15
В результате исследования были выявлены проблемы в процессе создания
и обработки заявок, а так же формирования отчетов:
неоднозначность и неточность данных, ошибки в количественных и
качественных показателях в результате не стандартизированного учета;
временные и трудовые ресурсные затраты, вследствие чего низкая
производительность.
На основании этого можно заключить, что актуальность создания
унифицированной, единой, открытой системы очевидна. Разработанная система
позволит сократить затраты временные, а также трудовые ресурсные затраты.
Кроме того, она позволит исключить ошибки в количественных и качественных
показателях, возникающие вследствие не стандартизированного учета, что
повлечет за собой однозначность и точность данных.
1.1.3 Теоретическая и методологическая основа исследования
Теоретической и методической основой работы стала работа ученых, а
также конституционное право, государственная и правовая теория, материалы
научных и практических конференций по различным аспектам рассматриваемой
проблемы.
При решении задачи были использованы методы и знания, разработанные
наукой и проверенные практикой.
В исследовании применялись методы диалектического восприятия,
аналитического, системного, структурного и функционального, исторического,
правового сравнения и другие методы когнитивной работы. Автор также опирался
на методологические принципы единства исторического и логического,
абстрактного и конкретного.
Нормативной основой исследования стали Конституция Республики
Казахстан, Законы Республики Казахстан, указы Президента Республики
Казахстан, Трудовой кодекс Республики Казахстан.
В документе использованы материалы, отражающие практику
деятельности органов юстиции в сфере нормоконтроля.
Проблема разработки информационной системы появилась не так давно,
однако на данный момент уже существует большое количество исследований и
16
материалов на данную тему. На сегодняшний день продолжается изучение и
исследование данной области.
Основные аспекты данной проблемы были рассмотрены в научной работе
следующих авторов: Вендров А.М., Гвоздева Т. В., Б. А. Баллод, Емельянова Н.
З., Партыка Т. Л., И. И. Попов, Пирогов В. Ю., Чипига А. Ф..
Было проведено комплексное исследование, посвященное разработке
информационной системы учета сбыта продукции. Чтобы избежать повторения
уже изученных тем, акцент диссертации был сделан на обеспечении единой
унифицированной информационной базы в соответствии с требованиями
Заказчика.
В данной работе были использованы следующие методы исследования:
изучение, обработка и анализ научных источников по проблеме
исследования;
анализ научной литературы, учебников и пособий по выбранным
языкам программирования и технологиям, в области интернет маркетинга, и
моделирования систем.
Теоретической базой исследования являются труды множества авторов в
области различных технологий, используемых в работе и приведенных в списке
использованной литературы.
1.2 Характеристика задачи и объекта исследования
1.2.1 Сфера деятельности и основные бизнес-процессы исследуемого
объекта
Изучаемым объектом является организация ТОО «GT Machinery», которая
занимается торговой деятельностью.
Форма собственности товарищество с ограниченной ответственностью,
согласно закону РК от 22 апреля 1998 года № 220-I, «учрежденное одним или
несколькими лицами товарищество, уставный капитал которого разделен на доли
определенных учредительными документами размеров; участники товарищества
с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск
убытков, связанных с деятельностью товарищества, в пределах стоимости
внесенных ими вкладов. Исключения из этого правила могут быть предусмотрены
Гражданским кодексом Республики Казахстан и настоящим Законом.»[2]
17
Под торговой деятельностью, согласно закону РК от 10 января 2006 года №
85-II, «деятельность, которая включает в себя внутреннюю и внешнюю
торговлю»[3]
Заказчик реализует воздушные компрессоры, дизель- и газо-поршневые
установки, светодиодную оптику, тяговые аккумуляторы и зарядные устройства,
а также шины для вилочных погрузчиков. Основным направлением является
реализация воздушных компрессоров и тяговых аккумуляторов.
Воздушный компрессор – это специальное оборудование, нагнетающее и
подающее газ под высоким давлением. Воздушные компрессоры используются на
производстве, где применяется пневмооборудование и пневмоинструменты.
Компрессоры так же используются в составе буровых установок горнорудной и
угольной продукции, нефтегазовой сфере, медицине, пищевой промышленности
и т.д. Основным поставщиком компрессоров является компания ТОО «Atlas
Copco».
Тяговые аккумуляторы – основной источник питания складкой техники
(электрокары, вилочные погрузчики, штабелеры). Основное их отличие от
обычных аккумуляторов – это выходное напряжение, у тяговых аккумуляторов
оно 48 вольт, что значительно больше, чем у стартерного аккумулятора. Тяговые
аккумуляторы бывают нескольких видов: свинцово-кислотные, гелевые,
щелочные, литивые. Различие заключается во внутреннем наполнении. Компания
«GT Machinery» реализует свинцово-кислотные и гелевые тяговые аккумуляторы.
Основными поставщиками являются компании «Midac», «Hawker», «Tyumen
Battery».
На данный момент на предприятии уже существует комплекс
вычислительной техники, который предназначен для обработки прихода и
расхода товаров, оформления документов и прочей информации. Существующая
база данных дает информацию для принятия решений, но она не полная или не
сгруппированная. Что приводит в свою очередь к определенным трудностям в
принятии стратегических решений.
