52
- не предусмотрена работа с многопунктовыми документами,
проектами резолюций.
Также в качестве недостатков системы 1 С: Документооборот можно
отметить следующие:
- нет отдельного механизма поиска по реквизитам;
- для учета движения бумажного документа внутри учреждения может
быть использован «Журнал передачи документа», но все отметки о
перемещении документа придется выполнить вручную;
- движение внутренних документов между структурными
подразделениями даже в электронном виде заходит в тупик, т.к. права на
внутренние документы реализованы посредством папок, нет права на доступ
к папке - нет права на доступ к документу из этой папки;
- для исходящих документов не предусмотрена работа с реестрами
внешней отправки, печати почтовых реестров, надпечатки конвертов;
- функции по работе с делами документов сведены к возможности
печати номенклатуры дел и печати документов для оформления дела к
передачи его в архив. При этом есть пробелы, например, документ
«Внутренняя опись дела» формируется с незаполненной графой «Номер
документа в деле». Другие функции архива учреждения ни в данной, ни в
других конфигурациях фирмы 1С не реализованы;
- в типовой поставке отсутствует самостоятельный учет проектов
документов. Данный функционал может быть настроен дополнительно с
помощью доработки на внедрении;
- нет возможности вести личные папки пользователя;
- нет встроенных средств просмотра прикрепленных файлов, при клике
по документу, открывается тот же Word, Adobe Reader и пр.;
- нет просмотра задач группы, назначения исполнителя руководителем
из группы;
- нельзя настроить обязательное заполнение для дополнительных
реквизитов;
53
- слабые возможности по настройке нумерации документов - нет
функционала позволяющего нумеровать документы в пределах
подразделения.
В администировании и обслуживании 1С:Документооборота также
были выявлены недостатки, а именно:
1. Простое заведение нового пользователя – сложный процесс, который
может затянуться на час и даже больше, т. к. обновление происходит по
дискрептору.
2. Права в системе гибкие, но сложные в настройке, слетают часто,
обновляются долго. Во время пересчета у пользователей пропадают задачи, в
списке последних открываемых документов записи вылетает часто ошибка
«Объект не найден», вываливаются разные сообщения из серии «Нет прав
доступа к базе данных», а если проверить, кто из пользователей имеет права
доступа и кликнем по ссылке «Права доступа», то не отображаются все кто
реально имеют доступ к документом.
3. Изменение прав доступа у пользователей имеет аналогичные
проблемы.
4. Простота интеграции разных 1С тоже не так проста, как преподносит
сама 1С. Главная проблема - на всех 1С интегрированных между собой
должны стоять последние обновления, иначе интеграция отваливается.
На внедрении программы программист настраивает работу данной
конфигурации под требования клиента, дорабатывает отчеты, устанавливает
дополнительные плагины и т.д. При этом и сама платформа 1С, и
конфигурации на ее основе не так стабильны, багов хватает и там, и там, как
со стороны самой 1С, так и от конфигураций и доработок от франчайзи.
Для исправления всевозможных багов приходится ставить обновления,
которые 1С выпускает 3-4 раза в месяц. При этом при обновлении
приходится обновлять не только используемые компоненты, а всю
платформу, даже ту часть и те модули, которые не задействованы. В
результате приходится переписывать выполненные настройки, тестировать
54
систему по мере возможности, в том числе из-за нового функционала, из-за
которого теперь не работает написанный под клиента функционал, чинить
отваливающиеся лицензионные ключи 1С, которые при обновлении
отваливаются с завидной регулярностью и т.д. И все это в production-среде,
когда нужна рабочая система, когда в ней хранятся какие то данные, когда
нужен оперативный отчет или оперативное решение задачи.
Выводы по второй главе.
Бюджетное учреждение «Дирекция по эксплуатации служебных
зданий» является подведомственным учреждением Департамента управления
делами губернатора Ханты-мансийского автономного округа - Югры.
В деятельности БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий»
широкое применение нашли электронные средства создания и обработки
документов, в связи с чем документооборот является составной частью
информационного обеспечения управления, включающий в себя движение
информационных потоков организации (получение, обработка, переработка,
применение). В учреждении применяются следующие способы учета
документации: бумажный, электронный, смешанный.
