33
- организацию доступа к структурированной информации в
режимах on-line и off-line;
- организацию единой системы электронной почты и электронного
документооборота;
- защиту электронной почты с созданием защищенных шлюзов в
существующие сети передачи данных, работающих по протоколам РОРЗ,
SMTP, UUCP;
- реализацию единого пользовательского интерфейса,
предоставляющего пользователям средства работы с коммуникационными
ресурсами корпоративной вычислительной сети;
- взаимодействие с других организациями, государственными
учреждениями (Пенсионным фондом, Налоговой инспекцией, Центром
занятости населения и т.д.), финансово-кредитными органами.
С целью определения степени интенсивности использования
информационных технологий в ООО «Калитва», следует определить долю
затрат на информационные технологии и информацию в бюджете
предприятия и количество компьютеров на одного работника.
Согласно данным отчетности предприятия затраты на
информационные технологии и информацию в отчетном периоде
значительно сократились, финансировались только затраты на обновление
программного обеспечения бухгалтерии, оборудование не приобреталось.
Поэтому определим показатель фондовооруженности труда, т.е.
количество компьютеров на одного управленца:
Показатель фондовооруженности труда (ФВ) управленцев
(руководители и специалисты) определяется по формуле:
ФВ = Ф / Ч, (2.4)
где Ф – количество компьютеров на начало (конец) года, 10 шт.;
Ч – численность управленцев на начало (конец) года, 13 человек;
Фв (2015)=10/13=0,77
Таким образом, на одного управленца приходится 0,77 компьютера.
34
Основной информационный обмен распределяется следующим
образом: сервер бухгалтерии и управления около 20% – связь с отделом
кадров, 5% – Internet-услуги (поиск поставщиков и рынка сбыта (в т.ч. и
рекламный аспект)).
Предварительная оценка потоков информации и их величины показала
в номинале загрузку существующих каналов 100 Мбит примерно на 30%, в
пике до 95%. В таблице 2.2 представлены усредненные измеренные потоки
информации за 1 день.
Таблица 2.2
Усредненные измеренные потоки информации за 1 день
Потребители
Средний
трафик /
день,
Мб/с
Кол-
во
точек
Пиковы
й
трафик,
Мб/с
Общий
объем,
Мб
Internet-
трафик /
день, Мб
Директор
12,00
1
55,000
3000
200
Секретарь
10,00
1
45,000
1500
150
Главный инженер
12,00
2
55,000
4000
300
Начальник отдела
кадров
30,00
1
85,000
6000
100
Менеджер по
персоналу
15,00
2
50,000
6000
200
Начальник
производства
15,00
2
30,000
2000
100
Главный бухгалтер
10,00
2
45,000
1500
150
Бухгалтер-кассир
35,00
1
90,000
1500
150
Бухгалтер-расчетчик
15,00
2
50,000
6000
200
Бухгалтер
15,00
3
50,000
6000
150
Файловый Сервер
25,00
1
85,000
55000
-
Прокси-сервер
0,01
1
0,025
1660
1660
Начальник планово-
производственного
отдела
15,00
11
20,000
7200
1100
Начальник
материально-
технического отдела
30,00
2
25,000
300
100
35
Проведя анализ и предварительный расчет предполагаемой
окончательной структуры сети, можно сделать вывод об увеличении
нагрузки на 25%. Такая нагрузка в номинальном варианте вполне допустима.
Таким образом, можно сделать вывод, что глобальных изменений структуры
сети производить не требуется.
2.3. Анализ использования информационных технологий в
управлении персоналом
Рассмотрим информационное обеспечение системы управления
персоналом в ООО «Калитва». Так как управление персоналом предприятия
осуществляется отделом кадров, то целесообразно рассмотреть применение
информационных технологий в его деятельности.
Рабочее место специалиста отдела кадров представляет собой
совокупность программных средств, обеспечивающих автоматизацию
функций пользователя в предметной области «Управление персоналом»,
позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и
вычислительные запросы.
Автоматизированное место сотрудника отдела кадров оснащено
операционной системой Windows 7, ППП Microsoft Office 2007: текстовый
процессор Microsoft Office Word и табличный процессор Microsoft Office
Excel, применяются для создания организационно-распорядительных
документов: приказов по личному составу, справок, актов, договоров с
персоналом и т. п.
Еще одной интернет-технологией, используемой в отделе кадров,
является электронная почта, которая необходима для обмена электронными
письмами с коллегами, между организациями, присылают запросы с
Пенсионного фонда. Это очень упрощает процесс работы, делает его быстрее
и удобнее, информацию можно получить в считанные секунды.
Также в своей работе отдел кадров использует справочно-
информационную систему «Консультант Плюс», которая позволяет
36
практически мгновенно осуществлять поиски документов и их фрагменты.
Программа предоставляет возможность выбора логических условий при
формировании запроса, быстрого перехода из одного документа в другой по
разветвленной системе перекрестных ссылок, осуществлять работу в
многоканальном режиме просмотра текста документов; переносить текст
выбранного документа в программу MS Word для редактирования и
сохранять новый текст в нужной папке.
