22
• Поиск потенциальных клиентов;
• Проведение коммерческих переговоров с партнерами;
• Прием и обработка заказов от клиентов, оформление всего
необходимого пакета документов;
• Выяснение потребностей клиентов в готовой продукции,
согласование заказов клиента относительно его потребностей и наличия
необходимого ассортимента;
• Ведение мотивационных программ для работы клиентов с компанией
в соответствии с утвержденными программами стимулирования сбыта
продукции;
• Составление ежемесячных отчетов и планов;
• Ведение журнала продаж и отгрузок товара клиентам;
• Разработка и реализация проектов, связанных с деятельность всего
отдела продаж;
• Ведение клиентской базы;
• Контроль оплаты заказанной продукции и отгрузки товара
покупателям.
Кроме того, в структуру компании входит отдел информационных
технологий.
1.2.3 Обоснование выбора задачи для объекта исследования
В деятельности рассматриваемой компании можно выделить несколько
уровней бизнес-процессов:
• основные;
• обеспечивающие;
• бизнес-процессы управления.
Основные бизнес-процессы — это те, которые приносят компании
прибыль:
• Оказание услуг.
• Учет результатов оказания услуг.
• Подготовка отчетности (налоговой и внутренней).
23
Обеспечивающие бизнес-процессы — это вспомогательные процессы,
которые обеспечивают стабильную деятельность компании, но не приносят
прибыль.
• Административно-хозяйственное обеспечение.
• Обеспечение безопасности.
• Юридическое обеспечение.
• ИТ-обеспечение и связь.
• Внутренний контроль.
• Бухгалтерский учет и отчетность.
• Другие (более 10).
Бизнес-процессы управления — вспомогательные процессы, с помощью
которых осуществляется управление деятельностью компании и основными
объектами:
• Стратегическое управление.
• Управление маркетингом.
• Управление рисками.
• Управление персоналом.
• Управление бизнес-процессами и развитием.
• Региональное управление.
• Другие (более 10).
Среди всего разнообразия процессов, происходящих в компании, выбираем
для автоматизации процесс взаимоотношений с клиентами как наиболее
ответственный.
Рассмотрим более подробно, как осуществляется работа с клиентами, в том
числе продажи и учет оказанных услуг. Схема с использованием методологии
IDEF, характеризующая процессы работы с клиентами компании, приведена на
Рисунке 1.4.
24
Рисунок 1.2 Схема процесса учета оказанных услуг и продаж
Декомпозиция данного процесса представлена на Рисунке 1.5.
Рисунок 1.3 Декомпозиция процесса учета работы с клиентами
При первичном обращении клиента менеджеры учитывают его данные, а
также выясняют, какие услуги и в каком объеме его нужны, в результате чего
формируют коммерческое предложение, которое отправляют клиенту.
Декомпозиция данного процесса приведена на Рисунке 1.6.
25
Рисунок 1.4 Декомпозиция процесса учета и обработки заявок клиента
В случае, если клиента устраивает выставленное коммерческое
предложение, менеджер выбирает шаблон договора, для выбранной им услуги.
Затем в выбранный шаблон менеджер вводит данные клиента и данные об объеме
услуг. После этого, на основании заполненного договора и данных о видах работ
менеджер производит расчет стоимости услуг по договору.
Рисунок 1.5 Характеристика процесса заключения и исполнения договора
26
Характеристика процесса представлена на рисунке 1.7.
После завершения договора менеджер контролирует выполнение
оговоренных услуг и выставляет счет за них. Если договор заключён на оказание
разовых услуг, то счет выставляется после их выполнения, если же
подразумевается выполнение комплекса мероприятий, в таком случае
согласовывается график платежей, в соответствии с которым менеджер и
формирует счета на оплату. Счет на оплату формируется путем заполнения
шаблона счета данными о сумме оплаты и данными клиента. Также менеджер
формирует акт выполненных услуг.
1.2.4 Определение связи задачи исследования с другими задачами
Предметом настоящего исследования является автоматизация системы
контроля и управления доступом (СКУД), целью которой является учет рабочего
времени сотрудников компании. Учет времени связан с функционированием
СКУД, так как данные о приходе и уходе сотрудников поступают именно с
устройств СКУД.
Данные о рабочем времени сотрудников поступают с контрольных
устройств системы контроля и управления доступом.
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого
работника в табеле отведено (графа 4) - четыре строки (по две на каждую
половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
Однако для формирования данного документа необходимо вести
оперативный учет рабочего времени. В настоящее время этот процесс
осуществляет сотрудник с применением карандаша и записной книжки, что имеет
множество недостатков.
Сущность процесса учета работы приведена на рисунке 1.8.
27
Рисунок 1.6 Характеристика процесса по учету рабочего времени
Декомпозиция данного процесса представлена на рисунке 1.9.
Рисунок 1.7 Характеристика процесса по учету рабочего времени,
декомпозиция
28
Таким образом, данные о прибытии и убытии сотрудником поступают с
системы КУД.
При учете рабочего времени лицу, ответственному за учет, необходимо
внести данные о работнике, его фамилию, имя, отчество, , длительность смены,
количество фактически отработанного времени Кроме того, необходимо
учитывать возможность отсутствия работников по причине отпусков,
больничных или без всяких причин..
1.3 Характеристика задачи в рамках комплекса задач объекта
исследования
1.3.1 Оценка существующих ресурсов для решения задачи
исследования
Структурная схема технической архитектуры управления «ООО «Юнит
групп»» представлена на рисунке 1.2.
12 U
2 U Патч панель
1 U ИБП Delta J 1-3 Series UPS
3 U Файл-серв ер Hyperion RS110 G3
Рабочие станции
Standart Core i3
МФУ Canon
I-Sensys MF4340D
Маршрутизатор 3COM 3CR858-91
Модем
Acorp Sprinter
LAN420i
Офис
2 U
Рабочие станции
Standart Core i3
Модем
3G Билайн
Canon PIXMA iP2700
Internet
Отделы
3G
ИТ-отдел
Отдел продаж и другие
отделы
Рис. 1.8 Структурная схема технической архитектуры ООО «Юнит групп»
К средствам технической архитектуры рассматриваемого предприятия
относятся сервер, персональные компьютеры работников, сетевое оборудование.
Таким образом, техническая архитектура включает в себя офисный сегмент,
в котором расположены рабочие станции бухгалтера, менеджеров, а также
29
руководителя компании, МФУ, сервер для хранения файлов, источники
бесперебойного питания.
В офисе компании используются персональные компьютеры со
следующими характеристиками:
• Процессор Intel Core i5 -7500
• ОЗУ IMM 16 гб
• HDD 520Gb Seagate 7200 rpm SATA-III
• Монитор Philips 17S1SB/00- 21", 0.264, 800:1, 300кд/м2,
5мс,1920x1080, DVI .
Технические характеристики используемого сервера представлены в
таблице 1.2.
Таблица 1.2
Технические характеристики сервера Hyperion RS110 G3
Характеристика
Наименование
Набор микросхем
Процессоры
1 AMD Opteron 2xxx (до 6 ядер)
Максимальный объем памяти
32GB двухканальной Reg ECC DDRII 667
Встроенные контроллеры
2 порта SATAII RAID
Оптический накопитель
Емкость дисковой подсистемы
Сетевые интерфейсы
2x NVIDIA nForce Professional Networking
Видеоконтроллер
Интерфейсы
Задняя панель: VGA, RS232, 2x RJ45, 4 x
Размеры (ДxШxВ), мм
1U 533 x 430 x 44 (глубина стойки не менее
800 мм)
Блок питания
350W одиночный
В качестве сетевого оборудования используются маршрутизатор (в стойке)
3COM 3CR858-91, характеристики которого приведены в таблице 1.3.
30
Таблица 1.3
Технические характеристики маршрутизатора 3COM 3CR858-91
Характеристика
Наименование
WA N порты
1 порт 10BASE-T/100BASE-TX.
LAN порты
4 порта 10BASE-T/100BASE-TX.
Безопасность
Управление
Габариты/монтаж в 19"
2.4х2.2х13.5 см; вес: 5.37 kg./нет.
Поддержка TCP/IP
Да.
WA N протоколы
PPPoE, PPTP, IP Routing, RIP1/2,
PAT, PAP, CHAP, MS CHAP, UDP,
TCP, IPCP, SNTP.
Поддержка NAT
Да.
CP сервер
Да.
VPN (поддержка/кол-во туннелей)
Да.
Блок питания
Внешний.
Локально-вычислительная сеть состоит из пользовательского и серверного
сегментов. В качестве среды передачи данных используется кабель витая пара 5
категории (100BASE-ТX) со скоростью передачи до 100 Мбит/сек.
Доступ в сеть Интернет осуществляется с помощью технологии ADSL при
использовании модема Acorp Sprinter LAN420i.
Пользовательский сегмент состоит из 45 рабочих станций, размещенных по
двум этажам здания. На каждом этаже размещается коммутационный шкаф, в
котором располагаются:
• патч-панель;
• один коммутатор (D-Link DGS-3100-48 L2);
• один ИБП APC Smart-UPS 750VA.
31
В качестве операционной системы на ИС пользователей используется
на рисунке 1.3.
1С
Предпринимате
ль
8
OpenOffice
-Number CRM
McAfee
AntiVirus Plus
2011
Windows 7 Professional Edition 32 bit
TCP/IP
TCP/IP
АРМ менеджеров по продажам
АРМ бухгалтера
АРМ кладовщика
Samba
Файловый сервер
FTP
TCP/IP
Windows 7 Professional Edition 32 bit
1С
Предпринимате
ль 8
OpenOffice
-Number CRM
McAfee
AntiVirus Plus
2011
Windows 7 Professional Edition 32 bit
1С
Предпринимате
ль 8
OpenOffice
-Number CRM
McAfee
AntiVirus Plus
2011
MS SQL
Сервер баз данных
TCP/IP
SMTP, FTP,
TCP/IP, HTTP,
HTTPS
Рис. 1.9 Схема программной архитектуры ООО «Юнит групп»
В качестве пакета офисных приложений установлен OpenOffice,
включающий:
• Writer Текстовый процессор и визуальный редактор HTML
• Calc Табличный процессор
• Impress Программа подготовки презентаций
• Base Механизм подключения к внешним СУБД и встроенная СУБД
• Draw Векторный графический редактор
• Math Редактор формул
Для защиты ИС применяется антивирус McAfee AntiVirus Plus 2011,
основные функции которого:
• Обнаруживает, блокирует и удаляет вирусы, шпионские программы,
рекламное ПО, руткиты - все вредоносные программы, которые вмешиваются в
работу компьютера.