33
– возможность отображения в удобной форме данных по каждому
договору;
– обеспечение ввода и редактирования данных разрабатываемой
информационной системы;
– формирование и печать кратких и полных отчетов по документам, в
том числе договорам, возможность формирования и печати отчетов по
документам за определенный период.
Разработка предназначена для менеджеров по работе с клиентами, для
руководителя отдела продаж и руководителя компании.
Информационная система должна предусматривать возможность
автоматического создания на основе хранимой в БД информации следующих
отчетов:
отчет о клиентах;
отчет по договорам;
отчет по типам услуг;
отчет о работе каждого менеджера по продажам;
отчет со статистикой продаж услуг.
1.3.3 Определение уровня защиты информации для исследуемой
задачи
Информационная безопасность - это комплекс организационно-
технических мероприятий, обеспечивающих целостность данных и
конфиденциальность информации в сочетании с ее доступностью для всех
авторизованных пользователей.
Обеспечение информационной безопасности и защиты информации на
уровнях:
Программный – Microsoft Windows Server 2008, Active Directory:
1. права доступа (к операционной системе Windows Vista, Windows
Server, Терминальный доступ Windows Server);
2. права пользователя системы (разграничены права доступа
пользователей 1С Бухгалтерия, файловый сервер);
3. парольная защита информационных систем;
34
4. ведение логов и так далее (ведется контроль логов, Windows Server
пользователи, контроль трафика интернет, контроль почты).
5. Аппаратный – бекапы (резервное копирование) серверов.
В ОАО «ТД ЦУМ» производится постоянный мониторинг наиболее
опасных угроз информационной безопасности:
1) Утечка данных;
2) Халатность служащих;
3) Вирусы;
4) Кража оборудования;
5) Аппаратные и программные сбои.
Из списка угроз видно, что первое место в иерархии опасностей
информационного обеспечения компании занимает утечка данных. А именно
нарушается конфиденциальность следующих информационных блоков:
персональные данные; финансовые отчеты, детали конкретных сделок,
интеллектуальная собственность компании; бизнес-планы. Поэтому
руководители отделов компании ведут ежедневный мониторинг своих
подчиненных, системный администратор контролирует права доступа к
корпоративной информации на файловый сервер, производит мониторинг
электронной почты сотрудников, контролирует интернет канал путем закрытия
доступа к социальным сетям и личной почте.
Если утечку информации удается предотвратить, сотрудник несет
ответственность за нарушение внутренней ИБ. К нарушителю применяются одна
или несколько санкций:
1) Выговор;
2) Строгий выговор;
3) Штраф;
4) Принудительно-«добровольное» увольнение из компании;
Увольнение из компании согласно статьи и с заведением личного
уголовного дела.
На предприятии используется следующие способы обеспечения
безопасности:
35
1. Каждый пользователь должен проходить процедуру аутентификации при
начале работы с компьютером.
2. Компьютер пользователя защищён от вирусных атак антивирусом DrWeb
6.0.
3. Сервер компании защищён антивирусом.
4. ЛВС защищена от внешних угроз брандмайором – Outpost Firewall 7,
который установлен на сервере организации.
1.4 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.4.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Сутью задачи автоматизации является перевод бумажных носителей в
электронные. Особенностью задачи является необходимость синхронизации с
системой бухгалтерского учета.
Как и в любом виде коммерции, сегодня существует целое множество
различных видов программного обеспечения, позволяющих решать
поставленную в данном дипломном проекте задачу - автоматизацию учета
документов работы с контрагентами и расчетов с ними. Как правило, для этого
используются CRM-системы (системы управления взаимоотношениями с
клиентами).
Данное направление развития CRM-систем представляется наиболее
перспективным и удобным для использования в ВУЗе, поэтому рассмотрим
существующие решения.
Рассмотрим основные из существующих подобных систем,
предназначенных для автоматизации рассматриваемых в дипломном проекте
процессов, а именно:
– Клиент-Коммуникатор КлиК: Управление продажами;
– FreshOffice CRM;
– RegionSoft CRM;
– ELMA;
36
– Sales Expert;
– Quick Sales;
– CRM Кларис.
«Управление продажами» не является ограниченной версией от
«Управления бизнесом», это новое решение, которое имеет свой собственный
дизайн карточек данных, аналитику и пр.
Есть возможность автоматического обновления до «КлиК: Управление
бизнесом» с адаптивным переносом всех данных.
Поскольку решение полностью готово к использованию, в комплект
поставки не входят модули для изменения конфигурации и интерфейсов. Вместе
с тем, присутствует дизайнер отчетов Crystal Reports и инструмент для настройки
шаблонов отчетов Word и Excel.
Сервисные возможности:
– удаленный доступ через интернет для любого количества
пользователей;
– настройка различных параметров CRM-системы (опции ведения
учета, опции построения аналитики и т.п.) легко осуществляется на
пользовательском уровне;
– различные варианты предварительно настроенных рабочих столов
для разных ролей пользователей;
– журнал системных события и действий пользователя;
– прикрепление файлов и почтовых сообщений ко всем объектам
системы;
– OLAP-представления и другие аналитики по всем доступным в
системе объектам;
– подготовленные шаблоны импорта из Excel (Контрагенты,
Контактные лица, Сотрудники, Номенклатура, Банки).
Во всех конфигурациях FreshOffice CRM есть:
– интеграция с IP АТС Октелл (Oktell), с 5-й версии;
– WIN интерфейс (приложение устанавливается в компьютер
пользователя с ОС Windows) + возможность WEB интерфейса (доступ через
браузер);
37
– интеграция WEB интерфейса c Google Gmail аккаунтом;
– наличие в WEB интерфейсе - кабинета клиентов (неограниченный
доступ для клиентов, финансы, счета, файлы), с версии 5.1;
– самостоятельно создавать новые поля данных;
– создание дополнительных справочников пользователями прямо в
программе, без знания специальных языков программирования;
– создание дополнительных OLAP отчетов;
– создание и редактирование экранных форм, карточек и интерфейсов
(мастер форм), создание пользовательских конфигураций с различным набором
форм и данных.
В данный момент актуальна 5-я версия FreshOffice CRM системы. По
сравнению с предыдущей, 4-й версией есть ряд очень мощных нововведений,
изменилась и стоимость системы.
FreshOffice CRM позволяет выписывать все необходимые документы по
заранее сформированным шаблонам - счета, договора, ком. предложений и многие
другие, используя конструктор документов MS Word, Fast Report. Учет
финансовых движений в FreshOffice CRM позволяет вести всю информацию о
поступивших средствах от клиентов а так же о текущих расходах. Управление
всегда будет иметь информацию о планируемых и уже поступивших средствах а
также выявлять размер прибыли от каждого заказа, клиента, сотрудника, отдела.
Аналитические отчеты, сводные данные, маркетинг. Встроенные в систему
аналитически отчеты помогут проанализировать данные базы CRM.
Распределение продаж, Ожидаемые поступления, Сезонную динамику, и многое
другое, а также проконтролировать работу каждого Вашего сотрудника,
выполнение плана, результативность звонков, встреч и многое другое.
FreshOffice CRM позволяет активно использовать электронная переписку, в
ней встроен обмен данными с Microsoft Office Outlook, позволяющий
организовывать массовые рассылки, а также хранить электронную переписку по
каждому Вашему клиенту.
База знаний, хранилище информационных массивов, доступных для
сотрудников, обучающих материалов, должностных инструкций, информации о
тренингах семинарах, характеристики продаваемой продукции и прочие.
38
FreshOffice CRM имеет встроенный корпоративный мессенджер по типу
ICQ, QIP.
RegionSoft CRM - мощное современное средство для автоматизации
оперативной деятельности отделов продаж и сервисных служб, программа и
система в одном лице.
