47
на всех рабочих компьютерах установлена авторизация при входе в
систему, которая реализована через сервер авторизации. Таким образом
пользователь, незарегистрированный на предприятии, не сможет, в принципе,
получить доступ даже к самому компьютеру;
прямого доступа к базе данных MS SQL Server 2016 пользователю
не имеют, а лишь косвенный – через их рабочие приложения. Для этого у
каждого пользователя настроен ODBC-клиент, проходящий специальную
авторизацию на сервере, и только после этого получающий возможность
работать с данными.
1.4. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.4.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В данном разделе проведем анализ существующего программного
обеспечения для решения задач автоматизации деятельности транспортно-
экспедиционной компании, а также сделаем выбор стратегии автоматизации
«Как должно быть».
В результате анализа задачи было рассмотрено множество различных
программных средств автоматизации деятельности транспортной компании.
Наиболее ярким представителем выделено было решение STC (Solution for
Transport Companies) на платформе SAP
STC (Solution for Transport Companies)
2
- Собственная разработка Группы
Смарт Технологии, позволяющая предприятиям, имеющим большой автопарк
подвижных средств, вести полный учет транспортной деятельности от
составления первичной документации до анализа операционных и финансовых
отчетов.
Решение STC успешно прошло сертификацию в SAP AG на соответствие
требованиям и стандартам интеграции с SAP ERP.
Внедрение решения STC позволит транспортным компаниям:
отслеживать и эффективно планировать свою деятельность;
2
Решения для транспортных компаний / Solution for Transport Companies / Режим
доступа URL: http://www.smartek.ru/solutions/ems/erpsolutions/erptransport.aspx (дата
обращения: 25.02.2018)
48
оптимизировать загрузку маршрутов и отдельных ТС;
увеличить финансовые показатели от использования ТС;
обеспечить эффективное взаимодействие с существующими
информационными системами.
Возможности решения:
автоматизация основных бизнес-процессов транспортной
деятельности предприятия (планирование и учет выполнения транспортной
работы, формирование и обработка первичной документации – нарядов, путевых
листов);
создание единых централизованных нормативных справочников и
единой первичной документации;
контроль расхода ГСМ;
формирование оперативной и аналитической отчетности за любой
период времени;
интеграцию со стандартными модулями SAP/R3 и внешними
системами.
Описанное решение очень мощное, многофункциональное, является
комплексным прикладным решением, охватывающим практически все основные
контуры управления и учета на предприятии, но имеет недостатки:
функции, как например интеграция с модулями SAP/R3 излишни;
сложный интерфейс;
высокая стоимость;
полностью не удовлетворяет условиям предметной области;
А некоторых ключевых функций для работы компании не хватает,
например:
оперативное создание и изменение шаблонов для формирования
документов (печатных форм) в зависимости от пожеланий и требований
клиентов и поставщиков
возможность создать справочник требований и инструкции по
оформлению документов для водителей и подрядчиков, а также
полуавтоматической вставки такой информации в формы заказов подрядчикам.
импорт заявок клиентов из файлов Excel
49
Такие ключевые функции будет необходимо разработать самим под
нужды исследуемой компании. Необходима гибкая, адаптируемая
система, которую можно заточить под бизнес-процессы компании с учетом всей
специфики, поэтому решение STC не оправдывает затраты на его приобретение.
1.4.2. Обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
Информационная система должна быть внедрена с минимальными
затратами и высокой адаптированностью под нужны компании с целью
сократить расходы предприятия и ускорить работу сотрудников. Также ИС
должна быть рассчитана на возможное расширения бизнеса: добавление новых
услуг, сфер деятельности, использование нового вида транспортного
(воздушного, водного).
Разработка собственной ИС позволит быстро и удобно решать задачи
транспортно-экспедиционной компании. Все сотрудники компании смогут
одновременно работать в программе, владеть актуальной централизованной
информацией и оперативно взаимодействовать, обладая заранее определенными
правами и полномочиями в системе. Сопровождать подробным заданием
условий оказания услуг по организации транспортных перевозок при
регистрации заказов. Все расчеты и вычисления осуществлять автоматически по
заранее сформированным тарифам, формулам, правилам некоторые из которых
специфичны для компании. Позволит создать простой и удобный интерфейс,
интуитивно понятный пользователю с любым уровнем владения компьютером, и
учитывающий пожелания сотрудников компании.
Таким образом разработка и внедрение собственной ИС компании вполне
обоснована и доказана, поскольку будет удовлетворять всем требованиям
производственного процесса компании, а также будет внедрена лишь с
небольшими затратами на программное обеспечение, в сравнении с интеграцией
готового решения, которое также потребует нового оборудования, плюс
дорогостоящая покупка готового ПО, а также плата за установка, настройку,
интеграцию и постоянная плата за поддержку этого решения. Реализация
собственной ИС – самый оптимальный вариант. Для разработки приложения
наиболее целесообразно применить MS Access в связи с небольшим размером
ИС, простотой внедрения и малой стоимостью.
50
1.4.3. Обоснование стратегии автоматизации задачи
Целью выбора стратегии автоматизации задачи является снижение затрат
и минимизация бизнес - рисков при решении задач информационной поддержки
основных бизнесов компании.
В рамках проекта по созданию стратегии развития корпоративной
информационной системы необходимо реализовать следующие задачи:
1. Разработка IT-стратегии
2. Формирование стратегического плана (проекты и ресурсы)
3. Описание технической архитектуры IT-системы
Под стратегией автоматизации понимается формализованная система
принципов, на основе которых будет развиваться разрабатываемая
информационная система.
Стратегия автоматизации задачи будет состоять из нескольких этапов:
1. Анализ бизнеса предприятия – сюда входит анализ существующих
сфер деятельности и оказываемых услуг компании, а именно: оказание
транспортно-экспедиционных услуг и перевозка грузов автомобильным
транспортом по Москве, Московской области и регионам России. Для оказания
услуг сотрудники компании выбирают тип и количество транспортных средств,
необходимых для перевозки грузов, устанавливает маршрут и
последовательность перевозки грузов, в том числе несколькими видами
транспорта, обеспечивает своевременную подачу транспортных средств под
погрузку и разгрузку, в ходе доставки груза осуществляется контроль доставки
на промежуточных станциях компании, решают задачи по формированию
необходимых документов используя программное обеспечение Microsoft Office.
В целях развития бизнеса планируется:
привлечение дополнительного объема перевозок
предоставление комплекса различных услуг и ускорение доставки
грузов с освобождением грузоотправителей, грузополучателей и
грузовладельцев от большого числа операций по сдаче и приему грузов к
перевозке, оформлению перевозочной документации, осуществлению расчетов
за перевозки на железнодорожных станциях, в портах, аэропортах, в других
пунктах начала и окончания перевозок
51
уведомление клиента о передвижении груза через смс
возможность бесплатного информирования, зарегистрированного в
системе клиента под его логином и паролем в онлайн-режиме через специальный
веб-ресурс, связанный с основной системой компании через единое
централизованное хранилище данных
добавление новых видов транспорта для охвата большего
количества клиентов и значительного расширения бизнеса
2. Анализ функционала ИС. В качестве функций разрабатываемой
информационной системы компании ООО «Авто-Транс» были выделены
следующие функции:
Удобный интерфейс, интуитивно понятный пользователю с любым
уровнем владения компьютером;
Оперативное оформление заказа;
Автоматические расчеты по заранее определенным тарифам,
формулам, правилам;
Специальные тарифы для постоянных клиентов и привлеченных
исполнителей;
Учет и анализ всех финансовых операций по оказанию
транспортных услуг;
Хранение всех сведений и документов делопроизводства;
Возможность одновременной систематизированной работы
сотрудников;
Структурированное добавление новых отделов и пользователей в
систему с соответствующими правами доступа каждого пользователя к
конкретным функциям системы;
Конфиденциальность информации внутри системы;
Протоколирование действий пользователей;
Возможность печати заявки счетов, счетов-фактур, актов
выполненных работ, актов сверки взаиморасчетов, детализации оказания услуг
(отчет для клиента) и других документов в том виде, который соответствует
требованиям клиентов;
52
Выгрузка настраиваемых сводных отчетов (разбивка по неделям,
месяцам);
Многоступенчатый фильтр заказов согласно заданным критериям
отбора;
Своевременные напоминания о неоплаченных заказах, сообщения о
задолженностях;
регистрация новых сотрудников в базе компании;
сбор статистики по работе сотрудников.
