74
К основным задачам ОУП относят:
1. Оценка и приоритезация проектов;
2. Систематизация инициации проектов;
3. Систематизация планирования проектов;
4. Систематизация отчетности по проектам;
5. Обеспечение шаблонами документов (концепция, устав, отчет о
статусе проекта и т.п.);
6. Обеспечение шаблонами и процедурами для разных типов проектов.
Кроме того, при создании такого структурного подразделения команда
проекта сможет применять различные инструменты и системы управления
проектами. Это повысит качество реализации проектов, а также положительно
отразится на результатах проектной деятельности в целом.
К системам управления проектами относятся:
1. Система календарного планирования;
2. Система актуализации фактических данных по ходу реализации
проекта;
3. Система по работе с проектной документацией;
4. Система для управления записями по процессам;
5. База знаний (типовые проекты, характеристика инструментов
управления проектами, шаблоны документов).
3.3. Оценка эффективности команды проекта «Персонал»
Таким образом, организация офиса проектного управления позволит
ООО «ТРК Прима-ТВ» добиться ряда весомых преимуществ. За счет
внедрения проектного офиса и системы управления проектами, компания
получит следующие преимущества:
- сокращение бюджета на реализацию проектов на 20-25%;
- сокращение сроков реализации проектов на 25-30%;
- снижение трудовых затрат функциональных руководителей на
75
деятельность по управлению проектами на 25-75%;
- сокращение времени, затрачиваемого на составление отчетов по
различным проектам (на 50-75%);
- сокращение времени, затрачиваемого на планирование проектов на 20-
70%;
- повышение эффективности управления рисками на 20-25%.
Рассмотрим эффект от внедрения вышеуказанных мероприятий на
примере проекта «Белой Ярмарки».
В расходы проекта включались: закуп и брендирование сувенирной
продукции от телеканала, закуп почтовых открыток и марок для локации
«Почта Деда Мороза», оснащение места проведения фестиваля необходимой
мебелью и контейнерами, гирлянда, сцена, работа подрядчиков по монтажу и
демонтажу локаций, а также заработная плата участников команды проекта и
сотрудников компании, которые были привлечены на отдельные виды работ.
Всего расходы по проекту были равны 1263000 рублей.
Далее расчет экономии проведен в таблице 10.
Таблица 10
Расчет экономии от внедрения рекомендаций
Показатель
Сумма
Расходы по проекту «Белая Ярмарка», руб.
1263000
Экономия бюджета после внедрения офиса
управления проектами, %
25
Расходы по проекту «Белая Ярмарка» с
действующим офисом управления проектами, руб.
947250
Экономия бюджета после внедрения офиса
управления проектами, руб.
315750
Дополнительные расходы компании на
организацию офиса управления проектами, руб.
251000
Экономия денежных средств компании при работе
офиса управления проектами на примере проекта
«Белая Ярмарка», руб.
64750
Таким образом, организация офиса проектного управления позволит
ООО «ТРК Прима-ТВ» получить массу преимуществ:
1. Деятельность по реализации проектов будет привлекать именно те
ресурсы, которые ей необходимы;
76
2. Бюджеты на реализацию проектов существенно снизятся;
3. Возврат рабочей нагрузки участников команды проекта в пределы
нормы положительно отразится на их психологическом и физическом
состоянии. За счет этого также увеличится работоспособность и будет
осуществляться эффективная реализация проектов;
4. Процесс ведения необходимой документации, позволит в любой
момент времени увидеть полную и актуальную картину проектной
деятельности в организации;
5. Снизятся временные задержки проектов за счет использования
участниками команды приобретенных методологических знаний.
Таким образом, реализация указанных выше мероприятий позволит
решить проблемы, с которыми на текущий момент времен столкнулась или
может столкнуться компания в области формализации и эффективности
проектной деятельности. Рабочая нагрузка участников проекта снизится.
Создание проектного офиса в структуре компании является достаточно
обоснованным решением, так как позволит повысить эффективность
реализации проектов, и открыть новые возможности для дальнейшего
развития проектной деятельности.
