16
Цели и ограничения проекта
Кто является основными заинтересованными сторонами
Выявленные риски
Преимущества проекта
Общий обзор бюджета
4
Эти направления являются основными для устава проекта, а
информация, содержащаяся в них необходима для принятия решений,
осуществления действий с целью достижения конечного результата.
Планирование проекта.
Планирование проекта – это очень важный этап, на котором
осуществляется составление общего плана проекта.
Фаза планирования объекта подразумевает проведение анализа
основных составляющих: цель проекта и способ достижения этой цели.
Цель проекта – это конечный результат, состояние, результат, ради
которого этот проект и инициируется.
Способ достижения этой цели (результата) – это направление ресурсов,
средств, результатов выполнения функциональных обязанностей каждого члена
команды проекта для решения поставленных задач.
Основные элементы направления к достижению цели проекта, которые
следует проанализировать, являются:
Основные и второстепенные члены команды, которые
непосредственно участвуют в процессе реализации проекта
Их сфера и зона ответственности
Основные показатели достижения результатов, в том числе и на
промежуточных этапах
Возможные риски, которые снижают эффективность Возможные
риски и препятствия, снижающие эффективность
Отношения внутри команды, в том числе и по психологическим
признакам
4
Грей К.Ф., Ларсон Э.У. Управление проектами: практическое руководство / пер. с англ. – М.: ДИС, 2010.
17
Календарный план проекта
Все данные элементы должны быть проанализированы и утверждены в
плане проекта.
Кроме того, на промежуточных этапах необходимо проводить
совещания и, подводя итоги, анализировать направление ресурсов и
деятельности команды проекта.
Исполнение. Непосредственное исполнение действий по работе на
проекте.
На данном этапе начинается непосредственное исполнение действий
каждого сотрудника команды проекта.
Основная задача данного этапа – действовать по схеме проекта (бюджет,
содержание, качество, сроки) наиболее эффективно, согласно плану проекта.
Каждый член команды проекта должен выполнять свои
функциональные обязанности, согласно намеченному плану, надлежащего
качества и в установленные сроки.
Контроль. Это фаза характеризует работу менеджера проекта и/или
менеджеров среднего звена (в зависимости от размеров проекта), которая
направлена на установление соответствия достигнутого командой проекта
результата планируемому результату.
В случае отклонения от плана проекта менеджер проекта (или
менеджеры) должен (должны) направить все усилия на устранение этих
различий.
Также во время этапа контроля вероятны корректировки плана проекта
и, соответственно, изменения как в самом проекте на различных этапах, так и в
действиях членов команды проекта.
Завершение.
Фаза завершения проекта подразумевает окончание проекта в виде
готового результата.
На этом этапе проводятся работы по подведению итогов, а также
роспуск команды проекта.
18
Таким образом выглядит основная наиболее распространённая схема
жизненного цикла проекта.
Вместе с тем, существует ещё несколько вариантов схем жизненного
цикла проекта.
Схема жизненного цикла по Ицхаку Адизесу выглядит:
Рис. 3 Модель жизненного цикла Ицхака Адизеса
Любая организация и/или предприятие являются сами по себе проектом
со своим жизненным циклом. Поэтому схема Ицкаха Адизеса по жизненному
циклу организации вполне применима к любому проекту.
По мнению Ицхака Адизеса стадия зарождения является первым этапом
становления и развития проекта.
На данном этапе проект существует в виде идеи, которая появилась у
инициаторов.
19
Основная задача инициаторов – создать и развить приверженность идее
и последующей реализации проекта с целью внедрения изменений.
Чем выше риск проекта, тем сложнее найти единомышленников и тем
более убедить их в необходимости изменений.
Проблемы на этапе зарождения проекта могут быть различными. Как
правило, они делятся на категории:
Психологические проблемы: избыточное волнение, страх перед
инновациями и нарушением привычного течения дел в организации, а также
боязнь получения не того результата, который ожидался вначале.
Функциональные: нечёткие задачи, смешение функций, добавление
функциональных обязанностей сотрудникам, затрачивание времени
Финансовые: риск инвестиций и вложенных средств, особенно в период
кризиса, также проблемы в выборе приоритетов для вложения финансовых
средств.
Данные проблемы должны быть решены или минимизированы с
помощью инициатора проекта, который сам должен быть уверен в
положительном исходе.
Для этого составляется план проекта.
План проекта составляется заранее и может быть изменён на
протяжении всего срока реализации проекта.
В плане проекта прописаны чёткая цель, сроки, бюджет, содержание и
требуемое качество.
Стадия младенчество. Данная стадия начинается в тот момент, когда
проект только начинает реализовывать согласно намеченному плану.
Стадия младенчества характеризуется следующими проблемами:
Финансовые проблемы: отрицательный денежный поток. Он означает
вложение денежных средств без краткосрочной финансовой отдачи.
Проблемы инноваций: проблемы, связанные с инновациями в проекте и
нововведениями в процессе его реализации.
20
Функциональные проблемы: дополнительная нагрузка на сотрудников
компании.
Основой решения данных проблем является повышенное внимание к
действиям по реализации проекта всех участников проекта: руководителя и
команды.
Команде проекта на данном этапе нужно централизованное принятие
решений, сосредоточение внимание на основных действиях каждого
сотрудника на проекте.
Стадия высокой активности. На стадии высокой активности проекта
сотрудники команды активно работают и выполняют свои функциональные
обязанности.
На данной стадии сотрудники активно вовлечены в процесс, а
руководство контролирует выполнение поставленных задач.
Стадия юности. Стадия юности проекта характеризуется развитием
оптимизированного управления внутри команды проекта.
Это означает, что часть полномочий руководителя проекта постепенно
переходит к другим менеджерам (среднего звена).
Основные недостатки и проблемы на данной стадии – конфликтность.
При разбалансировке централизации принятия решений, что было
свойственно стадии младенчества, каждый руководитель (менеджер среднего
звена) выдвигает свою позицию относительно решения задач для достижения
поставленных целей.
Это, в свою очередь приводит к конфликтам внутри команды проекта.
Конфликт в команде проекта – это разногласие интересов и действий
менеджеров и сотрудников внутри команды проекта.
Основная задача руководства проекта – минимизация конфликтов
внутри команды с целью повышения эффективности её деятельности.
Стадия расцвета проекта. Проект и деятельность команды проекта
протекают слаженно и оптимально. Выполняются поставленные задачи,
достигаются промежуточные цели и достигается конечная цель проекта.
21
На стадии расцвета проекта в компании происходят изменения,
призванные повысить эффективность деятельности самой компании.
Основная цель на данном этапе – сохранить стабильное положение и
продолжать развивать проект.
Стадия стареющего проекта. Деятельность проектной группы и самого
проекта снижает обороты, результатом является завершение проекта.
Также существует схема жизненного цикла проекта Всемирного Банка.
Рис. 4 Схема жизненного цикла проекта (Всемирный Банк)
Это схема характеризует жизненный цикл проекта Всемирного Банка.
Эта схема универсальна, но вместе с тем, она оптимально подходит для
инвестиционных проектов.
Помимо основных схем жизненного цикла проекта, существует также
жизненный цикл нетрадиционных проектов.
22
Нетрадиционные проекты отличаются собственной уникальностью,
поэтому цели, задачи формируются на протяжении всех этапов реализации.
Рис. 5 Схема «Жизненный цикл нетрадиционного проекта»
Нетрадиционные проекты, как правило, являются для участников
проекта принципиально новым явлением. Поэтому и жизненный цикл
нетрадиционных проектов отличается от жизненного цикла традиционных
проектов.
Также отличием нетрадиционных проектов от традиционных является
отсутствие завершающей фазы при совпадении концептуальной, плановой и
реализующей.
Нетрадиционные проекты возникают, когда необходимо быстро принять
решение о каких-либо изменениях.
Сущность нетрадиционных проектов заключается в их новаторстве.
Свойственная нетрадиционным проектам уникальность вынуждает на
протяжении всего их жизненного цикла формулировать цели и задачи, в том
числе и в области издержек.
Рассмотренные в данном параграфе жизненные циклы проектов
универсальны и подходят различным предприятиям и организациям вне
23
зависимости от их сферы деятельности, размеров, бюджета, сроков, содержания
и специфики проектов.
1.3. Управление проектом по фазам, стадиям, этапам жизненного цикла
Управление проектом является очень важным и необходимым условием
достижения поставленных целей.
Управление проектом – это процесс, подразумевающий постановку
задач, решение которых ведёт к достижению поставленных целей, и контроль
за качеством и сроками их исполнения.
Управление проектом осуществляется для того, чтобы оптимизировать
систему взаимосвязанных элементов, составляющих проект: бюджет, сроки,
содержание и качество.
Совокупный процесс управления проектом подразумевает управление
каждой из этих составляющих.
Кроме того, в процесс управления проектом также входит процесс
управления командой проекта.
Команда проекта – это совокупность лиц (физических и/или
юридических), непосредственно занятых в реализации проекта.
Управление командой проекта подразумевает постановку определённых
задач и контроль за их выполнением.
Каждый член команды проекта выполняет свои функциональные
обязанности, правильное и качественное исполнение которых ведёт к
достижению поставленных целей.
Обычно выделяется три основные модели формирования команды
проекта:
1) Привлечение специалистов или руководителей к работе над проектом
по совместительству с основной работой. Такая модель подходит для
ограниченных во времени и ресурсах проектов.
2) «Предприятие в предприятии». Эта модель является классической и
выбирается при объемных, системных задачах и необходимости
24
взаимодействия данной модели с основным профилем деятельности
предприятия.
3) Смешанные формы.
Команда проекта состоит из трёх видов групп
Таблица 1
Основные составы команды проектов
Вид группы
Характеристика
Основная группа
Специалисты, непосредственно работающие над
осуществлением проекта
Вторичная группа
Объединяет специалистов и организации, которые
оказывают помощь основной группе
Вспомогательная
(третичная) группа
Люди, оказывающие влияние на членов основной и
вторичной групп, а также на ход работы по проекту
К основным этапам жизненного цикла команды проекта относят:
Первый этап. Формирование. На этом этапе происходит первичное
знакомство и построение дальнейших взаимоотношений членов команды.
Руководитель поясняет основные цели проекта, функциональные
обязанности и зоны ответственности каждого сотрудника (члена команды).
Второй этап. Этап установления деловых взаимоотношений в процессе
совместной работы.
Третий этап. Этап нормального функционирования. Все члены команды
заняты выполнением своих функциональных обязанностей, которые
необходимы для достижения общей цели.
Четвёртый этап. Этап реорганизации. На этом этапе менеджер проекта
производит изменения в качественном и количественном составе команды.
Пятая стадия. Этап расформирования команды. Этот этап наступает,
когда команда завершила свою работу по причине завершения проекта.
Управление проектом и всеми его составляющими осуществляется по
этапам.
Стадия «Инициирование проекта».
Инициатор проекта, как правило, руководитель и/или ЛПР на начальном
этапе выдвигает идею относительно проекта, плана его реализации,
последующих действий и намеченных целей.
25
Данная стадия характеризуется принятием решения о начале
выполнения проекта, либо же какого-то очередного крупного этапа данного
проекта.
Основное направление данной стадии – решение об изменениях,
внедрении проекта, его дальнейшей реализации.
Основные аспекты стадии инициирования проекта:
1) Цель проекта
2) Возможности и ресурсы для его осуществления
3) Срок окупаемости
4) Доходность
5) Источники финансирования
На данном этапе основной управленческий аспект – самоорганизация
руководителя (или иного инициатора).
Стадия «Планирование проекта». Основная стадия, характеризующая
первый этап на пути к реализации идеи проекта.
Составлением плана занимается инициатор проекта по согласованию с
другими лицами, принимающими решения относительно данного проекта.
На данном этапе происходит планирование содержания проекта.
Основной задачей является выявление потребностей в изменениях,
планирование проекта по изменениям ситуации в компании и внедрению
проекта.
Исходя из поставленной цели формируются задачи, выполнение
которых ведёт к достижению целей проекта.