ведение учета транспортных средств, их состояния, поломок;
предоставление сведений о затратах и прибыли с каждого маршрута
и каждого транспортного средства;
Недостатком кусочной автоматизации является отсутствие единой
стратегии развития автоматизированных систем, что приводит к созданию
незаконченных фрагментов информационной инфраструктуры и прикладных
систем, которые не могут эффективно применяться в практической деятельности
предприятия. При этом предприятие продолжает нести дополнительные затраты
на дублирование функций, которые могла бы выполнять комплексная
информационная система, и обслуживание трудоемких процедур обмена
данными.
Автоматизация по участкам представляет собой процесс автоматизации
отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия,
объединенных по функциональному признаку (например, бухгалтерия,
канцелярия и т.п.).
Автоматизация по направлениям деятельности, таким, как управление,
производство, сбыт, управление финансами и т.п. От автоматизации по участкам
этот подход отличается тем, что автоматизация по направлениям деятельности
предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений,
функционирование которых связано с автоматизируемым направлением.
Обычно любое направление деятельности охватывает практически все
подразделения предприятия, поэтому подход, связанный с автоматизацией по
направлениям, в принципе нельзя рассматривать как локальный.
53
Комплексная автоматизация предполагает распространение
информационной системы на все функции управления и все бизнес-процессы
предприятия за счёт системной интеграции при внедрении. Практическим
результатом перехода к единой информационной системе становится общий для
всего предприятия стандарт на способы взаимодействия пользователей с
системой (использование одних и тех же процедур обработки документов,
требуемых для подготовки различных управленческих решений).
В связи с большим объемом обрабатываемых данных, стратегическими
свойствами ИС будут: быстрая и качественная обработке входящих данных,
информативность сопровождения статуса заказа - от оформления заявки до
конечного расчета с контрагентами (со всеми промежуточными этапами и
адекватным отражениям возможных проблемных моментов), простота, удобство
и быстрота обработки заказов, формирования заявок, реестров, отчетов.
В нашем случае наиболее подходит стратегия автоматизации по
направлениям.
1.5. Обоснование проектных решений
1.5.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Под информационным обеспечением понимается:
1) обеспечение фактическими данными управленческих структур;
2) использование информационных данных для автоматизированных
систем управления;
3) использование информации для обеспечения деятельности различных
потребителей.
В нашем случае:
1) разрабатываема информационная система будет обеспечивать отдел
логистики, аналитики и генерального директора разными статистиками и
данными по работе предприятия, достаточными для принятия правильного
решения о каких-либо своевременных реорганизациях структуры бизнес-
процессов, введение новых услуг, изменение тарифных планов;
2) все получаемые от клиентов, перевозчиков, бухгалтеров, отдела ИТ,
отдела аналитики, логистики будут аккумулироваться в единой базе, за счет чего
54
можно будет проводить всесторонний анализ и обмениваться любыми данными
между персоналом в автоматическом режиме;
3) потребителям, т.е. клиентам-отправителям, будет предоставляться в
интерактивном режиме вся интересующая их информация.
Так как решение задач, стоящих перед Транспортно-экспедиционной
компанией, в значительной степени связано с оформлением документов и
переработкой информации, важное значение для совершенствования работ по
технологии транспортно-экспедиционного обслуживания имеет сокращение
затрат времени на формирование документов.
Функциональное ядро проектируемой системы должно представлять
собой систему управления базой данных - системой, предназначенной для ввода,
хранения, управления, выдачи информации в необходимом виде. Она должны
обеспечивать контроль за целостностью информации, которая хранится,
необходимы права доступа к информации, приемлемую скорость работы с
информацией.
Практически любая компьютерная программа требует для своей работы
ввода исходных данных. Способ такого ввода и организации соответствующих
данных существенно зависит от вида решаемых задач.
Если объем исходных данных невелик (порядка нескольких чисел,
символов, символьных последовательностей и т.п.), то наиболее эффективным
способом ввода будет диалоговое взаимодействие пользователя с программой с
фиксацией (если это необходимо) вводимых данных в файле. Такого же рода
файл можно использовать и в случаях, когда часть используемых данных
меняется при переходе от одного варианта решаемой задачи к другому.
В случае, когда объем данных велик, доступ к ним отличается от
последовательного, а сами данные некоторым образом структурированы и могут
быть подготовлены (хотя бы частично) заранее, целесообразным становится
использование базы данных (БД) и соответствующих средств доступа к ней -
Система управления базами данных (СУБД) для чтения, корректировки и
добавления данных.
Таким образом проектное решение по такому информационному
обеспечению обосновано, поскольку позволит решить поставленные задачи.
55
1.5.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение - совокупность программ, выполняемых
вычислительной системой.
Для реализации информационной системы необходимы соответствующее
программное обеспечение.
Наиболее распространенной в настоящее время является реляционная
модель организации данных и основанные на ней БД и СУБД.
Реляционная база данных – это совокупность отношений, содержащих
всю информацию, которая должна храниться в БД. Однако пользователи могут
воспринимать такую базу данных как совокупность таблиц.
К особенностям использования реляционных БД можно отнести
следующие:
1. Каждая таблица состоит из однотипных строк и имеет уникальное имя.
2. Строки имеют фиксированное число полей (столбцов) и значений
(множественные поля и повторяющиеся группы недопустимы). Иначе говоря, в
каждой позиции таблицы на пересечении строки и столбца всегда имеется в
точности одно значение или ничего.
3. Строки таблицы обязательно отличаются друг от друга хотя бы
единственным значением, что позволяет однозначно идентифицировать любую
строку такой таблицы.
4. Столбцам таблицы однозначно присваиваются имена, и в каждом из них
размещаются однородные значения данных (даты, фамилии, целые числа или
денежные суммы).
5. Полное информационное содержание базы данных представляется в
виде явных значений данных и такой метод представления является
единственным. В частности, не существует каких-либо специальных "связей"
или указателей, соединяющих одну таблицу с другой.
6. При выполнении операций с таблицей ее строки и столбцы можно
обрабатывать в любом порядке безотносительно к их информационному
содержанию. Этому способствует наличие имен таблиц и их столбцов, а также
56
возможность выделения любой их строки или любого набора строк с
указанными признаками
К числу достоинств реляционного подхода можно отнести:
наличие небольшого набора абстракций, которые позволяют
сравнительно просто моделировать большую часть распространенных
предметных областей и допускают точные формальные определения, оставаясь
интуитивно понятными;
наличие простого и в то же время мощного математического
аппарата, опирающегося главным образом на теорию множеств и
математическую логику и обеспечивающего теоретический базис реляционного
подхода к организации баз данных;
возможность ненавигационного манипулирования данными без
необходимости знания конкретной физической организации баз данных во
внешней памяти.
В соответствии с требованиями разрабатываемой ИС пришли к выводу об
использовании СУБД от компании Microsoft - Access. Microsoft Office Access
или просто Microsoft Access — реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет
широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними
таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access
можно писать приложения, работающие с базами данных.
Для использования данного инструментария необходимо оснащение
сервера серверной операционной системой Microsoft Windows Server 2016, а
компьютеров современной, удобной для конечных пользователей операционной
системой Microsoft Windows 10.
Данная ИС будет рассчитана на формирование отчетов в Word и Excel.
Соответственно требуется установка пакета офисных программ. Был выбран
оптимальный вариант: Microsoft Office 2016.
Выбор перечисленных программных средств происходил, исходя из
необходимых функций WinAPI и минимальной стоимости ПО. Данные
продукты таковыми характеристиками обладают.
1.5.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению