34
версия FreshOffice CRM системы. По сравнению с предыдущей, 4-й версией есть
ряд очень мощных нововведений, изменилась и стоимость системы.
FreshOffice CRM позволяет выписывать все необходимые документы по
заранее сформированным шаблонам - счета, договора, ком. предложений и
многие другие, используя конструктор документов MS Word, Fast Report. Учет
финансовых движений в FreshOffice CRM позволяет вести всю информацию о
поступивших средствах от клиентов а так же о текущих расходах. Управление
всегда будет иметь информацию о планируемых и уже поступивших средствах а
также выявлять размер прибыли от каждого заказа, клиента, сотрудника, отдела.
Аналитические отчеты, сводные данные, маркетинг. Встроенные в
систему аналитически отчеты помогут проанализировать данные базы CRM.
Распределение продаж, Ожидаемые поступления, Сезонную динамику, и многое
другое, а также проконтролировать работу каждого Вашего сотрудника,
выполнение плана, результативность звонков, встреч и многое другое.
FreshOffice CRM позволяет активно использовать электронная переписку,
в ней встроен обмен данными с Microsoft Office Outlook, позволяющий
организовывать массовые рассылки, а так же хранить электронную переписку по
каждому Вашему клиенту.
База знаний, хранилище информационных массивов, доступных для
сотрудников, обучающих материалов, должностных инструкций, информации о
тренингах семинарах, характеристики продаваемой продукции и прочие.
FreshOffice CRM имеет встроенный корпоративный мессенджер по типу
ICQ, QIP. RegionSoft CRM - мощное современное средство для автоматизации
оперативной деятельности отделов продаж и сервисных служб, программа и
система в одном лице.
CRM система спроектирована на основе клиент-серверной технологии,
имеющее встроенную систему отчетности, легко настраиваемое под особенности
предприятия, отраслевую специфику, позволяющее работать всем сотрудникам
предприятия с единым информационным массивом контрагентов, базой
клиентов.
35
Клиентская база учитывается и ведётся с помощью карточек - клиентов,
имеющих разные поля в случае юридических лиц и физических лиц.
Используется бесплатная база данных Firebird. RegionSoft CRM имеет
встроенный почтовый клиент, конфигуратор и дизайнер отчетов с поддержкой
открытого кода, возможность удаленной работы пользователей, а также массу
других достоинств.
ELMA — система управления бизнес-процессами (BPM-Система),
позволяющая построить эффективное взаимодействие сотрудников компании и
контролировать их деятельность с целью повышения качества и эффективности
работы всей компании, подразделений, отделов, сотрудников.
Система ELMA реализует концепцию BPM (Business Process Management),
что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы. Это
решения, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-
процессов компании.
ELMA CRM – это операционный тип системы CRM, основными
функциями которой являются управлением процессами, в частности процессом
продаж (в том числе механизм воронки продаж, т.е. прохождение по этапам
сделки, продажи, поставки) и ведение истории взаимоотношений со всеми
Вашими группами контрагентов (База контрагентов, лидов (потенциальных
клиентов) контактов, открытых, находящихся в работе сделок и т.д.)
CRM возможно интегрировать с телефонией, IP АТС и Call-центрами -
Астериск, Октелл, Инфрател и другими, таким образом очень эффективно делая
телемаркетинг, обзвоны потенциальных и существующих клиентов.
Система Sales Expert разработана в 2002 году с учетом пожеланий свыше
1000 пользователей первого продукта, продаваемого под этой маркой.
Программа предназначена для компаний, уже сделавших первые шаги в
построении своей CRM-идеологии (как вариант - внедрение после
использования Quick Sales, откуда легко переносятся все данные компании), и
предлагает руководителям и менеджерам расширенные возможности управления
продажами, анализа деятельности сбытовых, маркетинговых, сервисных
36
подразделений и всей компании в целом, развития клиентской базы и
повышения качества обслуживания клиентов.
Кларис CRM - может устанавливаться локально в офисе компании (с
единоразовой оплатой) и в то же время доступна, как SaaS WEB система на
нашем сервере на условиях аренды с помесячной оплатой. Кларис CRM
позволяет сделать быструю регистрацию звонка, регистрацию заказа клиента,
отследить состояние заказов, платежей, историю контактов и действий.
Online система Кларис CRM доступна круглосуточно 24 часа, 7 дней в
неделю, с любого компьютера, где есть подключение к Интернет.
Импорт (и экспорт) любых начальных данных и справочников из Excel и
других форматов - база клиентов, контрагентов, прайсы, товары, справочники,
номенклатура.
Сравнение рассмотренных систем приведен в таблице 1.7.
Таблица 1.7
Сравнение рассмотренных систем
Параметр
Клиент-
Коммун
и катор
FreshO
ffice
CRM
Region
Soft
CRM
ELMA
Sales
Exper
t
Quick
Sales
CRM
Клар
ис
WEB интерфейс
(через браузер)
+
+
+
+
Десктоп
приложение
+
+
+
+
+
Клиентская база
+
+
+
+
+
+
+
Управление
этапами продаж
+
+
+
+
+
+
+
Настройка уровня
доступа
сотрудников
+
+
+
+
+
+
+
Задачи,
напоминания,
расписание,
поручения
+
+
+
+
+
+
+
Документооборот с
клиентами
+
+
+
+
+
+
+
Настраиваемый
процесс
визирования
документов (work-
flow)
+
База данных
MS SQL
MS
SQL
Firebir
d
Firebir
d, MS
SQL
Firebi
rd
Firebi
rd
MS
SQL
37
10 рабочих мест
48000/8
0000
125
500
руб.
76 450
руб.
67
200
руб.
68
750
руб.
37
070
руб.
35
000
руб.
15 рабочих мест
69000/1
15500
188
250
руб.
110
450
руб.
88
200
руб.
96
800
руб.
53
570
руб.
51
000
руб.
Каждая из рассмотренных систем обладает своими преимуществами,
однако не решает главной из поставленных задач – учета заявок клиентов,
поэтому для внедрения в компании не подходят все системы.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Проектирование рассматриваемой системы состоит из ряда
последовательных этапов и включает в себя:
1. сбор информации о деятельности рассматриваемого отдела.
2. определение стратегических свойств ИС;
3. определение функциональности ИС;
4. выбор стратегии автоматизации:
5. выбор способа приобретения;
6. определение архитектуры.
На первом этапе происходит сбор необходимой информации о работе
отдела охраны труда и экологической безопасности, производится анализ
деятельности отдела и выбор направлений автоматизации, таких как: обучение,
контроль за нарушениями ОТ, проведение мероприятий и учет руководящих
документов.
На втором этапе определяется базовая концепция проектируемой
информационной системы, которая отражает основные свойства будущей
системы, основные компоненты и их взаимосвязи. На этом этапе были
сформированы основные подсистемы: подсистема обучения, подсистема
проведения мероприятий, подсистема контроля за нарушениями ОТ, подсистема
учета руководящих документов.
На третьем этапе детально прорабатывается функциональность каждого из
компонентов системы. Здесь предъявляются предварительные требования к
функционалу каждой из подсистем.
38
На четвертом этапе происходит выбор стратегии автоматизации.
Существуют четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная)
автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по направлениям и
комплексная автоматизация. На данном этапе был сделан выбор автоматизации
по направлениям.
На пятом этапе производится анализ существующих разработок для
автоматизации комплекса задач, вырабатываются критерии оценки
эффективности использования существующих информационных систем, и
производится сравнительный анализ с вариантом разработки новой
информационной системы, на основе чего делается выбор наиболее
подходящего способа приобретения. В результате проведенного анализа было
принято решение о разработке новой информационной системы.
На шестом этапе производится выбор и обоснование проектных решений
по техническому и программному обеспечению задачи, определяется
приблизительный вариант архитектуры будущей информационной системы.
Выбор стратегии автоматизации состоит из базовых принципов, которые
используются при автоматизации предприятия:
цели (выявление областей деятельности предприятия и последующая
их автоматизация);
способ автоматизации (по отделам, направлениям или комплексная
автоматизация);
долгосрочная IT-политика (внедрения комплекса внутренних
стандартов);
ограничения (финансовые, временные, кадровые и т. д.);
процедура управления изменениями в планировании.
Стратегия автоматизации должна четко отвечать приоритетам бизнеса и
включать пути достижения такого соответствия. При этом стратегический план
основывается на следующих факторах:
средний период между изменениями технологий производства;
среднее время жизни выпускаемых предприятием продуктов;
39
дальнейшее развитие анонсированных долгосрочных планов
поставщиков технических решений;
срок амортизации используемых систем;
стратегический план развития предприятия, который должен
включать не только планы по слиянию и разделению, но и изменение отдельных
позиций выпускаемой продукции;
планируемые изменения в сфере кадров и кадровой политики.
Существует всего четыре основных типа стратегий автоматизации:
Хаотичная автоматизация
Автоматизация по направлениям
Автоматизация по участкам
Полная автоматизация
Хаотичная автоматизация исключается, так как обладает не большой
экономической эффективностью и подразумевает автоматизацию всех процессов
на предприятии.
Автоматизация по участкам так же не подходит по причине того, что
производится автоматизация и внедрение нового направления деятельности.
Автоматизация по направлениям представляется одним из подходящих
типов стратегий, так как в процессе решения задачи нашего проекта фактически
происходит создание нового направления деятельности.
Полная автоматизация не может быть применена из-за того, что основная
деятельность предприятия уже автоматизирована.
Рассматриваемая компания, в отношении целевой аудитории имеет
постоянный приток новых и большое количество постоянных клиентов. Однако
в целях увеличения, как притока клиентов, так и области рынка, компания
планирует продвигать бизнес посредством вложения средств в современные IТ-
технологии. Рассмотрев все возможные способы автоматизации, а также
основные принципы и факторы на которых эти способы основываются, наиболее
подходящим, для автоматизации задачи текущего проекта, является способ
автоматизации по направлениям, так как фактически автоматизируется новое
направление деятельности. Ранее реализация данного направления проводилась
40
другими техническими методами. Использовав данный способ автоматизации,
реализация проектного решения не затронет другие направления в предприятии.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Выбор системы зависит от множества критериев и связан с качеством и
полнотой проработки всех предшествующих этапов цепочки автоматизации.
Также, именно в результате их проведения, решается, будет ли внедрена готовая
система или придется создавать программное обеспечение непосредственно под
имеющееся предприятие. Основной вопрос, встающий перед компанией, что
проще и дешевле: своими силами создать готовое решение или приобрести его
на стороне. Но одно дело доверить столь ответственное задание специалистам,
создающим готовые проекты, другое - собрать IT-отдел и заказать разработку
системы, полностью отвечающим требованиям предприятия.
В таблице 1.8 перечислены основные достоинства и недостатки различных
способов приобретения ИС.
Таблица 1.8
Основные достоинства и недостатки различных способов
приобретения ИС
Способ
Достоинства
Недостатки
Покупка
готового
решения
- экономия рабочей силы
компании заказчика;
- иногда не возможность
доработки;
- существует
«техническая» зависимость
от разработчика;
- сложность отладки;
- сложность, иногда
невозможность добавления
новых возможностей;
Покупка и
доработка
- полное соответствие
требованиям и нуждам
заказчика
- высокие затраты;
- сложность организации -
2-х процессов покупки и
доработки вместо одного;
Разработка
собственного
решения
- пропадает «техническая»
зависимость от
разработчика;
- отладка приложений
разработанной системы
значительно проще и
- использование и трата
денежных средств на
собственный штат
компании;
41
оперативней, нежели
стандартной системы.
Так как компания имеет собственный штат специалистов,
квалифицирующихся во всех областях задач и процессов, выполняющихся в
рамках данного проекта, учитывая основные достоинства и недостатки
различных способов приобретения ИС, можно сделать вывод, что более
подходящий вариант – это разработка собственного решения веб-
представительства, который будет удовлетворять всем упомянутым требованиям
и нуждам.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение включает в себя данные, сохраненные в
определенной форме для компьютерной обработки. Организационное и
методическое обеспечение - это комплекс мероприятий, направленных на
поддержание работоспособности компьютера и ПО для получения необходимого
результата.
Информационное обеспечение (ИО) представляет собой единую систему
классификации и кодирования данных, обобщенных систем документации и
информационных массивов.
В состав ИО входят два комплекса:
• компоненты внемашинного ИО, состоящие из классификаторов
технико-экономической информации;
• компоненты внутримашинного ИО, включающие в себя макеты и
экранные формы для ввода исходных данных в ЭВМ или вывода результатной
информации, а также структуру ИБ: входных, выходных файлов, БД.
Чтобы приспособить экономическую информацию для улучшенного
поиска, пересылки и отработки по каналам связи, ее нужно перевести в
цифровой вид. Для этого ее изначально упорядочивают (классифицируют), а
затем формализуют (кодируют) при помощи классификатора.
42
Классификатор является документом, благодаря которому реализуется
формализованное описание экономических данных в ЭИС, содержащих
наименования объектов и классификационных группировок, а также их кодовые
обозначения.
По сфере влияния можно выделить следующие виды классификаторов:
международные, общесистемные, отраслевые и локальные.
Любой классификатор в создаваемой системе ведется администратором
системы.
Главной компонентой внемашинного ИО считается система
документации, используемая в процессе контроля экономического объекта.
Самим же документов является некоторая совокупность сведений, применяемая
в процессе решения экономических задач, находящаяся на материальном
носителе в соответствии с принятой формой.
Система документации является совокупностью взаимосвязанных форм
документов, часто применяемых в процессе управления экономическим
объектом. Главной особенностью системы экономической документации
становится огромное множество видов документов.
Современные системы документации, используемые в
неавтоматизированных ЭИС, характеризуются большим количеством типов
форм документов; значительным объемом потоков документов и их
запутанностью; дублированием данных в документах, и, как следствие,
невысокой достоверностью получаемых результатов. Обработка документов в
подобных ИС занимает значительную часть времени сотрудников. Если нужно
упростить систему документации, могут применяться следующие подходы:
• Приведение документов к единому, стандартизованному виду;
• Внедрение безбумажных технологий, основанных на ЭДО и новых
ИС для их обработки.
Входные документы для исследуемой задачи лучше всего получать через
сеть, поэтому они должны быть сделаны в файлах заранее утвержденной
структуры. Для упрощения работы с такими файлами, они должны иметь
43
табличную структуру (реализовать это нетрудно, т.к. эти документы включают
итоговые значения других задач и генерируются программно).
Исходные данные, требуемые для решения поставленной задачи,
находятся в таких документах, как:
• Перечень сотрудников компании;
• Регламент служебного времени;
• Политика ИБ фирмы.
К внутримашинному ИО можно отнести описание экранных форм.
В процессе проектирования структуры экранных форм для ввода данных
первичных документов с текущей информацией логично применять
комбинированную форму, максимально похожая на ту, которая использовалась
для создания самого документа. Расположение полей должно идти в той
последовательности, которая полностью удовлетворяет логической структуре
документа и файлов с текущей информацией, уменьшающей трудоемкость
операции загрузки данных в базу.
При разработке экранных форм для документов с фиксированными
данными следует помнить, что эти макеты применяются для ввода и обновления
записей ИБ, поэтому в процессе их проектирования лучше всего использовать
анкетную форму расположения реквизитов, подходящую для реализации этих
операций.
В процессе выбора экранных форм используется принцип минимальной
трудоемкости и стоимости ввода данных в ЭВМ, лучшей степени читабельности
итоговых данных, выводимых на экран, и повышенной надежности и
правильности выполнения этих операций.
Главной частью внутримашинного ИО становится информационная БД.
Информационная база (ИБ) представляет собой структурированную
совокупность данных, хранимых в памяти ЭВМ в виде файлов, с помощью
которых реализуются информационные запросы управленческих процессов и
решаемых задач.
Есть несколько способов организации подобной базы: