64
Оформление документа
Утверждение руководителем
Регистрация документа
Отправка документа (исходящих)
Исполнение документа (внутренних)
Чем выше степень стандартизированности операций и процессов,
составляющих основы документооборота, тем легче исполнять главные
принципы — оптимизация и беспрерывность. Четыре главных принципа
информационного обеспечения легко поддаются алгоритмизации, поэтому все
процессы проекта по созданию двигателя для пикапа ISUZU D-Max в компании
АО "Дженерал Моторс Пауэртрейн-Узбекистан" необходимо автоматизировать.
Сегодня многие компании, в том числе и АО "Дженерал Моторс
Пауэртрейн-Узбекистан" ощущают острую нехватку готовых решений для
автоматизации бизнес-процессов. ИТ -разработчикам АО "Дженерал Моторс
Пауэртрейн-Узбекистан" следует предпринять меры по эффективному
продвижению и донесению информации об имеющихся возможностях до своих
сотрудников для автоматизации бизнес-процессов. Еще одним препятствием на
пути к автоматизации, является ограниченность ИТ-бюджета.
Применение информационных технологий особо важно в
информационном развитии проекта по созданию двигателя для пикапа ISUZU D-
Max АО "Дженерал Моторс Пауэртрейн-Узбекистан". Использование новейших
информационных технологий в проекте по созданию двигателя для пикапа
ISUZU D-Max АО "Дженерал Моторс Пауэртрейн-Узбекистан" позволит:
оптимизировать планы работников; быстро вырабатывать решения; четко
маневрировать трудовым коллективом и т. д.
Современные технологии делают возможной настоящую революцию в
системе автоматизации и документооборота. Сотрудники и управленческий
персонал получают доступ к всеобъемлющей системе данных по кадровым
ресурсам предприятия, что повышает уровень и скорость принятия решений, а
65
также автоматизирует и систематизирует рутинные процессы, позволяя
сконцентрироваться на стратегических задачах.
Однако в Узбекистане в автомобильной отрасли мало используются
системы автоматизации управленческого документооборота и
делопроизводства. Существует ряд программ, которые являются ключевыми
звеньями в соединении информационной базы для учета, планирования и оценки
работы компании. Одной из таких программ можно назвать новый пакет
приложений Business365, который представляет собой «облачный» сервис,
использующий наиболее современные технологии, которые позволяют вести
совместную работу всем пользователям одной сети.
Критериями выбора информационного обеспечения для проекта по
созданию двигателя для пикапа ISUZU D-Max АО "Дженерал Моторс
Пауэртрейн-Узбекистан" данной платформы стало:
- функциональная применимость;
- открытость- возможность внесение изменений в информационную
систему;
- масштабируемость- обеспечение высокой производительности для 2-3
тыс пользователей и обработки большого объема информации;
-наличие инструментов интеграции. В информационной платформе
реализованы стандартные инструменты интеграции по различным протоколам и
схемам.
Благодаря системе можно ставить задачи и сроки перед сотрудниками,
впоследствии их оценивать и мотивировать (рисунок 18.)
66
Рисунок 18. Пример постановки задач для сотрудников в
системе Business365
Информационное обеспечение Business365 в проекте по созданию
двигателя для пикапа ISUZU D-Max АО "Дженерал Моторс Пауэртрейн-
Узбекистан» проходит несколько этапов внедрения:
Аналитика и детализация требований
Разработка и настройка функциональных блоков
Тестирование и внесение корректировок
Развертывание фермы Business365
Документирование и инструкции
Сопровождение запуска в опытную эксплуатацию
При разумном управлении возможно соблюсти все сроки и не выходить
за пределы бюджета. Прежде всего, нужно удостовериться в правильности
организации проекта:
-расположить всех сотрудников к проекту и поверить в его успех,
-определить ответственного руководителя, отвечающего за внедрение
системы (желательно с опытом в этой сфере деятельности),
-прописать и определить в документах обязанности каждого сотрудника,
-удостовериться в опыте и навыках сотрудников,
67
-разработать план работы и установить сроки выполнения для
поставленных задач.
До внедрения системы следует провести несколько реорганизаций по
различным направлениям:
1.С точки зрения организационно-управленческой структуры:
- проверить в документах все процедуры бухгалтерского учета;
- описать все этапы ведения хозяйственной деятельности;
- по необходимости используемые методы подвергнуть изменениям так,
чтобы они более эффективно повлияли на работу и новую систему;
- обосновать всю структуру организации, отвечающую ее целям
деятельности;
- исследовать максимально эффективные методы, которые применяются
в отрасли.
2.Создать необходимую техническую инфраструктуру:
- провести оценку существующей инфраструктуры, исходя из
требований, которые предъявляются новой системой;
- удостоверится в том, что система полностью отвечает требованиям
пользователей;
- подробно зафиксировать в документах все необходимые потребности
организации, чтобы иметь возможность сравнивать существующую систему с
внедряемой;
- использовать полученные документы в целях реализации более
эффективного результата.
3.Заинтересовать сотрудников в управлении изменениями:
- осуществлять изменения постепенно, учитывая, что сотрудники
осваивают новую информацию не сразу;
- задействовать всех членов организации. Расположить их к открытому
высказыванию собственного мнения в ходе определения потребностей
компании;
68
- в ходе реорганизации активно общаться с персоналом и максимально
учитывать их мнение;
- составить план обучения, чтобы в соответствии с ним работники не
только приобрели необходимые навыки, но и поняли, как изменится их работа.
3.2. Оценка эффективности использования предложенных мероприятий
Как уже было сказано ранее, процесс правильно выбранных рекомендаций
по внедрению новейших информационных технологий в виде системы
автоматизации документооборота и делопроизводства поможет проекту по
созданию двигателя для пикапа ISUZU D-Max АО "Дженерал Моторс
Пауэртрейн-Узбекистан" добиться устойчивого развития, повысит
эффективность работы проекта по созданию двигателя для пикапа ISUZU D-Max
АО "Дженерал Моторс Пауэртрейн-Узбекистан».
Для оценки же результата внедрения информационной системы
экономическая эффективность может быть определена как разница между
совокупным доходом от использования информационной системы и затратами
на информационную систему в течение ее жизненного цикла. Но до внедрения
системы будущий доход нельзя определить точно, можно только оценить его
исходя из практики внедрения похожих систем. Поэтому вначале обычно
говорят только о качественных прогнозных показателях.
Приобретая Business365 корпоративный E3 проект компании АО
"Дженерал Моторс Пауэртрейн-Узбекистан» получает полный пакет продуктов
и полный контроль над документооборотом предприятия. Стоимость
приобретения Business365 корпоративный E3 на пользователя в
месяц 10 долларов. В год данная сумма составит 120 долларов на пользователя.
Учитывая, что в проекте по созданию двигателя для пикапа ISUZU D-Max АО
"Дженерал Моторс Пауэртрейн-Узбекистан" работает 6 человек руководящего
состава, то сумма на 6 пользователей составит 720 долларов. В стоимость
включены все расходы на внедрение базового функционала и обслуживания
69
системы, а также техническая поддержка и консультации онлайн специалистов
по работе с системой.
Социально-экономический эффект внедрения системы электронного
документооборота может выражаться в следующем:
- увеличение скорости работы Business365 с документами, в том числе с
обращениями граждан, что ликвидирует лишнюю волокиту;
- выстроенное межведомственное взаимодействие снижает
административные барьеры;
- повышение прозрачности и управляемости проекта;
- повышение качества индивидуального труда работников системы
управления, оптимизация управленческих решений путем улучшения
информационного обеспечения,
- и как следствие всего перечисленного - повышение качества
обслуживания клиентов.
Рассчитаем экономическую эффективность от внедрения системы
Business365. Расходы по внедрению системы Business365 окупаются в срок от 1
до 4 месяцев. Экономический эффект от внедрения системы достигается за счет
следующих оптимизационных процессов:
1.Снижение расхода топлива
Учитывая, что компания АО "Дженерал Моторс Пауэртрейн-Узбекистан»
имеет несколько офисов в г. Ташкенте, расстояние между которыми составляет
15 километров, то за день курьеры проезжают около 30 км для передачи
документов.
При внедрении системы Business365 расходы на топливо снижаются на
10-20% (таблица 8.)
70
Таблица 8
Снижение расхода топлива
2.Снижение расходов на сотовую связь
При помощи системы Business365 управляющий персонал всегда будут
точно знать текущее местоположение и состояние документов компании. В свою
очередь это позволит сократить трудозатраты (повысить эффективность
использования рабочего времени), а также более чем на 50% снизить количество
звонков и соответственно расходы на мобильную связь. Посчитаем расходы и
выгоды: (таблица 9)
Таблица 9
Снижение расходов на сотовую связь
Ежемесячные расходы на мобильную связь 1
сотрудника, доллар.
15
Ежемесячные расходы на мобильную связь 47
сотрудниками, доллар.
705
Годовая экономия расходов на связь, доллар.
8460
Снижение расходов на канцелярские товары
При внедрении системы Business365 значительно снизятся расходы на
канцелярские товары, в том числе и бумагу. Посчитаем расходы и выгоды:
(таблица 10.)
Таблица 10
Снижение расходов на канцелярские товары
Количество сотрудников
6
Ежемесячные расходы на бумагу на 1 сотрудника,
доллар (1 пачка)
5,76
Ежемесячные расходы на ручки на 1 сотрудника,
доллар (5 ручек)
1,58
1
1 доллар-9550 сум
Средняя стоимость 1 литра топлива, доллар
1
.
1
Затраты на топливо в месяц (20 рабочих дней)
600
Затраты на топливо в месяц после внедрения системы
Business365. Количество поездок уменьшится до 1-х в
неделю.
120
Месячная экономия для компании после внедрения
системы Business365 составит, доллар.
480
Годовая экономия расходов на топливо, доллар.
5760
71
Ежемесячные расходы на папки на 1 сотрудника,
доллар (10 папок)
10,5
Месячная экономия, доллар
107,04
Годовая экономия, сум (доллар)
1284,48
3.Расчет экономии за счет увеличения производительности труда
пользователя
Если пользователь при экономии i- вида с применением программы
экономит T
i
, часов, то повышение производительности труда P
i
(в %)
определяется по формуле(1):
(1)
где F
j
- время, которое планировалось пользователем для выполнения
работы j-вида до внедрения программы (час.).(таблица 11)
Таблица 11
Таблица работ пользователей
№
п/п
Вид работ
До авто-
матиза-
ции, мин
Fj
Экономия
времени,
мин.
ΔT
Повышение
производительности
труда Р
i
(в %)
1.
Ввод информации
40
20
100
2.
Проведение расчетов
5
4
400
3.
Подготовка и печать отчетов
30
15
100
4.
Анализ и выборка данных
44
10
300
5.
Итого
119
49
900
Экономия, связанная с повышением производительности труда
пользователя Р определим по формуле(2):
(2)
где Z
п
- среднегодовая заработная плата пользователя.
Расходы по различным видам работающих определяем по формуле (3):
Z= n
i
z
i
*(1+ A
c
/100)*(1+А
п
/100) (3)
где n
i
- численность персонала 1-го вида связанная с выполнением работ;
A
с
- процент отчислений на социальное страхование
72
A
п
- средний процент премий за год
Посчитаем расходы на содержание персонала, исходя из условия, что
оклад сотрудника составляет 2000000 сум.
Z = 6 * 2000000 * (1 + 8% / 100) (1 + 3% / 100) = 13348800 сум =1398
долларов
Экономия, связанная с повышением производительности труда
пользователя:
P = 13348800 * 9 = 120139200 сум= 120139,2 тыс сум=12580 долларов
Исходя из выше изложенного, и полученных экономических показателей,
посчитаем стоимость внедрения системы Business365 (таблица 12 и 13) и её
эффективность (таблица 14). В денежном выражении это будет выглядеть
следующим образом:
Таблица 12
Снижение расходов проекта
В месяц
В год
Экономия топлива
480
5760
Экономия на мобильной связи
705
8460
Экономия на канцелярские товары
107
1282
Экономия на производительности
труда
12580
150960
Итого
13872
166462
Таблица 13
Стоимость внедрения системы Business365
Месячное приобретение и установка 6
комплектов оборудования на год (средняя
стоимость 10 долларов за комплект)
60
Годовое приобретение и установка 6
комплектов оборудования на год (средняя
стоимость 10 долларов за комплект)
720
Таблица 14
Эффективность от внедрения
Годовая прибыль от внедрения системы мониторинга,
доллар.
165742
73
То есть, при правильно проведенном внедрении Business365
корпоративный E3 в проекте АО "Дженерал Моторс Пауэртрейн-Узбекистан»
можно добиться действительно значимых результатов, а именно годовую
прибыль от внедрения системы мониторинга в 165742 долларов США.
Рассчитаем ценность предложений на 2020 год:
Экономическая эффективность и целесообразность внедрения
информационной составляющей обосновывается сокращением потерь времени
на принятие управленческого решения и повышением степени своевременности
информационного обеспечения. Рассчитывается как дополнительная прибыль от
реализации мероприятий минус затраты на реализацию = эффект в абсолютных
величинах.
Полученный эффект делим на прибыль компании отчетного периода
равно относительных эффект в %
165742 долларов или 1582836,1 тыс. сум. /19 335 806,14 тыс. сум. =0,0818
или 8,18 %
То есть весьма актуальна необходимость внедрения Business365
корпоративный E3 для постоянного анализа, оценки автоматизации
управленческого документооборота и делопроизводства проекта по созданию
двигателя для пикапа ISUZU D-Max АО "Дженерал Моторс Пауэртрейн-
Узбекистан".
Разработанный автором алгоритм формирования и реализации
информационной стратегии развития и внедрение новейшей информационной
технологии в виде системы автоматизации управленческого документооборота
и делопроизводства позволяет обеспечить оперативность принятия решений на
всех стадиях информационного процесса, сократить сроки реализации
информационной стратегии и повысить ее эффективность, что ведет к
конкурентному преимуществу АО "Дженерал Моторс Пауэртрейн-Узбекистан"
в долгосрочной перспективе.