроек. Система будет обладать продвинутыми

интеграционными возможностями, а также предлагать огромные

перспективы развития за счет модификации программного кода.

После внедрения системы электронного документооборота ТЕЗИС в

деятельность БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий» ожидаются

следующие положительные эффекты.

1. Улучшится исполнительская функция. Руководитель БУ «Дирекция

по эксплуатации служебных зданий» получит возможность контролировать

результаты и скорость работы, что увеличит процент выполнения поручений

сотрудниками. На обработку и создание документов будет требоваться

гораздо меньше времени. Благодаря электронному поисковому механизму

появится возможность быстрого поиска необходимой информации,

документов. Создавать, рассылать, обрабатывать документы, автоматически

формировать реестры, отчеты и сводки, станет гораздо проще, что улучшает

качество и оперативность выполнения работы. Повысится уровень

конфиденциальности. Участники рабочего процесса получат определенную

степень доступа к базе документов учреждения, а любые действия

сохранятся компьютерной системой. Также существенно снижается

вероятность утечки информации.

2. Появится возможность оптимизация системы обучения сотрудников,

новые инструкции при наличии электронного оборота документов будут

быстрее внедряться в организации. Повысится уровень корпоративной

культуры. Каждый сотрудник учреждения будет знать обо всех процессах

документооборота, поскольку подразделения имеют единое информационное

поле.

Выводы по третьей главе.

В БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий» при организации

электронного документооборота применяется система 1 С: Документооборот.

В работе этой системы было выявлено большое количество недостатков, в

связи с чем было предложено внедрение новой системы.

В качестве такой системы была предложена СЭД ТЕЗИС. Чем больше

функциональности в редакции системы, тем дороже выйдет ее покупка.

Поэтому, выбирая СЭД, руководству БУ «Дирекция по эксплуатации

служебных зданий» необходимо четко определить, для решения каких задач

организации система будет использоваться, и какие функции понадобятся

обязательно, а без каких можно обойтись.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По результатам проведенного в выпускной квалификационной работе

исследования можно сделать следующие выводы.

Документ является обязательным элементом в организации

внутренней и внешней работы любого предприятия, независимо от его

правовой формы и вида деятельности. Как носитель информации, документ

может служить основанием для принятия управленческих решений,

материалом для проведения справочных работ, доказательством исполнения

решений.

Документооборот является деятельностью по организации

передвижения документов от момента их получения или создания до

окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации.

Электронный документооборот – способ организации работы с

документами, при котором основная масса документов используется в

электронном виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота – программный продукт,

который позволяет организовать работу с электронными документами и

взаимодействие между сотрудниками. Главной целью делопроизводства

является надежная и оперативная реализация документооборота в

конкретной организации.

Объектом исследования выпускной квалификационной работы

послужило бюджетное учреждение «Дирекция по эксплуатации служебных

зданий» является подведомственным учреждением Департамента управления

делами губернатора Ханты-мансийского автономного округа - Югры.

Учреждение осуществляет управленческие функции по обеспечению

сохранности и надлежащего уровня эксплуатации служебных зданий,

закрепленных на праве оперативного управления и находящихся на

эксплуатационном обслуживании, а также осуществляет транспортное

обслуживание Губернатора, заместителей Губернатора, органов

исполнительной власти и обеспечение мероприятий, проводимых органами

государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

В деятельности БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий»

широкое применение нашли электронные средства создания и обработки

документов, в связи с чем документооборот является составной частью

информационного обеспечения управления, включающий в себя движение

информационных потоков организации (получение, обработка, переработка,

применение). В учреждении применяются следующие способы учета

документации: бумажный, электронный, смешанный.

В БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий» применяются

следующие виды документооборота: управленческий, финансовый,

кадровый, технический и архивный.

В БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий», относящейся к

структуре федеральных органов государственной власти, осуществляется

взаимодействие своих систем электронного документооборота в

соответствии с Положением о системе межведомственного электронного

документооборота, утвержденным Постановлением Правительства

Российской Федерации от 22 сентябри 2009 года № 754. Межведомственный

электронный документооборот представляет собой взаимодействие

федеральных информационных систем электронного документооборота.

Помимо внешнего, в БУ «Дирекция по эксплуатации служебных

зданий» осуществляется и внутренний электронный документооборот. К

внутренним документам учреждения относятся документы, разрабатываемые

должностными лицами, исходя из задач и потребностей БУ «Дирекция по

эксплуатации служебных зданий» (его структурных подразделений) и в

соответствии с внутренними правилами разработки документов.

Систему внутреннего электронного документооборота учреждение

вправе выбирать самостоятельно, в связи с чем была выбрана система 1 С:

Документооборот. В работе этой системы было выявлено большое

количество недостатков, в связи с чем были рассмотрены предложения об

объемах внедрения новой системы.