77
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Важными процессами в проектной деятельности любой организации
являются процессы формирования и управления командой проекта. Результат
того или иного проекта зависит от множества различных факторов, к которым
также относят: отдача участников команды проекта, личностные и
квалификационные компетенции, комфортные условия работы,
благоприятная атмосфера в коллективе и не только. Таким образом, к
указанным процессам необходимо относиться достаточно серьезно, то есть
оформлять соответствующей документацией, проводить анализ, а также
постоянно совершенствовать.
В данной работе формирование и управление командой проекта было
рассмотрено на примере ООО «ТРК Прима-ТВ». Рассматриваемая
организация, с позиции проектного управления, имеет сбалансированную
матричную структуру.
Анализ деятельности компании и команды проекта, позволил выявить,
что все сотрудники организации – это высококвалифицированные
специалисты, которые выполняют поставленные перед ними задачи. Работа
между структурными подразделениями компании является слаженной.
Несмотря на все вышеуказанные преимущества, проектная деятельность
в компании является «непризнанной». Это говорит о том, что процесс
управления проектами не формализован. В компании не созданы
соответствующие условия для того, чтобы каждый участник команды проекта
чувствовал себя комфортно (зачастую, участники значительно
перерабатывают). Это еще раз было подтверждено расчетами матрицы
распределения административных задач управления.
Таким образом, организации ООО «ТРК Прима-ТВ» было предложено
создание проектного офиса, в состав которого будут входить стабильно
участвующие в проектной деятельности сотрудники. Создание данной
структуры позволило бы решить вопрос переработок сотрудников и
78
формализовать процесс проектного управления в целом. Если проектная
деятельность в компании будет «признанной», то весь процесс будет
сопровождаться соответствующими документами. Финансовые операции по
зарплатным расчетам также будут проводиться официально через расчетный
счет организации.
Качество и результаты реализации проектов существенно повысятся за
счет повышения уровня комфорта работы в команде, а также четкого
регламентирования каждого процесса.
79
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Аристов О. В. Проектный менеджмент : учеб. пособие / О. В. Аристов. -
Москва : ИНФРА-М, 2016.
2. Архипова Н. И., Организационное управление : учеб. пособие / Н. И.
Архипова, В. В. Кульба, С. А. Косяченко. - Москва : ПРИОР, 2017.
3. Арчибальд Р. Д. Управление высокотехнологичными программами и
проектами / Р. Д. Арчибальд. - Москва : ДМК-Пресс, 2017.
4. Безкоровайный В. П. Основы профессиональных знаний и
национальные требования к компетентности специалистов по
управлению проектами / В. П. Безкоровайный, В. Н. Бурков, В. И.
Воропаев, В. Н. Михеев, Г. И. Секлетова, Б. П. Титаренко [и др.]. -
Москва : СОВНЕТ, 2018.
5. Белбин Р. М. Команды менеджеров: Секреты успеха и причины неудач
/ Р. М. Белбин. - Москва: HIPPO, 2016.
6. Богданов В. Управление проектами. Корпоративная система - шаг за
шагом / В. Богданов. - Москва : Манн, Иванов и Фербер, 2016.
7. Бушуев С. Д. Динамическое лидерство в управление проектами / С. Д.
Бушуев, В. В. Морозов. - Киев : ВИПОЛ, 2015.
8. Вакансии менеджера проектов [Электронный ресурс] / Сайт вакансий. -
Режим доступ: http://www.russia.trud.com/ (дата обращения 27.03.2020)
9. Волщуков Ю. Н. Успешный руководитель проекта / Ю. Н. Волщуков. -
Москва : Омега-Л, 2017.
10. Вольфсон Б. Г ибкое управление проектами и продуктами / Б. Вольфсон.
Санкт-Петербург : Питер, 2015.
11. Гулей И.А. Интеграция траекторий социального развития организаций
посредством кадровой политики / И.А. Гулей // Менеджмент в России и
зарубежом. - Москва. - 2016. - №6. - С. 11
12. Демарко Т. Deadline. Роман об управлении проектами / Т. Демарко. -
Москва : Манн, Иванов и Фербер, 2017.
