53
количества времени. Важно дать участникам проекта возможность не просто
выполнять работу, а управлять ею – выбирать тип работы, выбирать способы
выполнения, сроки начала/окончания/длительности работы, возможность
изменить процесс выполнения работы и т.п.
При проектировании рабочего места следует учитывать положения
участников команды и их способы взаимодействия. Зачастую, участники ИТ-
команды могут находиться в разных городах, часовых поясах и не знать друг
друга лично. При проектировании условий работы следует учитывать
особенности организации проектной команды.
Под условиями работы необходимо понимать комфортное состояние
окружающей среды исполнителя при выполнении своей работы.
Распространенный тип работы для ИТ отрасли – это удаленный доступ, когда
сотруднику удобнее и привычнее работать из дома, а не выезжать в офис. Даже
обычное отсутствие кондиционера или недостаточное освещение рабочего
места может негативно сказываться на выполнении проекта. При
формировании команды необходимо выявить комфортные условия работы для
каждого члена команды и предусмотреть оптимально-возможные условия.
Уровень заработной платы – основной проблемный момент для всех
сотрудников и всех отраслей. При подборе команды необходимо обсудить все
условия, при необходимости, предложить систему премирования или
поощрения при завершении этапов или проекта.
В сфере ИТ, устарело и все реже используется на практике понятия такие
как «регламент», «устав» и т.п. Однако, все же необходимо обозначить
основные нормы и правила, которые будут действовать в команде. Ознакомить
всех участников команды с ними.
Тема со сплоченностью команды тесно связана с пунктом, по которому
выявляются личностные качества участников, качество и скорость выполнения
проекта напрямую будет связана с отношением в коллективе. Поэтому
поддержания рабочей и дружеской атмосферы является важным моментом, не
54
менее важно обеспечить доступ к этим отношениям. Например, если команда
является распределенной, то эти взаимоотношения могут быть нарушены, из-за
разных часовых поясов, соответственно и графиков рабочего времени. Если
такие члены команды должны совместно принимать решения по проекту, то
скорее всего им будет сложно поддерживать коммуникации между собой. А
если эти исполнители являются руководителем и подчиненным или
исполнителем и контролирующим, то наладить коммуникации им будет проще,
так как процесс работы можно выстроить таким образом, что не будет разрывов
и ожиданий.
Также необходимо спроектировать выбор работы, заложить рост каждого
из участника команды, чтобы при выполнении проекта он получил личный
опыт и развил свои навыки. Для этого важно понимать стратегию исполнителя,
его цели и планы развития, а также видеть его потенциал и стремление.
3.2. Построение методики формирования проектной команды
В предыдущих главах были описаны показатели оценки рабочего места,
которые были адаптированы под сферу информационных технологий. На
данном этапе исследования необходимо смоделировать процесс формирования
проектной команды с учетом проектирования рабочих мест.
Для построения модели необходимо выделить «шаги» / этапы.
Графически этапы формирования проектной команды изображены на рисунке
(Рисунок 55).
- Структурирование и формирование требований.
- Проектирование рабочего места с учетом выделенных характеристик.
- Формирование состава команды, учитывая первичное проектирование
рабочих мест.
- Корректировка рабочих мест с учетом особенностей участников
проектной команды.
55
- Организация совместной деятельности.
- Анализ рабочих мест и их перепроектирование.
Рисунок 5. Этапы формирования проектной команды
После того, как было принято решение о выполнении проекта и
необходимости создания проектной команды, первым этапом необходимо
провести предварительную подготовку формирования команды. На этом этапе
происходит структурирование данных о проекте, предварительная оценка
времени проекта, плана работ, функциональных требований к участникам и
оценка количества участников проекта.
Для оценки количества участников проекта необходимо:
- Разделить объем работы на функциональные блоки – выделить
ролевой состав участников.
- Определиться всю ли намеченную работу будет выполнять команда
проекта, есть ли работа, которую выгодней отдать на аутсорсинг или сторонние
организации.
56
- Определить «узкие» места в работе. Работа, которая требует
узконаправленных знаний и навыков, будут ли эту работу выполнять участники
проекта, или есть необходимость в экспертах. Зачастую эта работа требуется на
протяжении короткого периода, необходимо оценить, если на эту работу будет
приглашен специалист узкой специализации, чем он будет занят в остальное
время, либо подключить к проекту, как эксперта.
- Распределить типы работ и выделенные проектные роли.
- Определить возможность объединения некоторых ролей в одном
исполнителе (см. матрицу совместимости ролей – Таблица 11).
- Оценить какое количество людей оптимально для проекта, какое
количество человек будет тормозить проект.
- Провести оценку по общему количеству участников в целом и по
функциональным ролям.
