54
На сегодняшний день существует несколько проблем:
- Недостаточно наглядных материалов, которые могут показать и
объяснить абитуриентам и студентам, в чем особенности Университета
«Синергия», почему в него нужно поступать и как в нем учиться.
- Представления об Университете «Синергия» у абитуриентов весьма
смутные, многие абитуриенты не представляют куда поступают, а уже
обучающиеся студенты не могут рассказать о своем вузе, его историю и
перечислить основные вехи развития Университета «Синергия».
- Многие абитуриенты не любят читать информацию об учебных
заведениях, в которые поступают, поскольку она достаточно официальная и не
передает важную информацию каким-то интересным способом.
Описание решения:
Фильм станет решением нескольких проблем:
- У Университета «Синергия» будет свой ролик для абитуриентов и
студентов, который можно будет показывать на выставках. Например, на
выставке «Образование и Карьера» в июле 2020 года, и тогда абитуриенты
смогут получить информацию об Университет «Синергия» «из первых уст».
Также можно показывать фильм во время «Дня открытых дверей», летнего
лектория «Университет, открытый городу», куда люди приходят послушать
лекции.
- Документальный фильм смогут посмотреть гораздо больше
человек, чем прочитать историю университета на сайте.
- Так же это будет необычный документальный фильм, поскольку он
будет снят как взгляд студента на обучение в Университет «Синергия», в связи
с этим его можно будет транслировать, с целью привлечения иностранных
студентов.
- Этот фильм воплотит в себя как официальные традиции
Университета «Синергия», так и внеучебные – студенческую жизнь. С
помощью этого фильма можно будет проследить развитие кампуса
Университета «Синергия».
55
Возможные риски при реализации проекта
Один из возможных рисков это согласование с местами съемок и съемок
руководства Университета «Синергия». Но, этого фактора можно избежать,
поставив четкие сроки по съемкам и заранее согласовав информацию с
руководством.
Кроме этого, есть риск, связанный с техническим оборудованием,
поэтому, мы заранее постараемся избежать этого риска и будем использовать
несколько видов техники.
Также, возможен внутренний конфликт внутри команды, из-за разного
взгляда на одну и ту же проблему, но мы выйдем из него благодаря опыту
работы командой.
Также, как самый маловероятный, но все же возможный риск – выход
участника проекта из него по неопределимым (личным) причинам. В таком
случае проект может затянуться максимум на 2 недели, но, проект будет
закончен, несмотря на трудности.
Описание проекта
Первостепенная задача проекта – показать Университет «Синергия» не
сухими буквами и словами, а динамичной картинкой, которая покажет
реальную ситуацию, что произошло за годы существования Университета
«Синергия».
Проект отвечает большинству требований, а именно:
- развитие у студентов навыков командной работы, лидерских
качеств и других универсальных навыков;
- приобретение студентами практического опыта и опыта управления
проектами;
- формирование у студентов социальной ответственности и
вовлечение их в решение социально-значимых, экологических,
технологических и других актуальных проблем; Реализация этого проекта
позволит студентам получить навыки работать работы в команде, кроме того
56
развить лидерские качества, поскольку очень важно организовать съемки
эффективным образом, практический опыт управления проектами.
Документальный фильм длительностью 45-50 минут. В фильм будут
включены интервью с руководством, а также привлечены студенты и
выпускники Университета «Синергия». Планируется, что с выходом этого
документального фильма, Университет «Синергия» сможет привлечь более
успешных абитуриентов, цели которых будут совпадать с целями и планами
развития университета.
Целевая аудитория это около 25 тысяч человек, не считая участников и
лиц, которые будут в нем задействованы. Цифра эта складывается из студентов,
преподавателей, и школьников, которые несколько раз в год посещают
открытые мероприятия Университета «Синергия». Также, по договору
сотрудничества документальный фильм можно отправить в другие страны, где
имеются представители Университета «Синергия».
Значимость ожидаемых результатов студенческой инициативы
Мы собираемся взять интервью у активистов, что они думают об
Университете «Синергия». Кроме этого это кино поможет разнообразить саму
жизнь студенческого клуба. Для самого Университета «Синергия» это будет
хорошей рекламой. Кроме того, важным эффектом станут воспоминания
преподавателей и выпускников.
Положительное изменение можно выделить в некоторых моментах:
- это реклама Университета «Синергия».
- этот фильм войдет в архив, и будет потом как ретроспективный
взгляд на Университет «Синергия».
- это возможность получения информации в готовом виде об
истории, достижениях, и возможностях Университета «Синергия». Не нужно
будет искать необходимую информацию на сайтах.
- также, с помощью фильма возможно можно будет привлечь
иностранные компании как места прохождения практики, показав возможности
роста студентов как социально-ответственных людей.
57
Как возможное устойчивое развитие можно предположить, что со
временем найдутся другие студенты, которые захотят продолжить это дело.
