15
‒ поощрение, обратная связь;
‒ знание стандартов выполнения работы.
4. Системы организации:
‒ система управления человеческими ресурсами (подбора, отбора,
продвижения, планирования, управления, информации, контроля);
‒ согласование систем управления человеческими ресурсами с другими
системами организации;
‒ прозрачная и справедливая система поощрений за эффективную
работу;
‒ оценка и совершенствование систем управления человеческими
ресурсами.
Для сопоставления факторов внутренней и внешней среды организации
в контексте стратегического планирования и развития организации,
эффективности проектной деятельности широко применяется SWOT-анализ.
Эта модель предполагает анализ организации по четырѐм позициям, две из
которых относятся к внутренней среде организации (сильные и слабые
стороны), и две – к внешней (возможности и угрозы).
Наряду с глубоким и всесторонним анализом внешней и внутренней
среды организации работа над проектом требует поддержки официальных
структур и других заинтересованных сторон. Иначе сложно рассчитывать на
успех проекта. Для создания более благоприятных условий реализации
проекта необходимо выделить время для анализа заинтересованных в
проекте сторон. Выделяются ключевые фигуры, их статус и роль,
полномочия, готовность и возможность оказать поддержку проекту. Шкала
поддержки вашего проекта со стороны заинтересованных сторон может
варьироваться от полностью негативного настроя до нейтрального, или до
уровня активного сторонника, энтузиаста реализации проекта. Выявив
заинтересованные стороны и их роль в реализации проекта, необходимо
выработать содержание действий по отношению к ним со стороны
руководителя и команды проекта. Важно заметить, что подобная информация
16
носит конфиденциальный характер. Необходимо уведомить об этом всех
членов команды во избежание неприятных социально-психологических
последствий в коллективе, проблем коммуникативного характера, а также в
целях профилактики неблагоприятных условий для реализации проекта.
Анализ заинтересованных сторон необходимо сделать на самой
начальной стадии проектной деятельности в процессе обсуждения целей и
задач. Это позволит выявить сторонников и противников проекта, понять и
оценить риски, противостоять срыву сроков выполнения плана и разного
рода явным и скрытым манипуляциям, обеспечить эффективность проекта в
перспективе. Немаловажное значение в процессе управления проектом
отводится задачам управления рисками. Практически не возможно
предвидеть все неизбежные трудности в процессе проектной деятельности.
Однако важно адекватно и своевременно реагировать на непредвиденные
обстоятельства, свести к минимуму возможность их негативных
последствий
9
.
Планирование на случай непредвиденных обстоятельств необходимо
рассматривать как элемент системного подхода к управлению проектом. На
самом начальном этапе планирования проекта важно выделить проблемные
области, чтобы в последствии уделить им существенное внимание.
Потенциальная проблема должна характеризоваться с позиции вероятности и
силе воздействия рисков на задачи проекта. Степень вероятности риска, а
также степень его воздействия на задачи проекта может быть определена как
высокая, средняя или низкая. Соответственно должны быть предусмотрены
меры по снижению степени вероятности и возможности негативных
последствий воздействия рисков. Для этого необходимо обоснованно
подойти к вопросу о возможных причинах потенциальных проблем, степени
вероятности их возникновения.
9
Новиков Д.А. Управление проектами: организационные механизмы. – М.: ПМСОФТ,
2015. С.114.
17
Следующим шагом станет совокупность мер, воздействующих на
потенциальные проблемы. Во-первых, это могут быть меры упреждающего
воздействия. Они планируются заранее и корректируются при реально
сложившихся обстоятельствах (корректировка задач, направлений
деятельности, бюджета проекта и др.). Во-вторых, при необходимости
принимаются меры по устранению последствий рисков. Основной целью
подобных действий признается снижение последствий потенциальной
проблемы при условии еѐ реального возникновения. Действия по
планированию рисков крайне важны. Иначе непредсказуемость их
последствий может стать реальной угрозой успешности проекта. Однако не
стоит усердно планировать риски и чрезмерно преувеличивать их
последствия. Поэтому необходимо проводить регулярные обзоры рисков в
процессе реализации проекта. Особое внимание в данном случае должно
уделяться рискам высокой вероятности и высокой степени воздействия на
ход проекта. При планировании непредвиденных обстоятельств стоит
определить дату, событие, показатели, на которые следует ориентироваться
при необходимости экстренных мер воздействия для устранения
назревающих угроз
10
.
Таким образом, под проектированием следует понимать, в широком
смысле, деятельность по осуществлению изменений в окружающей среде,
оказывающих влияние на будущее состояние предприятия. В соответствии с
международными стандартами, проект – это набор мероприятий по
достижению уникальной цели в условиях заданных ограничений, к которым
относятся сроки (время), бюджет (деньги), люди (человеческие ресурсы) и т.
д.
Проекты «двигают» предприятие вперед, повышая уровень
конкурентоспособности, и способствуют развитию бизнеса (например,
создание нового направления, открытие филиала и т. д.).
10
Новиков Д.А. Управление проектами: организационные механизмы. – М.: ПМСОФТ,
2015. С.115.
18
Управление проектами – это приложение знаний, навыков,
инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований,
предъявляемых к проекту. То есть это совокупность логически
структурированных процессов.
Процесс управления проектом требует системного подхода,
регулярного мониторинга, своевременных мер реагирования на возникающие
изменения, угрозы и риски. Значительная роль в процессе разработке и
реализации проекта отводится его руководителю.
1.2. Особенности информационных технологий в проектном
менеджменте
Информационные технологии (ИТ) – это процессы, методы поиска,
сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и
способы осуществления таких процессов и методов (Федеральный закон
Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации» № 149-ФЗ). Как отрасль человеческой деятельности
информационные технологии занимаются созданием, внедрением,
эксплуатацией и развитием информационных систем.
Деятельность современного предприятия связана с реализацией
большого числа различных работ, осуществлением проектов, совершением
указаний руководства, согласованием документов и т. д. Планирование и
контроль осуществления поставленных задач осложняется большим
количеством проектов и ответственных за их исполнение. Существенно
повысить производительность в управлении этой деятельностью позволяют
разработки в сфере современных информационных технологий (ΙТ) и, в
частности, в области систем управления проектами.
Высокий уровень информатизации различных сфер жизнедеятельности
общества кардинально меняет роль информации и информационных
технологий в управлении проектами. Использование на практике
19
современных ΙТ, сопряженных с потребностью в обработке и анализе
внушительного объёма разновидных данных, сегодня особенно злободневно.
А так же без них исключается возможность установить эффективное
взаимодействие, увеличить эффективность и качество принятия решений,
уменьшить вероятность возникновения управленческих ошибок
11
.
В условиях, созданных рыночной экономикой, процесс управления,
основывается на выборе и реализации определенного набора управленческих
действий для решения возникшей задачи, обеспечивающей надежное
финансовое и социально – экономическое развитие объекта управления.
ΙТ, добившиеся за последние годы более высокого уровня, в ощутимой
степени увеличивают потенциал управления, повышая его эффективность,
так как дают ранее неизвестные средства для анализа и изучения
экономических и социальных сведений, требуемых при принятии решений.
Обычно, в качестве ΙТ-элемента системы УП служит информационная
система управления проекта (ИСУП).
Информационная система – это совокупность составляющих
(объектов), взаимодействующих между собой и создающих необходимые
потребителю свойства системы. Также информационную систему следует
понимать, как механизм предприятия, который задействован в процессе
управления информационными потоками.
ИСУП − организационно-технологический комплекс методических,
программных, технических и информационных средств, направленный на
поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом
12
.
Информационная система выполняет следующие задачи:
11
Скородумов, П. В. Система управления проектами организации: анализ подходов и
существующих программных решений [Электронный ресурс] / П. В. Скородумов, Д. А.
Баданин // Вопросы территориального развития. – 2015. – № 5. – Режим доступа:
http://vtr.isert-ran.ru/article/1505/full
12
Скородумов, П. В. Система управления проектами организации: анализ подходов и
существующих программных решений [Электронный ресурс] / П. В. Скородумов, Д. А.
Баданин // Вопросы территориального развития. – 2015. – № 5. – Режим доступа:
http://vtr.isert-ran.ru/article/1505/full
20
- обеспечивает сбор и обработку данных для принятия решений,
связанных со стратегическим планированием и финансированием проекта;
- обеспечивает организацию и контроль выполнения работ;
- анализирует и регулирует весь процесс исполнения проекта от
начальной стадии до конечной.
Из этого следует, что информационная система управления проектами
является одной из основных элементов всей системы управления
предприятием для достижения стратегических целей компании.
К функциям информационной системы управления относятся:
- управление проектами на автоматизированном уровне, включая
планирование и контроль;
- создание общей картины проекта, для принятия решений;
- сокращение времени на коммуникации между участниками проекта;
- хранение проектной документации.
Принципиальным отличием информационной системы управления
проектом от других, например, корпоративных информационных систем,
является то, что большинство корпоративных информационных систем
разрабатывается для поддержки отдельных функций. Такие системы
структурированы по подразделениям компании, в то время, как
информационная система управления проектом объединяет данные из
различных подразделений и организаций, относящиеся к конкретному
проекту.
Для планирования и контроля хода выполнения проекта, а также для
обеспечения лиц, принимающих решения по проекту, необходимой и
достаточной информацией требуется разработка и поддержка в актуальном
состоянии информационной модели проекта, которая обеспечит:
централизованное хранение информации по календарным планам
работ, ресурсам, стоимостным и другим показателям проекта;
21
возможности быстрого анализа влияния изменений в плане работ,
ресурсном, финансовом и других видов обеспечения на конечные результаты
и показатели проекта;
возможность распределенной поддержки и обновления данных в
сетевом режиме функционирования информационной системы;
возможности автоматизированной генерации отчетов и
графических диаграмм, разработки документации по проекту, а также
решение других задач и процедур управления проектом.
В организационной структуре проекта как минимум могут быть
выделены три уровня управления, требующих специализированной
информационной поддержки:
стратегический уровень управления проектом (высшее звено
руководства компанией или программой);
уровень управления отдельным проектом (руководство проекта);
уровень исполнения работ проекта (исполнители проекта).
На стратегическом уровне руководства информационная система
должна обеспечивать сбор и обработку данных для принятия решений,
связанных с утверждением целей, приоритетов, стратегическим
планированием и финансированием проектов, контролем достижения вех,
промежуточных и конечных результатов проекта. Информационная система
на данном уровне управления должна обеспечивать сбор данных из
различных источников, обобщение и представление данных в форме,
удобной для восприятия.
На уровне управления проектом информационная система
обеспечивает и поддерживает планирование комплекса работ, организацию и
контроль выполнения работ, анализ и регулирование хода исполнения
проекта и закрытие проекта. Данный уровень руководства в первую очередь
заинтересован в мощных средствах, позволяющих создать адекватную
информационную модель комплексов работ и ресурсов проекта,
поддерживающих расчет модели при различных входных параметрах,
22
обеспечивающих обмен данными с другими уровнями управления и
получение отчетов для анализа и оперативного управления.
На уровне исполнения заданий (пакетов работ) проекта необходима
детальная информация, регламентирующая и обеспечивающая выполнение
работ. Данная информация поступает с уровня управления проектом и из
функциональных подразделений. В то же время на данном уровне
собираются и передаются вышестоящему руководству фактические данные о
ходе выполнения работ и использовании ресурсов. В настоящее время
благодаря появлению современных технологий, обеспечивающих связь
между участниками проекта в локальных и глобальных сетях, стала
возможной реализация концепции распределенной интегрированной системы
управления проектом (или комплексом проектов), сбор и распространение
актуальной информации в режиме реального времени.
В результате внедрения информационной системы управления
проектом обеспечивается решение следующих задач:
поддержка процедур анализа и принятия решений по структуре,
объемам работ и директивным срокам достижения промежуточных
результатов проекта;
определение необходимого времени и затрат на реализацию
проекта и его отдельных фаз, а также распределение во времени финансовых
потребностей проекта;
разработка схемы финансирования работ и привлечения ресурсов
в соответствии с единым планом проекта;
поддержка процедур разработки сводного плана проекта и
согласования решений по временным, объемным, стоимостным и другим
параметрам с основными участниками проекта;
поддержка процедур разработки и согласования контрактов,
распределения сфер рисков, ответственности и полномочий, проведения
организационных мероприятий;
23
сбор фактических данных о ходе выполнения работ и их
характеристик (например, выполненные объемы, произведенные затраты
финансовых, трудовых, материальных и других видов ресурсов);
поддержка процедур управления контрактами;
поддержка процессов взаимодействия и координации работ,
контроля исполнения и оперативного управления;
обеспечение всех уровней управления актуальной информацией о
выполнении работ в соответствующих показателях в разрезах контрактов,
подразделений на требуемом уровне детализации;
поддержка процедур анализа состояния работ и причин
отклонений фактических показателей от плановых, анализа тенденций,
прогнозирования сроков выполнения и других характеристик работ;
принятие и согласование решений по изменениям в едином плане
работ, оперативная корректировка составленных планов выполнения работ в
соответствии с согласованными решениями;
поддержка внутренней и внешней отчетности в рамках проекта.
Процесс создания информационной системы управления проектами
реализует функции управления на протяжении всего жизненного цикла ИС,
который включает следующие фазы: зарождение, разработка, эксплуатация,
демонтаж.
На рисунке 1 изображены фазы жизненного цикла ИС.
24
Рисунок 1. Фазы жизненного цикла информационной системы
Жизненный цикл проекта представляет собой определенную
последовательность этапов по реализации той или иной идеи касательно
производственного или управленческого процесса. Задачи жизненного цикла:
- определяет продолжительность проекта, обозначая даты его начала и
завершения;
- позволяет детализировать процесс реализации замысла, разбивая его
на конкретные фазы;
- дает возможность четко определить количество задействованного
персонала, а также необходимые ресурсы;
- облегчает процедуру контроля.
Жизненные циклы проекта характеризуются рядом принципов, а
именно: