43
.
Если показатель менее 1 значит медленное перемещение информации,
то это свидетельствует неполноценную структуру коммуникации.
Руководитель ООО «ЦТР¬ не имеет возможности своевременно
узнавать о выполнении задач, сроках, пропущенных графиках и причинах
несоблюдения сроков. Система управления движением документов не
завершена.
2.3 Анализ проблем информационного обеспечения ввиду специфики
деятельности
Хотя существует автоматизация ООО «ЦТР¬, у сотрудников большой
объем информации и документа, поиск которого занимает огромное время.
В ООО «ЦТР¬ процесс инвентаризационного и управление фондом не
делится на подпроцесс, например, инвентаризационного. В отчетном году
ООО «ЦТР¬ не проводил инвентаризацию. В результате количество
имущества не было корректно отражено в базе данных и не соответствовало
фактическому положению дел.
Анализ процесса хранения карточек на свободные и занятые даты
заказов показал, что на одну и ту же дату приходится более одной карточки.
Это означает, что менеджеры по продажам не знают количество свободных и
занятых дат и их стоимость времени.
Это связано с тем, что свободные даты обычно не вносятся в базу
данных.
Программное обеспечение ООО «ЦТР¬ представляет собой
совокупность программ и алгоритмов, задача которых заключается в
реализации целей информационной системы, целей нормальной работы
комплекса средств технического обеспечения.
44
Основные программные продукты, используемые на предприятии ОАО
«ЦТР¬ - следующие (таблица 2.2).
Таблица 2.2
Системы автоматизированного проектирования, перечень используемых
специальных программ
Направление
Используемая программа
Не инженерное (стандартные
программы)
Microsoft Office 2013-2020 (предпочтительно 2020); Adobe
acrobat professional;
Документооборот
Microsoft office, Adobe Acrobat, Abby Fine Reader, Winrar
Планирование
MS Office, Primavera P6 Professional, Adobe Reader, Skype
Учет затрат
1С, Microsoft office
Бухгалтерский учет
1С: Предприятие
Другие
k-lite Codek Pack, Winrar ,7-zip, Nero 12, Auslogics BootSpeed,
Foxit phantom, Lingvo, Kasperskiy Endpoint Security, Skype,
Google Chrome. Irfan View, Total commander
Согласно таблице 2.1, это основные программные продукты,
используемые в ООО «ЦТР¬.
Бухгалтерия работает с программой «1С: Бухгалтерия¬. Специалисты по
закупкам используют программу «1С: Предприятие 8 (Торговля и склад)¬ для
учета товарно-материальных ценностей. Однако эти программы,
используемые сотрудниками ООО «ЦТР¬, не полностью решают проблемы
предприятия.
Анализ таблицы 2 показывает, что отсутствует информационная система
и информационные технологии для автоматизированной системы управления
предприятием.
Анализируя программное обеспечение информационной системы ОАО
«ЦТР¬ было выявлено следующее:
в компании используются не лицензионные программы MS Office;
уровень информационной безопасности компании недостаточен.
Так, например, не все компьютеры с доступом в Интернет в ООО «ЦТР¬
имеют антивирусную защиту, что может привести к утечке информации;
имеются серьезные недостатки в автоматизации учета заказов;
задержки в получении отчетной информации;
45
существующие информационные технологии в не учитывают
время выставления счетов. Эти системы основаны на том, что плата
выставляется на лицевой счет в момент ночной проверки.
Проанализируем информационные системы и информационно-
технологическое техническое обеспечение ООО «ЦТР¬.
Одним из главных факторов успеха в бизнесе является точность и
точность передачи информации. Основным приоритетом является
оперативность и точность информации. Хорошая техническая подготовка
сотрудников обеспечивает достаточную оперативность и точность
информации ООО «ЦТР¬. Под информационным обеспечением и
информационными технологиями понимается комплекс технических
устройств, предназначенных для функционирования информационной
системы, состоящей из компьютеров и устройств сбора и обработки
информации.
На компьютерах работают сотрудники ООО «ЦТР¬, у организации своя
маленькая локальная сети, доступ к интернету и электронной почте. В ООО
«ЦТР¬ используется сканер, принтер и связь с факсом; у специалистов
отдельных категориях ООО «ЦТР¬ есть автоматизированные работники с
компьютерами и печатями.
Поэтому мы можем вывести, что менеджмент инновационного развития
в организации сейчас недостаточно для того, чтобы управлять
инновационными процессами. Даже существующая инновация в организации
часто внедряется спонтанно и почти несистемно, не сознательно руководством
организаций, а просто случайным образом.
Для сохранения позиций ООО «ЦТР¬ автор этого исследования полагает
важным обратиться к руководству компании к низкому уровню развития
технических средств и рекомендует использовать весь инновационный
инструмент развития, в том числе инновационную стратегию, инновацию в
управлении и др.
46
3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ НА
ОСНОВЕ ВНЕДРЕНИЯ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ В ООО «ЦТР¬
3.1 Внедрение информационных технологий в работу ООО «ЦТР¬
Важно использовать информационные технологии в развитии ОАО
«ЦТР¬. Благодаря работе с информационными технологиями в ООО «ЦТР¬
можно добиться следующего результата оптимизации планирования работы
сотрудников, ускорение разработки решений, возможность быстрого
маневрирования командами и т.д.
Благодаря современным технологиям можно революционно изменить
документооборот и автоматизировать работу компании. Сотрудники и
руководство получают доступ к всеобъемлющей базе данных персонала
компании, благодаря чему решения принимаются быстрее и на более высоких
уровнях автоматизированы и синтезируются рутины процессов, что позволяет
организациям концентрироваться на стратегических целях.
Для малых и средних предприятий реже используются системы
автоматизации ведения документов и ведения дел. Впрочем, существует ряд
важнейших программ, которых можно объединить с базой данных для
анализа, планирования и оценки работы компании. Такими программами
являются комплекс «1С: Битрикс¬ и «облачные¬ сервисы, реализующие
современные технологии. С их помощью все сотрудники могут работать
вместе, если они подключены к системе.
Благодаря информационным технологиям, внедренным в деятельность
ООО «ЦТР¬, повышается эффективность автоматизации различных процессов
деятельности за счет управления проектами, задачами, обсуждениями, обмена
файлами, возможности подписания договоров и актов с помощью электронной
цифровой подписи, взаимодействия между подразделениями.
Благодаря программе «1С: Битрикс¬ сотрудники ООО «ЦТР¬ могут
ставить задачи и управлять их выполнением.
47
Основными особенностями программы являются простота, наглядность
и эффективность пользовательского интерфейса, а также доступность работы
сотрудников ООО «ЦТР¬ и партнеров. Система программы позволяет ставить
перед сотрудниками задачи и сроки их выполнения, что в дальнейшем может
быть использовано для их оценки и мотивации.
Программный комплекс «1С: Битрикс¬ позволяет:
автоматизировать учет;
получать отчетную информацию.
Программный комплекс «1С: Битрикс¬ позволяет выполнять следующие
функции:
организовать бронирование дат и выполнять задачи, связанные с
этим бронированием;
оказывать услуги по обслуживанию;
вести учет и регистрацию;
ведение учета клиентов;
ведение справочника услуг;
составление, печать и хранение счетов за услуги;
формировать отчеты за любой период времени;
публикация справочной информации;
учет замечаний и предложений клиентов;
подготовка регистрационных данных для предоставления в ФМС;
печать анкет для опроса.
Благодаря этой системе о состоянии организации можно узнать в
режиме реального времени. Обоснуйте свой выбор системы, проанализировав
программный комплекс «1С: Битрикс¬ в сравнении с аналогичными
системами (таблица 3.1).
48
Таблица 3.1
Сравнительная таблица популярных программ
Название
программы
Количество
пользователей
Доступность
Наличие
документов для
печати
«Облачный¬
сервис,
программа на
ПК
Цена
за год
«1С: Битрикс¬
Да
Нет ограничений
Клиентам,
руководителям,
менеджерам
Нет
7120
«Простой
Бизнес¬
Нет
От 5 и более, в
Зависимости от
тарифа
Всем, имеется
офлайн-версия
Нет
28476
Контур
Да
От 1
Клиентам,
сотрудникам
Нет
14250
OPERA
Enterprise
Solution
Да
От 1
Менеджерам,
клиентам
Нет
12170
Wrike
Да
До 5 человек - для
бесплатного пакета
Сотрудникам
Да
17700
Согласно таблице 3, самыми дешевыми программами являются «1С:
Битрикс¬, Контур и OPERA Enterprise Solution. Однако Контур и OPERA
Enterprise Solution — это программы только для одного сотрудника, а в
компании ООО «ЦТР¬ в них нуждаются и отдел продаж, и бухгалтерия, и
отдел кадров.
Оптимальным вариантом является программа «1С: Битрикс¬, которая
отличается относительно невысокой стоимостью и отсутствием ограничений.
В программе все необходимые средства:
облачное хранилище облака. Возможность хранения документов,
ограничения доступа к папкам и поиска файлов, синхронизация с рабочим
компьютером;
специальная электронная почтовая служба, интегрированная в
корпоративную почту;
шаблоны для создания веб-сайтов;
таблицы учета транзакций, таблицы контактов, анализ программ
продаж;
телефония.
49
Эта программа отличается от аналогичных тем, что оптимизирует
бизнес-процессы в организации и учитывает уровень продаж.
После того как вы получите предварительную информацию о товаре,
наступает самая ответственная минута (рисунок 3.1).
Рис. 3.1 Этапы внедрения системы «1С: Битрикс¬ в ООО «ЦТР¬
Разработаем графика внедрения 1С: Битрикс в ООО «ЦТР¬ в Таблице
3.2.
Таблица 3.2
График внедрения системы «1С: Битрикс¬ в ООО «ЦТР¬
Наименование задачи
Начало работ
Окончание работ
1.Подготовка к внедрению
01.06.2024
10.06.2024
1.1. Детализация целей и задач проекта
01.06.2024
05.06.2024
1.2. Формирование видения работы в системе
06.06.2024
10.06.2024
2. Приобретение и первичные внедрения
11.06.2024
13.06.2024
2.1. Адаптация и поэтапные поставки решения
11.06.2024
13.06.2024
3. Реализация требуемого функционала
14.06.2024
23.06.2024
3.1. Сквозное тестирование
14.06.2024
16.06.2024
3.2. Опытная эксплуатация
18.06.2024
20.06.2024
3.3. Опытно –промышленная эксплуатация
21.06.2024
23.06.2024
4. Функционирование
25.06.2024
30.06.2024
4.1. Закрытие проекта
25.06.2024
30.06.2024
4.2. Активизация поддержки проектного решения
25.06.2024
30.06.2024
4.3. Анализ результатов
25.06.2024
30.06.2024
50
Как видно из таблицы 3.2, реализация программы происходит в течение
одного месяца. В зависимости от этапов выполнения и графика работ на
предприятиях будут проведены детальные работы по целям и задачам
программы, в конце выполнения будет проходить анализ результатов
реализации программы.
3.2 Экономическая эффективность предложенных мероприятий
Обобщая вопросы управления бизнесом ООО «ЦТР¬, можно рассчитать
экономическую эффективность и окупаемость инвестиций.
Цена на внедрение системы - один из основных проблем. Стоимость
программы составляет 70 долларов США за внедрение программы в работу
компании, в нее входят расходы на интеграцию существующих программ,
обучение сотрудников, покупку сервера, обновление ПО при необходимости,
и так далее, и стоимость лицензии, подключения и так далее составляет 30
долларов США за внедрение программы. Расчет экономической
эффективности только системы 1С: Битрикс.
В таблице 3.3 приведены затраты на разработку и внедрение системы в
компании.
Таблица 3.3
Стоимость проектирования и внедрения системы «1С: Битрикс¬
Показатель
Цена
Стоимость ПО (руб)
7120
Стоимость установки и настройки ПО(руб)
13000
Внесение данных в базу ПО(руб) (руб)
14880
Итого
35 000
Стоимость установки системы ООО «ЦТР¬ окупится в течение 1-2
месяцев. Расчеты были проведены для шести работников.
Экономическое влияние на внедрение системы будет иметь экономия
следующих расходов: снижение расходов на товары канцелярского
назначения.
51
Внедрение 1С:Битрикс значительно снижает затраты на канцелярскую
продукцию, включая бумагу. Рассчитаем затраты и выгоды (таблица 3.4).
Таблица 3.4
Снижение расходов на канцелярские товары
Количество сотрудников, которые будут использовать ПО
6
Ежемесячные расходы на бумагу на 1 сотрудника, руб. (1 пачка)
620
Ежемесячные расходы на ручки на 1 сотрудника, руб. (5 ручек)
170
Ежемесячные расходы на папки на 1 сотрудника, руб. (10 папок)
1150
Месячная экономия, руб.
11640
Годовая экономия, руб.
139680
Проведем расчет стоимости за счет увеличения производительности
работы сотрудника.
Если сотрудником при экономии i- вида с помощью информационной
программы произведется экономия T
i
, часов, то рост производительности
труда P
i
(в %) можно определить по формуле (3.1):
, (3.1)
где F
j
- время, которое запланировал сотрудник для выполнения работы
j-вида до ввода программы (час.) (таблица 3.5).
Таблица 3.5
Таблица работ пользователей
Вид работ
До автоматизации,
мин Fj
Экономия времени,
мин. ΔT
Повышение
производительности труда
Рi (в %)
Ввод информации
40
20
100
Проведение расчетов
5
4
400
Подготовка и
печать отчетов
30
15
100
Анализ и выборка
данных
44
10
300
Итого
119
49
900
Экономию, которая с увеличением производительности труда
сотрудника Р выявим формулой (3.2):
, (3.2)
52
Где, Z
п
- среднегодовая оплата труда сотрудника;
P
i
- количество сотрудников
Расходы по различным видам работающих определяем по формуле (3.3):
????
????
????
????, (3.3)
Где, n
i
– количество человек 1-го вида связанных с исполнением работ;
Z
п
- среднегодовая оплата труда сотрудника;
A
с
- процент отчислений на социальное страхование;
A
п
- средний процент премий за год.
Предположим, что зарплата одного сотрудника составляет 50 000
рублей, и рассчитаем затраты на одного сотрудника.
????
????
????
????
.
Экономия средств за счет повышения производительности труда
сотрудников:
.
Исходя из вышесказанного и полученных экономических показателей,
рассчитаем затраты на внедрение системы (таблица 3.6).
Таблица 3.6
Снижение затрат на предприятие (руб.)
Наименование
В месяц
В год
Канцелярские товары
11640
139680
Производительность труда
100116
1201392
Итого
111756
1341072
Как видно из таблицы 8, после внедрения системы затраты снизились на
1341072 рублей. Учитывая, что на приобретение и установку программного
обеспечения компания потратила 35 000 рублей, эффективность внедрения
выглядит следующим образом:
1341072 - 35000=1306072 рублей
Обосновать экономическую эффективность и целесообразность
процесса внедрения информационной составляющей можно, сократив потери
времени до принятия управленческих решений и повысив степень