47
информационные системы должны обеспечивать осуществления расчетов
модели при изменении ее параметров, которые обеспечивают обмен данными
с другими уровнями управления и получение отчетов для анализа и
оперативного управления.
На уровне исполнения заданий (пакетов работ) проекта необходимо
наличие детальной информации, которая предназначена для разработки
регламентов и обеспечения выполнения работ. Такая информация поступает с
уровня управления проектом и из структурных подразделений. При этом на
уровне исполнения заданий осуществляется сбор и передача вышестоящему
руководству фактических данных о процессе выполнения работ и
использования ресурсов. С помощью применения информационных
технологий, которые обеспечивают связь между участниками проекта в
локальных и глобальных сетях, стало возможным следование концепции
распределенной интегрированной системы управления проектом (или
комплексом проектов), сбор и распространение актуальной информации в
режиме реального времени.
В результате внедрения информационной системы управления
проектом можно обеспечить решение следующих задач:
поддержку процессов анализа и принятия решений в разрезе
структуры проекта, объемов работ и директивным срокам достижения
промежуточных результатов проекта;
определение временных затрат на исполнение проекта и его
отдельных фаз, а также распределение во времени финансовых потребностей
проекта;
разработку схемы финансирования работ и привлечения ресурсов
в соответствии с единым планом проекта;
поддержку создания сводного плана проекта и согласования
решений по временным, объемным, стоимостным и другим параметрам с
основными участниками проекта;
48
поддержку процессов разработки и согласования контрактов,
распределения сфер рисков, ответственности и полномочий, проведения
организационных мероприятий;
осуществление сбора фактических данных о процессе выполнения
работ и их характеристик (например, выполненные объемы, произведенные
затраты финансовых, трудовых, материальных и других видов ресурсов);
поддержку процедур управления контрактами;
поддержку процессов взаимодействия и координации работ,
контроль выполнения проекта и оперативного управления им;
обеспечение всех уровней управления актуальной информацией о
выполнении работ в соответствующих показателях в разрезах контрактов,
подразделений на требуемом уровне детализации;
осуществление анализа состояния работ и причин отклонений
фактических показателей от плановых, анализа тенденций, прогнозирования
сроков выполнения и других характеристик работ;
принятие и согласование решений по изменениям в едином плане
работ, оперативная корректировка составленных планов выполнения работ в
соответствии с согласованными решениями;
поддержку внутренней и внешней отчетности в рамках проекта.
Формирование агрегированной отчетности по проекту в различных
разрезах (по участникам проекта, видам работ, статьям затрат и др.).
Каждая из стадий проекта требует выполнения различных
управленческих функций. При этом происходит изменение объемов проблем,
которые требуют принятия решений. Поэтому информационные системы
управления проектами должны быть динамическими, а их функциональность
должна изменяться в зависимости от конкретной фазы развития проекта и
стадии управления.
Современные информационные системы, автоматизирующие процесс
управления проектами, обеспечивают выполнение следующих функций:
49
создание календарного плана работ;
обеспечение планирование ресурсов проекта;
расчет критического пути и задание резервов времени исполнения
операций проекта;
осуществление расчетов потребности проекта в финансировании,
материалах и оборудовании;
возможность автоматизированного распределения загрузки
возобновляемых ресурсов;
проведение анализа рисков и планирования проекта с учетом
рисков;
учет фактических данных по исполнению проекта;
формирование отчетов;
обеспечение доступа к системе территориально удаленных
пользователей;
создание централизованного хранилища;
возможность коллективной работы над проектом.
На рынке представлено множество информационных систем,
автоматизирующих процесс управления проектом. Наиболее
востребованными из них являются: Microsoft Office Project, Primavera и Project
Expert. Microsoft Office Project является универсальной системой,
предназначенной для календарного планирования и управления проектами. В
семейство продуктов Microsoft Office Project входят следующие программные
продукты:
Microsoft Office Project Standard, который является настольным
приложением для индивидуального планирования и управления проектами.
Он обеспечивает разработку календарных планов работ, ресурсных планов и
контроль исполнения проекта;
Microsoft Office Project Professional, который исполняет роль
клиента в связке с сервером Microsoft Project Server. Это приложение включает
50
весь функционал Microsoft Project Standard и Microsoft Project Server. Поэтому
приложение обеспечивает пользователей средствами корпоративного
управления проектами. Кроме традиционных средств планирования проектов,
пользователям предоставляются возможности использования
централизованных настроек, создание единого пула ресурсов и
автоматического согласования планов с другими проектами. Менеджерам
портфеля проектов предоставляется инструмент для эффективного
управления ресурсами предприятия;
Microsoft Office Project Server основан на клиент-серверной
архитектуре. Система включает в себя централизованную базу данных и
наличие служб, исполняющих роль сервера в связке с клиентом Microsoft
Project Professional. Microsoft Project Server помогает обеспечить
централизованные настройки для пользователей, единый пул ресурсов, веб-
интерфейс для совместной работы участников проекта, а также содержит
средства OLAP-анализа и моделирования портфеля проектов.
Microsoft Office Project Web Access обладает веб-интерфейсом, что
позволяет проектной команде получать доступ к проектной информации с
помощью браузера. Программа является составной частью Microsoft Project
Server. В сочетании с Windows SharePoint Services обеспечивает управление
документами и рисками проектов. Для использования Microsoft Project Web
Access пользователи должны обладать клиентской лицензией на доступ к
Microsoft Project Server.
Программный продукт Primavera предназначен для автоматизации
процессов управления проектами в соответствии с требованиями PMI, IPMA
и стандартами ISO. Система может использоваться как в составе
корпоративной информационной системы, так и автономно. Система
обеспечивает решение задач календарно-сетевого планирования, расчета
критического пути, выравнивания ресурсов, «what-if» анализа и прочих задач
моделирования проектов, групп проектов, портфелей и программ. Модуль
51
«Methodology Management» позволяет формировать доступ к базе знаний
компании по управлению проектами.
Также система состоит из следующих модулей: myPrimavera Portfolios,
myPrimavera Projects, myPrimavera Resources, Collaboration, которые образуют
веб-портал проектов компании и обладают всеми необходимыми
возможностями для контроля и анализа данных по портфелям проектов,
управлению проектами, разработке и актуализации графиков, управлению
ресурсами и ролями, отслеживанию процессов инициации и изменения
проектов, управлению документооборотом и т.д. Модуль Primavera PertMaster
предназначен для идентификации, качественной и количественной оценки
рисков.
Модуль Primavera Timesheets обеспечивает доступ к планам работ и
вводу фактических данных по их исполнению. Модули, которые расширяют
основной функционал системы:
Модули PM.contract и PM.procurement обеспечивают
автоматизацию процессов управления договорами и поставками в проектах.
Primavera Contractor — модуль для решения задач календарно-
сетевого планирования, обеспечивает однопользовательскую работу
единовременно с графиком одного проекта.
Project Expert представляет собой систему разработки инвестиционных
проектов и финансового планирования деятельности предприятия,
позволяющая анализировать эффективность инвестиций. В системе Project
Expert применяется методика UNIDO по оценке инвестиционных проектов и
методика IAS финансового анализа.Project Expert представляет собой систему,
разработанную с учетом опыта развития предыдущих версий. Основными
функциями программы являются:
моделирование деятельности предприятия с учетом изменения
параметров внешней среды (инфляция, налоги, курсы валют);
52
планирование реализации инвестиционного проекта, стратегии
маркетинга и производства с учетом рационального использования
материальных, людских и финансовых ресурсов;
построение модели финансовых потоков проекта;
анализ сценариев развития предприятия с различными значениями
параметров, влияющих на его финансовые результаты;
определение ключевых рисков;
формирование ряда отчетов: Отчет о движении денежных средств
(Кэш-фло), Баланс, Отчет о прибылях и убытках, Отчет об использовании
прибыли) и бизнес-план инвестиционного проекта, полностью
соответствующие международным требованиям;
анализ чувствительности, анализ общей эффективности проекта
(Индекс прибыльности, Чистый приведенный доход, Внутренняя норма
рентабельности), анализ денежных потоков для каждого участника проекта и
анализ финансовой деятельности по ряду показателей (коэффициент текущей
ликвидности, прибыль на акцию и др.);
статистический анализ проекта;
графическое отображение данных в разных вариантах, включая
трехмерные, на основе как отчетов, так и математических зависимостей;
подготовка отчетов, учитывающих специфику проекта.
Из перечисленных выше программных продуктов необходимо выбрать
тот, который будет использован для организации информационного
обеспечения проекта ремонта спортивного комплекса. Для этого выделим ряд
критериев:
1. Имидж фирмы-разработчика.
2. Число успешных внедрений в России.
3. Гибкость и открытость системы.
4. Качество русификации.
5. Качество локализации западной системы.
53
6. Географическая близость фирмы-разработчика или компании-
внедренца.
7. Приемлемость стоимости системы.
8. Возможность модульного приобретения системы.
Для осуществления выбора системы согласно выделенным критериям
проведем сравнительный анализ программных систем. Оценка соответствия
системы выделенным критериям производится по пятибалльной шкале, где
«1» означает полное несоответствие, а «5» - полное соответствие критерию.
Сравнительный анализ систем представлен в таблице 5.
Таблица 5
Сравнительный анализ программных продуктов
Критерий
Microsoft
Office Project
Primavera
Project
Expert
Открытость
4
4
3
Функциональность
5
3
3
Набор инструментов
5
4
4
Документация
4
2
4
Надежность
5
5
4
Простота
использования
5
3
4
Клиентская база
5
4
3
Успешные внедрения
5
4
3
Техническая
поддержка
4
5
4
Юзабилити
5
4
4
Географическое
положение
разработчика
4
4
3
Модульность
5
5
1
Качество
локализации
5
5
4
Терминология
4
4
4
Гибкость
5
5
3
Сопровождение
4
2
3
Имидж разработчика
5
5
3
Стоимость
4
4
5
Отзывы
пользователей
4
5
4
Итого
87
77
60
54
По результатам анализа, наиболее подходяще системой является
система «Microsoft Office Project». Поэтому выбранная система будет
использована для формирования информационного обеспечения проекта.
55
ГЛАВА 3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРОЕКТА
3.1. Совершенствование информационного обмена в рамках проекта
Совершенствование информационного обмена в рамках проекта
ремонта спортивного комплекса включает в себя следующую совокупность
действий:
1. Создание план проекта ремонта спортивного комплекса.
2. Формирование рресурсов проекта.
3. Распределение ресурсов по задачам проекта.
4. Выравнивание ресурсов.
5. Расчет затрат проекта.
6. Создание опорного плана проекта.
Каждый план проекта обязательно должен содержать сумманую задачу
проекта. Суммарная задача проекта включает в себя комплекс стадий и
подзадач проекта. в ней суммируются результаты подзадач, которые
расположены под суммарной задачей проекта в списке задач.
Суммарной задачей проекта будет задача «Ремонт спортивного
комплекса». Проект ремонта спортивного комплекса делится на несколько
этапов:
1. Обследование объекта, в ходе которого происходит оценка
состояния спортивного комплекса, определяется комплекс работ, которые
нужно провести, перечень материалов и оборудования. Также на этом этапе
осуществляется расчет сметы проекта и происходит согласование бюджета
проекта.
2. Подготовка документации, в ходе которой оформляюся договоры
с заказчиком и поставщиками. Также происходит согласование и подписание
договоров.
3. Проведение работ, в ходе которого осуществляется проведение
ремонтных работ.
56
4. Сдача объекта в эксплуатацию, в ходе которой заказчик
осуществляет осмотр объекта и подписывает документы.
Завершение проекта заканчивается задачей-вехой, которая обозначает
завершение проекта. В рассматриваемом случае это задача «Ремонт
спортивного комплекса завершен».
Начнем формировать информационное обеспечение проекта. Для этого
ранее было выбрано программное обеспечение MS Project. На рисунке 6
представлен результат ввода суммарной задача, этапов проекта и задачи-вехи.
Рисунок 6. Результат ввода этапов проекта
Этап «Проведение работ» делится на два подэтапа:
1. Проведение наружных работ.
2. Проведение внутренних работ.
Введем эти этапы в полученный проект. Результат ввода представлен
на рисунке 7.