5
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ............................................................................................................. 6
Глава 1. Теоретические основы информационного обеспечения проекта 8
1.1. Понятие проекта. Характеристика проектной деятельности ...................... 8
1.2. Особенности информационных технологий в проектном менеджменте . 18
1.3. Информационное обеспечение проекта ....................................................... 27
Глава 2. Анализ информационного обеспечения проекта на примере
ООО «Мит – трейдинг» ...................................................................................... 34
2.1. Общая характеристика ООО «Мит – трейдинг» ......................................... 34
2.2. Экономическая деятельность предприятия ................................................. 39
2.3. Анализ проектной деятельности на предприятии ...................................... 45
Глава 3. Внедрение системы управления проектами в ООО «Мит-
трейдинг» .............................................................................................................. 52
3.1 Характеристика информационной системы и этапы ее внедрения ........... 52
3.2 Оценка экономической эффективности ........................................................ 52
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ................................................................................................... 70
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ..................................... 73
ПРИЛОЖЕНИЕ ................................................................................................... 79
6
ВВЕДЕНИЕ
Проектная деятельность предприятия на сегодняшний день – это
признанная во всех развитых странах методология инновационно-
инвестиционной деятельности. Процесс управления проектами должен быть
надлежащим образом информатизирован, поддерживаться современными
технологиями, для чего необходимо создать и поддерживать в актуальном
состоянии базы и банки данных по всем фазам и этапам жизненного цикла
проектов; внедрить современные автоматизированные системы
планирования и контроля, а также средства обработки и передачи данных.
В настоящее время проектное управление и информационные
технологии, как сферы деятельности человека и как области знаний, всё
более пересекаются между собой. Проектное управление становится более
информатизировано, происходит смещение акцента в проектном управлении:
уменьшается значение персональных качеств руководителя проекта и
возрастает важность применения информатизации в проектной деятельности
и организации оптимальной системы проектного управления.
Следует помнить, что степень сложности (а, значит, и цена)
используемой информационной технологии должны соответствовать
сложности и размеру проекта. Наиболее сложным для современного
российского проект-менеджера является не собственно автоматизация
процесса управления, а дефицит информации, образовавшийся в
инвестиционной сфере в результате распада старой системы технического
нормирования и практической невозможности создания «в одиночку» новой,
адекватной современным условиям информационной системы поддержки
информационной деятельности. В этих условиях крайне важно организовать
процесс накопления и распространения соответствующего опыта, в связи, с
чем тема данной работы актуальна.
Исследованиям проектного управления, а также информационным
технологиям в проектном управлении посвящены научные труды
7
отечественных ученых: Д.К. Васильева, Е.В. Коловой, Г. Кокинз, Ю.Н.
Лапыгина, Т.В. Юрьевой, А.С. Товб и др.
Целью работы является разработка практических рекомендаций по
внедрению системы управления проектами на ООО «Мит-трейдинг».
Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих
задач:
рассмотреть понятие проекта;
охарактеризовать особенности информационных технологий в
проектном менеджменте;
провести исследование проектной деятельности на ООО «Мит-
трейдинг»;
разработать информационную систему управления проектами на
ООО «Мит-трейдинг».
Объектом исследования является ООО «Мит-трейдинг».
Предметом исследования является информационное обеспечение
проекта ООО «Мит-трейдинг».
Практическая значимость работы заключается в возможности изучения
информационного обеспечения проекта, позволяющего организовать
оптимальную систему проектного управления.
Логика исследования обусловила структуру выпускной
квалификационной работы, состоящей из введения, трех глав, заключения и
списка использованной литературы.
8
Глава 1. Теоретические основы информационного обеспечения проекта
1.1. Понятие проекта. Характеристика проектной деятельности
В отечественной практике под «проектом» до недавнего времени
обычно подразумевалась разработка документации для создания каких-либо
зданий или сооружений, а сам процесс разработки назывался
проектированием. Такая трактовка и по сей день используется в технической
сфере (правда, только в русскоязычной литературе — на западе для передачи
этого же смысла используется другой термин — designing, под которым
понимается дизайн, проектирование здания, разработка изделия).
Существует множество определений понятия «проект», но нет единого:
в термин закладывают множество различных смыслов, а специалисты в
каждом конкретном случае используют то определение, которое здесь и
сейчас лучше подходит к решению поставленной задачи.
США, Институт Управления Проектами (PMI): «Проект — это
некоторое предприятие с изначально установленными целями, достижение
которых определяет завершение проекта»
1
.
Великобритания, Английская Ассоциация проект-менеджеров: «Проект
- это отдельное предприятие с определенными целями, часто включающими
требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов».
Германия, DIN 69901: «Проект - это предприятие (намерение), которое
в значительной степени характеризуется неповторимостью условий в их
совокупности, например:
- задание цели;
- временные, финансовые, людские и другие ограничения;
- разграничения от других намерений;
- специфическая для проекта организация его осуществления»
2
.
1
Управление проектами: учеб. пособие для студентов, обучающихся по специальности
«Менеджмент организации», 2015. С.78.
9
Мировой Банк, «Оперативное руководство» № 2.20: «Понятие
«проект» обозначает комплекс взаимосвязанных мероприятий,
предназначенных для достижения, в течение заданного периода времени и
при установленном бюджете, поставленных задач с четко определенными
целями»
3
.
На основании приведенных определений можно выделить общие
признаки проекта:
- проект имеет главную цель — какое-то изменение;
- проект имеет начало и конец, а следовательно — и фиксированную
протяженность во времени;
- бюджет проекта жестко ограничен (бывают случаи, когда проект
остается вовсе без бюджета, но несмотря на это всё равно он должен быть
реализован);
- проект серьезно ограничен теми ресурсами, которые могут быть
выделены на его реализацию (так, участники проекта скорее всего заняты
выполнением своих прямых должностных обязанностей, а над проектом
работают во внеурочное время или в те немногие часы, которые выделены им
руководством);
- проект должен быть разграничен с другими намерениями и видами
деятельности;
- результат проекта имеет элемент новизны (т. е. то, что создано в ходе
реализации проекта, никогда ещё не создавалось ранее).
В соответствии с этим далее под проектом будет пониматься одно из
определений, а именно: проект — это одноразовая совокупность действий и
задач, обладающих следующими отличительными признаками:
2
Юрьева Т.В. Проектный менеджмент в структуре современного менеджмента
//Управление экономическими системами: электронный научный журнал. – 2016. № 11
(93). С.89.
3
Товб А.С., Ципес Г.Л. Управление проектами. Стандарты, методы, опыт. М.: ЗАО
«ОлимпБизнес», 2016. С.55.
10
1. Четкие цели, которые должны быть достигнуты с одновременным
выполнением ряда технических, экономических и других требований.
2. Внутренние и внешние взаимосвязи операций, задач и ресурсов,
которые требуют четкой координации в процессе выполнения проекта.
3. Определенные сроки начала и конца проекта.
4. Ограниченные ресурсы.
5. Определенная степень уникальности целей проекта, условий
осуществления.
6. Неизбежность различных конфликтов
4
.
Проект всегда нацелен на результат, на достижение определенных
целей, на определенную предметную область. Реализация проекта
осуществляется полномочным руководством проекта, менеджером проекта и
командой проекта, работающей под этим руководством, другими
участниками проекта, выполняющими отдельные специфические виды
деятельности, процессы по проекту. В работах по проекту — как правило, на
условиях частичной занятости — могут участвовать представители линейных
и функциональных подразделений компаний, ответственных за выполнение
возложенных на них заданий, видов деятельности, функций, включая
планирование, руководство, контроль, организацию, администрирование и
другие общесистемные функции.
Управление проектами — методология организации, планирования,
руководства, координации трудовых, финансовых и материально-
технических ресурсов на протяжении проектного цикла, направленная на
эффективное достижение его целей путем применения современных методов,
техники и технологии управления для достижения определенных в проекте
результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и
удовлетворению участников проекта.
4
Товб А.С., Ципес Г.Л. Управление проектами. Стандарты, методы, опыт. М.: ЗАО
«ОлимпБизнес», 2016. С.56.
11
Проектная деятельность характеризуется повышенным уровнем
неопределённости и, следовательно, рисками. Неопределённость может
проявляться во всём – в понимании требуемых результатов, оценке сроков и
требуемых ресурсов и т.д. Методы и инструменты проектного управления
направлены на устранение этих неопределённостей, на упорядочивание
деятельности в рамках проекта, на обеспечение контроля и управляемости в
процессе получения результата. В этом суть проектного управления.
Проектное управление – это деятельность, основанная на
использовании современных научных знаний, навыков, методов, средств и
технологий и ориентированная на получение эффективных результатов.
Можно сказать, что проектное управление - деятельность по
целенаправленному и системному применению методов и инструментов
проектного управления для достижения целей проекта
5
.
Таким образом, проектное управление применимо там, где достижение
целей организации осуществляется за счёт выполнения проектов и связано с
временными и ресурсными ограничениями, а результаты деятельности
уникальны. К проектно-ориентированным видам деятельности можно
отнести информационные технологии, консалтинг, высокотехнологичное
производство, государственное управление и другие.
Специфика современных социально-экономических и политических
условий развития организации определяет тот факт, что проектное
управление становится неотъемлемой частью менеджмента организации.
Сегодня особое внимание необходимо уделять рациональным целям и
задачам управления проектами, осмыслению роли реализуемых проектов в
плане повышения качества и эффективности бизнес-процессов организации.
Эффективность реализации проекта зависит от ряда факторов внешней
и внутренней среды. Первостепенную значимость в ходе реализации проекта
приобретают профессионализм руководителя и команды проекта, высокий
5
Товб А.С., Ципес Г.Л. Управление проектами. Стандарты, методы, опыт. М.: ЗАО
«ОлимпБизнес», 2016. С.57.
12
уровень организационной культуры, эффективные коммуникации.
Управление проектом требует от руководителя адекватной расстановки
приоритетов, эффективной организации работы, рационального
использования ресурсов, своевременной адаптации и управления
изменениями. Вместе с тем процесс управления проектом предусматривает
совокупность методов управления командой, реализующей проект. Процесс
управления проектом непосредственным образом связан с процессом
управления человеческими ресурсами и бизнес-процессами, прежде всего с
планированием и организацией деятельности.
Наиболее распространѐнными трудностями и проблемами,
возникающими в процессе разработки и реализации проекта являются:
1. Отсутствие чѐтких целей и задач проекта.
2. Отсутствие согласованности в бизнесе.
3. Отсутствие поддержки основных спонсоров и заинтересованных
сторон.
4. Неэффективная система коммуникаций в команде проекта.
5. Отсутствие у команды необходимой информации для работы над
проектом.
6. Отсутствие гибкости в процессе управления проектом.
7. Неправильное распределение функций в команде проекта.
8. Слабое взаимодействие команды с внешней средой проекта.
Соответственно комплексу выделенных проблем предусматривается
обоснование задач управления проектом
6
.
Остановимся на некоторых практических аспектах проектной
деятельности подробнее.
Реализация проекта согласно заданной цели, поставленным задачам,
разработанному плану предусматривает конкретные действия и их
результаты, достижение которых ограничено рамками выделенного бюджета
6
Лапыгин Ю.Н. Управление проектами: от планирования до оценки эффективности. —
Омега-Л «Москва», 2016. С.93.
13
и времени. Управление проектом требует сосредоточенности усилий на
приоритетах, эффективной организации работы, способности гибко
реагировать на изменения внешней и внутренней среды организации, а также
изменения условий реализации самого проекта.
Отправной точкой в процессе управления проектом следует считать
именно осознание потребностей организации (бизнеса), а не совокупность
ресурсов, необходимых для реализации самого проекта. Необходимо
провести значительную работу по анализу внешней и внутренней среды
организации, условий развития бизнеса, выявить и обеспечить
согласованность действий всех заинтересованных сторон проекта в плане
осознания связи между потребностями организации (бизнеса) и задачами
проекта, понимания значимости и роли проекта в организационных
процессах, выявления ожидаемых результатов и их эффективности для
организации
7
.
Характеристика факторов, оказывающих влияние на формирование
условий разработки и реализации проекта, может быть выстроена по
различным основаниям. Подчѐркивая значимость организации как открытой
социальной системы, вполне логичным предполагается анализ факторов
внешней и внутренней среды организации. Эти факторы в значительной
степени обеспечивают реализацию целей и задач организации, обосновывают
значимость самого проекта. Для комплексного анализа факторов внешней и
внутренней среды организации, выявления конкурентоспособности
организации, условий реализации проекта могут использоваться модель 5 сил
М. Портера (поставщики, потребители, конкуренты, товары-субституты,
уровень конкуренции в отрасли); PEST (или STEP)-анализ (political,
economic, social, technological) факторов внешней среды организации;
PESTEL (PESTLE)-анализ, который предполагает характеристику двух
дополнительных факторов внешней среды организации – правовых (legal) и
7
Лапыгин Ю.Н. Управление проектами: от планирования до оценки эффективности. —
Омега-Л «Москва», 2016. С.94
14
окружающую среду (environmental). Факторы внутренней среды организации
играют ещѐ более значимую роль в процессе формирования организационной
культуры. Мескон М., Альбер М., Хедоури Ф. выделяют ключевые элементы
внутренней среды организации, определяющие сущность и содержание
организационной культуры: цели, задачи, структура, люди.
В организации необходимо обеспечить непрерывный процесс анализа
состояния человеческих ресурсов, эффективности команды проекта. Для
оценки эффективности управления человеческими ресурсами организации
применяется методика COPS (culture, organization, people, system).
Отметим структурные компоненты COPS-анализа
8
:
1. Культура организации, включающая следующие характеристики:
‒ цели и ценности;
‒ стиль руководства;
‒ сплочѐнность коллектива;
‒ преданность сотрудников организации;
‒ участие в управлении организацией;
‒ стремление к качеству.
2. Организация (трудовых процессов), в том числе:
‒ соответствие структуры целям организации;
‒ гибкость, адаптивность организационной структуры;
‒ распределение функций и ответственности между сотрудниками;
‒ организационные правила и процедуры;
‒ стремление к совершенствованию организационной структуры.
3. Люди, их качественные характеристики:
‒ знания, навыки, квалификация сотрудников;
‒ понимание целей и задач;
‒ клиентоориентированность;
‒ развитие потенциала сотрудников;
8
Новиков Д.А. Управление проектами: организационные механизмы. – М.: ПМСОФТ,
2015. С.112.