45
2.3. Анализ проектной деятельности на предприятии
Предприятием реализовано несколько проектов. Так в 2017 год был
создан сайт, на котором представлены все виды продукции.
В ходе работы над проектом было проведено:
1. Предпроектное обследование на этапе, которого была написана
технико-экономическая характеристика объекта и постановка задачи,
проанализированы существующие технологии для разработки
представительского сайта;
2. Разработка проектных решений на этапе которого, было написано
техническое задание, создана технологическая основа представительского
сайта, проведены мероприятия по реализации проектных решений созданию
сайта.
3. Сформированы функциональные требования к веб-сайту. В
частности, описаны варианты использования сайта пользователями, среди
которых просмотр информации, размещение заявок для консультации,
генерация бланков договоров и т.д.
4. Обоснованы проектные решения и создана концепция веб-сайта;
Разработан план мероприятий по разработке сайта и построение плана-
графика в MS Project. Выделены основные этапы: выявление потребностей
заказчика, согласование технического задания, разработка дизайна,
согласование дизайна, верстка, программирование, размещение на
технической площадке, наполнение содержимым, тестирование, сдача в
эксплуатацию.
Еще одним проектом стало проведенное маркетинговое исследование с
целью выявления ключевых факторов успеха в отрасли, с помощью которых
основные конкуренты добились успеха, и дать соответствующие
рекомендации руководству компании для усиления ее конкурентных
позиций.
46
Данное исследование состояло из трех этапов. В ходе первого этапа
предполагалось собрать информацию о том, каким образом происходит
ценообразования у основных конкурентов. В ходе второго этапа было
проведено исследование потребителей, а именно:
- качественные исследования на примере небольшой пробной группы -
50 человек в одном из супермаркетов г. Москва (для выяснения основных
факторов, влияющих на выбор покупателей, и расстановки веса каждого
фактора).
- количественные исследования опрос группы потребителей
(экспертов) в нескольких торговых точках г. Москва по расстановке баллов
для определения имиджевой позиции каждого бренда.
В ходе третьего этапа проведена аналитическая работа и выработка
рекомендаций.
Примерами выполненных проектов в организации являются также
разработка проекта рекламной компании для колбасных изделий, проведения
исследования по предпочтениям потребителей, внедрение новых продуктов в
линейку и др.
Все сотрудники ООО «Мит – трейдинг» работают на персональных
компьютерах, на которых установлена ОС Microsoft Windows.
Также повсеместно используется всемирная сеть Internet. Интернет
необходим, так как является легкодоступным и довольно дешёвым
источником информации, с помощью которого очень легко совершать
расчеты с поставщиками и следить за поступлениями денежных средств,
отсылать прайсы и договора, и т.д.
Все компьютеры объединены в одну корпоративную сеть.
Обслуживание сети, обеспечение безопасности, администрирование и
установка необходимых для работы программных продуктов, а также их
настройка, целиком и полностью лежит на группе системных
администраторов.
47
Таким образом, обеспечивается безопасность всей сети предприятия,
так как защитить отдельно взятый сервер проще, чем имеющиеся
компьютеры по отдельности.
На предприятии используются следующие программные продукты:
- Программное обеспечение стенда разработки в составе: комплекта
разработчика QNXSDP; "Нейтрино" КПДАОС Neutrino КПДА.10964-01;
- Microsoft Visual Studio Professional;
- СУБД Linter Bastion;
- InstallShield Express;
- Photoshop Extended CS6;
- 1С: Управление производственным предприятием.
К сожалению, недостаточное внимание к регламентации деятельности
сотрудников приводит к целому ряду системных сбоев, которые весомым
образом снижают согласованность действий сотрудников.
Распределение ответственности производится на основании объема
полномочий и области решений, принимаемых различными должностными
лицами самостоятельно. По результатам анализа можно сказать, что для
предприятия характерна очень высокая концентрация ответственности у
ограниченного круга руководителей. Максимальная ответственность
сконцентрирована у директора, который утверждает не только
принципиальные решения, например, по изменению стратегических целей
или правил управления предприятия, что традиционно является
прерогативой высшего управляющего звена, но и все проекты и задания для
подразделений. Необходимость утверждения решений почти по всем
вопросам имеет серьезные недостатки:
- отнимает у директора слишком много времени на рассмотрение
второстепенных вопросов;
- снимает значительную часть ответственности с согласующих
подразделений.
48
Данный вывод сделан на основании имеющихся фактов утверждения
распоряжений без наличия всех необходимых согласований, а такая практика
дает возможность реализации недостаточно проработанных решений.
Предварительное согласование приказов начальниками управлений
частично «разгружает» директора. Однако согласование, а не прямое
утверждение распоряжений на своем уровне снимает значительную часть
ответственности с начальников управлений. Необходимо отметить, что
уровень ответственности начальников управлений, т.е. границы решений,
принимаемых ими самостоятельно, не является точно обозначенным и
определены в документах только в общих чертах. Для увеличения
согласованности и четкости действий необходимо более жестко
зафиксировать «пирамиду распределения ответственности». Когда каждый
сотрудник предприятия будет знать, к кому он должен обращаться за
получением разрешения, кто наделен полномочиями и т.п.
Согласованность действий сотрудников на уровне конкретных
действий очень сильно зависит от технической стороны организации работ,
то есть от того, каким образом происходит реализация следующих процедур:
- постановка задач исполнителям;
- управление процессом выполнения задач;
- контроль за сроками и качеством выполнения;
- координация работ между подразделениями.
Процедура постановки задач на предприятии осуществляется строго по
вертикали. В соответствии с задачами и производственной необходимостью
директор своим приказом назначает ответственного исполнителя за
реализацию конкретного проекта – «руководителя проекта», который
составляет план реализации проекта и производит первичный экономический
расчет промежуточных результатов выполнения проекта с учетом
сложившегося и прогнозного состояния разрабатывающих подразделений –
«общий график». Подготовленный руководителем заказа вариант общего
графика согласовывается всеми участвующими подразделениями, визируется
49
начальниками управлений и предоставляется директору на утверждение.
После утверждения директором промежуточные и конечные сроки и
результаты общего графика становятся главными ориентирами хода
выполнения проекта и контроля (оценки) работы подразделения. Такая
процедура включает в себя следующие недостатки с точки зрения ее влияния
на согласованность действий:
- на уровне всего подразделения, реализующего проект, контроль
осуществляется в основном за сроками и финансово-экономическими
показателями. Критерии качества промежуточных результатов выполнения
проекта определяются недостаточно подробно;
- управление процессом выполнения задач осуществляется
ответственным исполнителем – руководителем проекта или руководителем
управления. Процедура управления не регламентирована и не является
общепринятой, а зависит от особенностей каждого руководителя. Уровень
детальности управления зависит от квалификации исполнителя и отношению
к нему руководителя;
- координация взаимодействия между подразделениями
регламентирована лишь частично, поэтому основная часть взаимодействий
осуществляется на уровне личных связей. При передаче материалов в другое
подразделение для рассмотрения и доработки необходимо постоянное
поддерживать актуальность данной работы на уровне личных контактов с
руководителем и сотрудниками. Неформальный порядок взаимодействия
сотрудников подразделений между собой не является отрицательным сам по
себе и даже способствует формированию командного духа, но значительно
снижает эффективность деятельности, если параллельно не действует
официальный порядок.
Для ликвидации вышеперечисленных проблем было принято решение
автоматизировать и стандартизировать управление проектами, т.е. внедрить
информационную систему по управлению проектами, которая будет
соответствовать следующим требованиям:
50
- возможность ведения сразу нескольких проектов;
- визуализация проектов;
- установление связей между этапами проекта;
- управление графиком работы;
- создание документов;
- быстрый обмен информацией (документацией) между участниками
проекта;
- проведение контроля взаиморасчетов;
- назначение заданий;
- контроль выполнения заданий;
- анализ финансовой деятельностью предприятия;
- интеграция с другими программными продуктами;
- работа в системе с мобильного устройства.
Таким образом, ожидается что, благодаря внедрению системы
управления проектами на предприятие ООО «Мит-трейдинг» удастся
достичь следующих результатов:
- увеличение количества успешных проектов на 10-15%;
- сокращение времени реализации проекта в среднем на 10%;
- сокращение текущих затрат 15-20%;
- сокращение времени на администрирование на 25%.
Следовательно, для ООО «Мит-трейдинг» необходимо внедрение
данной системы.
Результаты анализа деятельности организации позволяют сделать
следующие выводы.
ООО «Мит-трейдинг» занимается выпуском изделий из мяса.
Экономический анализ деятельности предприятия показал, что ООО «Мит –
трейдинг» реализует поставленные цели, связанные с повышение объема
производства и продаж достаточно эффективно. Объем производства в
денежном выражении (выручка) ежегодно растет. Прибыль от продаж в 2017
г. по сравнению с 2016 г. увеличилась более чем в два раза. Данный рост
51
обусловлен, прежде всего, снижением расходов, связанных с управленческой
и коммерческой деятельностями предприятия.
Предприятие реализует различные проекты – работа над сайтом,
проведение маркетинговых исследований, разработка проекта рекламной
компании для колбасных изделий, внедрение новых продуктов в линейку и
др.
К сожалению, недостаточное внимание к регламентации деятельности
сотрудников приводит к целому ряду системных сбоев, которые весомым
образом снижают согласованность действий сотрудников.
Распределение ответственности производится на основании объема
полномочий и области решений, принимаемых различными должностными
лицами самостоятельно. По результатам анализа можно сказать, что для
предприятия характерна очень высокая концентрация ответственности у
ограниченного круга руководителей.
Для ликвидации вышеперечисленных проблем было принято решение
автоматизировать и стандартизировать управление проектами, т.е. внедрить
информационную систему по управлению проектами.
52
Глава 3. Внедрение системы управления проектами в ООО «Мит-
Трейдинг»
3.1 Характеристика информационной системы и этапы ее внедрения
Для автоматизации управления проектами был выбран продукт
«Битрикс 24». Битрикс24 — облачный сервис для командной работы,
включающий систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM),
интранет-портал, чат и менеджер задач; возможно подключение внешних
провайдеров телефонии, почтового клиента, системы распознавания лиц и
визиток. Разработчик и провайдер – российская компания 1С-Битрикс.
Внедрение Битрикс24 позволяет сотрудникам становиться более
организованными: они смогут самостоятельно ставить себе задачи через
сайт, получать задания от руководителя, передавать их часть своим коллегам,
эффективно отвечать на звонки, скачивать документы и видео на диск, делать
списки для задач, создавать отчеты, выполнять другие бизнес-процессы на
сайте (например, интеграция и т. д.).
Битрикс 24 – это набор решений для бизнеса для любых компаний: как
состоящих из нескольких человек, так и для крупных организаций. Система
объединяет такие инструменты как обмен сообщениями и телефонию, CRM,
управление задачами и проектами в единую рабочую среду для бизнеса.
Битрикс24 может использоваться как онлайн сервис (облачный сервис, SaaS)
и как отдельное коробочное решение (установленное на собственном
сервере).
Облачные технологии очень популярны на данный момент, они
предоставляют гибкое управление всей структурой проекта и доступ к нему
из любой точки мира, где есть интернет. Облачный сервис Битрикс24 может
быть оптимальным решением для компаний до 100 сотрудников.
Бывают такие случаи, когда необходимо использовать коробочное
решение Битрикс24, а не облачное – например, когда законы страны требуют
хранение данных в определенных местах, когда нужен доступ к исходному
53
коду продукта для каких-то интеграций, когда нужны те инструменты
Битрикс24, которых нет в облачной версии, или же, когда политика
компании запрещает доступ к порталу извне. Коробочная версия Битрикс24
содержит больше инструментов и модулей, чем облачный сервис.
Облачная и коробочная версии Битрикс24 имеют свои плюсы и
минусы, связанные с их развертыванием и обслуживанием.
Облачный сервис Битрикс24 и коробочное решение имеют разные
модели лицензирования, поэтому каждая версия Битрикс24 требует
разные финансовые затраты на ее использование. Ниже представлены
затраты с точки зрения конечного пользователя:
Затраты на облачный сервис Битрикс24:
Простой набор оборудования (компьютер / ноутбук / мобильное
устройство с доступом в Интернет);
Выход в Интернет (наземные и мобильные провайдеры);
Периодическая подписка на тарифный план и другие опции;
Может быть задействовано дополнительное обучение и
обслуживание (как правило, платные услуги, предоставляемые партнером
Битрикс24).
Затраты на коробочное решение Битрикс24:
Оборудование и программное обеспечение (начиная от 59000 рублей
и выше);
Хостинг для установки на удаленный сервер;
Коммерческая лицензия на продукт + при необходимости переход на
старшую редакцию с большим количеством пользователей;
Зарплата для внешнего или собственного IT-персонала для
реализации и сопровождения проекта (зависит от многих факторов – это
может быть единовременной оплатой за решение «под ключ», разработанное
партнером Битрикс24, или может включать почасовую оплату услуг,
предоставляемых IT-специалистами).
54
На данном этапе развития руководством ООО «Мит-трейдинг» было
принято решение о внедрении платной облачной версии. Был учтен тот факт,
что в дальнейшем возможно осуществить переход с «облачной» версии на
«коробочную» без потери накопленной информации.
После того как была выбрана версия «Битрикс 24», необходимо теперь
определиться с тарифом. Всего представлено три тарифа:
- «Проект +»: предназначен для небольших компаний или отделов,
ведение проектов которых не предусматривает работу с внешними
подрядчиками, а также имеется небольшой документооборот;
- «Команда»: в компании работают больше 50 человек, осуществляется
активная работа с файлами и документами, ведение проекта тесно связано с
взаимодействием между проектной командой, партерами, поставщиками,
клиентами, в компании насчитывается большое количество сотрудников;
- «Компания»: включает в себя весь инструментарий данного продукта
и предназначен для больших команд и ведения крупных проектов.
Для внедрения был выбран тариф «Компания» стоимостью 10 990
руб./мес. Данный тариф отвечает всем заявленным руководством компании
требованиям и включает в себя множество других полезных характеристик.
Например:
- доступность отчетов по всем выполненным задачам;
- руководству видно, сколько часов за день или за месяц отработал
каждый сотрудник;
- возможность оперативно получать отчеты сотрудников и оценивать
их;
- автоматизация собраний и планерок: автоматом рассылаются
приглашения, возможно помещать встречи в календари сотрудников,
назначать задачи и отмечать выполнение в протоколе;
- и т.д.
Основные требования к системе: