44
Для банка необходима система документооборота, которая будет отвечать
следующим критериям: она должна быть веб-приложением для размещения на
хостинге банка, должна быть удобной в работе, иметь возможность резолюции
документов, управления правами пользователей, с возможностью разбиения по
типам документов, быть защищенной, с возможностью ручного ввода
документов, недорогостоящей, иметь модули поиска и архива, возможность
формировать отчеты по документам и клиентам.
По данным критериям составим сравнительную таблицу рассмотренных
выше СЭД и прсотавим оценки по пятибальной шкале – таблица 3.
Таблица 3
Сравнение систем электронного документооборота
Критерии сравнения
Directum
DocsVision
1С: Документооборот 8
Удобство работы
4
5
4
Веб-ориентированность
4
4
3
Насыщеность
функционалом
4
2
2
Модуль резолюции
3
5
4
Управление правами
пользователей
3
3
5
Категоризация документов
4
5
5
Защищенность
5
4
3
Возможность ручного ввода
5
4
3
Стоимость системы
4
3
2
Наличие модуля поиска
4
5
5
Наличие модуля архива
5
4
5
Формирование отчетов
4
4
5
Итого
49
48
46
Недостатками рассматриваемых систем является то, что они имеют как
недостающие, так и лишние функции для работы в рассматриваемой компании.
Из приведенного анализа был сделан вывод что для рассматриваемой компании
необходимо разработать защищенную онлайновую систему документооборота,
которая будет взаимодействовать со всеми членами отдела документооборота
предприятия. Для этого необходимо реализовать отдельные доступы и функции
для различных сотрудников компании.
1.4.2 Обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Существует несколько способов приобретения ИС [23]:
45
1. Покупка готового решения;
2. Заказ разработки системы у сторонних разработчиков;
3. Разработка собственной системы.
Покупка готового решения предполагает наличие на рынке систем
автоматизации, решающих выбранный комплекс задач. В связи со
специфичностью решаемой задачи, поскольку анализ существующих разработок
показал излишнюю функциональность и неудобность работы, этот способ для
компании не подходит.
Заказ разработки системы у сторонних разработчиков займет много
времени за счет согласования требований к новой системе, а также приведет к
значительным денежным затратам.
С учетом того, что в компании существуют разработки, которые
занимаются разработкой программ под нужды сотрудников и отделов компании,
наименее затратным по временным и денежным ресурсам будет способ
разработки собственной системы.
Компания располагает квалифицированным подбором сотрудников для
разработки ИС, поэтому данная информационная система будет разрабатываться
и внедряться в компании собственными силами. Разрабатываемая ИС будет
содержать весь нужный функционал, и учитывать всю специфику работы и
пожелания служащих компании и будет являться собственным, уникальным
продуктом, что позволит моментально изменять функциональность
соответственно с требованиями внутреннего заказчика компании.
46
1.4.3 Обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует несколько стратегий автоматизации выбранного комплекса
задач [11]:
• По направлениям - автоматизация направлений деятельности, таких как
производство, сбыт, управление финансами.
• Хаотичная - автоматизация объекта по мере необходимости
программного продукта и готовности к ее проведению.
• Полная - автоматизация всего производства в целом
• По участкам - процесс автоматизации отдельных производственных или
управленческих подразделений предприятия, объединенных по
функциональному признаку.
Автоматизация направления деятельности предполагает функциональную
связь между автоматизируемыми подразделениями предприятия. Т.к. в решении
выбранного для автоматизации комплекса задач используются только отдел
документооборота, но при этом не участвуют другие подразделения, данный вид
автоматизации нецелесообразен.
Хаотичная автоматизация предполагает решение отдельных задач, вместо
внедрения одной ИС на предприятии. Данный метод автоматизации происходит
без стратегического плана, что впоследствии приводит к затягиванию всего
процесса автоматизации в целом и удорожанию его общей стоимости.
При автоматизации выбранного комплекса задач выбор полной
автоматизации приведет к замене, существующей ИС на предприятии, огромным
временным и денежным затратам на переобучение сотрудников, что не
представляется возможным.
Автоматизация по участкам предполагает автоматизацию отдельных
подразделений предприятия. В выбранном комплексе задач подходит именно этот
способ, т.к. предполагается автоматизировать только отдел документооборота
рассматриваемого предприятия [11].
При выполнении проекта была взята ориентация на разработку
собственной автоматизированной информационной системы учета документов, а
не на применение одного из имеющихся решений. Подобная установка была
сделана вследствие того, что в собственной разработке всегда могут быть
реализованы специфические, необходимые исключительно на данном
47
предприятии возможности. Нельзя исключать, что требования по реализации
подобных возможностей могут появиться уже после разработки и внедрения
системы, или на этапе работы, если у заказчика возникнут новые взгляды на
необходимый функционал системы, появятся предложения, которые касаются
изменения либо улучшения логики поведения документов, и требования к
отчетам. Также могут быть пожелания о разработке новых отчетов, либо
изменении имеющихся. Подобные требования заказчика можно реализовать
только при наличии системы собственной разработки, поскольку готовые
разработки поставляются, обычно, без исходных кодов программ, их нельзя
модифицировать или дополнить.
Таковым образом, в условиях начального этапа автоматизации и
ограниченного бюджета логичнее всего сделать выбор стратегии автоматизации
по направлению, а также автоматизировать лишь непосредственно работу отдела
документооборота.
1.5 Обоснование проектных решений
1.5.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
В предоставленной работе будут спроектированы такие классификаторы:
сотрудников, клиентов, документов. Решение задачи автоматизации деятельности
компании должно реализовываться на базе принятой единой системе
классификации и кодирования. По этой причине применяются общесистемные
классификаторы единиц измерения.
Для разрабатываемой системы в качестве входной информацией будут
считаться документы клиентов (паспорт), всевозможные специальные
документы, применяемые в наследственном делопроизводстве. Абсолютно все
подобные данные поступают и в печатном, и цифровом виде.
Выходными данными будут:
- Общее количество регистрируемых клиентов;
- Количество документов в i-го типа;
- Общее количество документов.
Все эти данные находится в распоряжении делопроизводителей отдела
48
документооборота, которыми и будет осуществляться оперативный ввод данных.
Информация по суточной деятельности должна вводиться в систему вначале
следующего дня. При какой-либо ошибке в учете, позже могут вноситься
изменения, не причиняя ущерба целостности данных. Также, можно вести журнал
изменений, в котором необходимо отражать все действия сотрудников по
внесению изменений в оперативную информацию. Существование данного
журнала предоставляет возможность не только анализировать качество учета
деятельности (обнаруживая большое количество ошибок при ведении
посуточного учета), но и контролировать, как сотрудники работают с АРМом.
Любые входные документы для решаемой задачи целесообразно получать
посредством сети, поэтому они должны представляться в файлах заблаговременно
согласованной структуры. Чтобы упростить использование таких файлов, они
должны быть в виде таблиц.
В данном проекте информационная база представляется как
интегрированное информационное хранилище. Такая организация дает
возможность объединять разные источники информации, осуществлять
управление файлами разных форматов. Кроме того, очевидны достоинства
применения для хранения информации базы данных:
-· удобство и повышение скорости совместной обработки данных;
-· поддержка целостности данных,
-·совместимость данных; соответствие данных действительному
состоянию объекта.
Более популярное распространение обрела реляционная модель данных.
При этой организации любая информация изображена как таблицы или файлы БД
и отношения. Такие таблицы представляют собой совокупность записей (строк
или кортежей). Любое из отношений имеет свой ключ - поле записи (атрибут),
которое идентифицирует ее. Такое свойство, присуще реляционной модели
данных не производит дублирование информации, и ускоряет процесс поиска и
доступа к конкретным данным.
Данный подход в реляционной модели к структурированию и целостности
данных дает возможность просто и легко упорядочить и организовать процесс
проектирования и реализации сложных баз данных, а реляционные операции
49
располагают значительными возможностями по управлению данными и их
обработки.
Система документооборота будет размещенная на облачном хостинге
компании с большим размером хранения информации, где и будут хранится
документы.
1.5.2 Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Для разработки системы информации наиболее рационально применять
клиент-серверную архитектуру и создавать Web-приложение.
Для этого требуется выбрать язык программирования и систему управления
базами данных.
Для того, чтобы выбрать язык программирования нужно определиться с
требованиями к области программирования. При анализе требований и
классификации, более проектируемой ИАС были выявлены такие запросы к сфере
проектирования [26]:
-·кроссплатформенность, необходимая для интеграции с иными
подсистемами;
-·гибкость, позволяющая изменять и дорабатывать информационную
систему, не прибегая к дополнительным затратам
-·защищенность;
-·язык программирования должен предоставлять широкие возможности для
работы с существующими СУБД;
-·обеспечение универсальности клиент-приложений;
- открытость исходного кода, позволяющего динамичное
совершенствование ИС и исправление погрешностей;
- легкость программной реализации (удобство работы);
- стоимость
С целью сравнения языков программирования создали таблицу по выше
представленным аспектам [4] (таблица 4). Для сравнения представлены самые
известные (2019 года) языки программирования для Web-приложений [4]. Оценки
выставлены согласно пятибалльной шкале.
50
Таблица 4
Сравнение языков программирования
Критерии\Языки
РНР
Python
Java
Простота программной реализации
5
4
4
Кросплатформенность
4
5
5
гибкость
5
4
4
Стоимость
5
3
3
Безопасность
5
4
5
Интеграция
5
4
4
Открытость исходного кода
5
4
4
Универсальность клиент-приложений
4
5
4
Общая оценка
38
29
33
PHP обладает наибольшим числом преимуществ в сравнении с иными
конкурирующими продуктами, в т. ч.:
-·высокая производительность;
-·наличие интерфейсов к различным системам информационных баз;
- распространение свободное;
-·встроенные библиотеки для решения большого числа общих задач,
сопряженных с Web;
-·несложность изучения и использования;
-·доступность исходного кода,
-·переносимость.
Рассмотрим эти преимущества детально:
Производительность. Используя лишь 1-н сервер, возможно обработать
более миллиона обращений в день. Результаты тестирования, опубликованные
компанией Zend Technologies, говорят о том, что производительность РНР в
сравнении с иными конкурирующими продуктами наиболее высокая.
Интеграция с информационными базами. Данный язык обладает
встроенной связностью с большим числом систем информационных баз: Sybase,
MySQL, InterBase, PostgreSQL, Informix, mSQL, Hyperware, Oracle, dbm,
Используя стандарт открытого интерфейса связи с информационными базами
(Open Database Connectivity Standard, ODBC), имеется возможность подключаться
к каждой базе данных, для которых существует ODBC-драйвер.
Встроенные библиотеки. Поскольку язык РНР создавался для применения
при Web-программировании, он обладает большим количеством встроенных
51
функций для выполнения различных полезных задач, связанных с Web-
программированием. С его помощью можно создавать PDF-документы,
рассылать сообщения по электронной почте, подключаться к иным службам сети,
генерировать GIF-изображения и работать с cookie-наборами.
Цена. Распространение пакета РНР бесплатно.
Изучение РНР. Синтаксис РНР основывается на всех языках
программирования, на Perl и Си прежде всего.
Переносимость. Применять пакет РНР возможно под управлением
множественных различных оперативных систем. Возможно создавать код РНР в
сфере следующих бесплатных Unix-похожих ОС, FreeBSD и Linux, служебных
версий Unix типа Solaris и IRIX или различных версий Microsoft Windows. Как
правило, программы будут работать без возможных изменений в различных
сферах с установленным пакетом РНР [4].
Исходный код. Для пользователя открыт доступ к исходному коду РНР.
Если имеется необходимость в данном языке что-нибудь изменить либо добавить,
то в отличии от закрытых коммерческих продуктов программ, это можно всегда
осуществить.
Так, для разработки автоматизированной системы отдела
документооборота предприятия в виде Web-приложения наиболее всего
соответствует язык программирования РНР с использованием Html, СSS и
JavaScript.
В этом проекте к системе управления базами данных предъявляются такие
особенные требования [18,25]:
- наличие поддержки транзакций,
- наличие поддержки внешних ключей,
- правильная работа с русским языком,
- инструмент управления с графическим интерфейсом,
- способность доступа к информации с помощью языка запросов SQL,
- способность резервного копирования информационной базы.
Проектируемую информационную базу следует использовать для
хранения, обрабатывания и накопления информации. Слабое место при
проектировании баз данных ИС - это хранение разных вариантов решений
52
(большое число компонентов). Оптимизация глобального поиска в
информационной системе и наличие минимального числа запросов от
пользователей ИС дает возможность избежать установки серьезных требований к
выполнениям задач производительности систем управления БД. Из этого исходят
такие требования к СУБД [17,21]:
- полная совместимость с выбранной сферой разработки (PHP);
- кроссплатформенность систем управления базами данных;
- легкость в использовании и во время внедрения;
- распространение и популярность систем управления базами данных. При
использовании малораспространенной системы управления базами данных в
дальнейшем могут возникнуть сложности с поддержкой и развитием
информационной системы, что так же может привести к дополнительным
затратам на перенос накопленной информации.
- безопасность, которая позволит обеспечить выполнение задачи
постоянного наполнения и сохранности информации.
Сравнение СУБД по вышеприведенным аспектам показано в таблице 5
[4,33].
Принимая во внимание все выше представленное, в качестве СУБД была
выбрана среда MySQL – это многопользовательская, многопоточная система
управления базами данных, значительными преимуществами которой являются
безопасность, быстрота и легкость в использовании. Несмотря на то, что, MySQL
не обладает таким большим набором возможностей как Oracle, его использование
оправдывает себя благодаря минимальным требованиям, предъявляемым к
мощности оборудования и к наибольшей скорости в ходе работы со средним
информационным объемом. Используя связку PHP+MySql, возникает
возможность устроить принцип мультплатформенности наиболее гибко [15].
Для того, чтобы разрабатываемая автоматизированная система
функционировала, необходим Web-сервер.Web-сервер — специальное
программное обеспечение (сервер), принимающее пользовательские HTTP-
запросы, как правило, браузеров, и отправляет им HTTP-ответы, совместно с
HTML-страницей, файлом, изображением, медиа-потоком либо прочей
информацией [8].
53
Таблица 5
Сравнение СУБД
Аспекты\СУБД
PostgreSQL
MySQL
MS
SQL
Server
Oracle
DB2
Транзакционная
поддержка
3
5
4
4
5
Поддержка внешних
ключей
5
4
5
3
5
Точная работа с
русским языком
3
4
5
4
5
Наличие инструмента
управления с
графическим
интерфейсом
4
5
4
4
4
Способность доступа к
информации с
помощью языка
запросов SQL
3
5
4
3
3
Способность
резервного
копирования БД
5
4
5
5
4
Полная совместимость
с выбранной сферой
разработки (PHP)
4
5
3
2
5
Кроссплатформенность
СУБД
3
5
5
3
5
Легкость в применении
и при внедрении
3
5
3
4
5
Распространение и
популярность СУБД
3
5
5
5
4
Безопасность
4
4
4
5
3
Общая оценка
40
51
48
42
48
Web-сервером называется программное обеспечение, выполняющее
функции Web-сервера, так и ПК, на котором действует это ПО. Через Web-
интерфейс по URL адресу пользователь получает доступ к серверу.
Дополнительными опциями многих Web-серверов являются:
-·ведение серверного журнала об обращениях пользователей к ресурсам;
-·аутентификация пользователей;
-·поддержка HTTPS для защиты соединений с пользователями;
-·поддержка динамично генерирующихся страниц.
Существует 2 наиболее известных в применении Web-сервера: