23
целей проекта, а также, постоянно осуществляет контроль, сравнивая
фактические данные с плановыми.
Учитывая возможность отклонения показателей, проводиться анализ
отклонений, которые могут повлиять на реализацию проекта в целом и
вырабатываются управленческие решения по оптимизации деятельности в
реализации проекта. На момент завершения этой фазы должны быть
получены практически все запланированные результаты, которые нужно
будет передать заказчику.
Фаза завершения проекта реализует проверку и анализ полученных
результатов, оценивает, насколько успешен проект. Проект можно считать
законченным, если достигнуты поставленные перед ним цели. И последней
фазой жизненного цикла проекта можно считать фазу гарантийных
обязательств. На этой фазе осуществляется эксплуатация результатов
проекта. Во время гарантийного периода выявленные недостатки и поломки
исправляются за счет предприятия, которое несет ответственность за
соответствующие работы
8
.
Как говорилось выше, каждая стадия жизненного цикла специфична,
учитывая особенности управления проектами в каждой из стадий. Если
обобщить структуру жизненного цикла проекта, то можно выделить
следующие характеристики:
‒ В начале проекта вовлеченность персонала, а также стоимость
проекта достаточно малы, что нельзя сказать об этапе выполнения работ, на
котором данные показатели достигают наивысших значений, а на этапе
завершения значения показателей вновь снижаются и достаточно
стремительно.
‒ Влияние заинтересованных сторон проекта, риск и неопределенность
имеют наибольшие значения в начале проекта. Эти факторы уменьшаются по
ходу проекта.
8
Горбовцов Г.Я.Управление проектом. - М.:Изд. центр ЕАОИ, 2014. - 279 с.
24
‒ Способность влиять на конечные характеристики продукта проекта
без существенного влияния на стоимость имеет наивысшее значение в начале
проекта и уменьшается по мере продвижения проекта к завершению.
Выводы по главе 1
В своде знаний по управлению проектами понятие «проект»
рассматривается как временное предприятие, предназначенное для создания
уникальных продуктов, услуг или результатов. Проект — это идея и действия
по его реализации с целью создания продукта, услуги или другого полезного
результата.
Существуют различные толкования понятия «управление проектами».
Рассмотрим некоторые из них. Управление проектами представляет собой
совокупность методологии, методик моделей, методов, технических и
программных средств, применяемых при разработке и реализации проектов,
то есть, уникальных процессов, ограниченных во времени и требующих
затрат ресурсов.
Исходя из представленных определений можно определить понятие
«управление проектами» как деятельность по использованию комплекса
знаний, навыков средств, методов и технологий, связанных с проектами,
направленная на удовлетворение целей проекта.
Чтобы успешно провести проект через фазы его жизненного цикла,
необходимо эффективно управлять им, так как успех проекта определяется
тем, насколько эффективно осуществляется его замысел, в котором
сконцентрированы интересы коллективов и организаций, работающих над
его реализацией.
25
Глава 2. Анализ управления проектом по жизненному циклу на
примере компании ООО «Айбраш»
2.1. Общая характеристика деятельности предприятия ООО «Айбраш»
Веб-студия IBrush располагается в по адресу: просп. Мира, 95, стр. 1,
Москва. Отрасль, в которой занято предприятие, предлагает проведение
маркетинговых исследований и интернет-услуги. Среди услуг основной
деятельности данного предприятия выделяются следующие:
Изготовление сайтов;
Продвижение и поддержка в сети Интернет;
Информационное обслуживание;
Интернет-маркетинг и реклама;
Миссия компании заключается в максимальном удовлетворении
потребностей клиента посредством ведения диалога сотрудничества,
объединения совместных усилий для решения сложных задач, ориентация на
заказчика.
Компания имеет собственные уникальные методики и технологии,
созданные в течение 15 лет работы. При оказании интернет-услуг, студия
предлагает своим клиентам индивидуальный и неповторимый стиль, а также
осуществляет индивидуальный подход к каждому клиенту. Среди главных
преимуществ персонала выделяются личный профессионализм,
инициативность и нестандартное мышление каждого сотрудника.
Наличие сайта компании еще не означает, что он работает. Для того,
чтобы о компании клиента узнали, необходимо проведение рекламных
кампаний в сети Интернет. Специалисты студии разрабатывают рекламную
26
кампанию в Интернет, регистрируют сайт в самых известных поисковых
системах мира, размещают рекламу на досках объявлений, в списках
почтовой рассылки и на других сайтах. Своим клиентам студия дает
маркетинговые рекомендации по поддержке и продвижению сайта.
Клиентам студия оказывает бесплатные консультации по всем
аспектам функционирования сайта в Интернет. При регистрации доменных
имен, студия предлагает на выбор регистрацию наиболее подходящих имен,
с учетом специфики деятельности компании, запоминаемости и узнаваемости
адреса в Интернет.
Цель бизнеса - получение прибыли и стремление удовлетворить
нужды клиента.
Задача студии на 2019 год состоит в том, чтобы изучить и осознать,
что сейчас происходит в мире Интернета. Поэтому студия практически
перестала заниматься разработкой новых сайтов, кроме своих собственных
проектов, и продолжает поддерживать существующих клиентов. Происходит
это по причине того, что придет время Интернета, когда останется всего
лишь один сайт.
