65
Рисунок 16. Шаблоны задач
Отчеты по задачам. Данная опция позволяет контролировать
выполнение задачи. Отчеты формируются в Excel и позволяют
проанализировать, сколько было потрачено времени на работу, насколько
эффективно работают проектные команды и многое другое (Рисунок 17).
Рисунок 17. Отчеты по задачам
Разумеется, проекты и задачи в Битрикс24 не изолированы от
остальной функциональности и прекрасно взаимодействуют с социальной
сетью, живой лентой, CRM, чатом и прочими инструментами. А это значит,
что управление проектами происходит не в отрыве от остальных процессов, а
66
в увязке с ними и взаимной зависимости. Соответственно, каждый сотрудник
видит приоритеты при исполнении своей работы.
Таким образом, для автоматизации управления проектами была
выбрана облачная версия продукта «Битрикс 24». Для внедрения был выбран
тариф «Компания» стоимостью 10 990 руб./мес. Данный тариф отвечает всем
заявленным руководством компании требованиям и включает в себя
множество других полезных характеристик.
В Битрикс24 пользователь может самостоятельно создавать группы
(проекты), исходя, например, из организационной структуры компании, из
направления деятельности или любой другой классификации.
Внутри групп или вне их ставятся задачи — основная единица
управления проектами в Битрикс24. У каждой задачи есть ответственные и
постановщики. Учет рабочего времени служит для детального контроля
времени на каждый этап выполняемой задачи.
3.2 Оценка экономической эффективности
Для расчета экономической эффективности необходимо провести
анализ затрат (Таблица 7).
Таблица 7
Расчет капитальных затрат на внедрение
Показатель
Примечание
Стоимость, руб.
Стоимость «Битрикс 24»
С учетом лицензии на
неограниченное количество
пользователей и
неограниченным облачным
пространством
112 100
Затраты на установку
программного продукта
Работа администратора
7 000
Отчисления в фонд
социального страхования
Составляет 30% от заработной
платы
2 100
67
Продолжение табл.7
Затраты на обучение
персонала
В расчете 640руб./час, курсы
20 часов
12 800
Затраты на оплату
машинного времени
Определяется путем
умножения фактического
времени отладки на цену
машино-часа
1 500
Затраты на заработную
плату специалистов
Битрикс 24
С учетом 1700 в час (два
человека, 12 часов)
40 800
Накладные расходы
60% от заработной платы
персонала
4 200
Всего капитальных
затрат:
180 500
Ожидаемые результаты проекта:
- Оптимизация управления проектами за счет своевременного
получения необходимой информации из централизованной базы
заинтересованными пользователями.
- Ускорение процессов принятия решений за счет своевременного
поступления достоверной и оперативной информации.
- Четкое видение проекта или нескольких проектов, контроль
выполнения этапов проекта в срок, отслеживание степени занятости каждого
участника проекта.
- Повышение рыночной привлекательности фирмы, так как партнеры
по бизнесу более лояльны к тем компаниям, которые используют
современные ИС.
Таблица 8
Сравнение текущих затрат до и после внедрения
Показатель
До внедрения
После внедрения
Затраты рабочего
времени на жизненный
цикл проекта
От 2 до 3 месяцев
От 1,5 до 2 месяцев
Командировочные
расходы сотрудников
предприятия
70 000 руб./мес.
40 000 руб./мес.
Затраты на почту и
курьерскую службу
15 000 руб./мес
10 000 руб./мес.
68
Продолжение табл.8
Затраты на закупку
материалов
3 535 000 руб./мес.
3 325 000 руб./мес.
Складские расходы
639 000 руб./мес.
560 000 руб./мес
Дополнительные затраты
на поддержку ИС
0
35 000 руб./мес.
Увеличение выручки за
счет увеличения
проектов
5 625 000 руб./мес.
5 894 000 руб./мес.
По данным Таблицы 8 можно сделать вывод, что за счет внедрения
системы управления проектами компания добилась следующих результатов:
- увеличение выручки в размере 269 000 руб./мес.;
- сокращение всех затрат на 289 000 руб./мес.;
- увеличение прибыли на 558 000 руб./мес.
Для оценки экономической эффективности необходимо посчитать
такие показатели как простая норма прибыли (SRR) и простой срок
окупаемости (PP).
где:
NP
1
– чистая прибыль без учета внедрения ИС;
NP
2
– чистая прибыль с учетом внедрения ИС;
TIC – капитальные затраты на разработку и внедрение ИС.
NP1 = 5 625 000 – 639 000 – 3 535 000 – 15 000 – 70 000 = 1 366 000
руб./мес.
NP2 = 5 894 000 - 35 000 – 560 000 – 3 325 000 – 10 000 – 40 000 = 1 924
000 руб./мес.
