62
отдела кадров увеличится с 60% до 80%, т.е. на 20%. Кроме того, на каждый
документ будет затрачиваться в 3 раза меньше времени, чем при ручной
обработке. Прогнозная норма выработки в час составит 5 документов.
Таблица 3.3 - Работа с документами участников команды проекта до
автоматизации
Вид работ
Доля
рабочего времени
Эффективная работа:
учет, выдача, уничтожение документов,
формирование отчетности
60%
Неэффективная работа, в том числе:
40%
исправление ошибок, допущенных при
основной работе
10%
поиск документов и необходимых данных
30%
Размер расходов на заработную плату сотрудникам в доле
неэффективной работы при исправлении ошибок и поиску документов равен
1800000 рублей х 40% = 720 000 рублей в год.
С помощью специального компьютерного модуля формирование
отчетности производится за 2-3 секунды нажатием одной кнопки. При
использовании технологии баз данных поиск данных в компьютере
производится также в течение нескольких секунд. Средства контроля,
заложенные в программу, уменьшают количество ошибок пользователей.
При этом в течение года должна выполняться на достойном уровне вся
необходимая основная (эффективная) работа. Соотношение эффективной и
неэффективной работы после внедрения компьютерного модуля показана в
таблице 3.4.
Таблица 2.3 - Работа с документами участников команды проекта
после автоматизации
63
Вид работ
Доля
рабочего времени
Эффективная работа
80%
Неэффективная работа, в том числе:
20%
исправление ошибок, допущенных в основной
работе
5%
поиск документов и необходимых данных
5%
предварительные действия по формированию
отчетности
10%
При новой системе работы с документами расходы на заработную
плату сотрудникам при исправлении ошибок и поиск документов составят:
1800000 рублей х 20% = 360 000 рублей в год.
Размер экономии средств на неэффективную работу сотрудников
составит:
720 000 – 360 000 = 360 000 рублей в год.
Таким образом, компьютерная программа перераспределяет доли
работ, значительно увеличивая долю эффективной работы. При этом сильно
снижаются непроизводительные затраты рабочего времени. Зарплата
команды начинает расходоваться по назначению – это плата за
действительно эффективную работу. Прибыль по проекту не увеличивается,
но его деньги уже не расходуются впустую. Повышается мотивация
участников команды за счет избавления от рутины, работа становится более
качественной и интересной.
Таким образом, внедрение автоматизированной системы для
своевременного получения нужной и достоверной информации для
управления трудовыми ресурсами может улучшить документооборот,
снизить расходы по проекту и повысить мотивацию членов команды.
64
Трудоёмкость (Т
1
) определяется делением объёма работы на норму
выработки: Т
1
= 2000 ÷ 5= 400.
1) Абсолютное снижение трудовых затрат (∆Т) составит разность между
трудоемкостью по варианту А и варианту Б:
∆Т= 1333 – 400= 933.
2) Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (Кт)
рассчитывается по формуле: Кт = ∆ Т ÷ Т
0
× 100%
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат при
автоматической обработке документов составит: Кт = 933 ÷ 1333 × 100% =
70%.
3) Индекс снижения трудовых затрат, или повышение производительности
труда (Ут) рассчитывается по формуле: Yт = T
0
÷ T
1
Индекс снижения трудовых затрат составит: Ут = 1333÷400 = 3,3.
Далее произведем расчет стоимостных показателей:
А. Базовый вариант. Работа с документами ведется ручным способом
Затраты на ручную обработку информации включают две статьи.
1.Материальные затраты: расходные материалы и канцтовары. Ежемесячные
затраты составляют 1000 рублей. На год потребуется:
1000 × 12 = 12 000 руб.
2. Трудовые затраты. ФОТ (Фонд оплаты труда) каждого работника – 30000
рублей (часть средней зарплаты в месяц, т.к. члены команды работают на
полную ставку и кроме проекта имеют другие обязанности). В команде над
документацией по проекту работает 5 человек. Годовой ФОТ составляет:
30 000 × 12 × 5 = 1 800 000 руб.
Отчисления по единому социальному налогу составляют 30% от ФОТ:
1 800 000 × 0,3 = 540 000 руб.
Накладные расходы (стоимость потреблённой электроэнергии, отопления,
водоснабжения, канализации, амортизации здания, затраты на заработную
плату и др.) составляют 70% от ФОТ:
1 800 000 × 0,7 = 1 260 000 руб.
65
Всего затраты на ручную обработку информации (С
0
) составляют:
С
0
= 12 000 + 1 800 000 + 540 000 + 1 260 000 = 3 612 000 руб.
Б. Проектный вариант. Автоматическая обработка документов
1.Материальные затраты включают:
картриджи – 4 шт. × 3500 руб. = 14000 руб.
бумага – 20 упаковок × 120 руб. = 2400 руб.
Итого = 16 400 руб.
2. Трудовые затраты. Количество работников – 4 человека. ФОТ каждого
работника – 30000 рублей средняя зарплата в месяц.
Годовой ФОТ составляет:
30 000 × 12 × 4 = 1 440 000 руб.
Отчисления по единому социальному налогу составляют 30% от ФОТ:
1 440 000 × 0,3 = 432 000 руб.
Накладные расходы составляют 70% от ФОТ:
1 440 000 × 0,7 = 1 008 000 руб.
Всего затраты на автоматизированную обработку информации составляют:
С
1
= 16 400 + 1 440 000 + 432 000 + 1 008 000 = 2 896 400 руб.
Расчет капитальных вложений в создание дополнительного модуля
автоматизации документооборота «1С: Конфигурация проекта» на базе
платформы «1С: Бухгалтерия» показал, что затраты на создание
программного модуля составляют:
К = 132 768 руб.
Абсолютное снижение стоимостных затрат (∆С) рассчитывается по формуле:
∆С = С
0
– С
1
Абсолютное снижение стоимостных затрат составит:
∆ С = 3 612 000 – 2 896 400 = 715 600 руб.
Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (Кс)
рассчитывается по формуле:
Кс = ∆ С ÷ Со × 100%
Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат составит:
66
Кс = 715 600 ÷ 3 612 000 × 100 = 19,8.
Индекс снижения стоимостных затрат (Ус) рассчитывается по формуле:
Ус = С
0
÷ С
1
Индекс снижения стоимостных затрат составит:
Ус = 3 612 000 ÷ 2 896 400 = 1,25.
Экономическая эффективность мероприятия – отношение
экономического эффекта, полученного за определенный период времени от
внедрения мероприятий, к объему вложенного капитала, обеспечившего
внедрение мероприятий и получение экономического эффекта.
Экономический эффект представляет собой чистый доход (прибыль),
т.е. цена минус себестоимость.
Экономическая эффективность (Е) рассчитывается по формуле:
Е = ∆С ÷К
Экономическая эффективность мероприятия составит:
Е = 715 600 ÷ 132 768 = 5,4
На один рубль вложенных затрат приходится 5,4 рубля прибыли.
Срок окупаемости (T) – это обратная величина к эффективности, он
рассчитывается по формуле:
Т = 1 ÷ Е.
Срок окупаемости (T) мероприятий составит:
Т = 1 ÷ 5,4 = 0,2 года.
Окупаемость составляет 0,2 года, или 1,2 месяца с учетом вложенных
инвестиций.
В таблице 3.5 представлен сводный расчет показателей
экономической эффективности мероприятий по оптимизации работы
команды проекта «Море радости».
Таблица 2.3 - Показатели экономической эффективности мероприятий
по сокращению штата и автоматизации документооборота в жизненном
цикле проекта «Море радости».
67
Наименование показателей эффективности
Ед. измерения
Результат
Необходимые инвестиции в создание
программного модуля (К)
руб.
132 768
Годовые затраты на ведение документации в
ручном режиме (С
0
)
руб.
3 612 000
Годовые затраты на 100% автоматизированное
введение документооборота (С
1
)
руб.
2 896 400
Годовой экономический эффект (∆С)
руб.
715 600
Экономическая эффективность мероприятий (Е)
5,4
Срок окупаемости мероприятий (T)
лет
0,2
Проанализировав экономические показатели, приведенные в таблице
2.3, можно уверенно говорить об эффективности предложенных
мероприятий, так как при использовании программного модуля снижается
трудоемкость выполняемой работы, происходит высвобождение лишних
сотрудников, снижаются трудовые и стоимостные затраты по обработке
документов, что является выгодным для всего проекта и предприятия в
целом.
3.3. Пути реализации предложенных рекомендаций
Командная реализация проектов имеет такие недостатки, как участие
различных специалистов и сложность коммуникаций между ними,
повышенное использование фонда стимулирования, необходимость обучения
команды и проведения тренингов. На каждой фазе жизненного цикла
команды проекта проявляются эти проблемные места.
В жизненном цикле команды проекта выделяют пять основных
стадий: формирование, сработанность, функционирование, реорганизация,
расформирование (см. Приложение 2). В формировании команды проекта
«Море радости» использован целеполагающий подход (основанный на
целях).
68
Команда проекта – временная структура, работающая под
руководством проект-менеджера для достижения целей проекта. В команду
проекта «Море радости» входят следующие участники:
1) проект-менеджер – руководитель и координатор проекта:
осуществляет координацию работ по проекту, обеспечивает взаимосвязь
между элементами проекта, соблюдение установленных стандартов и
требований к мероприятиям в рамках проекта, контролирует выполнение
работ в соответствии с планами и бюджетом;
2) административная группа проекта - руководитель, секретарь-
референт, специалисты финансово-бухгалтерской группы: отвечает за
финансирование проекта в целом, осуществляет контроль над выполнением
финансовых условий договоров (контрактов), тесно взаимодействует с
подрядчиками (субподрядчиками) по финансовым вопросам работы
формирует плановую и отчетную документацию, участвует в разработке мер
по стимулированию команды;
3) отдел развития - отвечает за поиск и привлечение новых клиентов,
участие в тендерах, также эта группа менеджеров служит связующим звеном
между клиентом и event-агентством;
4) творческий отдел: креативный директор отвечает за создание
концепции мероприятия, обеспечивает подбор специалистов проводящих
развлекательные мероприятия, и согласование участников, режиссер и
сценарист создают сценарии мероприятий, привлекают отдельных актеров и
музыкантов на разовые мероприятия;
5) руководитель образовательной подгруппы: обеспечивает подбор
специалистов, организующих образовательно-воспитательный компонент
мероприятий, участвует в разработке сценариев мероприятий как
консультант, привлекает лекторов и консультантов на разовые мероприятия;
6) производственный отдел: дизайнеры, специалисты по
производству декораций и костюмов, воплощают творческие идеи,
рожденные в креативном отделе;
69
7) менеджер по закупкам и поставкам оборудования и материалов:
координирует все виды закупок и поставок на этапах осуществления проекта;
Взаимоотношения участников команды проекта определены ее
организационной структурой, которая относится типу матричных структур.
При матричной структуре менеджер проекта привлекает необходимых
специалистов из подразделений компании по согласованию с их прямыми
руководителями, а также внешних консультантов и специалистов для
решения определенных специфических задач. Преимущества матричной
структуры управления командой проекта в том, что она позволяет быстро
реагировать на изменения в проекте. Также при матричной структуре проще
избежать психологических проблем и трений между участниками, также
преимущество в том, что персонал не испытывает неуверенности в
дальнейшем трудоустройстве при окончании проекта.
Руководитель компании назначает проект-менеджера, который
осуществляет общее руководство проектом, контролирует его основные
параметры и координирует деятельность членов команды. Менеджер проекта
определяет необходимое количество специалистов членов команды, их
квалификацию, проводит отбор и найм работников. Для осуществления
вспомогательных функций, обеспечения процессов управления и работы
команды создается секретариат, возглавляемый административным
помощником проект-менеджера.
В команде проекта выделяются постоянные члены, которые
принимают участие в разработке и реализации проекта на всех фазах и
стадиях его жизненного цикла, и привлеченные сотрудники, которые
участвуют в отдельных мероприятиях, соответственно, они могут
эпизодически участвовать в команде на любой фазе. «Скелет» команды
составляют постоянные члены: менеджер проекта – ведущий специалист по
организации праздников, секретарь-референт, главный бухгалтер,
руководители по направлениям, ответственный за снабжение, они
70
возглавляют функциональные подразделения команды и отвечают за
принятие решений по управлению проектом в границах своей компетенции.
71
Заключение
В современном менеджменте особую важность приобретает
эффективное управление проектами с помощью рационального
формирования команды проектами. Команду проекта рассматривают как
коллектив людей, ведущих совместную деятельность, который способен
решать поставленные задачи.
К основным характеристикам команды относятся состав, структура,
групповые процессы. В команде важно правильное распределение ролей и
наличие норм поведения, сплоченность для формирования эффективной
команды. Система управления командой проекта включает: организационное
планирование; кадровое обеспечение проекта; создание команды проекта;
осуществление функции контроля и мотивации трудовых ресурсов проекта
для эффективного хода работ и завершения проекта.
В работе был проведен анализ управления проектами в ООО «Арт
Шоу».
ООО «Арт Шоу» - event-агентство, специализирующееся на организации
корпоративов и тренингов для повышения мотивации сотрудников.
Мероприятия event-агентств имеют небольшую продолжительность,
проходят в течение 1-4 дней для ограниченного круга людей, известных
заказчику, и имеют фиксированный бюджет.
Главная цель проекта - организация праздников для детей дошкольного
и младшего школьного возраста, направленная на создание благоприятной
социально-педагогической и творческой среды развития личности ребенка.
Во время планирования проекта нужно не только правильно оценить,
сколько времени и ресурсов потребуется членам группы для выполнения
своей работы, но и определить сферу ответственности каждого члена
команды. Все это может потребовать расширения их полномочий, выделения
ресурсов и временного изменения их рабочей позиции.