46
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО СОЗДАНИЮ
СОБСТВЕННОГО ХОСТЕЛА
3.1. Рекомендации по использованию инструментов управления
собственным бизнесом на этапе его создания.
На этапе планирования открытия «SubWay» хостела было совершено
множество ошибок.
1. В целях финансирования проекта был взят кредит в иностранной валюте,
2. Был сделан дорогой ремонт помещения и
3. Был нанят неопытный персонал.
4. Постояльцы, пользуясь добротой руководства и администраторов,
проживали в долг.
Для того, чтобы избежать этих ошибок и не тратить большое количество
времени на их устранение, основателю хостела было необходимо обратиться за
помощью к профессионалу, который бы правильно проанализировал все риски,
проработал бизнес и финансовые планы, а также провести тщательное
исследование рынка и конкурентов, все эти действия помогли бы избежать
финансового кризиса организации на момент запуска.
Одним из таких профессионалов является, Сергей Сорокин владелец,
хостела Soul Kitchen, который находится в Санкт-Петербурге. Этот человек,
является открытым и не является прямым конкурентом. Хостел Soul Kitchen
признан лучшим в мире по версии портала HostelWorld. При открытии
собственного хостела руководителю следует встретиться с владельцем уже
действующего мини-отеля и детально обсудить свой бизнес-план. На этом
этапе более опытный владелец бизнеса укажет на недочеты и минусы бизнес-
плана, даст советы и инсайдерскую информацию по руководству и открытию
хостела.
На этапе планирования рекомендуется поставить общую цель, из которой
будут понятны цели разных функциональных служб хостела. Общая цель
организации дает основу для создания стратегий развития. Общая цель
организации будет звучать именно так: предоставить удобные и уютные номера
47
для временного проживания, с высоким качеством обслуживания, доступные
людям с разными финансовыми возможности с целью получения прибыли.
Все организации имеют свое предназначение, также можно сказать
миссию организации. Главной миссией хостела является предложить такую
услугу, которая будет высококачественной, доступна всем слоям населения и
удовлетворять все запросы потребителя. Разработка миссии поможет изучить
допустимые альтернативы при принятии решений
15
. Также для выполнения
миссии хостел, лучше поставить цели миссии:
● Увеличение объемов продаж
● Улучшение качества предоставляемых услуг
● Повышение квалификации персонала
● Улучшение условий труда сотрудников
Такие цели миссии обладают следующими характеристиками:
конкретные и достижимые.
Далее, чтобы избежать ошибок при финансировании, руководителю, уже
прислушавшись к мнению профессионала, стоит более детально изучить
предложения банков. Больше всего к этому проекту подойдет инвестиционный
кредит, совмещенный с собственными средствами, сумма кредита составит 1,5
млн рублей, а собственные средства 1 млн рублей. Помещение под проект уже
принадлежит руководителю.
С учетом высокой стоимости ремонтных работ, управляющему
рекомендуется уделить большое внимание выбору бригады и необходимо
самому быть вовлеченным и контролировать процесс, чтобы избежать
неприятных ситуаций, которые могут нести за собой финансовые убытки.
Что касается мебели молодому хостелу не следует тратить финансы на
дорогую дизайнерскую мебель, можно выбрать магазин IKEA, там можно
найти качественную мебель по низкой цене. Также следует поступить и с
бытовыми приборами, выбирая качественный товар у одного из розничных
продавцов электроники.
15
Пейли, Н. Успешный бизнес-план. От стратегических целей к плану действий на один год / Н. Пейли. - М.: Эксмо, 2017. - 34 c.
48
Расшифровка всех расходов представлена в таблице 6
Таблица 6
Объем инвестиций
Наименование
работ/услуг/оборудования
Количество
Цена
Сумма
Регистрация бизнеса
800,00 ₽
Ремонтные работы
Электрика и освещение
400 000,00 ₽
Теплоснабжение
350 000,00 ₽
Канализация и
водоснабжение
350 000,00 ₽
Видеонаблюдение и пожарная
сигнализация
200 00,00 ₽
Отделочные работы
500 000,00 ₽
Мебель и бытовая техника
Кровати
27
10 000,00 ₽
270 000,00 ₽
Шкафы
3
7 000,00 ₽
21 000,00 ₽
Стулья
15
1 500,00 ₽
22 500,00 ₽
Стол
1
12 000,00 ₽
Кухня
1
100 000,00 ₽
Проектор
1
12 000,00 ₽
Стойка ресепшена
1
20 000,00 ₽
Компьютер
1
30 000,00 ₽
Вывеска над входом
1
50 000,00 ₽
Итого
2 338 300,00 ₽
После подведения подсчетов осталось 161 700,00 рублей эти деньги
пойдут на выплату заработных плат в первые месяцы работы.
49
График работы по открытию хостела представлен в таблице 7
Таблица 7
График работ по открытию хостела
Наименование работ
1
мес
2
мес
3
мес
4
мес
5
мес
6
мес
7
мес
8
мес
Организационные
работы
Регистрация ИП
Подготовка помещения
Ремонтные работы
Приобретение мебели и
бытовой техники
Подбор персонала
Начальные рекламные
вложения
Изготовление вывески
После запуска проекта руководителю рекомендуется более детально
изучать рынок для того, чтобы вовремя устранять недостатки, адаптироваться
ко всем обстоятельствам. Только после усердной работы руководителя и его
команды, хостел сможет стать конкурентоспособным.
Многие предприниматели предполагают, что их стартап будет приносить
максимальный доход уже через пару месяцев после запуска. Что касается
хостела предпринимателю можно порекомендовать не тратить финансы на
множественные рекламные посты, которые в итоге не принесут прибыли.
Достигнуть оптимальной выручки сразу после открытия невозможно.
Следовательно управляющий должен делать все так, чтобы достичь
оптимальной выручки постепенно, не работая при этом в минус. Как
говорилось ранее тратить финансы на неэффективную рекламу бесполезно. Для
50
увеличения объемов продаж на старте не требуется больших вложений. Для
получения потока первых клиентов достаточно будет размещения хостела на
сайте агрегаторе Booking.com, он является более востребованным сайтом по
поиску гостиниц в России.
Что касается персонала, для функционирования хостела не требуется
большого количества работников. Управляющему можно порекомендовать
оптимальный вариант для набора персонала в хостел: 2-3 администратора и 1-2
горничные, работающие посменно. Директором хостела будет являться
основатель, его заработной платой и премией будет прибыль хостел. Также
основатель будет совмещать должность директора с бухгалтером для
подготовки и сдачи отчетов в налоговую инспекцию.
На рисунке 2 показана структура подчинения персонала.
Рисунок 2. Структура подчинения персонала
Далее управляющему рекомендуется вести постоянный мониторинг
окупаемости проекта для того, чтобы достичь точки безубыточности, всегда
вести анализ устойчивости проекта и анализ рисков.
В дальнейшем руководителю следует расширить штаб сотрудников, для
того чтобы снять с себя обязанности маркетолога, и больше углубиться в
процесс управления хостелом. Поставить цели на дальнейшее развитие в
каждой из служб хостела.
51
Из общей цели хостела можно сформулировать следующие цели
различных служб:
● Маркетинг – стать лидером рынка по предоставлению услуг
временного проживания.
● Предоставление услуг - достичь высшего качества обслуживания с
минимальными затратами.
● Финансы – сохранять и поддерживать все финансы.
● Персонал – создать условия, которые необходимы для развития
потенциала и заинтересованности в работе.
● Управление – определить негативные области управления и
наиважнейшие задачи, которые помогут достичь запланированных результатов.
На первом этапе создания хостела рекомендуется использовать
стратегическое планирование или стратегию развития предоставляемых услуг.
Необходимо определить стратегии для подразделений хостела:
● Стратегия службы размещения — создание непрерывного процесса
приема и размещения отдыхающих.
● Стратегия службы маркетинга — создание спроса населения в
предоставляемых услугах.
● Стратегия финансовой службы — создание идеальной системы по
использованию финансов.
● Стратегия кадровой службы — найм квалифицированных
сотрудников.
● Стратегия службы питания — разработка питательных завтраков по
доступной цене для гостей хостела.
Для формирования хорошего имиджа в глазах клиентов необходимо
поддерживать контроль над качеством предоставляемых услуг и
совершенствовать обслуживание клиентов
16
.
16
DemisGroup, сайт: https://www.demis.ru/articles/formirovanie-imidzha-kompanii/
52
Очень важно оценить свой уровень конкурентоспособности,
проанализировав услуги других гостиничных предприятий и понять, что может
помочь конкурировать с ними. Также важно составить портрет потенциального
клиента: основными потребителями станут туристы и студенты.
Оценка и повышение возможностей тоже является важной частью при
создании хостела.
Один из главных факторов спроса на услуги – это реклама. Необходимо
сотрудничать с туристическими агентствами, разрабатывать программу
лояльности, создавать рекламу в интернете, также можно раздавать листовки.
Следует подробно изучить риски, которые могут возникнуть в процессе
работы хостела. Риски, как их избежать и что может стать угрозой можно
понять из таблицы 8.
Таблица 8
Риски и способы их устранения
Риск
Как избежать?
Возможные угрозы
ЧС и аварии
Страхование
Порча имущества,
приостановление работы
хостела
Низкий уровень
квалификации
сотрудников
Подбор опытных
сотрудников и обучение
Недовольство со стороны
клиентов, потеря
потенциальных гостей.
Технологические риски
Своевременный ремонт и
замена техники
Снижение качества услуг
Использовать линейную структуру управления более эффективно для
хостелов, так как сотрудников немного.
17
Администратор в основном выполняет функции, связанные
непосредственно с гостями хостела. Администратор занимается консультацией,
приемом и размещением гостей, озвучивает правила проживания хостела,
проводит мини-экскурсию по хостелу, составляет счет и провожает гостя.
Также администратор ведет инвентаризацию расходных материалов и
продуктов, следит за порядком. Горничные должны следить за чистотой
хостела, проводить уборку минимум 1 раз в день, по желанию гостя менять
17
Научная электронная библиотека, сайт: https://monographies.ru/en/book/section?id=2079
53
постельное белье. Миграционным учетом должен заниматься сам
руководитель, так как это очень ответственный момент для проживания в
хостеле. Закупку всего необходимого руководитель может производить сам.
Для размещения рекламы и продвижения нужен маркетолог.
54
3.2. Рекомендации по развитию бизнеса в сфере гостиничного
бизнеса.
Для дальнейшего успешного функционирования «SubWay» хостела
рекомендуется обратить внимание на продажи и маркетинг так как
конкуренция на рынке хостелов стремительно растет.
Следует уделить внимание на улучшение сайта хостела и страниц в
социальных сетях и выделять необходимый бюджет на их усовершенствование.
Необходимо мониторить сайты конкурентов для улучшения своего. Что
касается социальных сетей управляющий хостела, маркетолог и
администраторы должны ежедневно загружать актуальные фотографии и посты
для привлечения интереса потенциальных клиентов, также рекомендуется
ежемесячно финансировать рекламу в соц. Сетях и рекламу в аккаунтах
контент которых строится на гостиничном хозяйстве и путешествиях.
Руководителю также было рекомендовано не забывать про акции
постоянным гостям и прочие акции для остальных клиентов, например
клиентам предлагается оставить хороший отзыв в соц. сетях взамен на скидку,
либо порекомендовать хостел своим друзьям после чего они тоже получат
проживание по меньшей стоимости. Что касается отзывов, руководство и
администраторы должны всегда делать все, чтобы гость остался довольный
временем, проведенным в хостеле. Именно отзывы на сайтах агрегаторах и в
социальных сетях являются лицом любой гостиницы, а соответственно
помогают в продвижении и увеличении продаж.
Далее для продвижения и развития хостела руководителю следует начать
сотрудничать с небольшими пунктами общественного питания для обмена
клиентами, то есть размещение рекламы хостела в небольших кафе и
ресторанах, находящихся в одном районе с хостелом, а взамен администраторы
будут рекомендовать гостям именно те заведения, которые размещают рекламу
хостела. К выбору таких заведений стоит подойти серьезно. Стоит
сотрудничать с теми заведениями, которые реально можно предложить гостю
за хорошую и вкусную еду по приемлемым ценам. Также стоит сотрудничать с
55
другими хостелами, хоть они являются конкурентами, но при 100%
загруженности вы можете посоветовать хостел, с которым сотрудничаете,
администратор бронирует место для гостя в хостеле конкуренте, оговаривает
цены, примерные как в хостеле «SubWay». После чего администратор должен
построить маршрут гостю до хостела конкурента. В такой же ситуации хостел
конкурент поступает ровно также. Обычно гость, которому было оказано такое
внимание, возвращается в ваш хостел. Для дальнейшего увеличения продаж
руководителю рекомендуется наладить хорошие отношения с ВУЗами, акции
для студентов это, всегда хорошая реклама для хостела. Стоит обратить
внимание на мероприятия, которые проходят в городе, это могут быть
спортивные соревнования, форумы и т. д. Необходимо предлагать размещение
прибывающих групп в своем хостеле. Рекомендуется в дальнейшем выстроить
хорошие отношения с СМИ. Приглашать журналистов на мероприятия,
которые проводит хостел.
После успешного проведения рекламных акций, руководителю стоит
задуматься о расширении бизнеса, так как он уже имеет опыт деления бизнеса и
не совершит ранее допущенных ошибок. Руководитель получил опыт в
создании хостела на большом и насыщенном рынке столицы, для расширения
бизнеса ему следует рассмотреть более маленькие регионы страны.
В качестве рекомендуемых городов для расширения бизнеса были
выбраны города Томск и Казань, они являются развитыми в сфере
гостиничного бизнеса, но при этом не имеют переизбыток рынка.
Город Томск был выбран в качестве рекомендуемого из-за того, что в
городе не много хостелов, но при этом в Томске очень много предприятий и
находится «Томский Государственный Университет», в котором обучается
множество иностранных студентов. Именно студенты могут стать главной
целевой аудиторией хостела в городе Томске.
Для более детальной картины на рынке города Томск можно провести
анализ потенциальных конкурентов.