64
Особенно важным при внедрении офиса проектного управления является
поддержка и осознание его необходимости со стороны высшего руководства.
Также все сотрудники организации, а в особенности топ-менеджмент и
участники проектной команды должны понимать полезность данных
структурных перемен.
Алгоритм необходимых действий на этапах процесса подготовки и
внедрения методических инструментов состоит из:
- создания шаблонных документов (концепция проекта, устав
проекта, статус проекта и т.п.);
- адаптации стандартов управления проектами для данного
внедрения ОУП;
- подготовка изменений, вносимых в организационные положения
(служит обеспечением прозрачности взаимодействия компании и ее
структурных подразделений с офисом проектного управления);
- практическое использование системы управления проектами.
Организация офиса управления проектами позволит формализовать всю
проектную деятельность путем методического обеспечения. Его задачами
являются:
- оценка и приоритезация проектов;
- систематизация инициации проектов;
- систематизация планирования проектов;
- систематизация отчетности по проектам;
- обеспечение шаблонами документов (концепция, устав, отчет о
статусе проекта и т.п.);
- обеспечение шаблонами и процедурами для разных типов проектов.
Также создание данного структурного подразделение обязует команду
проекта использовать различные инструменты и системы управления
проектами, что положительно отразится на качестве, времени реализации
проектов, а также на их результате.
К системам управления проектами относятся:
65
- система календарного планирования;
- система актуализации фактических данных по ходу реализации
проекта;
- система по работе с проектной документацией;
- система для управления записями по процессам;
- база знаний (типовые проекты, характеристика инструментов
управления проектами, шаблоны документов).
Таким образом, организация офиса проектного управления позволит ООО
«ГПМ КИТ» добиться ряда весомых преимуществ:
Исходя из отчетов по исследованиям РМІ, внедрение проектного офиса и
системы управления проектами в компанию позволит:
- сократить бюджеты на реализацию проектов на 20-25%;
- сократить сроки реализации проектов на 25-30%;
- снизить трудозатраты функциональных руководителей на
управление проектами на 25-75%;
- сократить время составления отчетов по проектам на 50-85%;
- сократить время планирования проектов на 25-75%;
- повысить эффективность управления рисками на 20-25%.
Рассмотрим эффект от внедрения изменений на примере проекта
«Документальный фильм о создании Университета «Синергия» и его этапах
развития».
В расходы проекта включались: закуп и брендирование сувенирной
продукции от телеканала, закупка реквизитов для локации, оснащение места
проведения необходимой мебелью и контейнерами, сцена, работа подрядчиков
по монтажу и демонтажу локаций, а также заработная плата участников
команды проекта и сотрудников компании, привлекаемых на отдельные
работы. Всего расходы по проекту «Документальный фильм о создании
Университета «Синергия» и его этапах развития» составили 1263000 рублей.
Далее расчет экономии проведен в таблице 9.
66
Таблица 9
Расчет экономии от внедрения рекомендаций
Показатель
Сумма
Расходы по проекту «Документальный фильм о создании
Университета «Синергия» и его этапах развития», руб.
1263000
Экономия бюджета после внедрения офиса управления
проектами, %
25
Расходы по проекту «Документальный фильм о создании
Университета «Синергия» и его этапах развития» с действующим
офисом управления проектами, руб.
947250
Экономия бюджета после внедрения офиса управления
проектами, руб.
315750
Дополнительные расходы компании на организацию офиса
управления проектами, руб.
251000
Экономия денежных средств компании при работе офиса
управления проектами на примере проекта «Документальный
фильм о создании Университета «Синергия» и его этапах
развития», руб.
64750
Таким образом, организация офиса проектного управления позволит ООО
«ГПМ КИТ» добиться ряда весомых преимуществ:
1. Деятельность по реализации проектов привлечёт то внимание и
ресурсы, которых ей не хватало.
2. Снизятся бюджеты на реализацию проектов.
2. Возврат рабочей нагрузки участников команды проекта в
оптимальные пределы положительно отразится на их психологическом и
физическом состоянии, что увеличит их работоспособность и поможет
реализовывать проекты эффективнее.
3. Ведение документации позволит оценить актуальную общую
картину проектной деятельности в компании.
4. Применение командой проекта приобретенных методологических
знаний в позволит снизить временные задержки проектов, а также различные
превышения бюджетов.
В результате, благодаря реализации вышеизложенных предложений,
можно решить проблемы организации, связанные с формализацией и
эффективностью проектной деятельности, а также с рабочей нагрузкой
участников проекта.
67
Выделение проектного офиса в структуре организации будет логичным
шагом её развития и позволит повысить эффективность реализации проектов, а
также даст возможность для дальнейшего расширения проектной деятельности
в рамках организации.
Выводы по главе 3
В рамках данной главы, был разработан проект «Документальный фильм
о создании Университета «Синергия», его становлении и развитии. Ключевая
цель проекта в том, чтобы будущие студенты смогли оценить с чем им
придется столкнуться в процессе обучения в данном вузе.
