14
Расстановка приоритетов по подпроектам позволяет предоставить
заинтересованным лицам промежуточные результаты проекта, которые можно
использовать, намного быстрее, чем при применении методов классического
проектного менеджмента или Agile.
Lean
Отличие Lean от ранее перечисленных методов управления проектами
заключается в том, что каждый из подпроектов также разбивается на части,
последовательно реализуемые этапы, которые составляют поток операций.
Применение инструментов Lean обеспечивает высокое качество выполнения
задач на каждом этапе. (рисунок 5)
Рисунок 5. Этапы Lean проект-менеджмента
Методология Lean не предполагает четкого разграничения между
этапами, что обеспечивает ей дополнительную гибкость и повышает скорость
реализации проекта в целом.
Kanban
Инструментарий Kanban применяется совместно с методами Lean, делая
его более конкретным и простым для практического применения. Kanban
предполагает поэтапное производство проекта, учитывающее изменения уровня
значимости отдельных задач. В рамках такой методологии решение нескольких
задач может вестись одновременно или быть прекращено в случае
необходимости. (рисунок 6)
15
Рисунок 6. Этапы Kanban проект-менеджмента
Kanban часто считают визуализацией идеи Agile – схожие принципы
выражены в инструментах типа карточек.
Six Sigma
Концепция 6 сигм представляет собой структурированную версию Lean,
которая обладает большими возможностями для планирования, управления
качеством и снижения уровня брака в результатах. Данная методология
ориентирована на устранение проблем, возникающих в процессе реализации
проекта, для обеспечения максимальной удовлетворенности заинтересованных
лиц. (рисунок7)
Рисунок 7. Этапы Six Sigma проект-менеджмента
16
Методы 6 сигм схожи с Kanban, а их ключевые различия состоят в
определенности этапов планирования, целеполагания и контроля качества.
PRINCE2
PRINCE2 представляет собой гибрид классического подхода к
управлению проектами и концепции 6 сигм. В рамках данной методологии
большое внимание уделяется составу проектной команды и распределению
ролей, при этом PRINCE2 не содержит конкретных практических инструментов,
а является скорее руководством к организации действий по управлению
проектом. (рисунок 8)
Рисунок 8. Этапы Six Sigma проект-менеджмента
В рамках каждой из перечисленных методологий управления проектами
существуют универсальные и специфические инструменты проект-
менеджмента. Большинство популярных концепций базируются на разделении
проекта на составляющем и поэтапном управлении.
1.2. Особенности информационных технологий в проектном менеджменте
Проект – это кратковременное явление, которое направлено на
производство какого – то товара или услуги. Проекты включаются в портфель
организации либо с целью прямого или косвенного воздействия на достижение
стратегических целей, либо в связи с ожидаемыми высокими финансовыми
17
показателями их реализации в краткосрочной перспективе. Проекты могут
способствовать достижению стратегических целей организации, если они
приведены в соответствие с ее стратегией. Что соответственно подразумевает
наличие самой стратегии, причем формализованной в виде стратегического
плана согласно теории стратегического менеджмента. И в этой связи главная
роль согласно методологии PMBoK отводится офису управления проектами,
который объединяет данные и информацию, полученные из проектов, и
оценивает степень выполнения стратегических задач более высокого уровня.
Офис управления проектами является естественным связующим звеном между
портфелями, программами, проектами и корпоративными системами оценки
организации.
Для возможности эффективно осуществлять стратегическое управление,
вовремя корректировать стратегию, отслеживать динамику всех показателей по
проектам, программам и портфелям в любой момент времени, необходимо
применение соответствующей информационной технологии. Сегодня многие
разработчики программного обеспечения предлагают свои решения с
различными опциями.
Чаще всего, использование проектной технологии наиболее оправдано в
случае с информационными продуктами и услугами. Специалисты, для
выполнения поставленных задач набираются в проектную группу из коллектива.
Исключение делается только в том случае, если нужного специалиста нет в
команде руководителя. Рассмотрим на практическом примере данную
особенность.
Руководитель планирует создать проект по успешному продвижению
продукта на рынке. Аналогичных продуктов достаточно много. Некоторые из
них приобрели у покупателей заслуженный спрос. В данных условиях проектная
группа должна будет за короткий промежуток времени исследовать продукт и
разработать рекламную акцию на основе его преимуществ. В состав проектной
группы должны войти сотрудники коллектива, а также специалист по
маркетингу, который поможет разработать эффективную рекламную акцию. Без
18
этого специалиста, проектной группе будет существенно сложнее.
Особенности проектирования
1. Постановка цели и определение задач
2. Информирование группы
3. Делегирование полномочий
4. Анализ текущей ситуации
5. Подведение промежуточных итогов
6. Моделирование ситуации
7. Анализ результатов
8. Тестирование
9. Внедрение результата на рынок
Этапы проекта, на которых могут применяться информационные
технологии:
1. Информирование группы
2. Моделирование ситуации
3. Анализ результатов
4. Тестирование
5. Внедрение товара на рынок
Информационные технологии в настоящее время могут применяться на
любом этапе проектирования. Однако, на перечисленных этапах
информатизация применяется очень часто. В настоящее время развитие рынка
высоких технологий это позволяет. Рассмотрим более подробно эти этапы.
Информирование группы
Распространение информации может производится через
информационные системы. Это достаточно простой способ, при помощи
которого можно оповестить большое количество людей. Также это удобно в том
случае, если специалисты проектной группы находятся далеко друг от друга.
Информатизация дает возможность удаленного общения и проведения интернет
– конференции. Единственный недостаток заключается в том, что эти средства
не всегда доступны по техническим или иным причинам.
19
Моделирование ситуации
Моделирование проекта или ситуации становится возможным благодаря
техническим новинкам. В настоящее время существует большое количество
программ, которые позволяют создавать объемные макеты и проектировать
информационные модели. Данная технология успешно применятся в дизайне,
флористике, швейном деле, медицине, пластической хирургии, косметологии.
Что касается проектов, то здесь моделирование прочно вошло в жизнь проектной
группы.
Анализ результатов проекта
Использование информационных технологий становится возможным на
этапе анализа и оценки результатов. Менеджер может ввести данные в
программу и получить результат, выраженный в необходимых единицах
измерения. Это очень удобно и экономит время руководителя.
Тестирование
Тестирование любого проекта или продукта реально осуществить с
использованием информационных систем. Данные вводятся в программу, и
менеджер в течение нескольких минут или часов получает все возможные
комбинации ошибок. Для менеджера – это наиболее эффективный способ
тестирования, потому что ни один человек не может выдать такое большое
количество результатов.
Внедрение товара на рынок
Внедрение товара на рынок в настоящее время очень легко произвести
при помощи информационных технологий. Большое количество пользователей
информационной сети позволяет информировать их всех о продукте. Таким
образом, ни один из представленных медийных ресурсов не дает такое большое
количество откликов на рекламу. Интернет позволяет не только информировать,
но и получить обратную связь.
Все компании обладают своей организационной структурой. Все
организационные структуры состоят из подструктур, которые следует
анализировать как отдельные структуры: структура управления производством,
20
кадровая структура, маркетинговая, финансово-экономическая,
информационная структуры. Все структуры компании и ее проекты находятся в
тесной взаимосвязи. Все отделы компании и ее проекты имеют информационную
систему с разными информационными потоками, которые представляют собой
распоряжения, запросы, как внутри организации, так и поступающие из внешней
среды.
В нынешних условиях современности руководители компаний имеют
дело с большим потоком информации, которая постоянно меняется и ее
становится сложно обрабатывать «вручную». Помимо этого, на крупных
промышленных предприятиях, имеющих большой оборот продукции и большую
численность персонала, имеется необходимость учитывать и контролировать
информацию, поступающую из разных отделов, в том числе и финансовую,
производственную, кадровую и т.д. В связи с этим появляется необходимость
автоматизировать сбор, обработку и хранение информации. Информационные
технологии облегчают процесс работы с информацией на предприятии и ее
проектах. Современные предприятия практически все имеют информационные
технологии по работе с информацией, которые представлены специальными
программами, позволяющими работать с бухгалтерией, документооборотом,
маркетинговыми исследованиями, прогнозами и стратегическим планированием
и т.д. Но современные информационные технологии должны не только
осуществлять работу с информацией, но и оптимизировать информационные
потоки, упрощать поиск информации, отсеивать ненужную информацию и
получать необходимую. Правильно выстроенная информационная система
значительно упрощает процесс управления проектом, позволяет своевременно
собрать, отсортировать, обработать необходимую информацию и принять верное
решение.
Информационные технологии в системе управления проектами
предполагают:
21
•создаются правовые, экономические, технологические, социальные
условия с целью получения необходимой информации в краткие сроки и в любой
точке для решения управленческой проблемы проекта;
•создаются аппаратные и программные средства, телекоммуникационные
системы, которые обеспечивают формирование информационных ресурсов и
доступ к ним, включая хранение, переработку, преобразование и передачу
информации и знаний;
•обеспечивают первоочередное развитие структур, которое обеспечивают
производство и воспроизводство информации и знаний;
•разрабатывают и реализовывают организационно-методологические
основы и программы последовательного, целенаправленного и эффективного
внедрения информационных технологий в систему управления проектом.
Преимуществом использования информационных технологий является
увеличение эффективности обработки данных и помощь ответственному за
проект, а кроме того создание высокоэффективного производства.
Кроме того, для развития организации в современных условиях, она
должна не только внутренне развиваться, но и приспосабливаться к внешнему
окружению. Компании в нынешнее время не могут оставаться стабильными, они
должны изменяться чтобы:
• были удовлетворены постоянно изменяющиеся требования
покупателей;
• сохранять позиции в условиях жесткой конкуренции,
• улучшать внутренние процессы, расширять количество товаров или
услуг;
• персонал должен выполнять реальные цели с учетом тактических задач;
• развивать бизнес-процессы, ориентированные на потребителя. С этой
целью информационные службы проекта должны быть организованы так, чтобы
следить за изменениями во внешней среде и реагировать на них.
Информационные технологии в проектный менеджмент играют немалую
роль в достижении целей компании. Информационные технологии применяются
22
на всех уровнях проекта. Вовремя преподнесенная информация
информационные технологии позволяют достигнуть успеха компании благодаря
новым продуктам или услугам. Используемые информационные технологии в
проекте поддерживают его реализацию. Однако, информационные технологии
имеют свои специфические условия и важно применять их взвешенно и
продуманно.
Положительный эффект будет достигнут лишь в том случае, если
руководство проекта имеет ясную цель о будущих действиях. Важно правильно
использовать информационные технологии, иначе достаточно дорогой и
сложный инструмент не принесет бизнесу пользу. Одной из главных целей
руководителя проекта совершенствовать свой бизнес с реальным применением
информационных технологий.
1.3. Процесс информационного обеспечения проектов
На сегодняшний день благодаря информации можно принимать
обоснованные и эффективные решения в процессе управления проектами.
Усовершенствование организации информационного обеспечения концепции
управления проектом связано с использованием вычислительной техники и
информационных систем, созданных на концепции баз данных. Благодаря
различным информационным новшествам сокращается и минимизируются
затраты на управление проектом. Благодаря техническим средствам, таким как
телефон, ПК, интернет и другие совершенствовалось информационное
обеспечение управления проектом. Кроме того, увеличивается роль информации
в управлении проектом из-за изменений в социально-экономическом характере
развития экономики.
Под информационным обеспечением подразумевается направление,
состоящее из разработок методов и форм работы с информацией, отражающей в
системе объекты, над которыми осуществляется контроль или управление, и
организации этой информации в целях эффективного ее хранения,
23
использования, а также обмена между системой и источниками или
потребителями информации.
Благодаря совершенствованию информационного обеспечения
достигаются следующие задачи:
- экономия затрат после уменьшения фонда заработной платы, оплаты
коммунальных услуг, расходы на договора и т.д.
- уменьшение затрат в будущем, а именно увеличение количества
персонала, снижение времени и стоимости обработки информации.
- нематериальная выгода за счет улучшения качества информации,
увеличение производительности.
Благодаря внедрению информационного обеспечения руководитель
проекта может получить актуальную и достоверную информацию о работе
проекта на всех этапах, увеличить работу проекта за счет эффективности
управления на базе одного банка данных. Кроме того, увеличивается
эффективность обмена данными между разными подразделениями проекта и
руководством проекта.
Организация информационного обеспечения включает в организацию:
массивов информации;
потоков информации;
процессов и средств сбора, хранения, обновления, переработки,
передачи информации, в том числе ведения нормативного хозяйства.
Обобщение важнейших моментов управления с выделением
особенностей автоматизированного управления позволяет сделать следующие,
важные, на наш взгляд, выводы по поводу информационного обеспечения систем
управления.
1. Суть информационного обеспечения любой системы управления,
состоит в получении, накоплении, ведении, обработке и представлении органам
управления знаний о прошлом, текущем и будущем состоянии объекта
управления и системы управления в целом и отдельных ее частей, а также
внешней среды, в которой функционируют объект и система управления.