CRM система спроектирована на основе клиент-серверной технологии,
имеющее встроенную систему отчетности, легко настраиваемое под особенности
предприятия, отраслевую специфику, позволяющее работать всем сотрудникам
предприятия с единым информационным массивом контрагентов, базой клиентов.
Клиентская база учитывается и ведётся с помощью карточек - клиентов,
имеющих разные поля в случае юридических лиц и физических лиц.
Используется бесплатная база данных Firebird.
Данная CRM система учитывает исчерпывающие сведения о контрагентах
и персонале, классифицирует и систематизирует их, предоставляет средства для
групповой обработки, автоматизирует складской и кассовый учет, формирует
прайс-листы, отслеживает бизнес-процессы. Вся Ваша информация о базе
клиентов, поставщиков, партнеров и других типах контрагентов будет собрана в
одной месте.
RegionSoft CRM имеет встроенный почтовый клиент, конфигуратор и
дизайнер отчетов с поддержкой открытого кода, возможность удаленной работы
пользователей, а также массу других достоинств.
ELMA — система управления бизнес-процессами (BPM-Система),
позволяющая построить эффективное взаимодействие сотрудников компании и
контролировать их деятельность с целью повышения качества и эффективности
работы всей компании, подразделений, отделов, сотрудников.
Система ELMA реализует концепцию BPM (Business Process Management),
что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы.
Это решения, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-
процессов компании.
ELMA CRM – это операционный тип системы CRM, основными функциями
которой являются управлением процессами, в частности процессом продаж (в том
числе механизм воронки продаж, т.е. прохождение по этапам сделки, продажи,
39
поставки) и ведение истории взаимоотношений со всеми Вашими группами
контрагентов (База контрагентов, лидов (потенциальных клиентов) контактов,
открытых, находящихся в работе сделок и т.д.)
CRM возможно интегрировать с телефонией, IP АТС и Call-центрами -
Астериск, Октелл, Инфрател и другими, таким образом очень эффективно делая
телемаркетинг, обзвоны потенциальных и существующих клиентов.
Система Sales Expert разработана в 2002 году с учетом пожеланий свыше
1000 пользователей первого продукта, продаваемого под этой маркой. Программа
предназначена для компаний, уже сделавших первые шаги в построении своей
CRM-идеологии (как вариант - внедрение после использования Quick Sales, откуда
легко переносятся все данные компании), и предлагает руководителям и
менеджерам расширенные возможности управления продажами, анализа
деятельности сбытовых, маркетинговых, сервисных подразделений и всей
компании в целом, развития клиентской базы и повышения качества
обслуживания клиентов.
Quick Sales 2 - это новая версия самой простой и удобной CRM-системы для
ведения клиентов, в сравнении с предыдущей версией - Quick Sales 1 - программа
стала еще удобнее и еще проще.
Преимущества CRM системы Quick Sales 2:
– высокая информативность и широкие аналитические возможности;
– инструменты для повышения качества работы менеджеров по
продажам;
– формирование отчетов - за любой период;
– возможность интеграции с системой «1С:Предприятие»;
– оценка эффективности маркетинга;
– защита клиентской базы.
Кларис CRM - удобная и гибкая web система для ведения клиентской базы,
управления продажами, ведения журнала платежей.
Как и любые другие решения на базе платформы Кларис, работа ведется
через интернет браузер, без установки дополнительного ПО в компьютер
пользователя.
40
Пользователи могут находиться как в офисе, так и в любой другой точке
города или страны и за её пределами, где есть интернет.
Это улучшает качество взаимоотношений с клиентами, дает возможность
для привлечения новых клиентов и в конечном итоге повышает число продаж.
Кларис CRM - может устанавливаться локально в офисе компании (с
единоразовой оплатой) и в то же время доступна, как SaaS WEB система на нашем
сервере на условиях аренды с помесячной оплатой.
Кларис CRM позволяет сделать быструю регистрацию звонка, регистрацию
заказа клиента, отследить состояние заказов, платежей, историю контактов и
действий.
Online система Кларис CRM доступна круглосуточно 24 часа, 7 дней в
неделю, с любого компьютера, где есть подключение к Интернет.
Импорт (и экспорт) любых начальных данных и справочников из Excel и
других форматов - база клиентов, контрагентов, прайсы, услуги, справочники,
номенклатура.
Сравнение рассмотренных систем приведен в таблице 1.3.
Таблица 1.8 - Сравнение рассмотренных систем
Форма
Системы
Клиент-
Коммуни
катор
Fresh
Office
CRM
Region
Soft
CRM
ELMA
Sales
Expert
Quick
Sales
CRM
Клари
с
WEB
интерфейс
(через
браузер)
+
+
+
+
Десктоп
приложени
е
+
+
+
+
+
Клиентская
база
+
+
+
+
+
+
+
Управление
этапами
продаж
+
+
+
+
+
+
+
Интеграция
с Skype
+
41
Создание
доп. полей,
справочник
ов
+
+
+
+
+
+
+
Создание
пользовател
ьских
интерфейсо
в
+
Создание
объектов и
их карточек
+
+
+
+
Создание
конфигурац
ий с нуля
+
+
Создание
пользовател
ьских
отчетов
+
+
+
+
+
+
База
данных
MS SQL
MS
SQL
Firebir
d
Firebir
d, MS
SQL
Firebir
d
Firebird
MS
SQL
10 рабочих
мест, р.
48000/
80000
12550
0
76450
67200
68750
37070
35000
15 рабочих
мест, р.
69000/
115500
18825
0
110450
88200
96800
53570
51000
Для рассматриваемой задачи необходимы только несколько функций —
организация работы с клиентами с возможностью составлением отчетов. В
рассмотренных системах данные возможности присутствуют, но одновременно
вместе с необходимыми в пакете программного обеспечения будет приобретаться
и многие другие, которыми, возможно, экономисту воспользоваться и не
придется, так как одни функции явно избыточны, другие продублированы уже
используемым программным обеспечением.
В связи с этим нет экономического смысла в покупке уже готового
решения, наиболее выгодным предоставляется вариант самостоятельной
разработки решения, позволяющего учитывать, как договора по работе с
контрагентами, так и расчеты по ним.
42
1.4.2 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
Способы внедрения ИС – это совокупность действий от определения и
формализации решения об использовании ИС до момента, когда ИС уже будет
использоваться в компании. Есть следующие способы приобретения ИС:
• Создание (самостоятельно или на заказ);
• Покупка системы (отечественной или зарубежной ИС);
• Покупка и последующая доработка (самостоятельно или на заказ);
• Арендование.
Опишем детально все способы на предмет их применения к автоматизации
указанной ранее задачи.
При покупке готового решения важно выбрать такое решение, которое
сможет 100% соответствовать схемам построения бизнеса. Это довольно сложно,
поскольку разработчики систем автоматизации хотят угодить большинству
потенциальных клиентов и создают системы, которые изначально перегружены
лишним функционалом, за который в любом случае надо платить, либо система
является каркасом для реализации решения под отдельного потребителя. Эти
варианты не подходят для решения указанной ранее задачи, поскольку покупка
готовой ИС для автоматизации по направлениям становится невыгодным с точки
зрения конечной стоимости такой системы.
Купленная ИС также не подходит из-за ряда недостатков и минимального
функционала, плохо проработанной системы будущего развития ИС, длительного
срок адаптации под требования предприятий, так же необходимости постоянного
обращения в службу поддержки.
Заказ разработки у другой IT-компании дает возможность получить ИС,
которая будет удовлетворять бизнес-правилам компании в настоящий момент. Но
в процессе изменения бизнес-процессов может потребоваться ее переработка, что
выльется в дополнительные затраты на переработку уже созданной ИС.
Покупка и доработка имеет место, если объем доработки не так велик,
подобная доработка становится возможна в рамках модели ядра ИС, что может