Также, по режиссёрской задумке, мы оставляем задел для масштабирования
проекта.
План продвижения проекта:
Будут задействовано несколько каналов связи. Во-первых, к работе будут
привлечены члены Студенческого Актива Университета «Синергия», в их
число входят и руководители студенческих СМИ. Поэтому, кроме личного
канала, будут использованы и социальные сети (ВКонтакте, сайт synergy.ru,
Facebook, и другие). В них будет проводиться оповещение студентов о местах
съемки, а также посмотреть сам фильм.
Кроме этого мы создадим свою группу в социальной сети ВКонтакте, для
продвижения фильма и оповещения участников об этапах создания фильма.
Также, фильм может быть выслан в партнерские школы Университет
«Синергия» как в России так и в страны СНГ, чтобы выпускники школ лицеев и
колледжей рассматривали как альтернативу Университета «Синергия» как
место дальнейшей учебы.
Календарный план реализации проекта представлен в таблице 7.
Таблица 7
Календарный план реализации проекта
Сроки начала и окончания
(число, месяц)
Наименование этапов, мероприятий
1 мая – 12 мая
(А) Подготовка к съемкам. Сбор необходимого
оборудования. Изучение архива Университета
«Синергия»
13 мая - 20 мая
(Б) Начало съемок фильма. Интервью с
руководством пермского кампуса.
21 мая - 1 июня
(В) Продолжение съемок. Интервьюирование
студенческого актива и выпускников.
2 июня - 6 июня
(Г) Монтаж фильма, раскадровка, сведение
звуковых дорожек.
7 июня - 13 июня
(Д) Премьера фильма в киносалоне «Премьер»
Проектная диаграмма Ганта представлена на рисунке 10.
58
Рисунок 10 – Проектная диаграмма Ганта
На рисунке 11 стрелками показаны работы, над стрелками показаны
наименование работы и (в скобках) ее продолжительность. Пунктирными
стрелками обозначены фиктивные работы, продолжительность которых равна
0, но они показывают логическую связь между работами.
Из рисунка 6 видно, что мы имеем четыре полных пути:
1) 1 — 2 — 5 = 17 дней;
2) 1 — 3 — 2 — 5= 13 дней;
3) 1 — 3 — 4 — 5 = 15 дней;
4) 1 —4 — 5 = 19 дней (критический путь).
Экономически целесообразное сокращение длительности работ
исходного критического пути произойдет, если мы будем поочередно
сокращать работы, начиная с самой дешевой.
Начнем с сокращения работы В на два дня. Тогда увеличение стоимости
работ критического пути составит 9 *2 = 18 (тыс. руб.). На большую величину
сократить исходный критический путь нельзя.
12
8
12
5
7
04.04.2020
11.04.2020
18.04.2020
25.04.2020
02.05.2020
09.05.2020
16.05.2020
23.05.2020
30.05.2020
06.06.2020
13.06.2020
20.06.2020
Подготовка к съемкам. Сбор необходимого
оборудования. Изучение архива Университета
«Синергия»
Начало съемок фильма. Интервью с руководством
пермского кампуса.
Продолжение съемок. Интервьюирование
студенческого актива и выпускников.
Монтаж фильма, раскадровка, сведение звуковых
дорожек.
Премьера фильма в киносалоне «Премьер»
59
Рисунок 11 –Сетевой график проекта
Минимальное увеличение стоимости работ при доведении критического
пути сетевого графика до 13 дней произойдет, если:
- сократить длительность работы А на четыре дня. При этом
стоимость увеличится на 11 * 4 = 44 (тыс. руб.);
- сократить длительность работы В на четыре дня. При этом
стоимость увеличится на 9 * 4 = 36 (тыс. руб.);
- сократить длительность работы Д на два дня. При этом стоимость
увеличится на 15 * 2 = 30 (тыс. руб.).
Общее увеличение стоимости работ составит 44 + 36 + 30 = 100 (тыс.
руб.). Это и есть минимальное увеличение стоимости при доведении
критического пути до 13 дней.
3.2 Особенности формирования команды проекта для съемок фильма в
ООО «ГПМ КИТ»
Исходя из анализа сильных и слабых сторон формирования и управления
командой проекта в ООО «ГПМ КИТ», актуальными проблемами являются:
- отсутствие формализации проектной деятельности в целом и
формирования и управления командой проекта в частности;
- значительное увеличение нагрузки на участников проекта.
60
Также в рамках изучения кадровой политики организации было
определено, что в компании действует сбалансированная матричная структура.
Проекты в организации реализуются и на них назначаются менеджеры
проектов, однако они не обладают всеми необходимыми полномочиями.
В последние 2 года проектная деятельность в организации является
стабильной (временных промежутков между проектами нет: при завершении
одного проекта, начинается планирование и организация другого) и её
эффективность занимает значительную долю в финансовых результатах
компании.
По мнению Джеймса Градишера, РМР, руководителя проектного офиса
Министерства обороны Великобритании, любая компания, реализующая
больше 2-3 проектов в год, должна озадачиться созданием проектного офиса.
Команда проекта компании, в свою очередь, состоит из одних и тех же
сотрудников организации, которые не отрываются от основной деятельности и
на стадии реализации проектов испытывают колоссальную нагрузку, даже не
имея выходных дней.
Документирование проектов и проектной деятельности ограничивается
выпуском приказов от генерального директора о формировании «рабочей
группы» с определением обязанностей, выполняемых тем или иным
участником.
В связи с этим, компании ООО «ГПМ КИТ» для съемок фильма
предлагается организовать офис проектного управления с переводом в него
стабильно и активно участвующих в проектах сотрудников, и менеджера
проектов.
После формирования проектного офиса организационная структура ООО
«ГПМ КИТ» из сбалансированной матричной усовершенствуется до сильной
матричной (рисунок 12).
61
Рисунок 12 - Усовершенствованная организационная структура
компании
В проектный офис предполагается перевести отдел интернет-проектов, а
также сформировать отдел очных проектов. Состав отдела интернет-проектов
останется прежний.
В отдел очных проектов войдут:
- менеджер проектов;
- менеджер по продажам;
- специалист по маркетингу и промо;
- 2 корреспондента (стабильно выполняющих обязанности по
организации, координации и ведению концертной программы реализуемых
мерориятий).
Менеджер проектов, который станет возглавлять отдел очных проектов,
будет определяться по наличию необходимых личных и технических
компетенций. Остальные постоянные участники команды проектов будут
участвовать на неполной занятости в связи с тем, что суммарная нагрузка по
операционной и проектной деятельности находится в пределах нормы.
62
3.3 Оценка экономической эффективности проекта
При организации проектного офиса компания ООО «ГПМ КИТ» понесет
некоторые затраты. Появится необходимость в назначении работников на
освободившиеся должности, а также в организации рабочих мест для нового
подразделения в рамках существующего здания компании.
Перечень затрат представлен в таблице 8.
Таблица 8
Затраты на организацию проектного офиса
Статья затрат
Количеств
о, чел./шт.
Стоимость,
руб.
Сумма, руб.
1. Повышение заработной платы
новому руководителю отдела
развития (без отчислений и НДФЛ)
1
15000
15000
2. Заработная плата нового
менеджера по продажам (без
отчислений и НДФЛ)
1
30000
30000
3. Заработная плата новых
корреспондентов (без отчислений и
НДФЛ)
2
30000
60000
4. Заработная плата нового
маркетолога (без отчислений и
НДФЛ)
1
30000
30000
5. Оснащение рабочего места
участника команды проекта (стол,
стул, ноутбук, канцелярские
принадлежности)
4
27500
110000
6. Проведение обучения менеджера
проектов базовому курсу «У
правления проектами»
1
6000
6000
Итого:
-
-
251000
Для оценки эффективности усовершенствованной организационной
структуры проведем анализ норм управляемости (численности подчиненных).
Авторы межотраслевых методических рекомендаций по
совершенствованию организационных структур рекомендуют следующие
общие значения норм управляемости:
- для руководителей организаций и их первых заместителей – не
более 10-12 человек (подразделений);
- для функциональных отделов – не более 7-10 человек.
63
В рамках нашей организационной структуры у высшего руководителя и
его заместителя в прямом подчинении находится 11 человек, являющихся
представителями подразделений. Нормы управляемости большинства
функциональных руководителей также являются оптимальными, за
исключением 3 отделов: отдела продаж, службы управляющего делами и
объединенной редакции. Данное отклонение от нормы не отражается на
деятельности организации и эффективности организационной структуры.
Отдел продаж действует под руководством руководителя, пользующегося
высоким авторитетом среди подчиненных, а также обладающего значительным
управленческим опытом.
В службе управляющего делами и в объединенной редакции помимо
руководителей существуют неформальные лидеры по каждой из деятельностей
сотрудников, которые мыслят и действуют однонаправленно с руководством и
являются дополнительным инструментом воздействия на подчиненных.
Поэтому обновленную организационную структуру можно назвать
эффективной, потому что, несмотря на создание нового структурного
подразделения, она сохранит свою гибкость, экономичность, стабильность,
оптимальный уровень нормы управляемости, а также минимально возможное
количество уровней управления.
Рассмотрим подробнее мероприятия по внедрению офиса проектного
управления (ОУП).
Самыми первыми шагами будут:
1. Согласование видения и стратегии развития ОУП с высшим
руководством организации.
2. Анализ и оценка текущей проектной деятельности.
3. Построение отношений с заинтересованными лицами (определение
их потребностей, задач).
4. Определение видения ОУП (решаемые им проблемы и его форма).
5. Формирование поэтапного плана внедрения ОУП (с учетом его
возможностей, готовности сотрудников и доступности ресурсов).