Таблица 11
Матрица совместимости ролей
Руковод
итель
проекта
Группа
разработки
Группа
аналитики
Группа
тестиро
вания
Группа
дизайна
Руководитель
проекта
-
Запрещено
Не
желательно
Не
желатель
но
Не
желательно
Группа
разработки
Запреще
но
-
Запрещено
Запреще
но
Запрещено
Группа
аналитики
Не
желатель
но
Запрещено
-
Не
желатель
но
Не
желательно
Группа
тестирования
Не
желатель
но
Запрещено
Не
желательно
-
Не
желательно
Группа
дизайна
Не
желатель
но
Запрещено
Не
желательно
Не
желатель
но
-
57
Следующим этапом формирования проектной команды является
проектирование рабочего места под выделенные проектные роли и
оптимальное количество участников. Проектировать рабочее место следует для
каждой роли (участника) в отдельности, так как рабочие места для них будут
отличаться, как в содержательной части, так и в показателе степени владения
той или иной характеристикой работы. Так, например, для руководителя
проекта, степень владения работы должна быть более высокой, чем у
исполнителя группы разработки. В таблице 15 представлены характеристики
работ с описанием того, что необходимо запланировать и выделить для
первичного проектирования рабочего места. Первично-спроектированные
данные помогут подобрать и оценить кандидатов на эти места, которые
максимально точно будут подходить под описание и смогут эффективно
выполнять работу над проектом.
Таблица 12
Содержание характеристик работ для проектирования рабочего
места
Характеристика
Описание
Мотивационный потенциальный балл
Разнообразие
работы
- для каждой ролевой группы заложить разнообразные виды
деятельности на протяжении проекта;
Законченность
работы
- выделить работы, которые имеют четкие границы начала и
окончания работы для каждой роли (группы ролей);
Значимость
работы
- обозначить значимость каждой работы (части работы) для
каждого исполнителя;
- выделить точки взаимодействия каждой работы (части
работы) с потенциальными исполнителями;
Автономность в
работе
- выделить части в работах, которыми будет управлять сам
исполнитель: выбор метода, начала выполнения,
последовательность и т.п.
Обратная связь в
работе
- обеспечить обратную связь от работы: методы получения
информации о результатах работы и ее эффективности;
58
Продолжение таблицы 15
Уровень активации работой
Сложность
работы
- распределить работу по потенциальным кандидатам так,
чтобы исполнитель испытывал сложность и вызов от работы
(и был способен ее выполнить), получал ощущения
собственных возможностей;
Новизна работы
- распределить виды работ по потенциальным кандидатам
так, чтобы эта работа была им в новинку, а не была
привычной и повторяла их предыдущий опыт.
Неопределенност
ь в работе
Этот пункт всегда будет присутствовать в ИТ-проектах, в
силу специфики отрасли.
- выделить в работе части, которые являются не понятными
и не явными, как их выполнять. Распределить, по
возможности, на проектные роли.
Конфликтность в
работе
- выделить конфликтующие части в работе, которые
противоречат друг другу;
- выявить ролевые группы, которые могут столкнуться с
этими конфликтами;
Показатель воздействия на работу
Улучшение
работы
- выделить те процессы в работе, которые не подлежат
изменению (выполняются в строгой последовательности и
по четким правилам) – зафиксировать эти правила в
инструкции;
- для остальных процессов не разрабатывать инструкции,
допускаются лишь рекомендации;
- в дальнейшем, все попытки менять процесс работы
поощрять, не пресекать;
Научения в
работе
Пункт связан с «Новизной работы».
- рассмотреть подробней этот пункт после формирования
команды при корректировках рабочих мест. Чтобы те новые
знания и навыки, которые были заложены изначально,
совпадали с ожиданием и желанием участника проекта;
Степень владения работой
Владение
началом работы
- выделить периоды работ, за которые они должны быть
выполнены, но без четких дат и времени начала работ,
давая возможность участнику самостоятельно планировать
свою деятельность;
Владение
процессом
работы
- разработка карты взаимодействия между участниками
проекта и ролевыми группами;
Владение
завершением
работы
- выделить периоды работ, за которые они должны быть
выполнены, но без четких дат и времени окончания работ,
давая возможность участнику самостоятельно планировать
свою деятельность;
59
Окончание таблицы 15
Легкость
выполнения
- распределение работы по потенциальным кандидатам так,
чтобы они знали предметную область, методы, с помощью
которых будет выполняться работа, для того чтобы
исполнителю было легко выполнять основную часть работы,
сконцентрировавшись на других более сложных вещах
(описанных в пункте «новизна работы»)
Удовлетворение условий работы
Условия работы
- разработать и определить условия, в которых будет
выполняться работа (удаленность, место расположения,
комфорт и т.п.);
Уровень
зарплаты
- установить приемлемый уровень заработной палаты для
каждого потенциального кандидата;
- разработать систему премирования;
Стиль
руководства
- стиль руководства;
Нормы и правила
- зафиксировать нормы и правила, установленные в
команде;
Состояние
оборудования
(программного
обеспечения)
- перечень оборудования для выполнения проекта, их
характеристики;
- программное обеспечение;
- программные модули, сторонние компоненты и т.п.
Потребность роста
Самостоятельнос
ть действий
- определить уровень самостоятельности, точки контроля
для каждого вида работы и ролевой группы;
Реализация
способностей
- установить желательный (обязательный) опыт работы
потенциальных кандидатов, учесть их при распределении
работы;
Принятие
решений
- зафиксировать уровень компетенций, при которых
исполнители будут иметь возможность принимать решения;
Вызов в работе
- создать конкуренцию в проекте (не для руководителей
команды и ролевых групп, а между равными исполнителями)
Описание характеристик носят рекомендационный характер, могут быть
дополнены и изменены при проектировании рабочего места под конкретный
проект.
Третьим этапом необходимо по первично-спроектированным рабочим
местам сформировать состав команды. При подборе кандидатов необходимо
провести оценку их функциональных способностях, личностных качеств
60
(соответствие их проектным ролям см. п. Ошибка! Источник ссылки не
найден.) и их совместимость со спроектированным рабочим местом. Так же
необходимо заложить функциональное развитие каждого из участников, чтобы
проект принес им новые знания и навыки, инициировал карьерный рост. Здесь
же необходимо выявить потребности и желания участников согласно факторам
рабочего места.
Далее необходимо провести корректировку спроектированных рабочих
мест, согласно сформированной команде, выявленным потребностям и
желаниям. Корректировка, в первую очередь должна коснуться таких
характеристикам как, условия работы, реализация способностей, новизна
работы, самостоятельность действий и др. Из выявленных условий
допроектировать рабочее место для каждого участника проекта
(территориальное местонахождения, график работы, необходимое
оборудование и т.п.). После того, как команда полностью укомплектована,
необходимо провести ряд мероприятий для организации совместной
деятельности: знакомство, обозначение уровня ответственности участников,
знакомство с проектом, картой взаимодействия, этапов работы, ознакомление с
нормами и правилами.
Перечисленные выше этапы формирования проектной команды являются
обобщенными и на практике могут быть изменены или дополнены. Любой этап
можно исключить или выполнить раньше/позже остальных. Придерживаясь
данной схемы, можно сформировать проектную команду, которая будет
учитывать проектирование рабочего места всех членов команды и в
дальнейшем легко управлять и поддерживать его.
В методику формирования проектной команды, также включаются этапы
по анализу рабочих мест и способах их перепроектирования при реализации
проекта, так чтобы не подключать дополнительные ресурсы и время, и
учитывать изначальное их проектирование.
61
Одной из отличительных особенностей ИТ проектов от других сфер
является корректировка требований проекта в ходе его выполнения. Из-за этого
корректируется план работ, сроки и ресурсы. Чтобы внесенные изменения
отрицательно не повлияли на проект, команде приходится подстраиваться под
эти изменения, что может негативно сказываться на его реализации.
Большинство рассматриваемых рисков проекта прямо или косвенно связаны с
проектной командой и с управлением проекта. Чтобы минимизировать
количество рисков и предотвратить их появление нужно поддерживать работу
проектной команды, а именно поддерживать спроектированные рабочие места
участников команды в том виде, в котором изначально закладывались. Или с
легкостью перепроектировать рабочие места.
Как показало исследование (п. Ошибка! Источник ссылки не найден.),
проведенное в данной работе, в ходе выполнения проекта, а именно на этапе
разработки и на этапе завершения проекта в команде происходят недовольства
связанные с условиями работы и отношением к работе.
Разрабатываемая методика формирования проектной команды ООО
«Консвитралю Гласс» включает часть с поддержанием работоспособности
команды и ее перепроектированию на стадии реализации проекта.
Случаи, когда необходимо провести анализ текущей деятельности
проектной команды, представлены ниже (к примерам можно отнести все то, что
приводит к отставанию выполнения проекта):
- Отставание от графика проекта, запланированные задачи не
выполняются в срок. Причины отставания и невыполнения в срок работы не
понятны или не выявлены.
- Замечены недовольства участников проекта текущей деятельностью
или отношением внутри команды, частные конфликты.
- Увольнения сотрудников.
- Неэффективное распределение ресурсов в команде.
62
Для выявления текущего состояния рабочих мест проектной команды
необходимо провести анкетирование участников проектной команды (анкета
представлена в 01). После проведения опроса необходимо рассчитать
результаты исследования по формулам, представленным в п. Ошибка!
Источник ссылки не найден.данной работы и сопоставить результаты с
таблицей ниже (Таблица 13).
Трактовка результатов разделена по характеристикам рабочего места:
мотивационный потенциальный балл, уровень активации работой, показатель
воздействия на работу, степень владения работой, удовлетворение условиями
работы, потребность роста и отношение к работе. В столбце «описание»
приведена информация о границах значений, на что будут влиять нижние,
средние и верхние границы. Далее приведены средние значения характеристик,
что меньше этих значений, будет считаться нижней границей, что больше –
верхней границей.
Таблица 13
Трактовка результатов анкетирования
Характерист
ика
Описание
Средние границы значений
Руковод
итель
Специа
лист
Средне
е
Мотивацион
ный
потенциаль
ный балл
(МПБ)
Чем выше данный показатель,
тем работа будет вызывать более
сильную мотивацию. Однако,
если одна из характеристик МПБ
будет значительно ниже, то это
может значительно понизить
данный показатель.
140-160
130-160
135-160