СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………….
3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ……………………………..
5
1.1. Понятие и ключевые особенности электронного
документооборота ……………………………………………………...
5
1.2. Порядок организации электронного документооборота ………..
10
1.3. Нормативно-правовое регулирование электронного
документооборота ……………………………………………………...
21
ГЛАВА 2. ПРАКТИКА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В
БУ «ДИРЕКЦИЯ ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ СЛУЖЕБНЫХ ЗДАНИЙ» …
31
2.1. Организационная характеристика учреждения ………………….
31
2.2. Анализ организации документооборота в учреждении ………...
40
2.3. Проблемы организации документооборота в учреждении ……..
48
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА НАПРАВЛЕНИЙ УЛУЧШЕНИЯ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В БУ «ДИРЕКЦИЯ ПО
ЭКСПЛУАТАЦИИ СЛУЖЕБНЫХ ЗДАНИЙ» …………………………...
55
3.1. Предложения по совершенствованию электронного
документооборота в учреждении ……………………………………..
55
3.2. Оценка эффективности разработанных мероприятий ………….
62
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………………..
68
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ………………………..
71
3
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы. Современные предприятия, организации и
учреждения едва ли могут функционировать без автоматизированной
информационной поддержки как технологических, так и организационных
процессов. Но зачастую в муниципальном управлении сохраняется
сложившаяся испокон веков бюрократическая система, которая замедляет
процесс производства. В большинстве случаев утверждение документации и
подписание иных документов занимает недели, а иногда и месяцы. Для
решения подобного рода проблем были созданы системы электронного
документооборота (СЭД), которые с успехом помогают учреждениям,
относящимся к органам государственного и муниципального управления, в
развитии и увеличении скорости принятия решений за счет сокращения
временных затрат на обработку документации.
В соответствии с вышеизложенным, цель выпускной
квалификационной работы заключается в анализе практики организации
электронного документооборота в системе муниципального управления и
разработке направлений повышения его эффективности.
В соответствии с поставленной целью, в выпускной квалификационной
работе необходимо решить следующие задачи:
1. Исследовать теоретические основы организации электронного
документооборота.
2. Рассмотреть практику организации документооборота в БУ
«Дирекция по эксплуатации служебных зданий».
3. Разработать направления улучшения электронного
документооборота в БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий».
Объектом исследования выпускной квалификационной работы
послужило бюджетное учреждение «Дирекция по эксплуатации служебных
зданий».
4
Предмет исследования – электронный документооборот в системе
муниципального управления: цели, задачи и критерии качества.
Теоретической основой исследования послужили труды отечественных
авторов в области документационного обеспечения управления: Ф.А.
Абаева, М.И. Басакова, О.И. Замыцковой, И.Л. Бачило, С.Н. Братановского,
Е.К. Волчинской,А.С. Гринберга, Г.Г. Камаловой, С.Л. Кузнецова, Н.Н.
Куняева, Д.Н. Уралова, Ю.А. Панасенко, Ю.В. Пономаревой, О.Н. Соколовой
и др.
Исследование проводилось с использованием общенаучных методов
познания: общенаучного диалектического метода, метода индукции и
дедукции, метода анализа и синтеза, метода комплексного подхода. Также
использовались специальные методы: системно-структурный анализ,
логический метод и метод формально-юридического толкования, а также
сравнительно-правовой метод.
Данная работа имеет ярко выраженную практическую направленность,
поскольку на основании результатов исследования и анализа специальной
литературы удалось разработать практические рекомендации по повышению
качества электронного документооборота в бюджетных учреждениях, что
дает возможность внедрить данные рекомендации в их деятельность.
Предмет исследования, его цель и основные задачи определили
структуру выпускной квалификационной работы, которая состоит из
введения, трех глав, заключения, списка литературы, включающего 58
источников. Выпускная квалификационная работа содержит 11 таблиц и 11
рисунков, основной текст изложен на 70 листах.
5
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Понятие и ключевые особенности электронного документооборота
В делопроизводстве каждой государственной или коммерческой
организации важной информационно-технологической составляющей частью
является правильный документооборот. В ГОСТе Р 7.0.8-2013 понятие
документа определено, как зафиксированная на носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
1
В свою очередь,
носитель информации представляет собой некий материальный объект,
использующийся для сохранения языковой, изобразительной или звуковой
информации. В качестве носителя может использоваться бумага, флэш-
накопители, диски и другие современные технические средства.
Документ является обязательным элементом в организации
внутренней и внешней работы любого предприятия, независимо от его
правовой формы и вида деятельности. Как носитель информации, документ
может служить основанием для принятия управленческих решений,
материалом для проведения справочных работ, доказательством исполнения
решений.
2
Документооборот является деятельностью по организации
передвижения документов на предприятии от момента их получения или
создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из
организации.
Электронный документооборот – способ организации работы с
документами, при котором основная масса документов используется в
электронном виде и хранится централизованно.
1
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) // СПС Консультант Плюс. URL.:
http://www.consultant.ru
2
Панесенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: учебное пособие.
– М.: Инфра-М, 2016. – С. 31.
6
Система электронного документооборота – программный продукт,
который позволяет организовать работу с электронными документами и
взаимодействие между сотрудниками. Главной целью делопроизводства
является надежная и оперативная реализация документооборота в
конкретной организации.
К основным функциям системы электронного документооборота (СЭД)
относится: создание, обработка, передача, контроль движения и исполнения,
а также хранение документов в организации на основе использования
автоматизированным информационных: технологий. СЭД должна
охватывать весь цикл делопроизводства организации – от принятия решения
на создание документа до его отправки в архив, системно упорядочивая
разнородные потоки документов, циркулирующих между должностными
лицами, подразделениями и филиалами данной организации, в том числе, и
территориально удаленными.
1
Важным требованием к СЭД является настраивание системы на
существующую организационно-штатную структуру организации и
действующие в ней правила делопроизводства, а также на совместимость с
применяемыми функциональными информационными системами
(бухгалтерской, кадровой, контрольно-ревизионной и т.д.). В СЭД должно
быть реализовано строгое разграничение прав доступа пользователей
системы к различным документам в. зависимости от компетенции
конкретного пользователя и назначенных ему полномочий. Правовой статус
передаваемых посредством СЭД документов и относящихся к ним
резолюций должностных лиц должен обеспечиваться применением средств
электронной подписи, интегрированных в данную систему
Информационно-технологической основой всех современных СЭД
являются базы данных: различной топологии, содержащие
документированную информацию. База данных (БД) - это поименованная
совокупность структурированных, взаимосвязанных данных, относящихся к
1
Смирнова Г.Н. Электронные системы управления документооборотом. – М.: Норма, 2013. – С. 41.
7
определенной предметной области. Основой функционирования любой базы
данных является система управления базой данных (СУБД), представляющая
собой совокупность специальных программных средств и внутренних
языковых средств (язык описания структуры базы, язык манипулирования
данными) необходимых для создания и поддержания базы в актуальном
состоянии
Если в какой-либо профессиональной информационной системе
используются для резных целей одновременно несколько разнотипных баз
данных, то на сервере (или серверах) данной системы, будет
функционировать, соответственно, и несколько СУБД.
По схеме построения и технологии обработки информации все базы
данных подразделяются на централизованные и распределенные,
По способу и возможностям доступа к информации различают базы
данных с локальным доступом и базы данных с удаленным (сетевым
доступом).
Централизованные базы данных с сетевым доступом имеют два
варианта архитектуры: файл-сервер и клиент-сервер.
1
Разработчики наиболее мощных СЭД при создании своих систем часто
в той или иной степени используют концепцию ЕСН (Enterprise Content
Management). Согласно определению ДИМ (Association for Information and
Image Management) ЕСМ — это набор технологий, инструментов и методов,
используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки
информации. Концепция ЕСМ предполагает осуществление динамической
привязки информационных потоков к организуемым бизнес-процессам.
Системы электронного документооборота обладают определенным
набором общих свойств и характеристик, позволяющих им выполнять свои
функции. Рассмотрим основные из них (таблица 1).
1
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. – М.:
Термика , 2017. –С. 122.
8
Таблица 1
Свойства систем электронного документооборота
Свойство
Характеристика
1
2
1. Открытость
Большинство СЭД строятся по принципу модульности и открытости
интерфейсов, что позволяет добавлять к уже функционирующей системе
новые функции или и модернизировать уже имеющиеся.
2. Интеграция с
прикладным ПО
Одной из важнейших характеристик СЭД, определяющих ее возможности,
является степень интеграции с различными прикладными программными
средствами.
3. Характеристики
хранения
документов в СЭД
Для построения архитектуры хранилища документов в СЭД чаще всего
используется принцип распределенной базы данных, при этом, один и тот
же документ, физически размещенный в одном экземпляре по
определенному адресу в хранилище, может виртуально входить в состав
нескольких папок на разных уровнях, что позволяет реально снижать
необходимый объем этого хранилища за счет использования механизма
ссылок.
4. Организация
хранилищ
документов и
реквизитов
Серверная часть СЭД в большинстве случаев состоит из нескольких
логических компонентов, которые физически могут располагаться как на
одном, так и на нескольких серверах, Хранилище документов чаще всего
размещается на файл-сервере, работающем под управлением таких
операционных систем, как MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX.
5. Маршрутизация
документов
Одной из важнейших задач СЭД является обеспечение движения
документов в организации, т.е автоматизированного перемещения каждого
документа между подразделениями и должностными лицами по
определенному маршруту, установленному для каждого вида документов
действующими в данной организации правилами делопроизводства. Та
часть СЭД, которая реализует это перемещение называется модулем
маршрутизации документов.
6. Аннотирование
документов
Одним из средств СЭД, повышающих эффективность взаимодействия
пользователей в процессе групповой работы над документами, является
возможность их аннотирования (т.е. составления короткого текста,
содержащего назначение документа, описание его структуры и тематики).
7. Контроль
исполнения
документов
Модуль контроля исполнения документов СЭД автоматически генерирует
уведомления о приближении сроков исполнения работ и направляет их
соответствующим исполнителям.
8. Разграничение
прав доступа к
документам
В большинстве СЭД реализованы достаточно надежные средства
разграничения прав различных категорий пользователей на выполнение
различных операций с документами и контроля за этими операциями, В
процессе работы пользователя с документом каждая выполненная
операция протоколируется и, таким образом, вся история выполненных
любым пользователем действий может быть в подробностях восстановлена
и проанализирована.
9.Управление
версиями
документов
Большинство СЭД реализуют возможность одновременной работы с
одним документом нескольких пользователей, каждый из которых в
процессе согласования может (в случае обладания соответствующими
правами) внести в текст документа свои коррективы, создав тем самым его
новую версию.
10. Средства
просмотра
документов
Поскольку СЭД обеспечивают хранение и перемещение документов,
которые могут иметь различные форматы, то в составе большинства
систем имеются специальные программные средства для преобразования
информации из одного формата в другой и отображения документов в
удобном для пользователя виде.
9
Продолжение таблицы 1
1
2
11. Работа
клиентских
программ на
различных
платформа
Программы, установленные на пользовательских рабочих станциях
(клиентские части) в большинстве СЭД могут работать на платформах
операционных систем MS Windows, Windows NT, UNIX или Macintosh.
Основным классификационным признаком СЭД является их
ориентированность на тип решаемых задач или тип объекта внедрения. Так
как некоторые СЭД способны с разной степенью успешности решать
несколько разнотипных задач, то одна и та же система может быть отнесена
одновременно к разным классификационным типам.
1
С учетом изложенного
можно выделить следующие типы СЭД (рисунок 1):
Рис. 1. Типы СЭД
1. Процессно-ориентированные СЭД. В основе данного типа СЭД
лежит концепция ЕСМ (Enterprise Content Management). Процессно-
ориентированные системы (ПО-СЭД) предназначены для документационного
обеспечения управления каким либо сложным процессом
(производственным, торговым, научно-исследовательским и т.&), в котором
участвуют несколько специализированных подразделений или организаций,
вертикально или горизонтально интегрированных.
2. Корпоративно-ориентированные СЭД. Основным назначением
корпоративно-ориентированных СЭД (КОР7СЭД) является создание общей
для всех пользователей конкретной организации (корпорации)
1
Соколова О.Н. Документационное обеспечение управления в организации: учебное пособие. –
М.: КноРус, 2016. – С. 103.
СЭД
Процессно-
ориентированные
Корпоративно-
ориентированные
Контентно-
ориентированные
Системы
управления
информацией
10
информационно-технологической инфраструктуры, обеспечивающей
коллективную работу с документами, включая их создание, распределенное
планирование работ, маршрутизацию, доставку, проведение онлайновых
дискуссий, согласование и контроль исполнения.
3. Контентно-ориентированные СЭД (КОН-СЭД). Под контентом в
КОН-СЭД понимаются те информативные части документов, которые
содержат значимые для пользователя сведения по определенной тематике.
4. Системы управления информацией. Системы управления
информацией (СУП) - название в значительной степени условное, т.к. под
информацией здесь понимаются не отдельные документы, а агрегированные
сведения, метаданные, накопленные в результате деятельности в
определенной области.
1
Кроме рассмотренных четырех видов СЭД существует еще целый ряд
систем, автоматизирующих информационные процессы в смежных с
документооборотом направлениях: системы управления образами, системы
управления потоками работ, системы управления электронными записями,
системы управления отчетами.
1.2. Порядок организации электронного документооборота
Практика выработала три формы организации работы с документами в
любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную
и смешанную (рисунок 2).
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех
технологических операций по работе с документами в ведении одного
специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего
отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом
подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл
технологических операций по обработке документов от момента их
получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих
1
Бачило И.Л. Информационное право: учебник. 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Юрайт, 2016. – С. 204.
11
документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-
информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка
документов, обработка документов для их передачи в архив.
Рис. 2. Формы организации работы с документами
Централизация отдельных операций по обработке документов является
наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как
позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию
труда работников службы дело производства за счет специализации и
взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать
оргтехнику, достичь единства организационного и методического
руководства документационным обеспечением. Однако полная
централизация работы с документами возможна только в небольших
учреждениях с объемом документооборота до 10 тысяч документов в год.
1
Децентрализованная форма организации документационного
обслуживания представляет собой полную противоположность
централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной
организации создает свою собственную службу для работы с документами, в
которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению,
систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма
характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально
разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет
1
Кормильцева А. И. Проблемы правового регулирования электронного документооборота [Текст] //
Юридические науки: проблемы и перспективы: материалы IV Междунар. науч. конф. (г. Казань, май 2016
г.). — Казань: Бук, 2016. С. 109.
Работа с
документами
Централизованнная Децентрализованная Смешанная