67
На основании проделанной работы был сформирован базовый план
проекта, который включает в себя календарный план, бюджет проекта,
средства для планирования ресурсов и управления ресурсми, а также средства
для планирования и управления затратами
20
. Базовый план проекта будет
использован в ходе выполнения проектных работ.
В ходе работы над проектом руководитель проекта будет вводить
данные о фактическом выполнении работ и использовании ресурсов, а MS
Project будет сравнивать эти данные с базовым планом и выявлять отклонение
от него. Это поможет руководителю проекта оперативно реагировать на
отклонения от базового плана.
В результате планирования было выявлено что длительность проекта
составит 90 дней: с 8.04.19 по 9.08.19. Бюджет проекта составил 760 800
рублей.
3.2. Оценка экономической эффективности реализации предложений
Целью проекта являлось создание информационного обеспечения,
которое помогает оперативно получать данные о проекте и управлять им. Для
оценки экономической эффективности проекта необходимо сравнить
временные затраты на управление проектом по старой схеме и после
внедрения программного продукта MS Project. По старой схеме контроль
работ осуществлялся в процессе коммуникации руководителя проекта,
который осуществлял коммуникации с заказчиком, учитывал затраты проекта
и управлял ресурсами, с прорабом, который управлял ремонтными работами
непосредственно на объекте. Управление проектом включало в себя
следующие этапы:
1. Планирование проекта.
2. Подготовка документов.
3. Подписание документов.
20
Ньютон, Р. Управление проектами от А до Я / Р. Ньютон. - М.: Альпина Паблишер, 2016. - 180 c.
68
4. Отслеживание выполнения работ (в устной форме по телефону с
пррабом).
5. Принятие управленческих решений.
Поскольку все перечисленные действия не были автоматизированы и
осуществлялись с помощью двух каналов связи: телефона и электронной
почты, они обладали большими трудозатратами. Дадим оценку трудозатратам
проекта по старой схеме (таблица 6).
Таблица 6
Характеристика затрат проекта по существующей схеме
№
Наименование
Трудозатраты, человеко-часов
1
Планирование проекта
48
2
Подготовка документов
48
3
Подписание документов
40
4
Отслеживание выполнения работ
115
5
Принятие управленческих решений
169
После внедрения программного обеспечения обмен информацией
будет осуществляться с помощью проекта MS Project, который будет
размещен на файловом сервере организации, что позволит обеспечить к нему
доступ и руководителю проекта, и прорабу, который сможет вводить данные
об отработанном времени сотрудников, о трудозатратах на каждую задачу.
Это позволит руководителю проекта не тратить время на коммуникацию с
прорабом, а получает данные из файла проекта. Характеристика затрат по
плановому варианту представлена в таблице 7.
Таблица 7
Характеристика затрат проекта по плановому варианту
№
Наименование
Трудозатраты, человеко-часов
1
Планирование проекта
32
2
Подготовка документов
40
3
Подписание документов
40
4
Отслеживание выполнения работ
80
5
Принятие управленческих решений
120
Трудозатраты по существующей схеме составили 420 человеко-часов
на кадждый проект. А по плановому варианту составили 312 человеко-часов.
По плановому варианту трудозатраты ниже чем по базовому варианту на 108
челловеко-часов. Снижение трудозатрат составило 26%.
69
Экономическая эффективность проекта складывается не только из
сокращения трудозатрат. Также нужно оценить сокращение стоимостных
затрат. Для этого ужно оценить затраты наа каждый процесс управления
проектом. В оценке стоимостных затрат будут принимать участие прямые
затраты, к которым относятся заработная плата персонала, затраты на связь и
т.д. и накладные расходы, которые являются постоянной величиной. Оценка
стоимостных затрат представлена в таблице 8.
Таблица 8
Характеристика затрат проекта по старой схема
№
Наименование процесса
Трудозатраты,
человеко-часов
Прямые
затраты,
рубль
Накладные
затраты,
рубль
1
Планирование проекта
48
18 000
3 000
2
Подготовка документов
48
20 000
3 000
3
Подписание документов
40
18 000
1 000
4
Отслеживание выполнения
работ
115
46 000
8 000
5
Принятие управленческих
решений
169
70 000
12 000
Итого
199 000
Сумма стоимостных затрат на управление каждым проектом по
существующей схеме составляла 199 000 рублей. Рассчитаем стоимостные
затраты на управление проектом по проектному плану. Характеристика
стоимостных затрат представлена в таблице 9.
Таблица 9
Характеристика затрат проекта по старой схема
№
Наименование процесса
Трудозатраты,
человеко-часов
Прямые
затраты,
рубль
Накладные
затраты,
рубль
1
Планирование проекта
32
12 000
2 000
2
Подготовка документов
40
18 000
2 000
3
Подписание документов
40
16 000
500
4
Отслеживание выполнения
работ
80
30 000
5 500
5
Принятие управленческих
решений
120
42 000
8 000
Итого
136 000
Сума стоимостных затрат на управление проектом по проектному
плану составила 136 000 рублей. По сравнению со стоимостными затратами
70
по существующей схеме затраты были снижены на 63 000 рублей, что
составило 32%.
Лицензия на программный продукт MS Project на одного пользователя
составляет 5 670 рублей. В управлении проектами принимают участие 40
сотрудников, каждому из которых необходим доступ к программному
продукту.
40 пользователей * 5 670 рублей = 226 800 рублей
226 800 рублей – сумма ежегодных инвестиций в информационное
обеспечение проекта. Рассчитаем срок окупаемости проекта. Ранее было
установлено что снижение затрат на каждый проект составило 63 000 рублей.
Ежегодно организация осуществляет около 200 проектов. Рассчитаем сумму
снижения стоимостных затрат на управление проектом после внедрения
программного обеспечения:
200 проектов * 63 000 рублей = 12 600 000 рублей
Годовое снижение стоимостных затрат составило 12 600 000 рублей.
Срок окупаемости проекта составит:
226 800 / 12 600 000 = 0,18 года = 2,6 месяца.
71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В процессе выполнения работы было проведено исследование
теоретических основ информационного обеспечения. Были рассмотрены
основные понятия проектного менеджмента, применение информационных
технологий в проектном менеджменте, а также был изучен процесс
информационного обеспечения проектов.
Затем была дана характеристика объекта исследования – организации
«Шпонплит». Организация осуществляет строительные и ремонтные работы
объектов недвижимости. Была рассмотрена история развития предприятия и
организационная структура. Перед организацией стоит задача осуществить
ремонт спортивного комплекса. Для этого был разработан план проекта,
описаны задачи проекта их структура и содержание. Затем была создана
последовательность выполнения задач проекта. После этого была дана оценка
длительности задач проекта.
На основании проделанной работы был сформирован и описан состав
информационного обеспечения проекта, который включал в себя информацию
о задачах, ресурсах и ходе выполнения работ проекта. Оптимальное хранение
и обработка проектной информации осуществляются с помощью
информационных технологий. Поэтому в работе приведен обзор программных
продуктов, предназначенных для управления проектами. Были выделены
критерии оценки соответствия программного обеспечения поставленной
задаче и в результате анализа был выбран программный продукт MS Project.
Затем в выбранном программном обеспечении был разработан базовый
план проекта: были введены этапы и задачи проекта, задана
последовательность их выполнения и введены длительности задач. Затем был
создан лист ресурсов проекта и осуществлено распределение ресурсов по
задачам проекта. В результате распределения была выявлена перегруженность
ресурсов, которая была устранена с помощью переноса выполнения задачи на
72
более позднюю дату. В результате был получен календарный план проекта,
который является основой для дальнейшего управления проектом.
Завершающим этапом работы бал расчет экономической
эффективности проекта. При этом было установлено что трудозатраты на
процесс были снижены на 26%, стоимостные затраты были снижены на 32%.
Срок окупаемости проекта создания информационного обеспечения с
помощью программного продукта MS Project составил 2,18 месяца, что
говорит о том, что проект создания информационного обеспечения является
выгодным.
73
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Балашов, А.И. Управление проектами: Учебник и практикум для
СПО / А.И. Балашов, Е.М. Рогова, М.В. Тихонова и др. - Люберцы: Юрайт,
2016. - 383 c.
2. Бараненко, С.П. Управление проектами: Учебно-методический
комплекс / С.П. Бараненко. - М.: АП Наука и образование, 2014. - 244 c.
3. Бузырев, В. В. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной
деятельности строительного предприятия / В.В. Бузырев, И.П. Нужина. - М.:
КноРус, 2016. - 336 c.
4. Верзух, Эрик Управление проектами: ускоренный курс по
программе MBA / Эрик Верзух. - М.: Вильямс, 2015. - 480 c.
5. Граничин, О. Н. Информационные технологии в управлении / О.Н.
Граничин, В.И. Кияев. - М.: Интернет-университет информационных
технологий, Бином. Лаборатория знаний, 2017. - 336 c.
6. Гольдгамер, Г.И. Информационное обеспечение исследований и
разработок / Г.И. Гольдгамер. - М.: Советское радио, 2015. - 352 c.
7. Гонтарева, И.В. Управление проектами / И.В. Гонтарева, Р.М.
Нижегородцев, Д.А. Новиков. - М.: КД Либроком, 2014. - 384 c.
8. Джалота, П. Управление проектами в области информационных
технологий / П. Джалота. - М.: Лори, 2014. - 224 c.
9. Зуб, А.Т. Управление проектами: Учебник и практикум для
академического бакалавриата / А.Т. Зуб. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 422 c.
10. Иларионова, Т. С. Информационное обеспечение управления
персоналом. Материалы к лекции-презентации / Т.С. Иларионова. - М.: РАГС,
2016. – 368 c.
11. Керцнер, Г. Стратегическое управление в компании. Модель
зрелого управления проектами. / Г. Керцнер. - М.: ДМК, 2014. - 320 c.
74
12. Коваленко, С.П. Управление проектами: Пректическое пособие /
С.П. Коваленко. - Мн.: Тетралит, 2015. - 192 c.
13. Ларсон, Э.У. Управление проектами: Учебник / Э.У. Ларсон, К.Ф.
Грей; Пер. с англ. В.В. Дедюхин. - М.: ДиС, 2015. - 784 c.
14. Лич, Л. Вовремя и в рамках бюджета: Управление проектами по
методу критической цепи / Л. Лич. - М.: Альпина Паблишер, 2016. - 352 c.
15. Мартыненко, С.А. Управление потоками работ. Функциональное
моделирование и основы управления проектами / С.А. Мартыненко. - СПб.:
ГУАП, 2014. - 80 c.
16. Мельников, В. П. Информационное обеспечение систем
управления / В.П. Мельников. - М.: Академия, 2015. - 336 c.
17. Ньютон, Р. Управление проектами от А до Я / Р. Ньютон. - М.:
Альпина Паблишер, 2016. - 180 c.
18. Павлов, А.Н. Управление проектами на основе стандарта PMI
PMBOK.Изложение методотологии и опыт применения / А.Н. Павлов. - М.:
Бином. Лаборатория знаний, 2015. - 208 c.
19. Полковников, А.В. Управление проектами / А.В. Полковников,
М.Ф. Дубовик. - М.: Эксмо, 2014. - 528 c.
20. Степанова, Е. Е. Информационное обеспечение управленческой
деятельности / Е.Е. Степанова, Н.В. Хмелевская. - М.: Форум, 2016. - 192 c.