15
1.2. Анализ системы управления "ООО Юнисервис"
Современная организация определяется как сложная, комплексная и
многоуровневая система, состоящая из подсистем, обеспечивающих решения
разнородных задач. При этом структура организации, состояние ее подсистем
являются зависимыми от состояния и типа фрагментов среды, с которыми она
взаимодействует.
Организационная структура предприятия формируется под влиянием
ряда ситуационных переменных, таких как стиль управления,
организационная культура, размер организации, разнообразие видов
деятельности, уровень профессионализма сотрудников, окружающая среда и
факторы национальной культуры, технологии, стратегия, жизненный цикл
организации
4
.
На исследуемом предприятии существует линейно-функциональная
структура управления, которая соединяет преимущества линейного и
функционального управления. Сущность комбинации линейных и
функциональных связей на предприятии состоит в том, что по
административным вопросам, то есть по линии общего руководства, каждый
работник подчиняется одному руководителю (бригадир – управляющему,
управляющий директору).
Функциональные звенья занимаются вопросами, отнесенными к их
компетенции (техническими, технологическими и т.д.). При этом право
окончательного решения сохраняется за общим руководством. Однако
4
Попова Л.Ф. Влияние технологии на строение организационной структуры предприятия.
Вестник Саратовского государственного социально-экономического университета.
2012.№ 1 (40). С. 91-94
16
обеспечить реализацию преимуществ, заложенных в этой структуре,
возможно только в условиях четкого распределения работ и функций между
линейным и функциональным персоналом.
В состав администрации входят отделы, службы, нормативно-
исследовательская лаборатория и аппарат управления.
На исследуемом предприятии линейно-функциональная структура –
ступенчатая. При этой структуре линейные руководители являются
единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы.
Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены
функциональным руководителям высших ступеней управления.
Основу структуры составляет принцип построения и специализация
управленческого персонала по функциональным подсистемам организации.
По каждой подсистеме формируется «иерархия» служб, пронизывающая
всю организацию сверху донизу. Результаты работы любой службы аппарата
управления оцениваются показателями, характеризующими реализацию ими
своих целей и задач.
Линейно-функциональная надбавок система управления хорошо экономическиххорошдоо
зарекомендовала себя изменениямсена практике данными, поэтому положена, выпускав основа типовых высокихформ
управления УК «Юнисервис».
Многолетний опыт использования линейно-функциональной структуры
управления показал, что она наиболее эффективна, так как, аппарату
управления приходится выполнять множество рутинных, часто
повторяющихся процедур и операций при сравнительной стабильности
управленческих задач и функций: посредством жесткой системы связей
обеспечивается четкая работа каждой подсистемы и организации в целом.
Также к преимуществам линейно-функциональной структуры можно отнести
возможность получить высокую степень профессиональной специализации
сотрудников.
В то же время выявились и существенные недостатки, среди которых в
первую очередь: невосприимчивость к изменениям, особенно под
17
воздействием научно-технического и технологического прогресса;
закостенелость системы отношений между звеньями и работниками аппарата
управления, медленную передачу и переработку информации из-за множества
согласований (как по вертикали, так и по горизонтали); замедление процесса
принятия управленческих решений.
На сегодняшний день этот вид организационной структуры управления
пока еще в максимальной труда степени приспособлен журнала к управлению предприятием
в работавв относительно стабильных разных условиях.
Проведем анализ недостатков в процессе учета контроля обслуживания
дорожно строительной техники.
Объем документооборота по материальным ценностям ООО
“Юнисервис”, а также его характеристики приведены в таблице 2.
Таблица 2
Параметры документооборота отчетности
Параметры (за последние полгода)
Значение, шт.
Позиций в перечнях
200-600
Позиций в описях
100-200
Позиций в актах
100-200
Позиций в заявках
100-300
Количество создаваемых в месяц документов
1000
База данных
1
Одновременно работающие в системе сотрудники
1
Управленческий аппарат занимается учетом материальных ценностей,
системой справочной информации, разрабатывает концепцию развития сети,
планирует, анализирует, утверждает и контролирует финансово-
экономическую деятельность совершенствования телекоммуникационных
сетей, средств обработки информации, техники и приборов.
18
Время выполнения и количество операций по учету по разным отделам
значительно, что приводит к нерациональному использованию рабочего
времени.
5
Документооборот учета материальных ценностей в таком виде
привычен для работников ООО “Юнисервис”, но обладает недостатками,
существенно перекрывающими его достоинства (рис. 2).
Недостатки текущего учета и
контроля
медленный поиск документов
трудность
отслеживания
движения
документа
сложность ор гани зации
эффект ивного контроля и
отче тности
длительность подготовки и
согласования документо в
сложность организации
документооборота
трудоемкость получен ия
сводных отчетов
Рисунок 2. Недостатки текущего учета и контроля материальных
ценностей в ООО “Юнисервис”
Следовательно, документооборот и организация бизнес-процессов в
области учета, контроля обслуживания дорожной строительной техники и
отчетности материальных ценностей оказывается более чем неэффективным.
Если в текущей ситуации ввести систему автоматизации бизнес-
процессов, то указанные на рис. 2 проблемы можно устранить. Аргументы в
пользу автоматизации формирования контроля обслуживания дорожной
строительной техники представлены на рис. 3.
5
Диго С.М. Проектирование и использование баз данных Учебник. М.: Финансы и
статистика. 2016 г;
19
Рисунок 3. Аргументы в пользу проектируемого
документооборота по контролю обслуживания дорожной
строительной техники
Для реализации задачи по внедрению системы контроля обслуживания
дорожной строительной техники на предприятии создана специальная
команда специалистов.
Инструменты автоматизации будут разрабатываться ими
самостоятельно, или адаптироваться под нужды фирмы.
Средства для реализации системы контроля обслуживания дорожной
строительной техники многообразны и могут быть основаны на технологии
SAP, 1С или разработаны в рамках внедряемой системы.
Для удобства работы и обучения персонала проектируется
узкоспециализированная информационная система, направленная только на
работу с документами рассматриваемой компании и не имеющая «лишних»
функций.
Сравнительный анализ представлен в таблице (таблица 3).
Таблица 3
Сравнение SAP, 1С и внедряемой системы.
Решение/
Показатели
Система SAP
1С:
Предприятие
Система «Учет
обслуживания
дорожной
строительной
техники»
Производитель
SAP AG
(Германия)
1С (Россия)
Собственная
разработка
(Россия)
20
Срок внедрения
1-5 лет и более
3-9 месяцев и
более
1-2 дня
Стоимость
внедрения
Лицензия на одно
рабочее место
стоит около
$7000. Стоимость
внедрения может
в несколько раз
превышать
стоимость
решения.
Лицензия на одно
рабочее место
стоит $150-600.
Стоимость
внедрения на
одно рабочее
место $200-1000.
Около 200 т.р. на
всю компанию
Срок обучения
1-6 месяцев (в
зависимости от
функционала)
0,5-1 месяца (в
зависимости от
функционала)
Не более 3 дней
Стоимость
обучения
Стоимость
базового курса
составляет
порядка 70 т.р.
Стоимость
базового курса
составляет
порядка 20 т.р.
Стоимость
базового курса
составляет
порядка 13 т.р.
Подходы к информационному обеспечению содержат в себе ключевые
принципы, используемые при автоматизации организации.
В ее состав входят такие компоненты как:
цели: области деятельности компании и последовательность, в
которой эти области будут автоматизированы;
способ автоматизации:
хаотичная,
комплексная,
по направлениям,
по участкам;
долгосрочная техническая политика – это комплекс внутренних
стандартов, которые поддерживаются на предприятии.
ограничения:
финансовые ограничения,
временные ограничения и т.д.
процедура управления корректировкой плана компании.
Автоматизация является одним из средств для достижения
поставленных стратегических бизнес-целей, а вовсе не процесс, который
развивается по своим внутренним законам.
21
Автоматизированная система по контролю обслуживания дорожной
строительной техники ООО “Юнисервис” предполагает 2 режима доступа к
содержимому информационного изделия:
1. Режим суперпользователя – так называемый режим всеобщего
доступа с полным предоставлением прав. Данный вид пользователя
автоматизированной системы по контролю обслуживания дорожной
строительной техники ООО “Юнисервис” будет иметь возможность
просматривать всю структуру и содержимое ИС, производит с ним любые
действие: чтение, запись, удаление.
Кроме того, данный режим предусматривает доступ пользователя к
файловой структуре автоматизированной системы по контролю обслуживания
дорожной техники ООО “Юнисервис”. Ввиду того, что режим
суперпользователя предоставляет «абсолютные» права по модификации
автоматизированной системы по контролю обслуживания дорожной техники
ООО “Юнисервис”, его несанкционированное использование может привести
к искажению или полной потери ИС. Учитывая данный фактор, права доступа
суперпользователя будут предоставлены только директору предприятия без
права передачи данных привилегий сотрудникам.
2. Режим пользователя – вид доступа к автоматизированной системе по
контролю обслуживания дорожной техники ООО “Юнисервис”,
предполагающий права только на использование ИС, модерируемый и
контролируемый суперпользователем.
Проведем анализ угроз информационной безопасности
автоматизированной системы по контролю обслуживания дорожной техники
ООО “Юнисервис” и спроектируем методы защиты от них.
Ввиду того, что автоматизированная система по контролю
обслуживания дорожной техники ООО “Юнисервис” является обще
информационной, основной актив, который может быть модифицирован в
следствии несанкционированного доступа.
22
В рамках проектирований технологий защиты от несанкционированного
доступа к автоматизированной системе по контролю обслуживания дорожной
техники ООО “Юнисервис” можно выделить 2 основные группы средств:
Методы технического уровня:
1. обеспечение требований базового уровня (идентификация,
контроль выданных прав доступа, способы защиты элементов ОС
пользователей, имеющих доступ к системе управления);
2. упреждающие меры (аутентификация, авторизация, обеспечение
безотказности, контроль доступа, сохранение конфиденциальности
транзакций);
3. обнаружение нарушений в области информационной
безопасности автоматизированной системы по контролю обслуживания
дорожной техники ООО “Юнисервис” и процедуры восстановления (аудит,
выявление вторжений, антивирусная защита, проверка целостности ПО и
данных).
Методы нетехнического уровня - множество методов управления
организационного и процедурного характера автоматизированной системы по
контролю обслуживания дорожной техники ООО “Юнисервис”: создание
должностных инструкций, регламент работы с системой.
Систем, специализирующихся именно на учете обслуживания дорожной
строительной техники, на рынке программных продуктов не найдено.
Рассмотрим функциональные возможности наиболее популярных
систем автоматизации работы с документами (см. Приложение 1).
Проведем обобщенный анализ рассмотренных систем, сведя их для
удобства в табличный вид (таблица 4).
Таблица 4
Анализ имеющихся систем автоматизации делопроизводства
и электронного документооборота
Показатель
Требование
Соответствие
Цель проекта
Учет в строительной сфере
Соответствует
Основные функции
Учет техники и
оборудования
Не соответствует
Стоимость проекта
Минимальная
Не соответствует
23
Время выполнения
проекта
Минимальное время
настройки
Не соответствует
Программная
платформа
Семейство Windows
Соответствует
Аппаратная платформа
Персональный ПК
Соответствует
Проведенный анализ показывает, что ни одна из представленных систем
не подходит для автоматизации деятельности ООО “Юнисервис” из-за
излишней функциональности и универсальности, а также достаточно высокой
стоимости приобретения и обучения персонала.
В настоящее время разработано множество готовых систем для
автоматизации бизнес-процессов в компаниях различного профиля. Покупка
готового решения позволяет ускорить получение результата.
Однако приобретение системы не всегда является оптимальным
решением. При внедрении готового программного продукта могут появиться
следующие проблемы:
стандартность;
сложность внесения изменений в работу готовой системы;
несоответствие бизнес-процессов тем, которые сложились в
организации.
Готовые системы не нужно рассматривать как окончательную версию
программных продуктов, поэтому фирма может потратить значительные
средства на доработку.
Уход компании-разработчика с рынка может привести в дальнейшем к
невозможности эксплуатации купленной системы.
Аутсорсинг предполагает передачу всех функций по созданию,
обслуживанию и развитию системы другой ИТ-компании.
Аутсорсинг выгоден тогда, когда в штате компании нет IT-
специалистов, обладающих достаточным опытом сложных проектов.
Преимущества этого способа
6
:
6
Аникин Б.А., Рудая И.Л. Аутсорсинг и аутстаффинг. Высокие технологии менеджмента. - М.: Инфра-М,
2017. - 332 с.
24
высокое качество оказания услуг благодаря профессионализму
аутсорсинговой компании;
прозрачность расходов на IT-сервисы;
позволяет фирме использовать основные виды деятельности;
обеспечивает подвижность политики фирмы в случае изменения
спроса за счет смены аутсорсинговой компании;
снижение стоимости разработки;
отсутствие необходимости содержать собственный ИТ-отдел.
Недостатки аутсорсинга:
может повыситься стоимость их услуг;
компании передаются конфиденциальные сведения;
риск получения некачественных услуг;
существует риск прекращения деятельности такой компании.
Способ с использованием прототипов заключается в том, что компания
приобретает готовое решение и доделывает его под свои требования. В
качестве прототипа можно выбрать как бесплатную систему, так и
коммерческую.
Бесплатные версии в большинстве случаев имеют открытые исходные
коды. Возможность применения на предприятии системы в качестве
прототипа обязательно должна быть оговорена в соответствующем
лицензионном соглашении.
При использовании данного подхода следует учитывать то, что
изменение системы, созданной сторонней компанией, может иметь в будущем
значительные трудности, которые связаны с недостаточностью технической
документации. Данные проблемы чаще всего встают при применении в
качестве прототипа некоммерческих (бесплатных) решений с открытыми