Поскольку БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий»
относится к структуре федеральных органов государственной власти, то
взаимодействие своих систем электронного документооборота
осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного
электронного документооборота, который представляет собой
взаимодействие федеральных информационных систем электронного
документооборота.
Систему внутреннего электронного документооборота учреждение
вправе выбирать самостоятельно, в связи с чем была выбрана система 1 С:
Документооборот, в работе который были выявлены недостатки.
55
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА НАПРАВЛЕНИЙ УЛУЧШЕНИЯ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В БУ
«ДИРЕКЦИЯ ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ СЛУЖЕБНЫХ
ЗДАНИЙ»
3.1. Предложения по совершенствованию электронного
документооборота в учреждении
В настоящее время в учреждениях, относящихся к органам
государственного и муниципального управления, осуществляется
интенсивное внедрение информационных технологий по основным
направлениям их деятельности. При этом повышение уровня
компьютеризации вызвало проблему возрастания негативных тенденций, в
существенной степени тормозящих последующее эффективное развитие и
применение современных информационных технологий. Причиной этого
послужило отсутствие единой программной технической платформы, на
основе которой формируется единая система электронного
документооборота.
Положение с применением информационных технологий в
государственных и муниципальных учреждениях РФ в полной мере
соответствует общей ситуации: отсутствует единый подход к разработке и
внедрению проектов (все зависит от финансовых возможностей органов
государственной власти субъектов РФ), используются не имеющие общей
платформы, разрозненные, малосвязанные и несовместимые между собой
программы и аппаратно-программные комплексы, которые не позволяют
построить общую картину состояния дел.
Что касается внутренней системы документооборота, то недостатком,
по нашему мнению является то, что муниципальные учреждении
одновременно с системой межведомственного электронного
документооборота используют еще и внутренние системы. Конечно,
56
внедрение единой системы значительно облегчило бы деятельность
государственных и муниципальных учреждений, но в настоящее время
технически это невозможно. Поэтому муниципальные учреждения, в том
числе и БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий», применяют
различные системы организации документооборота.
Как показал проведенный анализ, в БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий» при организации электронного документооборота
применяется система 1 С: Документооборот. В работе этой системы было
выявлено большое количество недостатков, в связи с чем для учреждения
крайне актуальным становится вопрос об объемах внедрения новой системы.
Рынок систем электронного документооборота, как правило,
предлагает заказчикам два варианта: внедрение стандартного решения с
определенным набором функций (минимальным или расширенным), либо
модификация СЭД под специфичные требования компании.
Таким образом, перед руководством БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий» становится выбор: получить готовое решение, под
которое необходимо будет «подстроиться», потратив при этом меньше
времени и денег, либо вложить в проект больше ресурсов и в итоге получить
решение, которое уже полностью настроено под учреждение - имеет
предустановленные отчеты, карточки, процессы, отражающие специфику
деятельности учреждения.
Выбор между «стандартным» и «проектным» внедрением достаточно
сложен для учреждений и организаций, ищущих пути ускорения работы с
документами и перехода на «безбумажный» документооборот. Что важнее -
автоматизировать обработку документов, затратив минимальный бюджет и
сроки, или же упростить сотрудникам работу, используя максимально
адаптированное под потребности учреждения решение?
Для ответа на поставленные вопросы БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий» рекомендовано внедрение системы документооборота
ТЕЗИС, разработанной российской компанией Хоулмонт (Haulmont).
57
Компания специализируется на создании сложных отказоустойчивых
решений для автоматизации документооборота. Опыт компании является
базой для успешного решения задач по внедрению электронного
документооборота в России.
Технологическое преимущество компании - платформа собственной
разработки CUBA, лежащая в основе всех проектов, в том числе и системы
ТЕЗИС. Благодаря использованию платформы, созданной российскими
разработчиками, ТЕЗИС является полноценной российской системой
документооборота, независимой от импортных компонентов.
Компетентность Хоулмонт подтверждается не только признанием
системы документооборота ТЕЗИС, которая работает более чем в 300
компаниях в России и СНГ, но и престижными зарубежными наградами
NationalBusinessAwards и IT IndustryAwards. В 2015 году компания вошла в
список ТОП-100 крупнейших ИТ компаний России (по данным TAdviser).