TIC = 180 500 руб./мес.
SRR = (1924000-1366000)/180500 = 3,1
PP = 180048/(1924250-1366917) = 0.32
69
Таким образом, можно сделать следующие выводы:
- каждый рубль инвестиционных затрат на разработку и внедрение
системы приносит 3,1 рубля прибыли в месяц;
- внедрение информационной системы окупится через месяц после
начала работы.
Таким образом, для автоматизации управления проектами была
выбрана облачная версия продукта «Битрикс 24», так как продукт имеет
объемный функционал и отвечает всем требованиям руководства компании.
Было произведено внедрение системы управления проектами на предприятие
ООО «Мит-трейдинг».
За счет этого на предприятии сократилось время ведения проектов,
увеличилось количество успешных проектов, повысилась эффективность
работы сотрудников.
При оценке экономической эффективности внедрения
информационной системы были получены следующие результаты:
- выручка увеличилась на 269 000 руб./мес.;
- затраты сократились на 289 000 руб./мес.;
- чистая прибыль после внедрения увеличилась на 558 000 руб./мес;
- простая норма прибыли составила 3,1 рубля;
- простой срок окупаемости – 1 месяц.
Можно сделать вывод, что внедрение системы управление проектами
на предприятие ООО «Мит-трейдинг» является выгодным, так как были
достигнуты главные цели: снижение затрат и за счет этого повышение
прибыли
70
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Современное проектное управление – это особый вид управления
деятельностью, базирующийся на предварительной коллегиальной
разработке комплексно-системной модели действий по достижению
оригинальной цели и направленный на реализацию этой модели. Управление
проектами можно применять к управлению любыми объектами.
Проект – это набор мероприятий по достижению уникальной цели в
условиях заданных ограничений, к которым относятся сроки (время), бюджет
(деньги), люди (человеческие ресурсы) и т. д.
Управление проектами — важнейшая часть бизнеса. В настоящее
время проектное управление и информационные технологии, как сферы
деятельности человека и как области знаний, всё более пересекаются между
собой. Проектное управление становится более информатизировано,
происходит смещение акцента в проектном управлении: уменьшается
значение персональных качеств руководителя проекта и возрастает важность
применения информатизации в проектной деятельности и организации
оптимальной системы проектного управления.
Информационные технологии в настоящее время могут применяться на
любом этапе проектирования. Однако, на перечисленных этапах
информатизация применяется очень часто. В настоящее время развитие
рынка высоких технологий это позволяет.
Рынок программного обеспечения это понимает и предлагает огромное
количество конкурирующих решений и утилит. Чаще всего это просто таск-
менеджеры, для интеграции с которыми нужно хорошо поработать с API или
заказать платную доработку. Битрикс24 уникален тем, что, в отличие от
конкурентов, даёт возможность автоматизировать многие аспекты работы
компании в комплексе, без дополнительных действий. А это значит, что
вместо многодневной настройки системы у вас будет больше времени на
слаженную работу и реальный шанс оказаться на шаг впереди конкурентов.
71
В работе был проведен анализ информационного обеспечения проекта
ООО «Мит-трейдинг». Предприятие занимается выпуском изделий из мяса.
Экономический анализ деятельности предприятия показал, что ООО «Мит –
трейдинг» реализует поставленные цели, связанные с повышение объема
производства и продаж достаточно эффективно. Объем производства в
денежном выражении (выручка) ежегодно растет. Прибыль от продаж в 2017
г. по сравнению с 2016 г. увеличилась более чем в два раза. Данный рост
обусловлен, прежде всего, снижением расходов, связанных с управленческой
и коммерческой деятельностями предприятия.
Предприятие реализует различные проекты – работа над сайтом,
проведение маркетинговых исследований, разработка проекта рекламной
компании для колбасных изделий, внедрение новых продуктов в линейку и
др.
К сожалению, недостаточное внимание к регламентации деятельности
сотрудников приводит к целому ряду системных сбоев, которые весомым
образом снижают согласованность действий сотрудников.
Распределение ответственности производится на основании объема
полномочий и области решений, принимаемых различными должностными
лицами самостоятельно. По результатам анализа можно сказать, что для
предприятия характерна очень высокая концентрация ответственности у
ограниченного круга руководителей.
Для ликвидации вышеперечисленных проблем было принято решение
автоматизировать и стандартизировать управление проектами, т.е. внедрить
информационную систему по управлению проектами.
Для автоматизации управления проектами была выбрана облачная
версия продукта «Битрикс 24», так как продукт имеет объемный функционал
и отвечает всем требованиям руководства компании. Для внедрения был
выбран тариф «Компания» стоимостью 10 990 руб./мес. Данный тариф
отвечает всем заявленным руководством компании требованиям и включает
в себя множество других полезных характеристик.
72
В Битрикс24 пользователь может самостоятельно создавать группы
(проекты), исходя, например, из организационной структуры компании, из
направления деятельности или любой другой классификации.
Внутри групп или вне их ставятся задачи — основная единица
управления проектами в Битрикс24. У каждой задачи есть ответственные и
постановщики. Учет рабочего времени служит для детального контроля
времени на каждый этап выполняемой задачи.
При оценке экономической эффективности внедрения
информационной системы были получены следующие результаты:
- выручка увеличилась на 269 000 руб./мес.;
- затраты сократились на 289 000 руб./мес.;
- чистая прибыль после внедрения увеличилась на 558 000 руб./мес;
- простая норма прибыли составила 3,1 рубля;
- простой срок окупаемости – 1 месяц.
Можно сделать вывод, что внедрение системы управление проектами
на предприятие ООО «Мит-трейдинг» является выгодным, так как были
достигнуты главные цели: снижение затрат и за счет этого повышение
прибыли
73
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Авдюшкина С.А., Епифанова А.С. Особенности внедрения
информационных систем в управление проектами // В сборнике: Проектный
менеджмент: проблемы и перспективы развития Сборник научных трудов по
материалам II Международной научно-практической конференции. 2017. С.
21-25.
2. Борисов С.А., Плеханова А.Ф. Особенности управления
проектами в области информационных систем // Фундаментальные
исследования. 2014. - № 9-3. - С. 625-629.
3. Бунова Е.В., Шурыгин А.Н. Методология управления проектом
внедрения информационной системы // В сборнике: Управление
инновационным развитием экономики: теория, методология, практика
Сборник посвящается 95-летию Финансового университета при
Правительстве Российской Федерации. Челябинск, 2014. С. 178-182.
4. Буткевич А.А., Зонов Р.М., Игнатовская Д.Д.
Автоматизированная информационная система Битрикс24 // Научное
сообщество студентов XXI столетия. Технические науки: сб. ст. по мат. LXII
междунар. студ. науч.-практ. конф. № 2(61). URL:
https://sibac.info/archive/technic/2(61).pdf (дата обращения: 24.07.2018)
5. Васильев Д.К., Колосова Е.В.Процедуры управления проектами //
Инвестиционный эксперт. –2015, № 3., с. 67-72.
6. Гагиев М.И. Информационное обеспечение региональной
системы управления проектами и программами // Инфраструктурные отрасли
экономики: проблемы и перспективы развития. 2014. № 5. С. 8-12.
7. Голубева С.С. Об особенностях внедрения информационных
систем управления проектами на отечественных предприятиях // Проектный
менеджмент: проблемы и перспективы развития: сб. научн. тр. по
материалам Междунар. научн. - практ. конф. Саратовский государственный
технический университет, 2016. С. 55-59.
74
8. Горбовцов Г. Я. Управление проектом. Учебно-методический
комплекс. М.: Евразийский открытый институт, 2015. -288 с.
9. Елизаров Д.А., Шилер А.В. Информационные системы
управления проектами // учебно-методическое пособие к выполнению
лабораторных работ / Министерство транспорта Российской Федерации,
Федеральное агентство железнодорожного транспорта, Омский
государственный университет путей сообщения. Омск, 2015. Том Часть 1
10. Золотарёв О.В. Управление в проектах внедрения
распределённых корпоративных информационных систем // Вестник
Российского нового университета. Серия: Сложные системы: модели, анализ
и управление. 2012. № 4. С. 78-80.
11. Информационные технологии управления проектами: Учебное
пособие / Н.М. Светлов, Г.Н. Светлова. - 2-e изд., перераб. и доп. - М.: НИЦ
Инфра-М, 2012. - 232 с.
12. Калещатова В.В., Зобнин Ю.А. Информационные системы
управления проектами на предприятии // В сборнике: Проблемы
формирования единого пространства экономического и социального
развития стран СНГ (СНГ-2015) Материалы ежегодной Международной
научно-практической конференции. Ответственные редакторы: О. М.
Барбаков, Ю. А. Зобнин. 2015. С. 188-193.
13. Кашкарева Е.А. Внедрение информационных систем управления
проектами предприятия // Актуальные вопросы современной науки.
2014. № 14. С. 59-71
14. Каримова Г.В. Информационная система как фактор
эффективности управления бизнес-проектом // Социально-экономические
науки и гуманитарные исследования. 2014. № 2. С. 93-96.
15. Карпова В.С., Мельникова Е.Ф. Создание корпоративной
информационной системы управления проектами в холдинговой компании //
В сборнике: Информационные технологии в бизнесе Сборник научных