12
специфические особенности (например, исходя из соображений защиты
информации или самостоятельности деятельности структурных
подразделений).
Смешанная форма организации работы с документами — самая
распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка
поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за
сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение)
сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом
структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах)
выполняются операции по созданию (печати) документов, их
систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.
1
Вариантом смешанной формы является такая организация работы с
документами, при которой одна и та же технологическая операция
(например, регистрация документов или контроль за их исполнением)
проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии),
а для других — децентрализованно (в структурных подразделениях).
Разделение массивов документов в случае использования традиционных
(ручных) методов работы проводится по критерию адресования — если
документ адресован руководству организации, он регистрируется в
канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом
подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют
внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии —
бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу
и т. д.
Использование новейших компьютерных технологий, наличие
факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров
позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов,
1
Гусаров Ю.В. Управление: динамические процессы и современные приоритеты: монография. –
М.: Инфра-М, 2015. – С. 171.
13
контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в
структурных подразделениях.
В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора
организационной формы — один из самых сложных. Действующие
государственные нормативно-методические документы не регламентируют
форму работы с документами. В каждом конкретном случае выбор
организационной формы работы с документами остается прерогативой самой
службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса
связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В
зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями
самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки
документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с
документами.
Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется
в инструкции по делопроизводству.
В настоящее время существует широкий перечень программных
продуктов по автоматизации документооборота. Отечественные СЭД
впервые появились еще в Советском Союзе, в 80-х годах прошлого века.
Делались они для государственного сектора.
Наиболее актуальными системами в настоящее время можно назвать
следующие: 1С-документооборот, Docvision, Documentum, IBM Lotus Notes,
БОСС Референт, Microsoft SharePoint, Tessa, Directum, Open Text, ТЕЗИС.
1
Рассмотрим каждую из них поподробнее.
1. 1С-документооборот – система электронного документооборота,
созданная фирмой «1С» на технологической платформе «1С: Предприятие».
Рассматриваемая система обеспечивает автоматизацию всего цикла
обработки официальных и внутренних документов коммерческих
предприятий и бюджетных учреждений с поддержкой как электронного, так
1
Электронный документооборот в РМ. Тарифы // [Электронный ресурс] URL: http: //
www.delmor.net
14
и бумажного документооборота. 1С-Документооборот представляет собой
прикладное программное решение, созданное для комплексного решения
задачи по автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников,
контроля исполнительской дисциплины, ведения аналитических отчетов.
Данный продукт позволяет работать с документами любых типов.
Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой,
набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов», требованиям
ГСДОУ (Государственная Система Документационного Обеспечения
Управления) и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной
практике.
Платформа, на которой разработана данная СЭД, обеспечивает
высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность
и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме
тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и
по низкоскоростным каналам связи.
Плюсами данной системы является возможность использования в
различных отраслях и применение на предприятиях любого профиля,
поддержка работы от небольшой организации до крупного холдинга, также
программа может быть использована как в коммерческих организациях, так и
в бюджетных.
1
2. Docvision – система автоматизации документооборота и бизнес-
процессов предприятия, разработанная российской компанией и внедряемая
с 2005 года. Кроме работы с общей управленческой деятельностью,
Docsvision позволяет решать различные функциональные задачи
подразделений и операционные процессы в деятельности предприятий.
1
Электронный документооборот в РМ. Тарифы // [Электронный ресурс] URL: http: //
www.delmor.net
15
Основными принципами разработчиками системы Docsvision стали:
открытость, гибкость, модульность и производительность.
Предметно-ориентированная платформа Docsvision имеет открытые
интерфейсы прикладного программирования, при помощи которых можно
заниматься разработкой приложений, а также готовых типовых решений с
возможностями параметрической настройки. Она основана на ядре, которое
реализует функции базы данных, сервера приложений и API интерфейс для
разработчиков низкоуровневых модулей. Технологически ядро использует
операционную систему Microsoft Windows Server и Microsoft SQL Server.
Платформа Docsvision входит в спецификацию любого решения и содержит
практически все необходимое для эксплуатации системы у заказчика.
1
3. EMC Documentum – это полнофункциональная платформа,
предназначенная для управления корпоративной информацией предприятия.
Documentum является мировым лидером на рынке ECM систем и позволяет
не только управлять документооборотом предприятия, но и решать вопросы
по автоматизации различных бизнес-процессов, тем самым создавая процесс-
ориентированную связь различных информационных систем между собой.
Решениями на базе Documentum в мире пользуются около 1500
компаний. Платформа позволяет работать с различными типами документов
и файлов: текстовые документы, инженерные чертежи, документы XML,
образы отсканированных бумажных документов, аудио и видеофайлы, и
многие другие типы, и форматы. Documentum представляет собой платформу
управления содержанием, основанную на полностью единой архитектуре.
Кроме того, что платформа является цельной, в то же время остается гибкой
для соответствия потребностям бизнеса клиентов в отношении управления
информацией.
4. IBM Lotus Notes - система документооборота, которая используется
по всему миру. В России данная система наиболее часто встречается в
1
Электронный документооборот в РМ. Тарифы // [Электронный ресурс] URL: http: //
www.delmor.net
16
банках, в крупных коммерческих структурах, а также в государственных
учреждениях. Программный продукт включает в себя сервер приложений и
почтовый сервер, что не требует интеграции системы документооборота
Lotus Notes со сторонними почтовыми службами. Так же в Lotus Notes уже
есть разработанная система разграничения прав доступа – остается ее просто
использовать. Это значительно сокращает время и стоимость автоматизации
документооборота Lotus Notes.
1
Для пользователей есть возможность работать с приложениями
удаленно, без подключения к серверу. При этом на пользовательском ПК не
требуется устанавливать дополнительное ПО – достаточно установить и
настроить клиент Lotus Notes. После работы в режиме офф-лайн
пользователь запускает репликацию и данные автоматически
синхронизируются между клиентом и сервером. При доработке приложений
Lotus Notes не требуется обновлять клиентские места. Изменения можно
вносить в рабочих базах «на лету», не прерывая работу пользователей.
В системе реализован механизм контроля исполнительской
дисциплины, а также есть отдельные списки документов и резолюций,
которые требуют исполнения. Существует возможность отдельно
отслеживать документы с пометкой «На контроле». Ко всем документам
применяются правила для разграничения прав доступа таким образом, чтобы
документы видели только те пользователи, которые имеют к ним отношение.
Кроме того, реализованы ограничения на создание, редактирование и
удаление документов.
5. БОСС Референт – разработанная компанией «АйТи» система
документооборота, ориентированная на поддержку управления организацией
и эффективной работы сотрудников. Основным назначением системы БОСС
Референт является создание корпоративной системы, которая охватывает
деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживает
1
Электронный документооборот в РМ. Тарифы // [Электронный ресурс] URL: http: //
www.delmor.net
17
управленческие бизнес-процессы, а также делопроизводство,
организационное управление и согласование документов. Будучи
полноценной системой документооборота, она уже обладает всей
необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с
самого начала присутствуют понятия, роли и функции, присущие
организациям со сложной иерархической структурой.
1
Так же в системе реализованы функции контроля договоров, учета
материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания,
электронной конференции и доски объявлений. «БОСС-Референт» является
наиболее открытой во всех смыслах системой – она поставляется вместе с
полными исходными текстами, причем дополнительно к ней прилагается
инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного
программного интерфейса. Microsoft SharePoint – это тиражируемое решение
по автоматизации документооборота, которое дает возможность значительно
сократить бумажный документооборот, сделать его прозрачным и
контролируемым, снизить риск потери документов.
С помощью стандартных средств Microsoft SharePoint реализуется
возможность выполнения поставленных клиентом задач, не прибегая к
доработке и программированию. Это значительно снижает затраты клиента, а
также существенно сокращает сроки реализации проекта.
Система имеет возможность настраиваться под существующие в
компании особенности документооборота. Она включает весь необходимый
функционал для создания, согласования, оповещения, отслеживания путей и
сроков исполнения документов. С ее помощью удобно хранить и
обрабатывать данные, получать любую аналитическую информацию. Также
немаловажным преимуществом СЭД на платформе Microsoft SharePoint
является возможность организации совместной работы сотрудников одного
или нескольких подразделений компании.
1
Электронный документооборот в РМ. Тарифы // [Электронный ресурс] URL: http: //
www.delmor.net
18
6. Tessa – универсальная и гибкая платформа с современным
интерфейсом для создания высокопроизводительных решений по
автоматизации документооборота и бизнес-процессов компаний в различных
сферах бизнеса. Основными преимуществами Tessa являются: высокая
скорость работы, современный интерактивный пользовательский интерфейс,
широкие возможности настройки и разработки расширений, мощная
подсистема ролевого доступа к объектам и функциям, широкие возможности
в части предоставления данных, возможность организации сложных бизнес-
процессов с наглядной визуализацией хода выполнения процесса, широкие
возможности интеграции с другими информационными системами, наличие
типовых решений, невысокая стоимость владения системой и быстрая
окупаемость внедрения.
1
Платформа Tessa разработана компанией Syntellect на основе
практического опыта реализации более 150 проектов внедрения СЭД в
организациях различного масштаба и различной сферы деятельности.
Решение на базе Tessa – красивое, быстрое, современное и интерактивное.
Безупречная внутренняя архитектура, гибкие возможности настройки и
современные технологии WPF обеспечивают плавную и безупречную работу
рабочего места пользователя и минимальное время отклика приложения даже
в условиях ограничений каналов передачи данных.
7. Directum – система электронного документооборота и управления
взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех
сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.
Рассматриваемая система покрывает полный спектр бизнес-задач и
автоматизирует сквозные бизнес-процессы крупных распределенных
предприятий по полному циклу внутреннего и внешнего документооборота с
вовлечением всех сотрудников от топ-менеджера до конечного исполнителя.
Каждое решение программы DIRECTUM кроме программного обеспечения
1
Электронный документооборот в РМ. Тарифы // [Электронный ресурс] URL: http: //
www.delmor.net
19
включает бизнес-консалтинг, внедрение и просчет эффекта. Система
DIRECTUM построена на базе многоуровневой архитектуры, основными
функциональными элементами которой являются СУБД, файловые
хранилища, клиентские приложения, интеграционные и сервисные
компоненты. Все вместе они позволяют работать с неограниченными
объемами данных и пользователей в распределенных структурах.
1
8. ECM - система с возможностями для управления
документооборотом, бизнес-процессами, web-контентом. Предоставляет
базовый функционал через веб-сервер, а также расширения для Sharepoint.
Есть также веб-интерфейс для мобильных браузеров. Для среднего бизнеса и
отдельных подразделений крупных компаний с подключением 50-200
пользователей разработано облачное решение DirectumRX.
9. Open Text – система электронного документооборота, созданная
мировыми разработчиками систем управления корпоративной информацией.
Она помогает организациям всех отраслей промышленности управлять
информационными ресурсами предприятия, обеспечивая их безопасность и
защиту. Решения от OpenText позволяют управлять движением любых видов
информации: платформа предусматривает работу с документами, веб-
контентом, цифровыми данными, электронными письмами, статистическими
отчетами и т.д. Также платформа предоставляет возможности для совместной
работы в команде благодаря таким инструментам как проектные области,
форумы, блоги, сервисы немедленных сообщений, т.д.
10. OpenText является корпоративной веб-ориентированной ECM
система для управления контентом и совместной работы на основе
пользовательского персонализированного Web 2.0 интерфейса и безопасных
Enterprise 2.0 инструментов. Так же значимым плюсом является доступ с
мобильных устройств. Компания OpenTextTM является мировым
разработчиком систем управления корпоративной информацией и помогает
1
Электронный документооборот в РМ. Тарифы // [Электронный ресурс] URL: http: //
www.delmor.net
20
организациям всех отраслей промышленности управлять информационными
ресурсами предприятия, обеспечивая их безопасность и защиту.
11. ТЕЗИС - это современная, надежная и удобная система
электронного документооборота, которая представляет собой комплексное
программное решение, подходящее для автоматизации документооборота,
делопроизводства и управления рабочими процессами в средних и крупных
коммерческих компаниях, на промышленных предприятиях, в
государственных и научно-образовательных учреждениях.
Система электронного документооборота ТЕЗИС позволяет решать
различные задачи по автоматизации управления бизнесом, в том числе
работу с документами и договорами, автоматизацию канцелярии и контроль
исполнительской дисциплины. ТЕЗИС учитывает классические особенности
бумажного документооборота и, в то же время, позволяет реализовывать в
электронном виде уникальные бизнес-процессы каждой организации.
1
Система является надежной и гибкой платформой для автоматизации
уникальных бизнес-процессов, включает в себя корпоративный портал и
мобильное приложение. Представлена в трех различных редакциях: базовая,
стандартная и расширенная, что позволяет заказчику оптимально подобрать
вариант решения бизнес задач. Также система подходит для предприятий и
организаций государственного сектора и коммерческих организаций,
которые собирают обратную связь о качестве предоставляемых товаров и
услуг, разработан модуль «Учет обращений граждан».
1.3. Нормативно-правовое регулирование электронного
документооборота
Правовое регулирование вопросов работы с электронными
документами предполагает закрепление в нормативных правовых актах,
прежде всего, понятия «электронный документ» и возможности
1
Электронный документооборот в РМ. Тарифы // [Электронный ресурс] URL: http: //
www.delmor.net
21
использования электронных документов наравне с традиционными
документами в различных сферах деятельности, особенно в сфере
государственного управления. Применение электронных документов требует
законодательного обеспечения их юридической силы, то есть установления
порядка их удостоверения (состава и способов оформления реквизитов), а
также защиты от искажений в процессе электронного обмена. В связи с этим
в современном законодательстве предпринимаются попытки создания
определенных условий для использования в этих целях технологии
электронной подписи.
Техническое регулирование (стандартизация) в области электронного
документооборота направлено на разработку, принятие, применение и
исполнение требований к электронным документам и различным
технологическим процессам, связанным с применением электронных
документов, например, процессам формирования и проверки электронной
подписи, процедурам хранения, транспортировки и эксплуатации носителей,
используемых при обработке данных и хранении информации в электронном
виде.
1
Рассмотрим нормативное обеспечение работы с электронными
документами в Российской Федерации.
В соответствии с действующим законодательством электронные
документы являются объектами правовых отношений в различных областях
общественной и частной жизни. Отношения, возникающие в
информационной сфере при осуществлении права на поиск, получение,
передачу, производство и распространение информации; при применении
информационных технологий и обеспечении защиты информации,
комплексно регулирует Федеральный закон «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации», который пришел на
смену двум существовавшим еще с середины 90-х годов прошлого века
1
Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления):
учебник. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015. – С. 88.