72
-Уровень опыта приложений обеспечивает структуру и инструменты,
позволяющие пользователям обрабатывать и использовать функции управле-
ния контентом на любом компьютере.
Каждый из этих слоев содержит ряд компонентов, которые вместе обра-
зуют единую, согласованную и расширяемую архитектуру.
Платформа EMC Documentum предоставляет важные возможности для
управления корпоративным контентом и является основой для управления
корпоративным контентом. Платформа Documentum придерживается стан-
дарта службы совместимости управления контентом (CMIS) и поддерживает
широкий спектр операционных систем, баз данных, серверов приложений и
корпоративных приложений.
Платформа Documentum обеспечивает:
-Ведущее в отрасли управление контентом - уменьшает риск с помощью
проверенной, мощной платформы.
-Унифицированную платформу. Упрощение администрирования, без-
опасности и управления пользователями.
-Открытую, стандартную архитектуру - Поддержка разнообразных сред
в сервис-ориентированной архитектуре.
-Контент-аналитику и поиск. Улучшение результатов поиска с автома-
тическим извлечением метаданных, автоматической классификацией и объ-
единенным поиском.
-Соблюдение и безопасность - доступ к хранилищу и улучшение соот-
ветствия посредством проверки подлинности, авторизации и аудита.
-Глобальные распределенные развертывания. Поддержка глобальных
сред с поддержкой нескольких языков и локализации.
Платформа Documentum состоит из:
-Content Server - базовый сервер для продуктов Enterprise Content Man-
agement (ECM) и продуктов Intelligent Case Management. Предоставляет необ-
ходимые возможности для организации, контроля и доступа к корпоратив-
ному контенту.
73
-Администратор. Все правила управления доступом (ACL) устанавлива-
ются с помощью Documentum Administrator, в том числе для таких функций,
как службы политики хранения (RPS) или службы контент-разведки (CIS).
-Коннекторы приложений. Documentum SDK - комплект инструменталь-
ных средств для интеграции настольных приложений и системы управления
контентом Documentum.
-Composer - предоставляет платформу на основе Eclipse для сборки,
настройки и развертывания приложений Documentum.
-Documentum Content Intelligence Services - улучшает поиск и уменьшает
беспорядок контента, используя результаты классификации для автоматиче-
ского сопоставления с категориями для автоматической пометки.
-Клиент только для чтения. Предоставляет доступ только для чтения к
репозиторию Documentum, включая приложения, обеспечивающие доступ че-
рез серверы приложений, серверы продаж.
-Documentum Federated Search Services - позволяет пользователям полу-
чать доступ к расширенным возможностям поиска своих клиентов.
-Стандартные федеративные поисковые адаптеры Documentum.
-Documentum Web Development Kit - мощная инфраструктура для быст-
рой разработки контент-ориентированных веб-приложений. Она также ис-
пользует платформу EMC Documentum.
-Content Services для EMC Centera - обеспечивает бесшовную интегра-
цию между продуктами Documentum и EMC Centera.
-Documentum Thumbnail Server - автоматически создает миниатюры и
раскадровки, обеспечивая мгновенные снимки с низким разрешением, легко
просматриваемые.
Расширение платформ EMC Documentum - расширения платформ EMC
Documentum обеспечивают высокую производительность в глобальных сре-
дах управления контентом корпоративного контента с хранилищем транзак-
ций большого объема.
74
Расширения платформы Documentum включают высокомасштабируе-
мый репозиторий для приложений хранения и извлечения, которые требуют
быстрого приема содержимого, эффективного хранения базы данных и без-
опасного доступа. Расширения платформы Documentum обеспечивают:
-Высокопроизводительный контент и обработку транзакций - быстрое
внедрение и обработку больших объемов контента и метаданных.
-Легкие системные объекты. Можно уменьшить объем базы данных,
чтобы снизить связанные с этим расходы на хранение и обслуживание.
-Оптимизацию хранилища на основе политик. Сокращение расходов на
хранение за счет сжатия файлов и распространения контента по уровням хра-
нения.
-Интеграцию платформ хранения данных - прозрачный доступ к адрес-
ному хранилищу NetApp SnapLock или хранилищу облачных хранилищ EMC
Atmos
-Готовые отчеты - запись и доступ к отчетам на основе шаблонов или
встроенных отчетов Crystal Reports.
Для того, чтобы вводить инновации в компании, необходимо придер-
живаться таких шагов:
-Шаг 1: Фокус.
Этот шаг посвящен сосредоточению на конечных результатах, которые
мы хотим достичь. Это предполагает разработку целей, основанных на резуль-
татах. Полезно иметь краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные цели.
Инструменты, доступные для этого шага: цели - важная часть улучше-
ния бизнеса. Наличие целей SMARTT облегчает переход к успеху и сохране-
ние мотивации. SMARTT означает: конкретные, измеримые, достижимые, ре-
левантные, целевые и временные рамки.
Руководители предприятий, у которых есть цели SMARTT, говорят, что
они полезны по нескольким причинам. Эти компании точно знают, к чему
75
они стремятся, когда они должны достичь своих целей и как они будут оцени-
вать, были ли они успешными.
Цели SMARTT:
-Сокращении расходов на бумажный документооборот до 20% к концу
2019 года.
-Повышение эффективности работы предприятия в целом на 10% к
концу 2019 года.
-Сокращение поиска необходимой документации в среднем на 18 часов
в месяц.
-Обеспечение единого хранилища документов с соответствующими по-
литиками безопасности доступа.
-Оперативный контроль конкретных заданий (контролеры поручений
должны всегда быть в курсе текущего состояния дел, без дополнительных со-
вещаний и звонков).
-Предоставление аналитической информации (текущей статистики ра-
боты) оперативно и качественно (без искажения).
-Сокращение времени обработки документов до 5 часов за счет сокра-
щения времени на:
-Создание документов (шаблонов).
-Передачу документов между сотрудниками в процессе коллективного
редактирования документов.
-Подготовку отчетов по заданиям и передача отчетов контролерам.
-Сокращение времени поиска документов.
-Сокращение вероятности утери документов.
Шаг 2: Изучение.
Этот шаг заключается в поиске путей достижения целей, поставленных
на шаге 1. По возможности необходимо разработать ряд вариантов. Нужно ис-
пользовать различные типы мышления, такие как творческое мышление, ко-
торое может помочь придумать идеи.
В целях организации выполнения принятого решения необходимо
76
закрепить его распорядительным документом.
Форма утверждения решения у руководства - приказ директора об внед-
рении автоматизированного документооборота.
Субъекты, с которыми необходимо согласовать решение:
Финансовый директор.
Начальник архива.
Руководитель предприятия.
Инструменты, доступные для этого шага:
Дерево целей (рисунок 16).
Рис. 16. Дерево целей
Природы, источники возникновения и диапазон возможных значений
факторов неопределенности.
Внедрение новой
автоматизированной
системы документооборота
Определить размер
финансирования
Разработать
финансовый план
Выбрать источник
финансирования
Купить программное
обеспечение
77
Источники неопределенности:
-отсутствие финансирования программистов-ученых для разработок но-
вых программных обеспечений.
-мало специалистов этой области разработок программного обеспече-
ния.
Формулировка исходного множества альтернатив.
1.Просчитать свои резервные финансовые запасы, возможно их хватит
для введения автоматизации документооборота.
2.Взять кредит.
3.Необходимо обосновать качественно и количественно плюсы введе-
ния и обратиться в главный офис АО «Уральские заводы» с просьбой о фи-
нансовой поддержке.
4.Подать заявку на получение гранта.
В таблице 6 представлено определение множества допустимых альтер-
натив.
Таблица 6
Определение множества допустимых решений
Альтернатива
Выполнимость
Приемлемость
Уязвимость
Сумма
Альтернатива 1
2
3
2
7
Альтернатива 2
3
3
2
8
Альтернатива 3
4
3
2
9
Альтернатива 4
2
1
2
5
78
Шаг 3: Выбор.
Этот шаг заключается в выборе лучших опций из тех, которые указаны
на шаге 2. Речь идет о том, чтобы отложить варианты, которые не являются
высокоприоритетными. Этот шаг также дает прогнозы относительно ожидае-
мых результатов по выбранным параметрам.
В моем случае в большей степени удовлетворяют необходимым требо-
ваниям такие альтернативы:
79
-Взять кредит.
-Необходимо обосновать качественно и количественно плюсы введения
и обратиться в главный офис АО «Уральские заводы» с просьбой о финансо-
вой поддержке.
Следовательно, самая результативная альтернатива для решения выяв-
ленной проблемы – обратиться в главный офис АО «Уральские заводы».
В таблице 7 представлено определение значений выбранных для оценки
каждой альтернативы показателей.
Таблица 7
Определение значений выбранных для оценки каждой альтернативы показа-
телей
Показатель
Альтернатива 1
Альтернатива 2
Увеличение числа заинтересовавшихся сотрудни-
ков П 1.1
370
374
Нашлись энтузиасты среди сотрудников П 1.2
3
3
Программа начала разрабатываться П 2.1
36,6
36,4
Финансовые средства найдены П 3.1
3821,8
4195,5
Компания находится в стабильном финансовом со-
стоянии П 3.2
3591,5
3870
Глядя на показатели, можно сделать вывод, что более эффективной с
80
точки зрения достижения цели управленческого решения, считается Альтер-
натива 2.
У этой альтернативы три из пяти показателей выше, чем у альтернативы
1.
Следовательно, для достижения цели управленческого решения нужно
81
увеличение показателей:
- Увеличение числа заинтересовавшихся сотрудников П 1.1
- Программа начала разрабатываться П 2.1
-Компания находится в стабильном финансовом состоянии П 3.2
Эффективное множество альтернатив:
-Взять кредит.
-Необходимо обосновать качественно и количественно плюсы введения
и обратиться в главный офис АО «Уральские заводы» с просьбой о финансо-
вой поддержке.
Рассмотрим альтернативы подробнее.
1.Необходимо взять кредит.
Для осуществления внедрения автоматизации документооборота,
вполне рациональным решением, является получение кредита в банке. Для
этого необходимо выбрать наиболее подходящий банк, который занимается
кредитованием юридических лиц и который предоставит заемные средства
под минимальные проценты. Затем нужно обратиться с заявкой к кредитному
инспектору.
Помимо заявки компании необходимо предоставить такие пакеты доку-
ментов:
- финансовая отчетность организации, в обязательном порядке она
должна включать баланс и отчет о прибылях и убытках, а также другие формы,
если их ведение в компании определено законодательством;
- расшифровка кредиторской и дебиторской задолженностей;
- справка о полученных кредитах и займах в иных кредитных учрежде-
ниях;
- справка об оборотах по расчетным счетам;
- справка из налоговой инспекции об отсутствии долга перед бюджетом;