25
- наличием детального плана, в котором четко прописаны все
временные периоды, сроки, участники;
- разработанностью системы отчетности, в соответствии с которой по
завершении каждой стадии будет проводиться мониторинг соответствия
достигнутых результатов заявленным;
- наличием системы анализа, в соответствии с которой может быть
спрогнозирована будущая ситуация, с целью внесения коррективов.
На рисунке 2 представлены этапы внедрения информационной системы
управления проектами:
Рисунок 2. Этапы внедрения информационной системы
Освоение систем управления проектами может быть связано с
необходимостью внедрения и использования новых управленческих
технологий. Таким образом, разработка и настройка программного
обеспечения еще не дает гарантии, что оно будет эффективно применено.
Процедура внедрения системы призвана помочь в преодолении данной
проблемы
13
.
Эффективность внедрения информационных систем управления
проектами зависит от нескольких ключевых факторов успеха. Наличие
факторов успеха свидетельствует об успешном управлении проекта.
На рисунке 3 представлены факторы успеха, которые влияют на
эффективность функционирования проекта.
13
Скородумов, П. В. Система управления проектами организации: анализ подходов и
существующих программных решений [Электронный ресурс] / П. В. Скородумов, Д. А.
Баданин // Вопросы территориального развития. – 2015. – № 5. – Режим доступа:
http://vtr.isert-ran.ru/article/1505/full
26
Рисунок 3. Факторы успеха функционирования проекта
Таким образом, информационная технология - совокупность процессов
сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей
информации, реализуемых с помощью современных программных средств.
Для управления проектом требуется создание единой информационной
системы, так как в процессе управления проектом происходит обмен
информацией на различных уровнях управления.
Информационная система в свою очередь включает инструменты и
технологии для сбора, хранения, обработки и распределения информации,
полученной в результате управления проектами на всех стадиях для всех
функций процесса управления и в интересах всех участников проекта в
соответствии с их компетенцией и ответственностью.
Различные фазы проекта требуют выполнения различных
управленческих функций, изменяется объем проблем, требующих принятия
решений. Поэтому информационная система проекта должна быть
динамической, функциональность которой изменяется в зависимости от
конкретной фазы развития проекта и стадии управления.
27
1.3. Информационное обеспечение проекта
Для поддерживания разнообразных управленческих функций
применяется разное информационное и программное обеспечение (ПО).
Специализированное ПО – это совокупность программ, непосредственно
выполняющих последовательные задачи для решения функциональных задач
управления.
Основные виды и примеры ПО представлены на рис. 4.
Рисунок 4. Примеры основных типов ПО УП
Для формирования наиболее продуктивной системы управления
проектами необходимо использование интегрированных, включающих
несколько взаимосвязанных между собой модулей (подсистем) решений
14
.
14
Голубева С.С. Об особенностях внедрения информационных систем управления
проектами на отечественных предприятиях // Проектный менеджмент: проблемы и
перспективы развития: сб. научн. тр. по материалам Междунар. научн.-практ. конф.
Саратовский государственный технический университет, 2016. С. 55.
28
Интегрированные информационные системы УП: комбинируют
различные данные из подразделений и организаций, имеющих отношение к
конкретному проекту; дают возможность хранить, собирать и анализировать
информацию в целях достижения поставленных задач проекта; должны
обеспечивать последовательность действий для разрешения конфликтующих
требований, которые могут возникнуть в процессе выполнения проекта;
обеспечивают коммуникации между исполнителями, временно
объединенными в команду.
Программные продукты управления проектами, присутствующие на
рынке, можно классифицировать по уровню интегрированности:
1. многофункциональные, модульные системы профессионального
уровня (к ним относятся Microsoft Office Project, Primavera, Open Plan
Professional и др.);
2. многофункциональные системы настольного уровня (CA Clarity 8,
Scitor Project Scheduler);
3. независимое ПО, обеспечивающее поддержку отдельных функций
или процессов управления проектами (eRoom, Project Risk Analysis и др.);
4. ПО, обеспечивающее поддержку отдельных функций или процессов
УП, работающее в связке с многофункциональными системами (@RISK,
Schedule Insight)
В роли специализированного ПО ИСУП могут использоваться как
самостоятельные разработки организации, так и существующие
программные обеспечения различных компаний. Этот выбор является
актуальным для многих организаций, которые хотят повысить
эффективность деятельности путем автоматизации процессов планирования
и контроля.
Чтобы принять правильное решение и сделать выбор системы
управления, необходимо учитывать следующие факторы:
- система должна быть удобной для использования, а также быстро и
оперативно отвечать на команды;
29
- использование новых информационных технологий;
- сохранение и накопление изменения истории действий в проекте,
чтобы всегда была возможность вернуться к исходному состоянию;
- возможность составления отчетов для оценки проделанной работы;
- возможность построения диаграммы Ганта по проекту, т.к.
визуальное предоставление проекта помогает легче ориентироваться в нем,
особенно, при большом количестве задач.
Рассмотрим краткий обзор наиболее известных в России и мире
многофункциональных систем управления. Версии ПО со временем
развиваются производителями
15
.
Microsoft Office Project. Это простая, гибкая программа календарного
планирования и управления проектами. Имеет функциональную простоту и
широкий круг возможностей по организации совместной работы.
Программа встроена в Microsoft Office, что облегчает её координацию с
другими компонентами. Набор предлагаемых ею функций не столь широк,
как в наиболее мощных программах подобного назначения, что вполне
компенсируется:
• способностью выполнения различных операций другими утилитами,
внедренными в семейства Microsoft Office;
• общим языком программирования VBA для всех программных
средств семейства, использующие средства различных программ из одного и
того же VBA-модуля;
• простота освоения программы в сжатые сроки среднестатистическим
менеджером;
• расширенными возможностями коллективного управления
проектами;
15
Голубева С.С. Об особенностях внедрения информационных систем управления
проектами на отечественных предприятиях // Проектный менеджмент: проблемы и
перспективы развития: сб. научн. тр. по материалам Междунар. научн.-практ. конф.
Саратовский государственный технический университет, 2016. С. 57.
30
• мощными и различными средствами управления интерфейсом
пользователя;
• приемлемой ценой;
• присутствием службы поддержки.
При помощи этого программного обеспечения несложно большой
проект представить в виде связанного параллельно-последовательного
комплекса работ и операций. Данный комплекс работ и операций можно
согласовать как в виде ленточного графика Ганта или сетевого графика,
после чего есть возможность оперативно получать показатели сетевого и
ленточного графиков в виде проекта работ
16
.
В связи с этим Microsoft Project является наиболее распространённой
программой в области управления проектами.
TimeLine 6.5, производитель − TimeLine Solutions Corporation.
Программа TimeLine 6.5 имеет перечисленные ниже преимущества:
- осуществление идеи планирования одновременно нескольких
вариантов, что дает возможность устанавливать зависимости между
работами проектов;
- накопление и сохранение проектных сведений в единой базе данных;
- довольно сильные последовательности задач работы с ресурсами,
содержащие их перераспределение и выравнивание между проектами,
представление графиков ресурсов.
Spider Project, производитель − Spider Technologies Group.
Spider Project является отечественной программой. При этом она имеет
некоторые характерных особенностей, дающие ему шанс соревноваться с
западными разработками.
Основные возможности:
16
Голубева С.С. Об особенностях внедрения информационных систем управления
проектами на отечественных предприятиях // Проектный менеджмент: проблемы и
перспективы развития: сб. научн. тр. по материалам Междунар. научн.-практ. конф.
Саратовский государственный технический университет, 2016. С. 58.
31
• использования автоматического назначения ресурсов, которые могут
заменять друг друга (пулы ресурсов);
• ухода от жесткого назначения исполнителей работ;
• использования нормативно-справочной информации;
• создания разнообразных баз данных;
• одновременной работы с множеством версий проекта.
Обгоняя немало западных разработок по скорости и гибкости
определенных функций, Spider Project, все же уступает в области
программного обеспечения (пользовательский интерфейс и т. д.).
Open Plan, производитель − WST Corporation.
Опережает Microsoft Project в уровне автоматизации управления
ресурсами и в способах анализа рисков. В отличие от Microsoft Project,
обладает возможностями:
• учитывает уровень качества ресурсов, что дает возможность
программе при надобности находить замену ресурсами аналогичными или с
более высоким уровнем качества, если таковые есть в избытке;
• совершенствование использования ресурсов;
• рациональное использование ресурсов в проекта на протяжение всей
работы;
• взаимодействие с различными системами предприятия.
Primavera. Семейство продуктов Primavera включает ПО, позволяющее
автоматизировать процессы управления как на уровне отдельных проектов,
так и на уровне всей компании. В рамках ПО созданы некоторые важные
преимущества:
• отображение действительной картины происходящего в проекте в
реальном времени, что позволяет всем отслеживать текущее положение дел;
• жесткое регулирование действий внутри проекта, позволяющее
предотвратить отклонение от намеченных задач;
• понимание общности поставленных целей проекта;
32
• появление средств анализа чувствительности и поддержки принятия
решений, которые помогают выбрать наиболее выгодный проект, способный
принести наибольшую прибыль на инвестированный капитал.
ПО Primavera создает среду коммуникаций для всех участников
проектов. Работая в ней, участники имеют доступ к информации по тем из
них, в которых они задействованы независимо от выполняемой роли:
исполнителя, ответственного или руководителя.
Битрикс 24 – главным недостатком системы является сложный
интерфейс из-за перегруженного функционала. Данный продукт
интегрируется с большим количеством различных сервисов, в том числе с 1С
Предприятие 8. Бесплатная версия доступна для компаний, где не более 12
сотрудников пользуются бизнес-инструментами. Доступен на мобильных
устройствах.
ClickClient – на данный момент нет мобильного приложения, но
планируется выпуск в 2018 году, нет бесплатного тарифа, интуитивно
понятный интерфейс, включает в себя все основные функции для управления
проектами
17
.
Анализируя вышесказанное, хочется отметить что производство
любого предприятия тесно связанно с планированием и управлением теми
или иными процессами. В связи с ростом объема информации, которую
необходимо хранить и анализировать, а также применять так, чтобы отдача
была максимально эффективной, необходимым условием для достижение
этой цели становится использование информационных технологий. ПО
служат хорошим подспорьем для увеличения продуктивности и
автоматизации процессов управления. Современный рынок программ
предоставляет организациям широкий выбор продуктов с различными
конфигурациями и возможностями, а также ценовой политикой. Наиболее
распространенной среди большинства компаний остается Microsoft Project,
17
Турдышов Д.Х. Особенности построения информационных систем управления //
Современные проблемы науки и образования. – 2013. – № 1. С.89.
33
привлекая своей простотой и относительно доступной стоимостью. Для
профессиональных компаний так же представлен большой выбор, который
они могут сделать исходя из потребностей, т.к. каждая программа будет
иметь свои преимущества.
Подводя итоги первой главы можно сделать следующие выводы.
Проект – это набор мероприятий по достижению уникальной цели в
условиях заданных ограничений, к которым относятся сроки (время), бюджет
(деньги), люди (человеческие ресурсы) и т. д.
Управление проектами – это приложение знаний, навыков,
инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований,
предъявляемых к проекту. То есть это совокупность логически
структурированных процессов.
Информационная система является одним из главных механизмов в
управлении проектами. Посредством внедрения ИС происходит эффективное
функционирование не только проектов, но и в целом всей системы
предприятия.
Для формирования наиболее продуктивной системы управления
проектами необходимо использование интегрированных, включающих
несколько взаимосвязанных между собой модулей (подсистем) решений. В
роли специализированного ПО ИСУП могут использоваться как
самостоятельные разработки организации, так и существующие
программные обеспечения различных компаний.
34
Глава 2. Анализ информационного обеспечения проекта на примере
ООО «Мит – Трейдинг»
2.1. Общая характеристика ООО «Мит – трейдинг»
Общество с ограниченной ответственностью «Мит-трейдинг» –
слаженное, стабильное, динамично развивающее предприятие, основанное в
2001 году в Одинцовском районе Московской области в чистом и зеленом
районе Подмосковья, недалеко от города Кубинка, от имени которого и
возникло название товарного знака «Кубинские Колбасы».
Юридический адрес организации: Московская обл., Одинцовский р-н,
Акулово (ГП Кубинка) д, 21 а.
Основной вид деятельности предприятия: Переработка и
консервирование мяса и мясной пищевой продукции.
ООО «Мит – трейдинг», являясь юридическим лицом с
организационно-правовой формой общество с ограниченной
ответственностью, осуществляет свою деятельность на основе Федерального
закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-Ф3,
Гражданского Кодекса РФ и Устава. Общество обладает правами
юридического лица с момента его государственной регистрации в
установленном порядке.
Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета
на территории Российской Федерации и за ее пределами. ООО «Мит –
трейдинг» имеет круглую печать со своим фирменным наименованием на
русском языке и указанием на место нахождения, имеет фирменное
наименование, бланки с фирменным наименованием, собственную эмблему,
а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак
«Кубинские колбасы».
В соответствии с Гражданским кодексом РФ и уставом Общества,
предприятие имеет гражданские права и несет гражданские обязанности,