12
• Редактирование данных справочников и форм документов не должно
превышать пяти минут для одного документа;
• Функция вывода данных (формирования отчетов) не должна
превышать пяти минут для одного отчета.
• Система должна позволять учитывать рабочее время сотрудников с
построением соответствующих отчетов;
• Система должна поддерживать установленные формы отчетов, в том
числе табель учета работы, график отпусков и отчет по контролю отработанного
времени;
• Система должна позволять учитывать данные сотрудников компании
с учетом должностей и категорий.
Для комфортной работы пользователя должны быть разработаны
следующие экранные формы:
• Экранная форма учета сотрудников компании;
• Экранная форма учета прибытия и убытия сотрудников;
• Экранная форма формирования документов по результатам учета работы.
Для обеспечения требований безопасности при использовании ИС учета
работы пользователям требуется соблюдать Инструкцию по технике
безопасности при работе с компьютерами. Комплекс технических средств,
необходимый для нормального функционирования системы, должен отвечать
требованиям СанПиН 2.2.2/2.4.1640-11 «Гигиенические требования к
персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы».
Для обеспечения ИС учета работы от несанкционированного доступа
необходимо предусмотреть авторизацию пользователя при входе в систему.
Администратор при резервном копировании и архивировании информации
базы данных должен защитить ее служебным паролем.
1.1.3 Теоретическая и методологическая основа исследования
Автоматизированная информационная система (АИС) представляет собой
совокупность аппаратных и программных средств, которые используются для
хранения или управления информацией и данными, а также производят
вычисления. [3]
13
Исходя из того, что ИС – это некоторая совокупность взаимосвязанных
средств, персонала, методов, которые могут применяться при сборе, обработке,
хранении, и выдаче информации для решения поставленных задач, всю ее
структуру можно представить, как совокупность должным образом
организованных подсистем, которые обеспечивают все эти процессы.
Функции системы определяются как совокупность действий, которые
нужны для достижения определенной частной цели. Все функции АИС можно
разделить на информационные, управляющие и вспомогательные.
Информационные функции позволяют осуществлять сбор, обработку и
представление данных о состоянии автоматизируемого объекта для сотрудников,
либо же передают все эти данные для последующей обработки. Это могут быть
такие функции, как: изменение параметров, контроль, расчет параметров,
формирование и представление их для ответственного персонал или системы, а
также оценка и прогноз деятельности для всей АИС и ее подсистем. [34]
Управляющие функции сами могут вырабатывать и реализовывать
управляющее воздействие на объекты управления. К ним можно отнести
логическое воздействие, программное и адаптивное управление, регулирование
параметров.
Если функция реализована в автоматизированном виде, то имеются
следующие режимы работы:
− Диалог – персонал сам выбирает параметры из предложенных
рекомендаций по управлению объектом с помощью ПО и КТС.
− Советчик – персонал имеет возможность принимать решения о
внедрении рекомендаций, которые предлагает системы.
− Ручной режим – персонал оценивает обстановку на основе показаний
приборов и другой измерительной аппаратуры.
Все подсистемы функциональной части ИС реализуются в соответствии с
выбранными управляющими и информационными функциями.
Подсистема сбора данных реализует снятие информации по каналам связи
разными способами – от ручного до полностью автоматизированного. [35]
Оператор выполняет лишь первичный сбор и распределение данных. Вся
собранная информация анализируется на предмет выявления сущностей, которые
14
могут служить шаблонами для таблиц БД. Далее все данные переходят в системы
управления, хранения и обработки информации.
Эта подсистема делает предмашинную подготовку данных и вводит их в
базу данных, которая определена как информационная модель предметной
области. Оператор при помощи администратора БД по заранее обговоренным
правилам заполняют всю базу данных подготовленной информацией. На этом же
этапе проверяется достоверность и непротиворечивость представленной
информации и происходит обработка, редактирование, сохранение всех данных,
а также восстановление утерянных. Основа этой подсистемы – непосредственно
база данных(БД), которая управляется системой управления базами данных
(СУБД). [36]
Сама база данных определяется как именованная совокупность
разделенных и структурированных данных, которая позволяет отображать
состояние объектов и их отношения в отдельной предметной области.
В процессе управления компанией одной из важнейших задач руководства
является сбор данных, их обработка и передача сотрудникам. Чтобы управлять
компанией эффективно, важно предвидеть ситуацию наперед. Помимо
интуитивных оценок сегодня очень широко используется обоснованное
оценивание состояния компании на основе уже совершенных изменений, другими
словами, экстраполяция. [37]
Проведение экстраполяции можно условно разделить на 3 отдельных этапа:
− сбор и измерение информации;
− создание моделей динамических процессов, которые могут определять
деятельность компании;
− проведение моделирования и выражение результатов оценки компании в
будущем.
Для выполнения подобных мероприятий, используют экономические ИС.
ИС – это совокупность некоторых средств, предназначенных для сбора,
обработки и представления данных для оптимизации принятия решений, которые
позволяют меньше участвовать самому человеку в осуществлении того или иного
процесса производства или управления. [38]
При этом оптимизация предполагает выбор варианта управления, который
15
позволяет достичь минимальных затрат при максимальной итоговом результате,
который обеспечивает наиболее эффективное управление.
Задачи, которые решаются при помощи ИС, определяются целями и
условиями работы экономических объектов. С их помощью становится
возможным решить такие сложные проблемы, как:
− динамичность и непрерывность принятия решений;
− многовариантность расчетов;
− сбор данных в режиме реального времени;
− реализация комплексного учета и экономического анализа.
Разрабатываемые и функционирующие ИС часто отличаются характером и
объемом решаемых задач, типом объектов управления, а также другими
признаками.
Система – это некий объект, который можно рассматривать как единое
целое, и как объединённую в интересах достижения цели совокупность
разнородных элементов.
Часто система определяется как совокупность взаимосвязанных
компонентов, которая имеет либо цель для функционирования, либо законы
развития, относительно изолированная от внешней среды.
ИС обычно обеспечивает сбор, обработку, хранение, поиск и выдачу
данных, которые важны при принятии решений в любой области. Они также
позволяют анализировать проблемы и разрабатывать новые продукты.
ИС – это некая взаимосвязанная совокупность средств, персонала и
методов, которые используются для хранения, обработки, передачи данных для
достижения поставленной цели. [39]
Сегодня понимание ИС предполагает использование персональных
компьютеров как основных технических средств обработки данных.
Также, сама техническая реализация ИС не будет значить ничего, если не
была учтена роль человека, для которого предоставляется информация и без
которого невозможно ее первичное получение и представление.
ИС часто определяют, как сложную кибернетическую систему, которая
позволяет объединить потоки данных от аппарата и объекта управления
экономической системы.
16
Сами ИС состоят из источника данных, аппаратной части, программной
части и потребителя данных.
Понятие, которые могут охарактеризовать экономические ИС:
− Интегрируемость – возможность взаимодействия системы с только что
подключенными компонентами или подсистемами.
− Масштабируемость – определяет возможность расширения системных
ресурсов и общей производительности.
− Управляемость – определяет гибкость управления системой.
− Адаптивность – отвечает за возможность системы подстраиваться под
условия конкретной предметной области.
− Используемость – реализует возможность использования заложенных
внутрь системы функций.
− Обоснованность – дает возможность получить утвержденные в ходе
выполнения работы программы результаты.
− Реактивность – определяет способность системы реагировать на
внешние или внутренние воздействия.
− Безопасность – отвечает за возможность предотвращения разрушения
системы в целом при несанкционированном доступе и т.п. [19]
Экономические ИС определяются разной степенью сложности создания,
интеграции и сопровождения с другими системами. Подобное их
функционирование зачастую направлено на исполнение нескольких целей,
поэтому их качество определяет несколько объединенных свойств, которые
характеризуют способность системы удовлетворить все пользовательские
потребности.
Функциональными обычно являются те показатели, которые определяют
функциональную полноту, корректность и адаптивность системы.
Экономические показатели обычно выражаются в виде стоимости создания
или покупки системы, затрат на ее внедрение, настройку и эксплуатацию, а также
эффект, который в итоге получается от процесса функционирования. [18]
Эксплуатационные показатели часто объединяют такие данные, которые
характеризуют возможности работы в сети, простоту и понятность установки,
стабильность ПО, удобство работы в нем, адекватность пользовательского
17
интерфейса, степень автоматизации функций, возможности информационной
защиты данных и самой системы в целом.
Сама АИС состоит из обеспечивающей и функциональной части, каждая из
которых имеет свою собственную структуру. [1]
Под функцией можно понимать проявление взаимодействия с внешней
средой, а действие функции во времени обычно называется функционированием.
[6]
Функциональная часть состоит из подсистем, которые определяются
особенностями АСУ. Всех их можно разделить по отдельным признакам
(структурным или функциональным), а сами они объединяют в себе
соответствующее комплексы задач контроля. [2]
Обеспечивающая часть включает в себя информационное, математическое,
правовое, программное, методологическое, техническое, эргономическое и др.
обеспечение.
1.2 Характеристика задачи и объекта исследования
1.2.1 Сфера деятельности и основные бизнес-процессы исследуемого
объекта
Компания «Юнит групп» уже более 20 лет предоставляет свои услуги
производства мебели.
Качество сервиса, продукта, профессионализм команды на производстве,
адекватность и конструктивность клиентских менеджеров позволяют им успешно
работать с одним клиентом на протяжении нескольких десятков лет.
Они вкладывают свои энергию, опыт и талант, чтобы максимально помочь
клиенту улучшить коммуникацию с его партнерами и клиентами.
Миссия и цель компании – производить качественный продукт, чтобы
каждое предприятие и в России и странах СНГ работало с отечественными
материалами, не уступающими импортным аналогам.
Поэтому они постоянно оптимизируют рабочие процессы, предлагают
удобные способы оплаты и расширяют сотрудничество с транспортными
компаниями, чтобы клиент мог получить свой заказ даже находясь в тысячах
километров от них.
18
Показатели деятельности компании приведены в таблице 1.1.
Таблица 1.1 Показатели, характеризующие деятельность ООО «Юнит групп»
Наименование показателя
Значение показателя
Количество подключенных юридических
лиц
На 1 января 2019 года – 300
Количество подключенных физических лиц
На 1 января 2019 года – 3 200
Количество областных районов, в которых
присутствует компания
На 1 января 2019 года – 4
Количество населенных пунктов, в которых
присутствует компания
На 1 января 2019 года – 100
Годовой оборот
В период с января 2018 года по
январь 2019 года – 135 000 000
руб.
Средняя заработная плата сотрудников
На 1 января 2019 года – 34 500
руб.
Средняя стоимость подключения
физического лица
На 1 января 2019 года – 5 000
руб.
1.2.2 Система управления объектом исследования
ООО «Юнит групп» имеет довольно сложную и разветвленную, но
стандартную для торговых предприятий структуру управления, которая в виде
схемы представлена на рисунке 1.1.
Генеральный
директор
Заместитель
директора
Начальник отдела
закупок
Начальник отдела
продаж
Начальник
производства
Заместитель по
логистике
Главный бухгалтер
Заместитель
директора
Отдел кадр ов Юрисконсульт
Отдел маркетинга
и рекламы
Служба
безопасности
Склад
Бухгалтер ия
Отдел заку пок Отдел продаж
Менеджеры
по
продажам
Рисунок 1.1 Штатная структура управления предприятием ООО «Юнит
групп»
19
Работой предприятия руководит генеральный директор, в его подчинении
находятся заместители директора, главный бухгалтер и начальники отделов.
Далее рассмотрим кратко обязанности основных должностных лиц ООО
Директор по логистике:
• Контролирует логистику (поддерживает составление логистических
прогнозов и планов; отслеживает проведение работ по составлению
логистических систем и их применение в компании; учитывает затраты на
логистику, готовит бюджет на логистику и контролирует его соблюдение;
проводит работы по созданию и внедрению логистических ИС;
• Управляет материально-техническим снабжением и процессом
закупки; отслеживает заключение договоров с поставщиками; участвует в
определении типов и сроков платежей по заключенным договорам; работает с
поставщиками; поддерживает подготовку отчетов; исследует исполнение заказов
и итоги поставок;
• Контролирует запасы, производит оценку затрат и издержек на
запасы; составляет и использует системы управления запасами; проектирует
схемы управления запасами; готовит методы учета, оценки и моделирования
запасов; проводит инвентаризацию запасов; отслеживает состояние запасов;
• Координирует складскую деятельность; улучшает процессы
использования ресурсов и продукции внутри компании; готовит методические
указания по проведению складского учета;
• Отслеживает управление логистикой товаров из других регионов РФ;
• Контролирует логистический персонал.
Финансовый директор:
• Управляет движением финансовых ресурсов компании и регулирует
финансовые отношения для наиболее эффективного применения всех видов
ресурсов в рамках производства и продажи работ, услуг или товаров для
получения большей прибыли;
• Находит источники оплаты производственно-хозяйственной работы
компании (финансирование из бюджета, краткосрочное и долгосрочное
20
кредитование, покупка ценных бумаг, лизинговое финансирование, использование
заемных и собственных средств);
• Проводит переговоры с коммерческими банками, другими
кредитными учреждениями и внешними организациями;
• Поддерживает разработку учетной политики компании;
• Управляет активами предприятия, финансовыми инвестициями;
• Выделяет дивидендную политику компании;
• Проводит работы по созданию разделов бизнес-плана.
Начальник юридического отдела:
• Отслеживает соблюдение законности в работе компании и защиту ее
правовых интересов;
• Выполняет правовую проверку проектов приказов, положений,
стандартов, инструкций и других актов правового характера, которые создаются в
компании, визирует их, а также участвует, если необходимо, в создании этих
документов;
• Помогает изменить или отменить правовые акты, изданные с
нарушением действующего законодательства;
• Подготавливает заключения по правовым вопросам, возникающим в
процессе работы компании, а также проектам нормативных актов, поступающих
на отзыв компании;
• Поддерживает методическое руководство правовой работой в
компании, разъяснение действующего законодательства и порядок его
использования, оказание правовой помощи отделам в претензионной работе,
передает необходимые материалы в судебные и арбитражные органы;
• Представляет интересы компании в суде, арбитражном суде, в
государственных и общественных организациях в случае рассмотрения правовых
вопросов, ведет судебные и арбитражные дела.
Директор по развитию:
• Выделяет общую концепцию политики развития компании;
• Описывает цели развития компании;
• Готовит эффективную стратегию развития и базовые разделы плана
развития компании;
21
• «Диагностирует» все производственные, коммерческие процессы в
компании;
• Готовит необходимые программы развития и модификации
компании, исследует возможность финансовой поддержки программ;
• Указывает приоритеты бюджетирования и отслеживает расходы для
поддержания гарантий финансовой стабильности реализуемых программ;
• Проводит расчеты эффективности от реализации проектов развития
компании;
• Выдвигает предложения по освоению новых направлений бизнеса,
новых рынков; создает проекты технической и административной модернизации
компании;
• Готовит презентации проектов и графиков их реализации высшему
руководству, описывает и обосновывает их, отвечает на вопросы руководства по
каждому проекту;
• По факту утверждения проектов проводит подготовку нужной
документации, получение соответствующих лицензий и разрешений;
• Пересылает все графики проведения работ по реализации проектов
до высшего руководящего состава компании.
Директор по безопасности:
• Гарантирует стабильную защиту объектов организации от хищений и
остальных преступных посягательств, аварий, актов вандализма, пожаров,
стихийных бедствий, общественных беспорядков и т.п.
• Готовит и внедряет руководство мероприятиями по безопасности
объектов;
• Создает адекватные угрозе средства защиты и типы режимов охраны;
• Старается минимизировать попытки незаконного попадания на
охраняемый объект;
• Устраняет угрозу и оказывает помощь в ликвидации пагубных
последствий в рамках нападения на защищаемый объект.
В должностные обязанности менеджера по продажам обычно входят
следующие действия: