24
Как выяснено руководством предприятия, в последнее время часто
возникает ситуация, когда объемы выполняемых услуг в автосалоне не
совпадают, несовпадение также может происходить как по наименованию, так и
по количеству. В результате большое количество аксессуаров и запасных частей
остается хранится на складе или не может быть поставлено вовремя клиентам. В
связи с этим фирма несет убытки.
На рисунке 1.8 представлен бизнес процесс учета продаж в
рассматриваемой компании.
Рисунок 1.8 Бизнес процессы, выполняемые продавцом
консультантом, нулевой уровень
Деятельность продавца консультанта заключается в консультировании
клиента, оказании ему помощи в выборе аксессуаров, услуг или товаров. При
этом для подбора нужной услуги клиент должен обязательно сообщить данные
своего автомобиля, если же такой возможности нет, то продавец консультант
использует справочники для определения совместимости услуги или товара с
автомобилем клиента. Если клиент решил сделать покупку, то продавец
консультант выписывает ему квитанцию для оплаты, с которой клиент может
оплатить заказ и получить его у продавца либо сразу, либо после готовности
(если для выполнения услуги требуется какое-то время).
25
Далее продавец консультант учитывает продажу в книге продаж путем
записи даты, времени продажи, товаров, общей суммы.
На основании оплаченных квитанций и записей в книге продаж ежедневно
продавец консультант формирует отчеты по продажам за день (или другой
период), по категориям товаров, а также общий отчет по продажам.
Данный порядок отражен на схеме декомпозиции процессов продавца
консультанта , приведенной на рисунке 1.9.
Рисунок 1.9 Декомпозиция бизнес-процессов продавца консультанта
Существующий порядок работы продавца консультанта имеет недостатки,
которые заключаются в использовании бумажных форм документов, что влечет
за собой повышенную вероятность допущения ошибок и значительную
трудоемкость.
Ошибки при анализе продаж влекут за собой неверное толкование
направления развития компании, что, в свою очередь, влечет за собой снижение
прибыли.
Таким образом, уменьшается эффективность деятельности всего
предприятия. Поэтому анализ продаж должен производиться с максимальной
скоростью и достоверностью для обеспечения наиболее верных результатов
26
анализа, так как результаты анализа в конечном итоге влияют на принятие
стратегических решений всей компании.
Анализ продажи продукции позволяет более глубоко понять
наметившиеся тенденции спада или роста продаж.
Кроме того, анализ продаж позволяет выявить перспективные и
бесперспективные виды товаров, а также такие товары, для продвижения
которых на рынок следует приложить определенные усилия.
Консультант продавец перегружен рутинной работой, которая состоит в
необходимости ручного заполнения бумажных документов и последующем
построении отчетов на основании этих записей.
Поэтому необходимо:
– автоматизировать процесс учет поиска информации об автомобилях
и запчастях путем внедрения ИС учета продаж автоцентра;
– создать информационно-справочную систему, позволяющую
быстро находить нужную информацию по учету оказания услуг и работ;
– обеспечить достоверность данных;
– обеспечить актуальность данных по состоянию на предыдущий к
моменту подготовки отчета день;
– реализовать наборы сводок и аналитических отчетов, необходимых
руководству компании.
Разрабатываемая ИС должна выполнять следующие функции:
– учет продаж по категориям, товарным позициям;
– хранение данных по продажам в единой базе данных;
– анализ продаж за период по товарным позициям, категориям,
продавцам консультантам, маркам и производителям товаров;
– возможность отслеживания периодичности и последовательности
работы пользователей в системе;
– возможность администрирования разработанной системы;
– возможность формирования отчетов.
В формируемые отчеты должны входить следующие:
– общий отчет по продажам;
27
Содержит основные показатели по продажам компании за выбранный
период.
– отчет по работе продавцов консультантов;
Содержит показатели по продажам относительно каждого продавца.
– аналитика продаж по товарным категориям;
Подробный отчет по товарным категориям и анализ объема продаж для
возможности корректировки ассортимента и политики ценообразования.
– анализ продаж по категориям.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Учет и планирование продаж, а также получение отчетов по ним в
настоящее время осуществляется вручную, без применения средств
автоматизации. В этом случае многие аспекты остаются без внимания
компетентного руководителя, что приводит к ошибкам со стороны отдела и
влечет за собой не только штрафы и неустойки, которые выплачивает компания
клиентам согласно договорам, но и к потере так называемого “goodwill”(с анг.:
деловая репутация, престиж, авторитет).
Схема документооборота приведена на рисунке 1.10.
28
Отчётность
Отчётность
Начальник
отдела
Директор
Заявка
Счет-фактура
Менеджер отдела
продаж
Изучение заявки
клиента на предмет
планирования
продаж
Подготовка
коммерческого
предложения
Утверждение у
начальника отдела
Учет счет-фактуры
Подготовка
отчетности
Печать отчётности
Действие
Подготовка
договора
№
1
2
3
4
5
6
7
Коммерческое
предложение
Договор
Договор
Отчетность
Отчетность
Рисунок 1.10 Схема документооборота
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
менеджером по продажам при учете продаж.
29
Таблица 1.5
Временные характеристики процессов продавца консультанта
Действие
Среднее
количество
за рабочий
день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Учет продажи
10
5
50
Проверка
корректности отчетов
10
10
100
Выписка квитанции
на оплату
10
20
200
Контроль первичных
документов
10
15
150
Подготовка
обобщенных отчетов
10
5
50
Подсчет
экономических
показателей
10
10
100
Получение
статистической
отчетности за период
(раз в неделю)
0,14
60
8,4
ИТОГО, минут:
658
В таблице 1.6 приведены планируемые характеристики после
использования разработанной ИСС.
Таблица 1.6
Расчет эффекта использования
Действие
Среднее
количество
за рабочий
день
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минут
Общее
время, минут
Учет продажи
10
5
50
Проверка корректности
отчетов
10
10
50
Выписка квитанции на
оплату
10
2
100
Контроль первичных
документов
10
15
20
Подготовка
обобщенных отчетов
10
1
150
Подсчет экономических
показателей
10
1
10
Получение
статистической
отчетности за период
(раз в неделю)
0,14
1
10
ИТОГО, минут:
340
30
Существующая информационная инфраструктура не позволяет силами
консультанта продавца консолидировать информацию о сбыте товаров в
оперативные сроки, что соответственно затрудняет процесс анализа продаж.
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около
320 минут (более 5 часов) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность
работы сотрудников компании.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информации в настоящее время обеспечивается за счет
применения следующих мер:
1. Использование встроенного брандмауэра в маршрутизаторах, а
также фильтрации по MAC-адресам и аутeнтификации пользоватeлeй;
2. Использованием антивирусного программного обеспечения -
Kaspersky Enterprise Space Security;
3. Соблюдением регламента работы с документами в бумажной и
электронной форме;
4. Использованием резервного копирования информации;
5. Использование организационных и кадровых мер, в том числе
системы контроля доступа.
Защита от несанкционированного доступа в «Beeline бизнес»
обеспечивается путем применения программного средства «Dallas Lock 6.0/7.0»,
обеспечивающего многоуровневую защиту локальных ресурсов компьютера, в
том числе:
· защиту информации от несанкционированного доступа на ПЭВМ
в ЛВС через терминальный и сетевой вход;
· разграничение полномочий пользователей по доступу к ресурсам
файловой системы;
· контроль доступа к реестру, контроль целостности, аудит событий;
· очистку остаточной информации;
· защиту данных путем преобразования диска (кодирования);
31
· разграничение доступа к устройствам, контроль аппаратной
конфигурации;
· возможность создания замкнутой программной среды;
· разграничение доступа при сетевом взаимодействии;
· сетевое администрирование, включая удаленную настройку
и просмотр журналов.
Все программное обеспечение, установленное на компьютерном
оборудовании компании, является собственностью компании и должно
использоваться исключительно в производственных целях.
Сотрудникам запрещается устанавливать на предоставленном в
пользование компьютерном оборудовании нестандартное, нелицензионное
программное обеспечение или программное обеспечение, не имеющее
отношения к их производственной деятельности. Если в ходе выполнения
технического обслуживания будет обнаружено не разрешенное к установке
программное обеспечение, оно будет удалено, а сообщение о нарушении будет
направлено непосредственному руководителю сотрудника и в Департамент
защиты информации.
На всех портативных компьютерах должны быть установлены программы,
необходимые для обеспечения защиты информации:
персональный межсетевой экран;
антивирусное программное обеспечение;
программное обеспечение шифрования жестких дисков;
программное обеспечение шифрования почтовых сообщений.
Все компьютеры, подключенные к корпоративной сети, оснащены
системой антивирусной защиты, утвержденной руководителем предприятия.
Сотрудникам компании запрещается:
блокировать антивирусное программное обеспечение;
устанавливать другое антивирусное программное обеспечение;
изменять настройки и конфигурацию антивирусного программного
обеспечения.
32
Кроме того, определены инструкции пользователям по использованию
паролей и антивирусной защиты.
Все пользователи должны придерживаться установленных процедур
поддержания безопасности при выборе использовании паролей. Они обязаны
соблюдать следующие инструкции:
• Обязательно устанавливать персональные пароли для обеспечения
подотчётности;
• Хранить все пароли в секрете;
• Не записывать пароли на бумаге, если бумажные носители не могут
быть сохранены в надежном месте;
• Менять пароль каждый раз, когда есть указания на возможную
компрометацию системы или паролей;
• Использовать пароли, содержащие не менее 6 знаков;
• Изменять все пароли через регулярные промежутки времени (не
более 180 суток) и не использовать повторного или циклического применения
старых паролей;
• Как можно чаще менять пароли для доступа к системным утилитам
и привилегированным системным ресурсам;
• Всегда изменять временные пароли при входе в систему;
• Не использовать пароли в открытых сценариях автоматического
входа – макросах или функциональных клавишах.
При выборе паролей не рекомендуется использовать:
• Дату рождения;
• Инициалы и регистрационные номера автомобилей;
• Названия и идентификаторы структурных подразделений;
• Номера телефоном и другие группы символов, состоящее из одних
цифр;
• Пользовательские, системные и групповые идентификаторы;
• Более двух одинаковых символом;
• Группы символов, состоящие из одних букв.
33
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время для организации учета продажи учета работы с
контрагентами применяются так называемые CRM.
Рассмотрим основные из существующих подобных систем,
предназначенных для автоматизации рассматриваемых в дипломном проекте
процессов, а именно:
Клиент-Коммуникатор
КлиК: Управление продажами;
FreshOffice CRM;
RegionSoft CRM;
ELMA;
Sales Expert;
Quick Sales;
CRM Кларис.
«КлиК: Управление продажами» (УП) - новое CRM решение для
автоматизации продаж, разработанная как более простая альтернатива
комплексной конфигурации «КлиК: Управление бизнесом» (УБ).
Готовая к использованию сразу после установки, система решает на
современном уровне сразу комплекс CRM-задач отдела продаж и руководства
компании. По сравнению с аналогичными по цене продуктами, это решение
обладает развернутым функционалом управления продажами, аналитики и
интеграции с другими приложениями.
«Управление продажами» не является ограниченной версией от
«Управления бизнесом», это новое решение, которое имеет свой собственный
дизайн карточек данных, аналитику и пр. Есть возможность автоматического
обновления до "КлиК: Управление бизнесом" с адаптивным переносом всех
данных.
Поскольку решение полностью готово к использованию, в комплект
поставки не входят модули для изменения конфигурации и интерфейсов. Вместе
с тем, присутствует дизайнер отчетов Crystal Reports и инструмент для
настройки шаблонов отчетов Word и Excel. В данный момент актуальна 5-я