23
Рисунок 1.9 - Характеристика процесса заключения и исполнения
договора
После завершения договора менеджер контролирует исполнение услуги и
выставляет счет за них. Если договор заключён на оказание разовых услуг, то счет
выставляется после их выполнения, если же подразумевается выполнение
комплекса мероприятий, в таком случае согласовывается график платежей, в
соответствии с которым менеджер и формирует счета на оплату. Счет на оплату
формируется путем заполнения шаблона счета данными о сумме оплаты и
данными клиента.
В обязанность менеджера также входит формирование отчета по работе с
клиентами за определенный период (неделя или месяц). На основании данных об
оплаченных счетах, поступающих от бухгалтерии, менеджер рассчитывает
оплаченную сумму, сумму имеющейся задолженности, а также формирует отчет
по поступившим оплатам за каждого клиента в отдельности и за всю компанию в
целом. Отчет содержит такие графы, как наименование клиента, общая сумма
услуг, оплаченная сумма (с разбивкой по датам), остаток задолженности.
1.3 Характеристика задачи в рамках комплекса задач объекта
исследования
24
1.3.1 Оценка существующих ресурсов для решения задачи
исследования
Для улучшения качества и скорости работы на предприятии используется
информационная система, состоящая из локальной вычислительной сети, а также
специального и прикладного программного обеспечения.
Структурная схема технической архитектуры предприятия представлена на
рисунке 1.2.
NetGear FVX538
INTERNET
ZyXEL P660HT2
13 U
1 U
APC Smart-UPS 2200VA
3 U
Team Server 1600A
Сервер управления
3 U
Team Server 1600A
Express Файл-сервер
3 U
Team Server 1600A
Express Сервер БД
NetGear WG103
Team Office b362 HP Photosmart C4683
Team Office b362 HP Photosmart C4683 Team Office b362 HP Photosmart C4683
Управление личного и
имущественного страхования
Управление добровольного
медицинского страхования
Отдел урегулирования
убытков
Серверная комната
Рисунок 1.10 Структурная схема технической архитектуры предприятия
Техническая архитектура предприятия имеет в своем составе локальную
вычислительную сеть, которая построена по технологии Ethernet с
использованием маршрутизатора NetGear FVX538 .
Пользовательские сегменты организованы с использованием беспроводной
сети связи стандарта 802.11n и точек доступа NetGear WG103.
Рабочие места сотрудников предприятия оборудованы офисными
компьютерами модели Team Office b362, а также многофункциональными
устройствами HP Photosmart C4683.
Характеристика вышеперечисленных устройств приведена в таблицах 1.2-
1.5.
25
Таблица 1.1
Основные характеристики NetGear FVX538
Наименование
Значение
Тип линии связи
Ethernet, Fast Ethernet
Скорость передачи данных (макс.)
100 Мбит/сек.
Кол-во портов
2
Протоколы передачи данных
PPP over Ethernet
PPTP
Встроенные службы
DHCP клиент
Тип сети
Ethernet, Fast Ethernet, Gigabit Ethernet
Кол-во базовых портов
9
Скорость передачи по базовым
портам
1 Гбит/сек.
10 Мбит/сек.
100 Мбит/сек.
Специальные функции
3DES шифрование
AES (Расширенная система
шифрования)
DES шифрование
MD5 шифрование
SHA-1 шифрование
Протоколы маршрутизации
RIP v1
RIP v2
TCP/UDP
Пропускная способность
1 Гбит/сек.
Таблица 1.2
Технические характеристики NetGear WG103
Характеристика
Значение
Стандарты Wi-Fi
802.11b/g/n
Скорость передачи
До 54 Мбит/с
Частотный диапазон
2,4 ГГц
Интерфейс Ethernet
10/100BASE-TX
64-битное WEP- шифрование
Да
128-битное WEP- шифрование
Да
Wi-Fi Protected Access (WPA)
Да
Wi-Fi Protected Access 2 (WPA 2)
Да
Фильтрация Mac-адресов
Да
Встроенный WEB-сервер для
управления
Да
SNMP-управление
Да
Кнопка Reset
Да
Индикаторы
LAN, WLAN
Блок питания
Внешний
Вес (грамм)
402,5
Габариты
158 x 101 x 29 мм
Дополнительно
Поддержка POE
26
Таблица 1.3
Технические характеристики рабочих станций
Наименование
характеристики
Значение характеристики
Процессор
Core2 Duo, Pentium Dual-Core, Celeron® 400,
частота системной шины 800/1066/1333МГц. (LGA775)
Материнская
плата
Intel® DG41TY
Набор микросхем
Intel® G41
Память
От 1024Мб до 8Гб DDR2-667/800 МГц
Видеоподсистема
Интегрированная Intel® Graphics Media Accelerator X4500
Жесткие диски
от 250Гбайт, 7200 об/мин, Serial-ATA II (4 порта SATA
300)
Дополнительные
накопители
DVD / DVD-RW
Сетевой
контроллер
Интегрированный 1Gbit (Realtek RTL8111D)
Аудио
5.1 (кодек Realtek ALC888VC)
Слоты
расширения
PCI - 2, PCI-e x1 - 1, PCI-e x16 - 1
Стандартные
порты
ввода/вывода
USB 2.0 (8), последовательный (опция), клавиатура PS/2,
мышь PS/2, LAN RJ-45, линейный вход стерео, микрофон,
динамики/линейный выход
Корпус
InWin EMR018: MiniTower, БП 350Вт (2 внешних отсека
5.25", 2 внешних и 5 внутренних отсека 3.5")MiniTower
Таблица 1.4
Технические характеристики МФУ
Наименование
Значение
Максимальный формат бумаги
A4
Плотность печатных носителей
A4, legal, конверты: 75 – 90 г/м²;
открытки: до 200 г/м²; фотографии 10
х 15 см: до 280 г/м²
Емкость подающего лотка
80 листов
Емкость принимающего лотка
15 листов
Максимальный формат бумаги
A4
Плотность печатных носителей
A4, legal, конверты: 75 – 90 г/м²;
открытки: до 200 г/м²; фотографии 10
х 15 см: до 280 г/м²
Размеры
4442х421х170 мм
Вес
6 кг
Разрешение копира
1200 x 1200 dpi
Тип сканера
Планшетный
27
Доступ в Интернет организован по выделенной линии по технологии ADSL
со скоростью до 10 мбит/сек с ADSL-модемом ZyXEL P660HT2.
Характеристики модема:
1 разъем RJ-11 для подключения к телефонной линии
4 разъема RJ-45 ETHERNET (10BASE-T/100BASE-TX) с
автоопределением типа кабеля
7 индикаторов статуса (POWER, ETHERNET 1/2/3/4, DSL,
INTERNET)
Кнопка возврата к заводским установкам
Кнопка включения питания
Программное обновление функций
Автоматический выбор модуляции
Автоматический выбор скорости G.hs (G.994.1)
RADSL (ANSI T1.413 Issue 2)
Прозрачный мост IEEE 802.1d
Маршрутизация протокола IP
Динамический обмен маршрутами (RIP v1/v2)
Работа с интерактивным телевидением и IP-телефонией
обнаружения устройств и управления ими
Резервирование ADSL-соединения через вспомогательный сетевой
шлюз
В состав серверной фермы входят следующие серверы:
файловый;
сервер баз данных;
сервер управления.
В качестве аппаратной основы серверов используются системы эконом-
класса Team Server 1600A.
Основные параметры сервера приведены ниже, в таблице 1.6.
Таблица 1.5
Технические характеристики сервера
28
Наименование
характеристики
Значение характеристики
процессоры
Один или два четырехядерных процессора
Intel Xeon 5500
кэш-память процессора
64KB кэш-памяти 1-го уровня для каждого
ядра;
256KB кэш-памяти 2-го уровня для каждого
ядра;
4 или 8 МБ общей для всех ядер кэш-памяти
3-го уровня
серверная платформа
Intel S5520UR
набор микросхем
чипсет Intel 5520 с ICH10R
оперативная память
до 96 ГБ ECC Registered DIMM DDR3
800/1066/1333
сетевой контроллер
два интегрированных однопортовых Intel
Gigabit Ethernet
слоты ввода/вывода
1 х PCI Express 2.0 x8
дисковый контроллер/RAID-
контроллер
интегрированный 6-ти портовый Serial ATA
II RAID контроллер (уровни 0, 1)
опционально модуль RAID 5
дисковод/оптический привод
привод SATA DVD-RW
максимальное количество
внутренних дисковых отсеков
3 Serial ATA II или SAS
возможность "горячей" замены
дисков
Да
максимальная емкость
внутренних накопителей
2,2 ТБ SATA (3x750 ГБ) 3 ТБ SAS (3x1000
ГБ)
интерфейсы
8 портов USB 2.0, Serial port, мышь,
клавиатура, монитор
графический адаптер
интегрированный видеоконтроллер LLC Pilot
II с 8 MB видеопамяти (VGA DB-15)
форм-фактор
для монтажа в стойку 1U
габариты (ВxШxГ)
43x430x690 мм
Схема программной архитектуры представлена на рисунке 1.11.
29
TCP/IP
Рабочие станции отдела
регулирования убытков
MS Office 2010
ESET NOD32 Business
Edition
MS Internet Explorer
8.0
Windows 8
Рабочие станции
сотрудников службы
бухгалтерского учета
MS Office 2010
ESET NOD32 Business
Edition
MS Internet Explorer
8.0
Windows 8
«1С:Зарплата и
кадры»
Рабочие станции сотрудников ИТ-отдела
MS Office 2010
ESET NOD32 Business
Edition
MS Internet Explorer
8.0
Windows 8
Radmin ICQ
TCP/IP
Рабочие станции
сотрудников
других отделов
MS Office 2010
ESET NOD32 Business
Edition
MS Internet Explorer
8.0
Windows 8
Skype
Маршрутизатор
TCP/IP
Сервера
MS Windows
Server 2008
MySQL
ESET NOD32
Business
Edition
1С: Управление
страховой
компанией 8. ОСАГО
Сервер
приложений
(1С)
1С: CRM ПРОФ
Рисунок 1.11 Схема программной архитектуры
В качестве операционной системы на АРМ пользователей используется
Windows 8 (предустановленная на рабочих станциях), в качестве серверной -
Windows Server Standard 2008 Rus FPP.
В качестве пакета офисных приложений установлен MS Office 2010,
включающий в себя MS Word 2010, MS Excel 2010.
В качестве обозревателя страниц Интернет используется браузер MS
Internet Explorer.
Для автоматизации деятельности службы бухгалтерского учета
применяется решение от фирмы 1С- программный пакет «1С:Зарплата и кадры»
и «1С:Бухгалтерия».
30
В качестве компонента программного пакета (СУБД) «1С:Бухгалтерия»
используется MS SQL Server 2010.
В других отделах используется такое дополнительное ПО, как ICQ, Skype,
в секторе программирования – Radmin, ICQ.
Защита информационной системы (как персональных компьютеров, так и
серверов) обеспечивается использованием антивирусного решения ESET NOD32
Business Edition.
Данный программный продукт обеспечивает централизованную защиту
файловых серверов и рабочих станций от троянских и шпионских программ,
червей, рекламного ПО, фишинг-атак и других интернет-угроз в организациях
любого масштаба. Решение включает в себя приложение ESET Remote
Administrator, которое обеспечивает централизованное администрирование
антивирусного решения в корпоративных сетевых средах предприятия или
глобальных сетях.
1.3.2 Определение средств автоматизации для решения задачи
исследования
В результате анализа бизнес-процесса учета и анализа расчетов с
клиентами, которые осуществляются в компании были выявлены следующие
недостатки текущей организации работы компании.
1. Большие временные затраты на поиск нужной информации в архиве
хранимых оригиналов договоров, счетов на оплату и актов выполненных работ.
2. Замедление работы отдела, связанное с долгим формированием
необходимых документов и отчетов.
3. Влияние фактора ошибок, совершаемых работниками компании при
оформлении документов.
Следствием негативного влияния обозначенных выше факторов на общую
производительность труда в компании является снижение получаемой прибыли.
Таким образом, в настоящее время процесс учета работы с клиентами в
компании налажен неэффективно, что позволяет говорить о необходимости его
автоматизации.
31
Построение долгосрочных контактов с клиентами, управление и развитие
взаимоотношений с ними является одной из ключевых задач современной
организации. Эффективное решение этой задачи позволяет не только расширить
портфель заказов или привлечь новых партнеров, но и оперативно вносить
коррективы в реализуемые программы и мероприятия, направленные на развитие
бизнеса и достижение запланированных бизнес-результатов.
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
менеджером по работе с клиентами при учете продаж услуг (таблица 1.1).
Таблица 1.6 - Временные характеристики процессов менеджера по
продажам
Наименование
действия
Количество
выполняемых
действий за день
Время
выполнения одной
операции, минут
Итого,
минут
Учет клиента
10
5
50
Формирование
коммерческого
предложения
10
10
100
Заключение
договора
10
20
200
Контроль
первичных
документов
10
15
150
Подготовка
обобщенных отчетов
10
5
50
Подсчет
экономических
показателей
10
10
100
Получение
статистической
отчетности за период
(раз в неделю)
0,14
60
8,4
ИТОГО, минут:
658
В таблице 1.2 приведены планируемые характеристики после
использования разработанной ИС.
Таблица 1.7 - Расчет эффекта использования
Наименование
действия
Количество
выполняемых
действий за день
Время
выполнения одной
операции, минут
Итого,
минут
Учет клиента
10
5
50
32
Формирование
коммерческого
предложения
10
10
50
Заключение
договора
10
2
100
Контроль
первичных
документов
10
15
20
Подготовка
обобщенных отчетов
10
1
150
Подсчет
экономических
показателей
10
1
10
Получение
статистической
отчетности за период
(раз в неделю)
0,14
1
10
ИТОГО, минут:
340
Существующая информационная инфраструктура не позволяет силами
менеджера по продажам консолидировать информацию о сбыте услуг в
оперативные сроки, что соответственно затрудняет процесс анализа продаж.
Следовательно, в результате внедрения информационной системы учета
продаж экономия рабочего времени для каждого сотрудника может достигнуть 320
минут ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников
компании.
Большой объем данных, обрабатываемых менеджером по работе с
клиентами, вынуждает затрачивать соответствующее количество времени и
трудовых ресурсов на обработку, исполнение и контроль документов. Поэтому
необходимо, с применением разрабатываемой ИС, уменьшить затрачиваемые
ресурсы в целях оптимизации деятельности всей компании.
Кроме того, внедрение ИС позволит наиболее оперативно и с большой
точностью отслеживать оборот конкретного документа (договора) и расчетов по
нему в организации вообще.
ИС должна обеспечивать возможность выполнения следующих функций:
– возможность ведения базы клиентов;
– возможность формирования и учета договоров;