В команду создаваемого проекта входят сотрудники организации,
которые не отрываются от основной деятельности и на стадии реализации
проектов испытывают колоссальную нагрузку, даже не имея выходных дней.
Документирование проектов и проектной деятельности ограничивается
выпуском приказов от генерального директора о формировании «рабочей
группы» с определением обязанностей, выполняемых тем или иным
участником.
В связи с этим, компании ООО «ГПМ КИТ» для съемок фильма
предлагается организовать офис проектного управления с переводом в него
стабильно и активно участвующих в проектах сотрудников, и менеджера
проектов.
После формирования проектного офиса организационная структура ООО
«ГПМ КИТ» из сбалансированной матричной усовершенствуется до сильной
матричной.
При организации проектного офиса компания ООО «ГПМ КИТ» понесет
некоторые затраты. Появится необходимость в назначении работников на
освободившиеся должности, а также в организации рабочих мест для нового
подразделения в рамках существующего здания компании.
68
В результате, благодаря реализации предложений, можно решить
проблемы организации, связанные с формализацией и эффективностью
проектной деятельности, а также с рабочей нагрузкой участников проекта.
Выделение проектного офиса в структуре организации будет логичным
шагом её развития и позволит повысить эффективность реализации проектов, а
также даст возможность для дальнейшего расширения проектной деятельности
в рамках организации.
Экономия денежных средств компании при работе офиса управления
проектами на примере проекта «Документальный фильм о создании
Университета «Синергия» и его этапах развития» составила 64750 руб., что
подтверждает эффективность предложенных мероприятий.
69
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Формирование*и*управлен ие*командой*проекта*являются*одн ими*из*
важных* процессов* в* проектной* деятельности,* так* как* от* отдачи*
участников,* их* квалификационных* и* личностных* компетенций,*
комфортабельности* условий* работы* зависит* результат* самого* проекта.*
Поэтому*к*данным*процессам*нужно*относиться*внимател ьно* и*серьезно,*
сопровождать* необходимой* документацией,* а * также* постоянно*
анализировать*и*совершенствовать.
Под командой проекта следует понимать временную организационную
структуру, объединяющую отдельных специалистов, группы и/или
организации, которые привлечены к выполнению работ проекта и
ответственные перед руководителем проекта за их выполнение.
Команда проекта создается целевым образом на период осуществления
проекта. Она может включать как внутренних, так и внешних исполнителей и
консультантов. Существуют разные подходы к формированию команды
проекта (например, матричные структуры), отличающиеся по формам
привлечения исполнителей и реализации власти менеджера проекта.
Участники команды проекта должны подбираться в соответствии с
квалификационными потребностями проекта. После формирования команды
проекта в руках проектного менеджера для успешного дальнейшего управления
должны быть такие документы, как обновленный план управления проектом,
ресурсный календарь, а также должностные инструкции, роли, сферы
ответственности участников команды проекта и т.п.
Управление командой проекта также должно реализовываться на основе
обновленной документации. Менеджеру проекта необходимо использовать
перечисленные ранее инструменты для того, чтобы отслеживать, мотивировать
и стабильно совершенствовать работу команды проекта.
Общество с ограниченной ответственностью «ГПМ КИТ» (Кино и
Телевидение. Производство, кинопрокат, дистрибуция) входит в состав
70
холдинга «Газпром-медиа», ведущего медиа-холдинга в России и Восточной
Европе.
Основными направлениями деятельности ГПМ КИТ являются
производство полнометражных, телевизионных, документальных и
анимационных фильмов. ГПМ КИТ является одним из лидеров кинопроката и
дистрибуции библиотеки контента в России и на международных рынках.
Текучесть кадров в организации низкая. Основными причинами
увольнений является:
- несоответствие компетенций выполняемым обязанностям (как
правило, увольнение по такой причине происходит после испытательного
срока);
- переезд сотрудника в Москву;
- открытие сотрудником собственного бизнеса;
- сокращение.
Организация уделяет большое внимание своему персоналу. Каждый
руководитель открыт для передачи своего опыта более молодому сотруднику.
Общение в коллективе является неформальным.
В целом, проектная деятельность в организации не формализуется. В
соответствии с моделью зрелости Г. Керцнера, зрелость управления проектами
в компании находится на начальном уровне (процессы не формализованы,
плохо контролируются и используются, проектный офис отсутствует).
Основной проблемой организации является «непризнание» проектного
управления, как части компании. Даже команда проекта именуется «рабочей
группой», что стандартно подразумевает нечто иное.
Также, был разработан проект «Документальный фильм о создании
Университета «Синергия» и его этапах развития.
Цель проекта: снять фильм, показывающий Университет «Синергия» со
стороны, что бы абитуриенты имели в виду, с чем им предстоит столкнуться, а
также показать важную роль в экономике Университета «Синергия» со времени
его создания.
71
Команда проекта компании, в свою очередь, состоит из одних и тех же
сотрудников организации, которые не отрываются от основной деятельности и
на стадии реализации проектов испытывают колоссальную нагрузку, даже не
имея выходных дней.
Документирование проектов и проектной деятельности ограничивается
выпуском приказов от генерального директора о формировании «рабочей
группы» с определением обязанностей, выполняемых тем или иным
участником.
В свете вышеизложенного, для организации и проведения сьемок фильма,
компании ООО «ГПМ КИТ» в рамках данной работы, было предложено
создать офис проектного управления. В данную структуру целесообразно
перевести персонал, который стабильно и активно участвует в проектах
сотрудников, и менеджера проектов. Для сформированного проектного офиса
будет приемлемой сбалансированная матричная структура.
В процессе создания проекта, компания понесет ряд затрат, которые
связанные с организацией рабочих мест для сотрудников и формированием
нового подразделения.
Создание проектного офиса решает проблему формализации проектной
работы компании, снижает нагрузку на участников проекта. Выделение
проектного офиса в структуре организации будет логичным шагом её развития
и позволит повысить эффективность реализации проектов, а также даст
возможность для дальнейшего расширения проектной деятельности в рамках
организации.
При создании проектного офиса для сьемки проекта «Документальный
фильм о создании Университета «Синергия» и его этапах развития», компания
сэкономит 64,75 тыс. руб. Таким образом, внедрения данного мероприятия,
является эффективным и целесообразным.
72
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Абаев А.Л., Маслевич Т.П., Минаева Н.Л. Исследование
особенностей должностного лидерства в командной работе: портрет
современного руководителя проекта // Вестник РГГУ. Серия «Экономика.
Управление. Право». – 2019. – №1.
2. Аверин А.В., Кобиашвили Н.А. Проектный менеджмент: проблемы
и перспективы развития на отечественных предприятиях // Государственное и
муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. – 2018. – №2.
3. Агеев Ю.Д. Проектные методологии управления: Agile и Scrum:
учеб. пособие / Ю.Д. Агеев, Ю.А. Кавин, И.С. Павловский [и др.]. – Москва:
Аспект Пресс, 2018. – 160 с.
4. Алексеев В.Н. Формирование инвестиционного проекта и оценка
его эффективности: Учебно-практическое пособие / Алексеев В.Н., Шарков
Н.Н. – Москва: Дашков и К, 2017. – 176 с.
5. Артемьев А.В. Как управлять конфликтами в совместной проектной
работе // Проблемы науки. – 2017. – №2 (15).
6. Бегус В.С., Икаева Л.Э. Управление конфликтами в команде
проекта // Символ науки. – 2017. – №1.
7. Белик Т.В. Эффективность команды инновационного проекта //
Проблемы экономики и менеджмента. – 2015. – №4 (44).
8. Борисов К. Командоc: как достигать больших целей вместе /
Константин Борисов. – Москва: Альпина Паблишер, 2018. – 132 с.
9. Вовк Е.В. Проектная команда как ресурс современного бизнеса:
образовательная стратегия // Вестник НовГУ. – 2019. – №3 (115).
10. Грекул В. И. Проектное управление в сфере информационных
технологий / Грекул В.И., Коровкина Н.Л., Куприянов Ю.В., – 2-е изд., (эл.) –
Москва: БИНОМ. ЛЗ, 2015. – 339 с.
73
11. Грошева Н.Б., Купчинская М.А. Облачные технологии в
управлении командой проекта // Бизнес-образование в экономике знаний. –
2019. – №3 (14).
12. Гулюк Н.В. Принципы успешного управления проектами // Бизнес-
образование в экономике знаний. – 2017. – №2 (7).
13. Дейнека А.В. Управление персоналом организации / Дейнека А.В. –
Москва: Дашков и К, 2017. – 288 с.
14. Дорожков Н.Д. Особенности построения и взаимодействия команды
инновационного проекта // Бизнес-образование в экономике знаний. – 2017. –
№2 (7).
15. Ермолаева М.В., Кокуева Ж.М. Психологические подходы к
мотивационным процессам в проектной команде // Известия Иркутского
государственного университета. Серия: Психология. – 2019. – №7.
16. Ильин В.В. Проектный менеджмент: практическое пособие:
Практическое пособие / Ильин В.В., – 3-е изд., (эл.) – Москва: МИСИ-МГСУ,
2018. – 266 с.
17. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: учебник / А.Я.
Кибанов, И.А. Баткаева, Л.В. Ивановская; под ред. А.Я. Кибанова. – 4-е изд.,
перераб. и доп. – Москва: ИНФРА-М, 2017. – 695 с.
18. Кизеев В.М., Подрезова П.А., Пырьева Т.А. Управление проектами
как инструмент достижения стратегических целей // Инновационная наука. –
2016. – №6-1.
19. Кокуш А.В., Короткевич Э.Р. Соотношение управления и
лидерского руководства проектом // Вестник Московского университета имени
С.Ю. Витте. Серия 1: Экономика и управление. – 2019. – №1 (28).
20. Комаров А.В., Слепцова М.А., Чечеткин Е.В., Шуртаков К.В.,
Третьякова М.В. Оценка команды исполнителей научно-технологических
проектов // Экономика науки. – 2017. – №4.
21. Коновалова О.В., Федотова М.А. Проектная команда как
конкурентное преимущество интеллектуальных и творческих организаций в