Исходной первичной информацией в данном проекте являются документы,
предоставляющие количественно-стоимостную информацию (счета, расходные
18
накладные, договора на поставку товара) и денежную информацию (платежное
требование, счета, счета фактуры).
Менеджер по продажам в своей работе использует программные продукты
Microsoft Office. Для оформления отчетов Microsoft Word, для работы с базой
данных, складом Microsoft Excel.
В таблицы Microsoft Excel внесено: количество товаров на складе,
количество готовой продукции, цены на товары, поставщики, покупатели,
расчеты с ними и другая информация.
Использование этих программных средств не отвечает требованиям:
отсутствие единой базы приводит к необходимости уточнения
наличия того или иного товара на складе;
остатки по складам приходится хранить в различных файлах;
ручной ввод всех данных приводит к тому, что малейшая ошибка
приводит к неверным расчетам, и ее приходится искать, просматривая огромное
количество материалов;
сложность поиска товара. При заполнении расходных, приходных
накладных и других документов, приходится искать в огромном списке товар,
который есть на складе;
дублирование информации.
Все эти недостатки приводят к необоснованным затратам времени и
ресурсов.
Учет реализации товаров в торговле осуществляется по мере отгрузки
товаров и предъявления покупателям расчетных документов.
Рассмотрим информационные потоки предприятия. Заказчик (юридическое
лицо, физическое лицо) делает заказ у менеджера по продажам, отправляя запрос
по электронной почте или договариваясь по телефону, на нужный ему товар.
Менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии
товара на складе резервируется необходимое количество. Если товара нет, то
оформляется заявка на поставку, где указывается дата составления заявки,
фамилия ответственного менеджера, наименование товара и количество товара.
Оформленная заявка поступает в отдел снабжения, где все заявки
сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т.д. и определяется
19
примерная дата поступления товара на склад. Менеджер, имея эти данные,
уточняет сроки доставки товара с клиентом. Снабженцы выставляют заявки на
товар поставщикам, оплачивают выставленные счета и привозят товар, который
поступает на склад компании. После того, как заказчик оплатил выставленный
ему счет и оплата поступила на расчетный счет компании, он может приехать за
заказанным товаром, либо заказать доставку. Работающий с ним менеджер
оформляет необходимые документы и отпускает товар.
Еженедельно коммерческий директор на основе данных от отдела
снабжения и отдела закупок составляет отчет о чистой прибыли за прошедшую
неделю. Коммерческий директор вычисляет себестоимость товара, на основании
стоимости товара полученного у отдела снабжения (стоимость товара на заводе
производителе) и стоимости транспортировки товара, полученной у логиста.
Затем на основе отчета о продажах, полученного у отдела продаж,
подсчитывается количество, стоимость проданного товара и комплектующих.
После на сновании этих данных составляется отчет о чистой прибыли по формуле:
Чистая прибыль = общая сумма заказов за предыдущий период –
себестоимость товара на заводе-производителе – стоимость доставки –
себестоимость комплектующих – фактически оплаченные налоги.
Разрабатываемая программа предназначена для решения автоматизации
повседневной работы менеджеров по закупкам и продажам, что в последствии так
же автоматизирует работу коммерческого директора по формированию отчета о
чистой прибыли.
1.2.2 Система управления объектом исследования
В результате проведенных исследований деятельность Заказчика можно
классифицировать по отделам:
высшее руководство;
финансово-экономический отдел;
маркетинговый отдел;
информационно-технический отдел;
отдел продаж;
отдел закупок;
технический отдел.
20
Высшее руководство:
генеральный директор.
Финансово-экономический отдел:
бухгалтер;
кассир.
Маркетинговый отдел:
маркетологи.
Информационно-технический отдел:
системный администратор.
Отдел продаж:
менеджеры по продажам;
ассистенты менеджеров по продажам.
Отдел закупок:
менеджеры по закупкам;
логисты.
Технический отдел:
кладовщики;
главный механик:
механики.
руководитель сервисного отдела;
сервисные инженеры.
Рисунок 1 - Организационная структура Заказчика
21
Как видно из схемы организационной структуры управления предприятием
имеется шесть основных отделов, каждый из которых подчиняется директору.
Финансово-экономический отдел ведет бухгалтерский учет. Бухгалтера
оформляют накладные, счета на оплату, подготавливают бухгалтерскую
отчетность за определенные периоды, начисляют заработную плату сотрудникам.
Кассиры оформляют финансово-расчетные и банковские операции, учет
движений финансовых средств, ведут кассовую отчетность.
Маркетинговый отдел определяет новые рынки сбыта, целевую аудиторию,
разрабатывает маркетинговую политику на основе проводимых опросов,
результатов анализа текущего рынка, проводит рекламные кампании в СМИ с
помощью различных видов рекламы.
Информационно-технический отдел, в лице системного администратора
обеспечивает стабильную работу технического оснащения компании, производит
своевременный ремонт, модернизацию компьютеров, серверов и оргтехники. Так
же в обязанности системного администратора входит восстановление
работоспособности техники после сбоев, защита от хакерских атак и установка и
отладка нового оборудования.
Основной задачей отдела продаж является реализация планов продаж.
Кроме того менеджера по продажам налаживают взаимовыгодные отношения с
клиентами, составляют договора, а так же осуществляют полное взаимодействие
между клиентами и компанией.
Закупкой товара, составлением плана будущих закупок и логистикой
занимается отдел закупок.
К функциям технического отдела относится осуществление постпродажной
сервисной поддержки клиентам, консультирование клиентов по вопросам
обслуживания и зарядки аккумуляторов. Механики технического отдела
осуществляют подготовку, сборку, а так же зарядку аккумуляторов. Кладовщики
занимаются инвентаризацией, оформлением прихода и списания товара со
складов.
Для реализации данного проекта в информационно-техническом отделе
будет выделены дополнительные должности: разработчик информационной
22
системы, тестировщик информационной системы, проектировщик
информационной системы и менеджер проекта.
1.2.3 Обоснование выбора задачи для объекта исследования
Основной деятельностью компании «GT Machinery» является реализация
товаров, исходя из этого, работа каждого отдела компании описанных выше
направлена на поддержание и улучшение данного направления. Так финансово-
экономический отдел обеспечивает поддержку в виде подготовки различного
вида финансовой отчетности, а так же расходных документов, банковских
выписок за период.
Технический отдел осуществляет сервисную и техническую поддержку,
подготавливая продукцию для продажи и оказывая сервисную поддержку. Это в
будущем способствует увеличению продаж, так как повышает имидж компании в
глазах клиентов.
Маркетинговый отдел проводит различные виды кампании по
привлечению новых клиентов, что так же значительно увеличивает объемы
продаж.
Отдел продаж и закупок является одним из важнейших отделов компании,
так как за счет существования этого отдела компания получает основную
прибыль, поэтому основной задачей данного проекта является оптимизация
работы данного отдела. Оптимизация работы отдела продаж и закупок позволит
увеличить количество обрабатываемых заказов, тем самым увеличив прибыль
получаемую компанией, что в будущем позволит увеличить численность
компании.
Назначением реализации проекта является решение следующих задач:
ускорение и оптимизация процесса принятия заказа;
хранение и отслеживание информации о товарах имеющихся на
складе;
формирование каталога товаров;
формирование плана закупок на будущий период;
формирование отчета о прибыли за прошедший период.
23
Цель разрабатываемой программы заключается в устранении недостатков,
которые были отмечены ранее. Достижение этой цели обеспечит решение
следующих задач:
повышение оперативности в работе;
обеспечение простоты и удобства расчетов;
уменьшение ошибок при учете материалов на складе и подсчете
финансовых результатов;
повышение степени достоверности информации;
уменьшение трудовых затрат на обработку информации.
Требования к автоматизированному рабочему месту следующие:
возможность работы в диалоговом (интерактивном) режиме;
выполнение основных требований эргономики: рациональное
распределение функций между оператором, элементами комплекса программ и
окружающей средой, создание комфортных условий работы, удобство
конструкций программы, учет психологических факторов человека-оператора,
привлекательность форм и цвета элементов программы и др.;
достаточно высокая производительность и надежность ПК,
работающего в системе;
адекватное характеру решаемых задач программное обеспечение;
максимальная степень автоматизации рутинных процессов;
оптимальные условия для самообслуживания специалистов как
операторов;
другие факторы, обеспечивающие максимальную комфортность и
удовлетворенность специалиста использованием программы как рабочего
инструмента.
1.2.4 Определение связи задачи исследования с другими задачами
Моей задачей является упростить работу менеджера и тем самым ускорить
документооборот, сократить ручные операции и время которое на это все
затрачивается. Цель моего будущего проекта заключается в устранении
недостатков, которые были отмечены ранее.
Существует множество современных стандартных методологий
моделирования бизнес-процессов, основу составили методология SADT
24
(Structured Analysis and Design Technique – метод структурного анализа и
проектирования), семейство стандартов IDEF (Icam Definition, где Icam – это
Integrated Computer-Aided Manufacturing) и алгоритмические языки.
Функциональные методики, наиболее известной из которых является
методика IDEF, рассматривают организацию как набор функций, преобразующий
поступающий поток информации в выходной поток. Модели в нотации IDEF0
предназначены для высокоуровневого описания бизнеса компании в
функциональном аспекте. Средством моделирования в нотации IDEF0 выбрано
программное решение BPwin.
«BPwin - инструмент для моделирования, анализа, документирования и
оптимизации бизнес-процессов. BPwin используется для графического
представления бизнес-процессов. Графически представленная схема выполнения
работ, обмена информацией, документооборота визуализирует модель бизнес-
процесса. Графическое изложение этой информации позволяет перевести задачи
управления организацией из области сложного ремесла в сферу инженерных
технологий.» [16]
Модель бизнес-процесса представлена посредством методологии описания
бизнес процессов IDEF0 на рисунке 2.