Кроме того, результате проведенной оценки аналитического и
синтетического учета результатов инвентаризации имущества на исследуемом
предприятии ООО «РостовОргСинтез» были выявлены следующие ошибки:
– в августе 2016 г. на предприятии была проведена выборочная
инвентаризация товарно-материальных ценностей. В результате проведения
инвентаризации был обнаружен излишек товарно-материальных ценностей,
который был оприходован проводка Дебет счета 41.1., Кредит счета 98.2. В то
же время счет 98.2 предназначен для учета безвозмездных поступлений в виде
доходов будущих периодов. Данный излишек необходимо отнести на
внереализационные доходы организации следующими проводками: Дебет счета
41.1. Кредит счета 91.1. Счет 91.1 предназначен для учета прочих доходов и
расходов, данная ошибка была исправлена только в 2017 году, что говорит о
том, что отчетность за 2016 год содержала некоторые ошибки;
– было выявлено, что в исследуемой организации ООО
«РостовОргСинтез» недостаточно эффективно проводилась проверка
сохранности наличных денег, ценных бумаг и денежных документов,
некоторые плановые инвентаризации были пропущены.
Также следует отметить, что на предприятии при удержании средств из
заработной платы не всегда придерживаются требований нормативно-правовых
актов.
Так, в 2016 году по результатам проведения годовой инвентаризации для
составления финансовой отчетности на складе магазина ООО
«РостовОргСинтез» обнаружена недостача товаров на сумму 20 000 руб. (без
НДС). Сумма НДС, уплаченная при их приобретении, принята к вычету в
полном объеме в момент оприходования товаров.
С виновником недостачи – кладовщиком магазина заключен договор о
полной материальной ответственности. Он согласился возместить
причиненный ущерб из своей заработной платы.
Результаты инвентаризации отражаются на счетах бухгалтерского учета,
согласно приказу руководителя.
Так, данная конкретная ситуация была отражена на счетах бухгалтерского
учета следующим образом (таблица 7).
Таблица 7
Результаты инвентаризации
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма
Выявлена недостача товара
94
41
20 000
Списана недостача товара,
образовавшаяся по вине материально
ответственного лица
73.2
94
20 000
Погашение задолженности материально
ответственным лицом путем удержания
суммы недостачи с заработной платы.
Погашение задолженности материально
ответственным лицом путем удержания
суммы недостачи с заработной платы.
70
73.2
20 000
В данном случае сумма была удержана в полном объеме с заработной
платы работника за декабрь 2016 года. Но не было учтено, что если сумма
недостачи удерживается из заработной платы сотрудника, необходимо помнить
о том, что размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может
превышать 20% (за исключением случаев, предусмотренных федеральными
законами, когда удерживать можно 50%) заработной платы, причитающейся
работнику (ст. 138 ТК РФ). Размер удержаний определяется из суммы,
оставшейся после удержания налогов (п. 1 ст. 99 Федерального закона от
02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»). При проведении
данной операции с заработной платы работника удержали 60%, что является
грубой ошибкой бухгалтера.
Соответственно, необходимо помнить о соблюдении требований
законодательства при оформлении результатов инвентаризации.
Таким образом, применяемое в бухгалтерском учете сплошное
документирование операций не исключает возможности возникновения в
хозяйственной деятельности практически любой организации отдельных
фактов, которые не могут быть зарегистрированы на момент их совершения.
К ним можно отнести естественную убыль, недостачу или порчу
имущества сверх норм естественной убыли, возможные ошибки при принятии
на учет имущества, злоупотребления со стороны материально ответственных
лиц, хищения имущества или денежных средств и др.
Выявление документально не оформленных хозяйственных операций
осуществляется путем инвентаризации, в ходе которой проверяются и
документально подтверждаются наличие имущества, его состояние и оценка.
Выявленные по результатам проведенной инвентаризации неучтенные
хозяйственные операции должны быть оформлены соответствующими
документами, т.е. должно быть проведено документирование выявленных
неучтенных операций.
На предприятии все эти мероприятия проводятся.
Кроме того, использование автоматизированной обработки данных
значительно облегчило проведение инвентаризации на предприятии.
Программа «1С: Бухгалтерия» – универсальная бухгалтерская программа,
являющаяся самой распространенной (по данным «Финансовой газеты», газеты
«Софт-Маркет» и др.) бухгалтерской программой в России.
