42
Документооборот в организации формируется в результате
организованного «слияния» трех самостоятельных информационных
потоков, по которым идут внутренние документы, входящие документы и
исходящие документы. Внешний информационный поток обеспечивает
перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний
информационный поток - перемещение документов внутри учреждения.
В БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий», относящейся к
структуре федеральных органов государственной власти, осуществляется
взаимодействие своих систем электронного документооборота в
соответствии с Положением о системе межведомственного электронного
документооборота, утвержденным Постановлением Правительства
Российской Федерации от 22 сентябри 2009 года № 754. Межведомственный
электронный документооборот (МЭД) представляет собой взаимодействие
федеральных информационных систем электронного документооборота.
Электронное сообщение, как единица МЭД, состоит из
сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть
предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть
представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с
присоединенными файлами, содержащими электронную копию
(электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты,
описанные с помощью языка XML.
Межведомственный электронный документооборот строится в
соответствии с основными принципами, представленными на рисунке 6.
С точки зрения технологии МЭД осуществляется на основе следующих
элементов:
- головной узел МЭД, оператором которого является организатор
межведомственного электронного документооборота;
- узлы участников МЭД;
- защищенные каналы связи.
43
Рис. 6. Принципы построения межведомственного электронного
документооборота
Технические средства узла БУ «Дирекция по эксплуатации служебных
зданий» - участника МЭД включают в себя серверное и коммуникационное
оборудование, средства защиты информации и автоматизированные рабочие
места. Обмен электронными сообщениями при осуществлении
межведомственного электронного документооборота осуществляют
уполномоченные сотрудники БУ «Дирекция по эксплуатации служебных
зданий». Организатор МЭД осуществляет функции, представленные на
рисунке 7.
Рис. 7. Функции организатора межведомственного электронного
документооборота
Кроме того, к обязанностям организатора МЭД относится и создание
44
технико-технологической инфраструктуры МЭД путем организации каналов
связи от головного узла МЭД до узлов участников МЭД и создания самих
узлов участников МЭД.
Для организации каналов связи при осуществлении внешнего
электронного документооборота в БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий» интересах МЭД используются каналы связи
организатора МЭД и (или) каналы связи, арендуемые организатором МЭД у
операторов связи. Технические средства узлов участников МЭД передаются
Федеральной службой охраны Российской Федерации участникам МЭД на
безвозмездной основе во временное пользование. Передача оформляется
актом приема-передачи технических средств. Технические средства
расположены в помещениях БУ «Дирекция по эксплуатации служебных
зданий», обеспечивающих сохранность технических средств и
конфиденциальность передаваемой и принимаемой информации.
Информационная безопасность в БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий» при осуществлении МЭД обеспечивается комплексом
технических и организационных мероприятий (таблица 7).
Меры по развитию МЭД запланированы и в Государственной
программе Российской Федерации «Информационное общество (2011 - 2020
годы)», утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации
от 20 октября 2010 года № 1815-р. Так, Перечень основных мероприятий
указанной Программы (раздел V) предусматривает, в частности, развитие
защищенной системы межведомственного электронного документооборота, в
том числе:
- интеграцию систем электронного документооборота органов
государственной власти на основе единого стандарта, включая создание
систем отчетности по работе с документами;
- модернизацию ведомственных систем электронного
документооборота Администрации Президента Российской Федерации и
Аппарата Правительства Российской Федерации для обеспечения интеграции
45
с системой межведомственного электронного документооборота на основе
единого стандарта.
Таблица 7
Мероприятия по обеспечению информационной безопасности,
осуществляемые БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий» в
процессе МЭД
Мероприятия
Характеристика
Технические
Организация и использование средств защиты информации в полном
объеме их функциональных возможностей
Обеспечение целостности обрабатываемых данных
Обеспечение антивирусной защиты серверов и рабочих станций
Организационные
Контроль выполнения требований нормативных документов,
регламентирующих обеспечение защиты информации
Определение должностных лиц участников МЭД и организатора МЭД,
ответственных за обеспечение информационной безопасности
Установление порядка резервного копирования, восстановления и
архивирования баз данных, находящихся на головном узле МЭД, а также
порядка обновления антивирусных баз
Установление порядка допуска для проведения ремонтно-
восстановительных работ программно-технических средств
Организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых
размещены узлы участников МЭД, и технических средств этих узлов
Помимо внешнего, в БУ «Дирекция по эксплуатации служебных
зданий» осуществляется и внутренний электронный документооборот. К
внутренним документам учреждения относятся документы, разрабатываемые
должностными лицами, исходя из задач и потребностей БУ «Дирекция по
эксплуатации служебных зданий» (его структурных подразделений) и в
соответствии с внутренними правилами разработки документов. Иными
словами, это документы, образующиеся в результате внутренней
деятельности учреждения.
Общая организация работы с внутренними документами БУ «Дирекция
по эксплуатации служебных зданий» представлена на рисунке 8.
Входящие документы - это документы, поступающие в учреждение
извне по различным каналам связи. Общая организация работы с входящими
документами БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий»
представлена на рисунке 9.
46
Рис. 8. Алгоритм организации работы с внутренними документами БУ
«Дирекция по эксплуатации служебных зданий»
Рис. 9. Организация работы с входящими документами в БУ «Дирекция по
эксплуатации служебных зданий»
Исходящие документы БУ «Дирекция по эксплуатации служебных
47
зданий» - это документы, разработанные внутри учреждения и
отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам
управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и
организациям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих
документов) высшей инстанции (старших начальников). Общая организация
работы с исходящими документами БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий» представлена на рисунке 10.
Рис. 10. Организация работы с исходящими документами в БУ «Дирекция
по эксплуатации служебных зданий»
В организации работы с документами в БУ «Дирекция по
эксплуатации служебных зданий» ведущее место занимает постановка
регистрации документов. Регистрация - один из начальных этапов работы с
полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и
предпоследний для отправляемых - после регистрации исходящие документы
вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи.
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их
исполнением и справочная работа по документам. Сам процесс регистрации -
48
это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в
определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что
позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в
процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по
всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов
работы с документами: контроля за сроками их исполнения и
информационно-справочной работы по документам.
Таким образом, организация работы с документами в БУ «Дирекция по
эксплуатации служебных зданий» оказывает влияние на качество
управления, поскольку от того, насколько эффективно и профессионально
ведется документирование, зависит успешность управленческой
деятельности учреждения в целом.
2.3. Проблемы организации документооборота в учреждении
В результате проведенного исследования было выявлено, что в БУ
«Дирекция по эксплуатации служебных зданий» применяются как
бумажный, так и электронный документооборот. Для выявления проблем
организации документооборота в деятельности учреждения определим
преимущества и недостатки каждого из этих видов.
Как бумажные, так и электронные документы, используемые в
деятельности БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий», обладают
своими преимуществами. Традиционным документам присущи
преимущества, которые связаны с бумагой, выступающей носителем
информации, а это является важным для долговременной сохранности
информации сохранения возможности восприятия. С другой стороны, в
учреждении используются преимущества электронных документов в
процессе работы с копиями документов, бумажные носители которых
являются подлинниками, поскольку главные требования к управлении
сводятся к оперативности, своевременности, быстроте получения и
доведения информации и ее полноте.
49
В целях оперативного информационного обеспечения (в первую
очередь - доведение информации и ее поиск в информационном фонде)
электронные документы обладают неоспоримыми преимуществами. В этой
связи для эффективного ДОУ в БУ «Дирекция по эксплуатации служебных
зданий» предпочтительным является сочетание документов на бумажном и
электронном носителях, а в случае необходимости - и на иных
информационных носителях по отношению к конкретным определенным
задачам.
Электронный документооборот БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий» обладает следующими преимуществами перед
бумажным (рисунок 11).
Рис. 11. Преимущества электронного документооборота в БУ «Дирекция по
эксплуатации служебных зданий»
Внедрение электронного документооборота способствует
существенному снижению количества служб БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий», которые заняты работой с документами (курьеры,
канцелярские работники и т.п.). При наличии электронного
документооборота необходимо гораздо меньшее количество ресурсов и
12%
18%
20%
12%
8%
13%
5%
11%
Бумажный
документооборот
5%
5%
5%
5%
65%
8%
2%
5%
Элетронный
документооборот
50
затрат на перестройку документооборота в случае изменения внешних
условий, например, появление требований к формам отчетности.
Также было определено, что в БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий» существует внутренний и внешний документооборот.
Поскольку БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий» относится к
структуре федеральных органов государственной власти, то взаимодействие
своих систем электронного документооборота осуществляется в
соответствии с Положением о системе межведомственного электронного
документооборота, который представляет собой взаимодействие
федеральных информационных систем электронного документооборота.
Систему же внутреннего электронного документооборота учреждение
вправе выбирать самостоятельно, в связи с чем была выбрана система 1 С:
Документооборот. Рассмотрим основные преимущества этой электронной
системы.
1. Низкая стоимость лицензий - редакция 1С:Документооборот ПРОФ
стоит от 36 тысяч рублей.
2. Организация документооборота в короткие сроки - все включено,
все функциональные возможности входят в комплект поставки, что
значительно ускоряет сроки запуска решения.
3. Развитая партнерская сеть - более 10000 постоянных партнеров в 600
городах 23 стран оказывают услуги по внедрению и кастомизации
программы.
4. Простота функционала, доступный интерфейс - уже привычный для
пользователей 1С интерфейс, наличие в том числе web-клиента и мобильных
приложений для iPAD и Android.
5. Простой поиск любых документов хранящихся в системе - быстрый
поиск документов при отсутствии сотрудника.
6. Простая интеграция с другими продуктами 1С - возможности по
интеграции используемых продуктов 1С между собой уже в коробке.
51
7. Регулярный выпуск обновлений - функциональность программы
постоянно развивается, появляются новые возможности, раз в полгода
выходят новые редакции.
8. Простота настройки - система легко конфигурируется под
требования заказчика.
Однако, в процессе исследования организации электронного
документооборота в БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий»
были выявлены и очевидные недостатки системы 1 С: Документооборот.
При регистрации документов сотрудники учреждения сталкиваются,
например, с такими ограничениями:
- из карточки входящего документа нельзя создать связанную карточку
другого входящего документа;
- регистратору нельзя просмотреть, кем был согласован документ, если
регистратор не является участником процесса «Согласование»;
- нелогичность некоторых разрешений (например, возможность
регистрации документа со статусом «Не утвержден»);
- отсутствует проверка на повторность входящих документов от
юридических лиц;
- проверка повторности реализована в ручном режиме только для
обращений граждан.
В системе контроля исполнения системы 1 С: Документооборот также
есть ряд особенностей:
- в процессе «Поручение» нельзя задание адресовать нескольким
исполнителям;
- в процессе «Исполнение», если один пользователь проверяет и
качество исполнения и срок, необходимо устанавливать 2 роли
«Проверяющий» и «Контролер» и соответственно отработку процесса
придется сделать дважды;
- не предусмотрено назначение нескольких ответственных
исполнителей;