В отделе для работы с персональными данными сотрудников
используется автоматизированную систему управления (АСУ) «Кадры»,
которая представляет собой форму организации управления персоналом,
основанную на тесной взаимосвязи человека и вычислительной техники, а
также на широком использовании выработанных в практике управления
приемов и методов оптимизации и автоматизации принимаемых решений.
В ООО «Калитва» система «Кадры» используется для: ведения
штатного расписания предприятия; ведения картотеки личных карточек
работников; ведения картотеки командировок; ведения приказов по личному
составу; ведения справочников и классификаторов системы; обмена данными
посредством распределенной системы кадрового учета. Исходная
информация для решения задач подсистемы создается на основе
унифицированных форм документов первичного учета кадров, плановых
документов, общероссийских и локальных классификаторов профессий
рабочих, должностей служащих, квалификационных разрядов и категорий.
Информация по конкретному работнику содержит данные о
занимаемой должности, демографические данные, данные об образовании,
наличии специальной подготовки, семейном положении, движении на
предприятии (по структурным подразделениям, смена профессии,
квалификационный рост) и др.
Выходные данные подсистемы включают большой набор обобщенных
показателей по различным признакам и имеют вид отчетов, списков, справок,
аналитических разработок, расчетов и т.п., что позволяет осуществлять
37
непрерывность кадрового планирования, обеспечивает многовариантность и
многофакторность расчетов.
Для обеспечения документооборота в ООО «Калитва» применяют
систему электронного документооборота программы ELMA – модуль
«Электронный документооборот», предназначенный для построения системы
управления ЭДО на предприятии: выполнение операций регистрации,
визирования и отслеживания текущих действий над документом (docflow).
Программа ELMA позволяет вести учет документооборота, оптимизировать
труд делопроизводителя; не требует глубоких знаний в области управления
системой электронного документа (СЭД). Модуль «Электронный
документооборот» ELMA также позволяет ввести четкие регламенты в
договорной работе и сократить время на типовые операции: создание;
согласование, подписание, регистрация и хранение.
К сожалению, в своей работе отдел кадров ООО «Калитва» не
использует такую интернет-технологию как веб-сайт предприятия. Поэтому
можно предложить создать собственный сайт с обязательной вкладкой
«Карьера», где можно было бы узнать требования, предъявляемые к
кандидату, условия работы и т.п., разместить образец анкеты, которую
можно распечатать, заполнить и послать факсом или заполнить в режиме on-
line. Что очень удобно, как для соискателей (не выходя из дома можно
отправить свое резюме), так и для работников отдела кадров, так как это
избавляет от рутинной, бумажной волокиты.
Главные функции процесса управления персоналом заключаются в
выработке решений и контроля за их исполнением. В этой связи можно
рассматривать управление персоналом как информационный процесс,
включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и
использование информации, а саму иерархическую систему управления – как
информационную систему.
Процесс управления персоналом можно представить в виде множества
согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений,
38
направленных, в конечном итоге, на достижение главной цели
функционирования организации. Разработка каждого из этих решений
должна быть информационно обеспечена.
Таким образам, для информационного обеспечения управления
персоналом, целесообразно создать центр управления, который включает:
организационный менеджмент, кадровый учет, кадровый документооборот,
табельный учет, расчет зарплаты, отчетность, компенсационный пакет,
планирование человеческих ресурсов, планирование фонда оплаты труда,
управление компетенциями, оценку персонала, управление мотивацией,
управление обучением, электронное обучение, подбор персонала, управление
кадровым резервом, аналитику по персоналу.
На данный момент ООО «Калитва» в управлении персоналом
использует не все варианты решения управленческих вопросов, что приводит
к невозможности собрать полную информацию о работе с персоналом. Из-за
невозможности использования необходимых сведений вне оперативного
доступа остается 60-70% информации, которая могла быть применена для
решения текущих задач. Проблема заключается в том, что:
- деятельность организации в целом, а также ее подразделений и
работников не имеет полного объективного информационного отображения;
- невозможно узнать историю вопроса: кто был инициатором,
каковы были исходные документы и содержательные основания, почему и
кем были приняты конкретные решения;
- трудно найти нужные документы по работе персонала или даже
получить сведения об их существовании;
- не получается извлечь адекватную запросу информацию из
документов, в которых она содержится;
- поручения о подготовке документов исполняются с нарушением
установленных сроков, в отдельных случаях вообще не выполняются;
Таким образом, без специализированных информационных технологий
учета, регистрации, хранения и мобилизации информационных ресурсов,
39
накопленные опыт и знания не будут использованы в полной мере для
решения насущных задач управления.
На рынке информационных услуг существует множество программных
продуктов, которые в значительной степени способны восполнить пробелы в
информационных технологиях организации, однако внедрение программного
обеспечения не даст положительных результатов без предварительной
подготовки и настройки организационной системы, ее согласования с
конфигурационными требованиями самой организации и формой структурой
управления. Имея свою группу ИТ-специалистов, предприятие может
самостоятельно разрабатывать программные продукты по управлению
предприятием в целом, и персоналом, в частности, отвечающие
требованиями самой организации. Это позволит самостоятельно
усовершенствовать информационные технологии внутри организации и
сократить затраты организации на покупку программных продуктов
управленческой деятельности. Кроме того можно предложить рассмотреть
вариант использования бесплатных программных продуктов.
В целях оптимизации управления персоналом также можно
предложить вариант построения организационной системы
информационного обслуживания предприятия, объединенной с технологией
оперативного управления, что позволит:
- контролировать состояние работ и результатов по важнейшим
направлениям текущей деятельности;
- обеспечивать предприятие полной информацией;
- регулировать движение информационных ресурсов для
использования в хозяйственной деятельности предприятия;
- оперативно извлекать информацию из огромного массива
разнородных источников для текущих и перспективных задач управления;
- упорядочивать и разделить деятельность предприятия, связанную
с развитием информационной системы.
40
Глава 3. ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В УПРАВЛЕНИИ ООО
«КАЛИТВА»
3.1. Создание интегрированной системы автоматизации
управления предприятием
Создание интегрированной системы автоматизации процессов
управления ООО «Калитва» следует начинать с создания единой
компьютерной сети предприятия, объединив все компьютеры в одну
локальную сеть с подключением к ресурсам Интернет. Необходимо также
оснастить компьютером и специализированным программным обеспечением
склад предприятия.
В качестве базы для построения системы информационного
обеспечения ООО «Калитва» можно рекомендовать «метод цели –
потребности – базы». Производственная деятельность предприятия
предполагает циркулирование большого объема информации как внутри
предприятия, так и в процессе взаимодействия с внешней средой, поэтому
построение информационной системы базируется на применении новых
информационных технологий, технических и программных средств, средств
связи. Все предприятие рассматривается как единое информационное
пространство, все подразделения которого могут взаимодействовать друг с
другом и использовать общие ресурсы в пределах разрешенных прав
доступа.
Построение системы информационного обеспечения, организовывается
на следующих принципах:
- централизация при формировании информационного потока во
внешнюю среду;
- децентрализация при поступлении обратного потока информации
в организацию. Поток информации распространяется по службам
организации, по местам формирования баз данных.
41
- формирование баз данных, которые необходимо периодически
пересматривать с целью обеспечения обновления данных информационной
системы.
Путь информации в организацию осуществляется по методу «базы–
источники–каналы». Для начала определяются области для наблюдений
(базы). Изменение и накопление информации происходит во внешней среде в
небольшом перечне определенных мест, которые условно называют
«семейство источников». Связать базы и источники позволяют каналы.
Реализация обмена данными между подразделениями предприятия
осуществляется с помощью локальной вычислительной сети, с обязательным
выходом в Интернет для обмена информацией с внешними организациями.
Локальную вычислительную сеть ООО «Калитва» целесообразно
создать с топологией «звезда» (рисунок 3.1).
Рис. 3.1. – Схема локальной вычислительной сети с топологией
«звезда»
При звездообразной топологии узлы локальной сети соединены
кабелями с центральным узлом сети. Каждый периферийный узел имеет
свою собственную кабельную линию с центром. Вся информация передается
через центр, который ретранслирует, переключает или маршрутизирует
КОММУТАТОР
Отдел
кадров
Бухгалтерия
Главный
инженер
РЕЗЕРВ
РЕЗЕРВ
Начальник
производства
Материально-
технический
отдел
Планово-
производственный
отдел
Директор
Секретарь
42
информационный поток получателю. Преимущества данной топологии,
заключаются в том, что значительно упрощает взаимодействие узлов друг с
другом; при необходимости можно объединить несколько сетей с топологией
«звезда», при этом получается разветвленная конфигурация сети; легко
искать неисправность при выходе сети из строя.
Корпоративная информационная система призвана упростить
управление организацией, улучшить процессы, усилить контроль и
обеспечить этим конкурентные выгоды. Только с такой точки зрения можно
оценивать пользу от ее внедрения. Следует заметить, что при этом
необходим поиск оптимальной степени интеграции. Хорошо иметь
абсолютно интегрированную систему, но такая интеграция чрезвычайно
трудоемка, стоит немалых денег. Кроме того сопровождение такой системы
также требует больших финансовых затрат. Поэтому нужно взвесить
потребности в интегрированных системах, поставив их на чашу весов против
трудностей и дороговизны крупномасштабной ИС. Не существует
стандартного уровня интеграции или централизации – каждый руководитель
должен самостоятельно (или с помощью консалтинговой фирмы) решать эту
непростую проблему.
Связь модулей информационной системы предприятия отображена на
рисунке 3.2.
Рис. 3.2. Взаимодействие модулей ИС