«1С: Бухгалтерия» может быть настроена самим бухгалтером на
особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения
законодательства и форм отчетности.
Один раз освоив универсальные возможности программы, бухгалтер
сможет автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы,
товары, основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д. «1С:
Бухгалтерия» успешно используется на малых предприятиях, в торговле, в
бюджетных организациях, в СП, на заводах и т.д.
Также на ООО «РостовОргСинтез» в качестве недостатка можно
выделить то, что все участки инвентаризации проверяются одной и той же
созданной на предприятии инвентаризационной комиссией, которая включает
главного бухгалтера, заместителя директора, начальника АХЧ, юриста. То есть,
все эти сотрудники руководящих должностей, которые тратят определенную
часть своего рабочего времени на проведение инвентаризации. Как правило,
инвентаризация в некоторые периоды времени достаточно трудоемкая,
например, годовая инвентаризация. Соответственно, при проведении
инвентаризации могут быть проблемы, связанные с тем, что комиссия может
недостаточно внимательно подходить к своим обязанностям, например, не
пересчитывать большое количество однотипного мелкого товара, а отметить, к
примеру, без пересчета и т.д.
Поэтому, следует более вдумчиво подходить к созданию
инвентаризационных комиссий – в них должны включаться сотрудники,
которые хорошо знакомы со спецификой деятельности того или иного
подразделения.
Устранение данных недостатков позволит усовершенствовать проведение
инвентаризации имущества и обязательств на ООО «РостовОргСинтез».
3.2 Рекомендации по совершенствованию инвентаризации имущества и
обязательств ООО «РостовОргСинтез»
В целях совершенствования инвентаризации имущества и обязательств в
ООО «РостовОргСинтез» можно применить следующие рекомендации:
- пересмотреть состав инвентаризационных комиссий, добавить
представителей других подразделений, чтобы обеспечить более точные
результаты инвентаризации, в основном в сфере инвентаризации готовой
продукции, сырья и материалов, товаров, в ассортименте которых разбираются
только производственники, соответственно, надо добавить кого-то из
производственного отдела;
- осуществлять постоянный контроль учета результатов инвентаризации
со стороны главного бухгалтера, так как при этом на предприятии выявляются
нарушения – все бухгалтерские операции по учету результатов инвентаризации
должны быть проверены и завизированы главным бухгалтером, прежде чем
заносить в систему 1С;
- некоторые плановые инвентаризации заменить внезапными – для
усиления контроля за сохранностью имущества предприятия.
Рассмотрим данные рекомендации.
В первую очередь, необходимо формирование нового состава комиссии.
Причина этого кроется в том, что качественная и своевременная
инвентаризация, проведенная с наименьшими затратами, в первую очередь
зависит от состава комиссии, как количественного (должно быть необходимое
количество специалистов, чтобы быстро провести необходимый объем
мероприятий), так и качественного (специалисты должны хорошо разбираться в
объектах инвентаризации, чтобы провести инвентаризацию быстро и
достоверно).
На ООО «РостовОргСинтез» проведение инвентаризации осуществляется
комиссией, в которую привлечены заместители руководителя, главный
бухгалтер, заведующий хозяйственной частью и юрист.
Присутствие заместителя руководителя оправдано, так как данный
сотрудник хорошо знает организацию как производства, так и учета и
осуществляет на предприятии в основном контрольные функции.
Присутствие главного бухгалтера также оправдано, так как в комиссии
должен быть сотрудник, который хорошо разбирается в учете и отчетности,
может быстро и точно заполнить все необходимые документы.
А вот юриста и завхоза необходимо заменить на людей, которые хорошо
разбираются в производственном процессе, знают все виды материалов и
готовой продукции, товаров. Можно не заменить, а добавить в состав комиссии
такого сотрудника, например, старшего мастера по производству, который
отвечает за производство продукции и не только хорошо разбирается в сырье
для производства, но также и в готовой продукции.
При выборе членов инвентаризационной комиссии необходимо
пристальное внимание обратить на образование специалиста, стаж работы на
предприятии и на занимаемой должности. Поэтому, кандидатура старшего
мастера подходит для включения в инвентаризационную комиссию, так как он
имеет профильное образование, работает на предприятии с момента открытия
на своей должности и имеет солидный опыт работы по профессии.
Также на предприятии необходимо организовать последующий контроль
со стороны руководителя предприятия, чего на ООО «РостовОргСинтез» не
проводится. Руководителю необходимо выделить время на проверку
документации и тщательно проанализировать инвентаризационные описи на
предмет нарушений, признаков, свидетельствующих о хищениях и
злоупотреблениях служебными полномочиями.
Такими признаками следует считать:
- наличие на документации исправлений ключевых показателей, не
оговорённое с членами комиссии, к таким показателям относятся цена,
количество имущества, сумма и т.д;
- наличие на документации подчисток, добавлений, дописок;
- наличие несбалансированности показателей, например, единиц
инвентарных объектов по страницам заполненных представителями комиссии
инвентаризационных описей;
- несоответствие показателей, например, если количество проверяемых
объектов по странице инвентаризационной описи не соответствует количеству,
определенному инвентаризационной комиссией;
- ошибки в подсчете итогов показателей, как на отдельных страницах, так
и по всей инвентаризационной описи;
- если в описях остатки отдельных товаров указаны в завышенном
количестве;
- если остатки некоторых объектов инвентаризации на конец превышают
остатки на начало, при этом, движения объектов в течение исследуемого
периода не было.
Все эти признаки свидетельствуют о то, что на предприятии имеют место
хищения имущества, соответственно, необходимо проведение более
тщательной проверки операций с данными объектами.
Для этого на предприятии могут применяться такие приемы, как
встречная проверка, взаимный контроль, проведение контрольного сличения
показателей. Все эти методы позволяют определить, имели ли место на
предприятии факторы, которые можно связать с хищениями и
злоупотреблениями и их сокрытием от проверки.
Так как на предприятии при проведении инвентаризации были отмечены
недостачи, то в целях пресечения злоупотреблений и нарушений при
составлении инвентаризационных описей и сокращения сроков
инвентаризационной работы в ООО «РостовОргСинтез» необходимо
совершенствовать технику проведения инвентаризации.
Совершенствование методов проведения инвентаризаций должно быть
направлено на применение многочисленных документов, в которые будут
записываться данные о наличии ценностей специальным шрифтом,
воспринимаемым как человеком, так и ЭВМ. Определение результата
инвентаризации является одним из ответственных моментов бухгалтерской
обработки материалов инвентаризации.
Между тем некоторые руководители, в том числе и руководитель ООО
«РостовОргСинтез», не рассматривают инвентаризационные описи и не дают
по ним своего заключения. Этот недостаток необходимо устранить.
При тщательном изучении инвентаризационных описей представляется
возможность определить ТМЦ в завышенных количествах и принять меры по
рассмотрению или завозу отсутствующих ТМЦ. Таким образом,
инвентаризационные ведомости дают информацию для управления запасами.
Задача состоит в том, чтобы в наиболее краткие сроки обеспечить выведение
результатов инвентаризации.
Следует рекомендовать инвентаризационной комиссии определить
предварительные результаты на месте, немедленно по окончании
инвентаризации и до открытия предприятия. Предварительные результаты
определяются путём сравнения остатков по товарно-денежному отчёту с
фактическими остатками по описи.
Предварительные результаты носят оперативный характер и
документального отражения не находят. Улучшению качеству проводимых
инвентаризаций и повышению отчётности членов инвентаризационной
комиссии и работников способствуют контрольные проверки проведённых
инвентаризаций. Поэтому необходимо проверять выполнение планов
контрольных проверок, каковы их результаты, какие применяются меры к
лицам, проводившим инвентаризацию на низком уровне.
Исследования показывают, что иногда они проводятся формально и не
компетентными лицами. Контрольные проверки должны возглавлять
авторитетные лица. Желательно, чтобы контрольные проверки осуществляли и
вневедомственные органы.
Проверке должны подлежать ценности, количество которых вызывает
сомнение у проверяющего. Рекомендуется проверять одноимённые ценности,
находящиеся в одном помещении, но записанные в разных местах
инвентаризационной описи, а также ценности, записанные в конце описи.
Имели место случаи, когда результаты инвентаризаций искажались по
причине некачественной и несвоевременной проверки бухгалтером товарно-
денежных отчётов материально ответственных лиц за инвентаризационный
период.
Что свидетельствует о целесообразности проведения при необходимых
обстоятельствах после инвентаризации документальной ревизии, анализа
товарных запасов, поступления, реализации и внутреннего перемещения
товаров, а так же своевременности и полноты оприходования товаров,
отпущенных поставщиками по оплаченным и не оплаченным документам,
сдачи выручки. Только при этом условии контрольные проверки будут
действенны и достигнут. В настоящее время широкое распространение при
обработке инвентаризационных документов получили самые разнообразные
средства вычислительной и организационной техники.
Объясняется это прежде всего большим объёмом счётной технической
работы, которую необходимо выполнить в сжатые сроки с наименьшими
трудовыми запасами.
На что же следует обратить внимание при инвентаризации?
Состав комиссии. Руководитель комиссии должен хорошо знать порядок
проведения инвентаризации. Возможно проведение инструктажа либо
ознакомление с порядком под подпись. Не факт, что в состав комиссии должны
входить руководители и сотрудники проверяемых подразделений организации,
а также руководители организации высокого уровня.
Они могут оказать ненужное влияние на «рядовых» членов комиссии.
Будет очень неплохо, если кто-либо из членов комиссии будет негласно
помогать службе безопасности в контроле соблюдения порядка
инвентаризации. Отдельные наблюдения могут дать много информации о
фактическом обороте ТМЦ в организации.
Время проведения инвентаризации.
Понятно, что для успешного проведения инвентаризации необходимо,
чтобы время проведения инвентаризации было удобным для членов комиссии,
а продолжительность проведения инвентаризации соответствии реальному
объему работы по инвентаризации. На время проведения инвентаризации
члены комиссии не должны иметь высокую нагрузку на основной должности.
Прочие условия проведения инвентаризации. Немаловажным в ряде
случаев является обеспечение инвентаризационной комиссии транспортом,
измерительными средствами.
Исходя из вышесказанного, службе безопасности стоит проанализировать
приказ об инвентаризации на предмет обеспечения условий инвентаризации
(состав комиссии, время и продолжительность проведения инвентаризации,
прочие условия).
Результаты анализа могут быть основанием для оценки отношения
подписавшего приказ руководителя (и/или лиц, готовивших проект приказа) к
инвентаризации.
Начало проведения инвентаризации.
Как правило, персонал подразделения, в котором проводится
инвентаризация, не ждет от нее ничего хорошего.
По опыту, чаще всего атмосфера сдержанно-деловая, отношение в начале
инвентаризации немного настороженное.
Если атмосфера слишком радушная, комиссию встречают как лучших
друзей, долгожданных гостей, есть повод насторожиться. Также должно
вызвать настороженность холодное, враждебное отношение к комиссии.
По началу проведения инвентаризации можно судить о том, каково
отношение к инвентаризации и предполагать, чем оно может быть обусловлено.
В случае сопротивления проведению инвентаризации (явного или
скрытого), службе безопасности следует принять надлежащие меры по
обеспечению условий проведения инвентаризации.
Проведение инвентаризации и оформление итогов инвентаризации.
Формы соответствующих документов приложены к "Методическим
указаниям". Любые отклонения от указанного порядка могут повлечь за собой
нежелательные результаты (невыявление недостачи, излишков, отсутствие
необходимых подписей, документов). Поэтому необходимо следить, чтобы
указанный порядок был соблюден в точности. Если в силу каких-либо причин
порядок проведения инвентаризации изменяется, то необходимо
проанализировать изменения, как мы уже указывали выше.
Комплексный подход. Как было отмечено, проведение одной только
лишь инвентаризации может и не выявить существующие нарушения.
Необходим ряд сопутствующих мероприятий. В частности, сверка
расчетов с контрагентами и некоторые другие. О них знают опытные
бухгалтеры и аудиторы.
Контрольная проверка. По окончании инвентаризации может
проводиться контрольная проверка правильности проведения инвентаризации.
Однако нет необходимости обязательно проводить контрольные проверки
по всем инвентаризациям. Достаточно проводить контрольную проверку в
наиболее важных складах, а также там, где проведение инвентаризации
вызывает определенные сомнения.
Сам факт проведения контрольных проверок заставит членов комиссий
более ответственно относиться к инвентаризации. К проведению контрольной
проверки целесообразно привлекать сотрудников службы безопасности.