Необходимым условием успешной деятельности предприятия является
рациональное построение его производственной и организационной
структуры.
Под организационной структурой предприятия понимаются состав,
соподчиненность, взаимодействие и распределение работ по подразделениям
и органам управления, между которыми устанавливаются определенные
отношения по поводу реализации властных полномочий, потоков команд и
информации.
На предприятии отсутствует четкая организационная структура
управления по причине небольшого размера компании.
Организационная структура студии образовалась добровольным
разделением функций внутри коллектива, также структуру управления
можно охарактеризовать высокой степенью мобильности, то есть при
27
необходимости отдельный сотрудник может заменить другого. Тем не менее,
главные управленческие решения принимает исключительно генеральный
директор.
Количество сотрудников работающих постоянно – 6 человек:
- руководитель
- дизайнер
- контент менеджер
- верстальщик
- программист.
В зависимости от проекта, агентство может привлечь до 200
временных сотрудников (из опыта проведения проектов). Планируется
создание представительств в других городах России, СНГ и стран мира к
2013 году к одному из проектов студии, который сейчас находится на стадии
разработки.
Количество собственных интервьюеров в организации составляет
порядка 10 человек, сотрудничающих с фирмой на постоянной основе.
Контроль качества осуществляется на грамотной постановке
руководителем задачи работнику, исключая двусмысленность, и проверке
конечного результата, который должен удовлетворить потребность клиента.
Сотрудникам студии обеспечиваются все условия для свободной и
творческой работы для получения качественного конечного результата.
На предприятии существует система поощрений для работников,
которая позволяет лучше работать и получать дополнительное
вознаграждение. Привлечение новых работников происходит по мере
необходимости и оформляется по договору подряда. Работника может нанять
только директор после анализа портфолио и собеседования. В случаях, когда
работник находится далеко, есть возможность общаться по телефону и
посредством сети Интернет.
Студия специализируется на предоставлении услуг, основными из
которых является изготовление сайтов и работа в сети Интернет. Каждый
28
работник студии имеет для работы компьютер, на котором выполняется вся
основная работа.
Многие работники имеют возможность работы на дому. Это снижает
транспортные расходы, экономит время, которое не тратится на проезд.
Наличие у всех выхода в Интернет позволяет в любое время поддерживать
оперативную связь с работниками, давать указания, обмениваться файлам и
документами.
В распоряжении студии имеется огромное количество компакт-дисков
и специализированной литературы. Кроме того, постоянно пополняется база
данных по рынку, клиентам и конкурентам. Постоянно увеличивается
количество электронной информации, необходимой для работы студии. Все
это вместе со знаниями работников составляет интеллектуальный капитал
студии.
Так как студия работает на высокотехнологичном и постоянно
изменяющемся рынке, работники студии непрерывно следят за новостями в
мире высоких технологий. В среднем, только на чтение новостей и
информации, у работников уходит около двух часов в день.
Таким образом, основными производственными ресурсами для работы
студии являются компьютер, программное обеспечение, накопленная
информация и интеллектуальный капитал работников.
Бухгалтерский учет индивидуальных предпринимателей ведется по
упрощенной системе налогообложения, поэтому основными экономическими
показателями работы студии являются показатели доходов и расходов, на
основании которых рассчитывается общая прибыль студии.
Доходы студии образуют заключенные договоры с предприятиями.
Доля затрат с учетом ФЗП на предприятии составляет 50%.
Доля налогов - около 15%
Реклама – 5%
Прибыль агентства – 30%
«Общий оборот агентства пока составляет коммерческую тайну, но на
29
самом деле никакого секрета не представляет» - по словам директора
агентства.
Цель студии – максимальное удовлетворение потребностей клиентов
посредством:
взаимовыгодного сотрудничества;
объединения усилий для решения сложных задач;
интересной, творческой работой и соответствующим вознаграждением
для работников студии обеспечивает качественное выполнение работы;
создания совместных информационных проектов с заказчиком;
полной и своевременной выплатой всех налоговых платежей, полному
следованию законодательству РФ.
Самое важное в Интернет-проектах - это полезность той информации,
которую клиент представляет на своем сайте. Но тот стиль подачи
информации, который применяется в традиционных средствах маркетинга и
рекламы, чаще всего не подходит для Интернет. Обычно необходимо заново
создавать все тексты для заказчика, или редактировать исходные материалы.
Программирование расширяет функциональность сайта, практически
ни один серьезный сайт не создается без использования средств интернет-
программирования. На данный момент студия может предложить несколько
наиболее распространенных программных решений.
Для анализа доходов, расходов и финансовых результатов по обычным
видам деятельностипредприятия ООО «АйБраш» за 2017-2018 гг. составим
таблицу 1.
Таблица 1
Анализ финансовых результатов по обычным видам
деятельности ООО «АйБраш»
Показатель
Величина
показателя по
годам, тыс. руб.
Изменение
абсолютн
ое, тыс.
руб.
темп
прироста
(снижения),
%
2017 г.
2018 г.
Выручка от продаж
1412450
1575486
+163036
+11,5
Себестоимость проданных услуг
1098918
1270127
+171209
+15,6
Валовая прибыль
313532
305359
-8173
-2,6
30
Управленческие расходы
70035
88955
+18920
+27,0
Коммерческие расходы
134575
161306
+26731
+19,9
Полная себестоимость
1303528
1520388
+216860
+16,6
Прибыль от продаж
108922
55098
-53824
-49,4
Анализ показателей, представленных в таблице, свидетельствует о том,
что эффективность деятельностиООО «АйБраш» по обычным видам
деятельности снижается:
- темп роста выручки в 2018 г. ниже, чем темп роста себестоимости,
что является негативной тенденцией;
- выручка от продаж за 2018 г. увеличилась на 163036 тыс. руб. или на
11,5%;
- рост себестоимости за 2018 г. составил 171209 тыс. руб. или на 15,6%;
- управленческие расходы выросли на 27,0%, а коммерческие расходы
на 19,9%;
- полная себестоимость увеличилась 216860 тыс. руб., или на 16,6%;
- прибыль от продаж уменьшилась на 49,4%.
Вывод: Анализ влияния факторов на чистую прибыльООО «АйБраш» в
2018 г. показал, что:
- изменение прибыли от продаж уменьшило чистую прибыль на 53824
тыс. руб. Является самым значительным фактором, вызвавшим сокращение
чистой прибыли;
- изменение доходов от участия в других организациях вызвало
снижение чистой прибыли на 26822 тыс. руб. Является основным фактором,
вызвавшим рост чистой прибыли;
- изменение прочих доходов вызвало снижение чистой прибыли на
1634 тыс. руб.;
- изменение прочих расходов обеспечило рост чистой прибыли на
15845 тыс. руб.:
- изменение процентов к получению вызвало увеличение чистой
прибыли на 3102 тыс. руб.;
31
- изменение процентов к уплате вызвало увеличение чистой прибыли
на 19420 тыс. руб. Является самым значительным фактором, вызвавшим рост
чистой прибыли;
- изменение отложенных налоговых активов повлияло на снижение
чистой прибыли на 8758 тыс. руб.;
- изменение отложенных налоговых обязательств обеспечило рост
чистой прибыли на 15389 тыс. руб.;
- совокупное изменение факторов вызвало уменьшение чистой
прибыли на 37282 тыс. руб.
2.2. Описание проекта
Scrum — одна из гибких методологий разработки (Скрам software
development), наряду с экстремальным программированием, DSDM и FDD.
Все методы Скрам имеют общие принципы: работа выполняется
итерациями, требования формируются динамически, рабочие группы из
нескольких специалистов обеспечивают реализацию проектов за счет
взаимодействия и самоорганизации.
Основа Scrum — эмпирический подход, который решает задачу
разработки ценных продуктов в запутанной среде. Помимо разработки
программного обеспечения Scrum используется в управлении и
сопровождении проектов.
Для анализа проектной деятельности веб - студии «Айбраш»
рассмотрим ключевые компоненты управления проектами в организации. А
именно:
1) управление коммуникациями проекта;
2) управление командой проекта;
3) управление сроками и содержанием проекта.
4) управление качеством проекта;
5) управление заинтересованными сторонами
Анализ состояния проектного деятельности в веб - студии «Айбраш
32
начнем с рассмотрения этапов жизненного цикла проекта, который состоит
из инициации, планировании, реализации и завершения. В компании
проектом является создание сайта.
Инициация проекта.
Работа над проектом начинается с предварительного анализа,
определения общей концепции проекта. Для этого осуществляется встреча с
заказчиком и установление целей, структуры сайта и первоначальные
ориентиры по дизайну. Также подготавливается бриф для заказчика, в
котором клиент описывает основные характеристики деятельности
компании, перечень предоставляемых услуг, планируемые функциональные
возможности сайта. Разработка и заполнение брифа необходимы для
первоначального представления будущего проекта и последующего
обсуждения и проработки деталей между заказчиком и компанией. На этапе
инициации также реализуется процесс аналитики. В ходе этого этапа
совместно с заказчиком определяется структура сайта и детально
прописывается функционал. Также исследуется контекст проекта (целевая
аудитория, специфика и тенденции отрасли, законодательные рамки, опыт
аналогичных проектов, конкуренты). Эта информация ложится в основу
интерактивного прототипа сайта. На данном этапе помимо всего прочего
дается предварительная разбивка проекта по релизам в соответствии с
этапами исполнения. Выходными документами этапа инициации является:
заполненный бриф от клиента, анализ целевой аудитории с описанием
пользовательских сценариев, анализ конкурентов.
Планирование проекта
Если проект после инициации проходит дальше в работу, то на этом
этапе составляются планы-графики производства. Назначается планерка для
менеджеров, на которой обсуждается нагрузка исполнителей и определяется
команда проекта. После чего составляется список задач по проекту и
оценивается время, необходимое для выполнения каждой задачи с учетом
рисков. Оценка заносится в таблицу Excelи передается отделу продаж для