Компания имеет лицензию ФСБ России на разработку и
распространение криптографически защищенных систем, что актуально для
БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий». Также компания имеет
две лицензии Федеральной службы по техническому и экспортному
контролю (ФСТЭК). Первая из них распространяется на деятельность по
технической защите конфиденциальной информации, а вторая - на
деятельность по производству и разработке средств защиты
конфиденциальной информации. Хоулмонт также является членом
Ассоциации Разработчиков Российских Программных Продуктов
«Отечественный софт», а продукты компании - система документооборота
ТЕЗИС и платформа CUBA - представлены в каталоге российского ПО
ассоциации.
С 2016 года продукт компании Хоулмонт - СЭД ТЕЗИС - входит в
Единый реестр российских программ для электронных вычислительных
машин и баз данных Министерства РФ по связи и массовым коммуникациям.
58
Рассмотрим плюсы и минусы СЭД на примере проектов внедрения
трех редакций системы ТЕЗИС — Базовой, Стандартной и Расширенной. От
выбора варианта внедрения СЭД напрямую зависит результирующая
функциональность. Базовая редакция системы ТЕЗИС содержит в себе все
основные функции управления документооборотом:
1. Контроль исполнительской дисциплины.
2. Управление документами и договорами по стандартным процессам
(ознакомление, согласование, утверждение).
3. Автоматизация канцелярии.
Помимо этого, СЭД ТЕЗИС предлагает в качестве дополнительного
бонуса приложение ТЕЗИС: Помощник, которое своевременно напомнит о
новых событиях (согласование документа, исполнение поручения и т.п.),
актуальных для текущего пользователя, а также обеспечит удобную работу с
Microsoft Office за счет имеющейся интеграции.
Стандартная редакция ТЕЗИС открывает пользователям больше
пространства для деятельности. Помимо базовых функций автоматизации
электронного документооборота и контроля исполнительской дисциплины, в
нее входят:
1. Инструменты для построения уникальных процессов. В случае
ТЕЗИС — это визуальный конструктор процессов.
2. Инструменты для создания различных отчетов, в том числе
графических.
3. Возможность использования ЭП (усиленной неквалифицированной).
4. Модуль распознавания текста.
Опционально Стандартная редакция системы также предлагает шлюз с
корпоративным порталом и возможность использования мобильной версии.
Наиболее широкий набор возможностей у Расширенной редакции,
предполагающей тонкую настройку решения. Помимо всего
вышеуказанного, она дает возможность прямой модификации программного
кода и поддерживает сложные многосерверные архитектуры, чтобы сделать
59
систему максимально масштабируемой, производительной и адаптированной
под конкретную компанию. В СЭД ТЕЗИС Расширенная редакция позволяет
настроить:
1. Шлюз для интеграции с учетной системой (1С, SAP, Oracle).
2. Квалифицированную ЭП для обеспечения юридически значимого
документооборота.
3. Специализированные модули, например «Учет обращений граждан»,
«Учет документов ограниченного доступа» и др.
Таким образом, объемы функциональных возможностей нарастают от
редакции к редакции. По данному критерию плюсов и минусов СЭД явно
выигрывают Стандартная и Расширенная редакции системы, причем
Расширенная редакция условно получает три плюса, Стандартная — два, а
Базовая — один.
От сроков внедрения зависит, насколько быстро система перейдет
эксплуатацию. В случае, если внедрение стандартное и не предполагаются
дополнительные доработки, сроки можно рассчитать по дням с момента
подписания договора. На основе многолетних практик внедрения типовых
редакций ТЕЗИС — Базовой и Стандартной сложилась следующая схема:
Установка системы — максимум 1 рабочий день.
Обучение администратора системы —1 рабочий день.
Настройка системы — 5-10 рабочих дней.
Обучение пользователей — количество дней зависит от количества
групп пользователей, максимум 5 рабочих дней.
Опытная эксплуатация — 22 рабочих дня.
На этом внедрение считается завершенным, и система переходит в
эксплуатацию.
От качественно проведенного внедрения зависит стабильная работа
системы в будущем. Поэтому при выборе между стандартным и проектным
внедрением руководству БУ «Дирекция по эксплуатации служебных зданий»
необходимо рассмотреть предложения поставщика по внедрению той или
60
иной вариации своего продукта. Так, типовое внедрение системы
электронного документооборота ТЕЗИС состоит из пяти основных этапов:
1. Установка системы на серверное оборудование заказчика.
Развертывание системы производится удаленно, при необходимости
возможен выезд на территорию заказчика. Система устанавливается на
подготовленное серверное оборудование. Производится первичная
настройка, проверяется работа сервисов.
2. Обучение администратора системы. Проходит сразу после
первичной настройки типового решения на серверном оборудовании
заказчика. Администратору передаются инструкции пользователя и
администратора, проводится подробный инструктаж.
3. Настройка стандартной функциональности системы. Проводится
силами администратора системы, прошедшего соответствующее обучение,
либо сотрудниками компании, проводящими проект внедрения СЭД.
Производится загрузка справочников контрагентов и пользователей,
настраиваются группы доступа и роли пользователей в системе, все типы,
виды и шаблоны карточек, маршруты движения документов, производится
настройка нумераторов, номенклатуры дел.
4. Обучение пользователей. Как только система будет настроена и
готова к запуску в опытную эксплуатацию, проводится обучение ключевых
пользователей СЭД (как правило, это несколько групп не более 10 человек в
каждой). Обучение может проводиться как на территории заказчика, так и
удаленно в формате видеоконференции.
5. Консультации в период опытной эксплуатации. Администратор
системы в период опытной эксплуатации обращается за помощью и
консультациями к специалистам компании-интегратора. Продолжительность
этапа опытной эксплуатации — до 22-х рабочих дней с момента обучения
пользователей.
По завершении периода опытной эксплуатации сопровождением
Базовой, и Стандартной редакции системы занимается администратор СЭД,
61
либо квалифицированные сотрудники вендора или партнера в нужном
объеме в рамках дополнительного договора технической поддержки.
Внедрение Расширенной редакции предполагает в большинстве
случаев индивидуальный подход. В случае СЭД ТЕЗИС оно происходит по
плану, представленному в таблице 8.
Таблица 8
План внедрения Расширенной редакции СЭД ТЕЗИС в БУ «Дирекция по
эксплуатации служебных зданий»
Мероприятие
Характеристика
1. Предпроектное
обследование
процессов
учреждения
Совместно с ключевыми пользователями системы в БУ «Дирекция
по эксплуатации служебных зданий» проводится изучение и
анализ бизнес-процессов, которые планируется автоматизировать.
Результат обследования фиксируется и согласовывается.
2. Разработка и
согласование
функциональной
спецификации
(ФС)
На основании полученной по итогам обследования информации
разрабатывается и согласовывается функциональная спецификация
будущей системы документооборота, включающая в себя описание
автоматизируемых бизнес-процессов, дизайн форм и требования к
системе.
3. Настройка и
расширение
типовой
функциональности,
согласно ФС
Кроме работ по настройке системы, указанных в типовом плане
внедрения, осуществляются работы по настройке и доработке СЭД
ТЕЗИС согласно требованиям утвержденной функциональной
спецификации.
4. Передача
настроек,
демонстрация
системы
Как только система настроена в соответствии с описанными в ФС
требованиями, для ключевых пользователей СЭД проводится
демонстрация, чтобы убедится в готовности продукта.
5. Тестовая
эксплуатация
системы
Ключевые пользователи при поддержке специалистов вендора или
интегратора тестируют функциональные возможности системы
ТЕЗИС и составляют список дополнительных пожеланий.
6. Подготовка к
внедрению
На данном этапе дорабатываются стандартные инструкции
администратора и пользователя системы ТЕЗИС, проводятся
обучения и заполняются справочники.
7. Опытная
эксплуатация
Проводятся контрольные проверки настроек и готовности системы
к запуску в промышленную эксплуатацию. Пользователи
приступают к работе в системе, вводя в нее реальные данные.
Средняя продолжительность этапа опытной эксплуатации
составляет 22 рабочих дня.
8. Промышленная
эксплуатация
Подписывается приказ о вводе системы ТЕЗИС в промышленную
эксплуатацию. Все пользователи в обязательном порядке
приступают к работе в системе.
Как видно, проектное внедрение Расширенной редакции СЭД
учитывает специфику и требования различных подразделений БУ «Дирекция