55
Общая стоимость на закупку переводчиков: 25 000 000 руб.
Общая стоимость затрат на непредвиденные расходы: 1 265 000 руб.
Общая стоимость затрат на организацию работы департаментов:
5 000 000 руб.
Общая стоимость затрат на поставщиков: 532 000 руб.
Итого: 222 337 000 рублей.
Все расценки изображены в таблице 4. Общая стоимость проведения
мероприятия составит 222 337 000 рублей.
Фазы проекта:
Первая фаза подготовительная, на данной фазе необходимо:
Выбрать место проведения мероприятия
Разработать список спикеров
Делегировать департаменту рассадки составить схему зала
Делегировать департаменту продаж составить стоимость билетов
Заключить контракты с поставщиками
Нанять работников для организации мероприятия
Поиск спонсоров
Вторая фаза инвестиционная, на этой фазе происходят следующие
действия:
Бронирование «Газпром арены» на даты мероприятия
Активная реклама мероприятия
Продажа билетов на мероприятие
Возведение сцены на мероприятии
Печать программы мероприятия
Заключение контрактов со спикерами
Закупка переводчиков для участников
Организация медпункта на территории мероприятия
Организация охраны на мероприятии
56
Логистика (грузоперевозки, еда, оборудование)
Организация видео/фото съемки
Изготовление атрибутики с темой мероприятия
Закупка призов для участников
Третья фаза, непосредственно , данная фаза приходится на даты
мероприятия:
Проведение бизнес – форума
Четвертая фаза, завершающая:
Продажа видео записей форума
Раздача подарков участникам мероприятия
Доработка и подготовка документов к сдаче проекта
Завершение проекта
Рисунок 30 Дерево целей проекта
57
Рисунок 31 Иерархическая структура работ проекта
Предпосылками к реализации проекта «Synergy Global Forum»
является, то что это крупнейший форум, не имеющий других аналогов в
мире, на котором ежегодно на сцене форума выступают выдающиеся
личности из разных сфер: предприниматели и топ-менеджеры, лидеры
мнений и признанные профессионалы в области искусства, спорта,
журналистики и других областей. Эти люди переворачивают целые
индустрии и формируют культурный код современности.
Далее формируется команда проекта.
Руководитель проекта - занимается определением проекта, таким как
составление команды проекта, строительство иерархии отношения в команде,
расписывает правила проекта. Занимается планированием проекта, таким как
составление календарного и финансового плана, плана управления рисками.
И самой большой по времени функции управлении проектами тоже
занимается руководитель проекта, оценивая прогресс - ход выполнения
работ, координирования действий и т.п.
58
Администратор проекта - основной задачей специалиста является
управление взаимодействием и документооборотом документов проекта.
Данная роль может быть назначена члену проектной команды.
Поставщики - осуществляющие разные виды поставок на контрактной
основе - материалы, оборудование, транспортные средства и др.
Бюджетный комитет - на бюджетный комитет возлагаются функции
решения вопросов, связанных с формированием, согласованием,
утверждением и контролем исполнения бюджета проекта.
Департамент продаж – главной задачей департамента является,
реализация продажи билетов на мероприятие, а также информирование
покупателей по интересующим им вопросам.
Департамент рассадки - отвечает за составление схемы зала, рассадки
клиентов и информировании о свободных местах.
Департамент финансов – составление отчетности по расходам проекта,
а также по заведенным денежным средствам от продажи билетов.
IT отдел - отвечает за анализ, проектирование, разработку проектных
решений
Департамент по работе со спонсорами – отвечает непосредственно за
работу со спонсорами.
После сформирования команды каждый получает свои
индивидуальные задания и начинает работу над ними.
О – ответственный
И – исполнитель
Н – Наблюдатель
К – Консультант
59
Рисунок 32 Матрица ответственности
2.3 Анализ управления проектом на прединвестиционной фазе
Очень важно до принятия решения об осуществлении организации
бизнес - форума рассмотреть все условия его реализации в течении всего
периода жизненного цикла.
Управление проектом на любой фазе его жизненного цикла состоит из
нескольких шагов. В прединвестиционной фазе имеет место несколько
параллельных видов деятельности, которые частично распространяются и на
следующую, инвестиционную фазу. Управление на прединвестиционной
фазе содержит следующие шаги:
60
определение инвестиционных возможностей
планирование (составление сетевых моделей и календарных
планов)
контроль
регулирование
Прединвестиционная фаза стартует в начале 2019 года.
На этом этапе была подобранно место проведения бизнес – форума, так
как главные площадки в подходящие под все параметры мероприятия были
не доступны, выбор пал на аренду «Газпром арены».
Следующим шагом был разработан предварительный список спикеров,
которые точно выступят на мероприятии, в данный список в основном
попадают отечественные спикеры.
Далее департамент рассадки создает схему зала тем самым давая
информацию на какое количество мест мы можем рассчитывать и подходит
ли нам данное место проведения мероприятия. Департамент продаж
параллельно созданию схемы составляет цены на билеты предварительно
заручившись поддержкой департамента финансов.
Потом заключаются контракты с поставщиками, они необходимы для
перестройки арены под нужды мероприятия.
Набор работников для организации мероприятия, в эту касту входят
волонтёры и сотрудники организации их задачей является контроль хода
мероприятия, с ними так же необходимо заключить договора.
Последним этапом на данной фазе является поиск спонсоров для
помощи проведения столь масштабного мероприятия, этим вопросом
занимается департамент по работе со спонсорами.
Контроль и регулирование над проектом осуществляет команда
проекта по мере его реализации, а также применяет необходимые действия
по мере их поступления
61
Сведение этапов прединвестиционной фазы
Таблица 5
Рисунок 33 Сетевой график на прединвестиционной фазе
Рисунок 34 Диаграмма Ганта для прединвестиционной фазе
62
2.4 Анализ управления проектом на инвестиционной фазе
Старт инвестиционной фазы начинается с бронирования арены на даты
проведения мероприятия, это один из самых важных шагов для реализации
проекта, данный шаг застрахует нас от появления непредвиденных форс-
мажоров в будущем, которые могли бы помешать проведению мероприятия,
так же это поможет нам в следующем шаге. А именно реклама мероприятия.
Перед стартом продаж, необходимо провести рекламную компанию, на
данном этапе размещается информация на официальном сайте о проведении
бизнес – форума «Synergy Global Forum», покупается реклама у
рекламодателей таких как:
Поисковая система «Яндекс»
Социальная сеть «Вконтакте»
Видеохостинг «YouTube»
Размещение плакатов на билбордах
Закупается реклама у известных блогеров
Параллельно рекламной компании начинается старт продажи билетов
на мероприятие и составление программы на само мероприятие, и
последующая печать программы.
Далее заключаются контракты со спикерами так как наше мероприятие
охватывает множество сфер жизни и бизнеса и собирает огромную публику,
необходимо насытить программу интересными спикерами, важно выбрать
хедлайнера мероприятия, который сможет зазвать публику только своим
присутвием на мероприятии.
Так как на мероприятии по мимо отечественных спикеров будут и
представители других стран, а основным контингентом будут участники из
СНГ, необходимо закупить синхронные переводчики для участников
мероприятия. К этому этапу можно добавить закупку призов для участников,
63
изготовление атрибутики для мероприятия и организацию видео и фото
съемки.
Мы плавно передвигаемся к началу мероприятия, на этом этапе
начинаются работы по возведению сцены для мероприятия, организация
работы медпункта и охраны, а также грузоперевозки еды и оборудования
необходимого для проведения мероприятия.
Сведение этапов инвестиционной фазы
Таблица 6
Рисунок 35 Сетевой график на инвестиционной фазе
64
Рисунок 36 Диаграмма Ганта для инвестиционной фазы
2.5 Анализ управления проектом на завершающей фазе
На данной фазе официально завершаются все операции проекта. При
закрытии проекта рассматривается все предыдущая информация, полученная
во время закрытия предыдущих фаз позволяющую удостовериться в том, что
все работы по проекту завершены, и проект достиг своих целей.
Продажа видео записей форума, продлевает жизненный цикл проекта
еще на какое-то время, но в ближайшие сроки данный видеофильм будет
добавлен к общему списку и его продажа станет не актуальна.
Так же до раздаются подарки, участникам, которые не смогли получить
их не посредственно в день форума.
Производится подготовка документации для сдачи проекта, так же
подводятся окончательные результаты по проекту.