35
Рисунок 5 – Схема документооборота Заказчика
Из схемы видно, что начальным документом является «Заказ покупателя».
С данного документа начинается весь документооборот в процессе оформления
заявки. Далее бухгалтер оформляет «Счет на оплату». Затем менеджер проверяет
наличие товара на складе, в случае если товар имеется в наличие, он оформляет
«Заявку на резерв товара», в противном случае он оформляет «Заявку на поставку
товара». После заявка на поставку товара обрабатывается менеджером по
закупкам, он оформляет «Заказ поставщику». Поставщик выставляет счет,
который оплачивается в бухгалтерии. Затем поставщик поставляет товар, который
принимает кладовщик, оформляя документ «Приход ТМЗ». Если же товар имелся
на складе в наличии, то покупатель оплачивает заказ, получает «Квитанцию об
оплате выставленного счета» и получает товар на складе со всеми
сопутствующими документами «Накладная на отпуск товаров на сторону» и
«Реализация ТМЗ».
36
В данном документообороте имеются значительные недостатки:
несовершенство организации сбора и регистрации исходной
информации;
низкая оперативность, снижающая качество управления объектом;
невозможность расчета показателей, необходимых для управления
объектом из-за сложности вычислений или большого объема информации;
несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения,
защиты целостности и секретности информации конечному пользователю и т.д.
Благодаря разработанной системе будет возможно исключить данные
проблемы из документооборота. Так несовершенство организации сбора и
регистрации исходной информации будет исключено благодаря единой базе
данных, в которой будет собрана вся имеющая информация о товаре и его
наличии. Повысится оперативность обработки информации, так как в
административной панели будет возможность доступа к информации с любого
рабочего места компании. Невозможность расчета показателей, необходимых для
управления объектом из-за сложности вычислений или большого объема
информации будет устранена благодаря автоматическому формированию отчетов
в административной панели сайта. Сохранность процессов сбора, передачи,
обработки, хранения, защита целостности и секретности информации будет
осуществлена за счет распределения ролей и ограниченного доступа к единой
базе данных.
1.3.3 Определение уровня защиты информации для исследуемой
задачи
Защита информации в данной ИС будет осуществляться на двух уровнях:
технологический уровень и административный уровень. Для обеспечения
технологического уровня защиты информации будут использованы встроенные
средства БД. Так в таблице «Товар» поля «Наименование товара», «Описание
товара» будут иметь текстовый тип данных, а поля «Идентификатор товара»,
«Идентификатор категории», «Цена продукта» будут иметь числовые типы
данных.
Кроме того при вводе каждого значения в форме на сайте будет
производиться проверка на соответствующий тип данных, на пустое значение.
37
Так же будут использованы средства языка PHP для предотвращения взлома БД
посредством SQL инъекций в БД через ввод в форму. Такими средствами
являются встроенные функции mysql_real_escape_string и htmlspecialchart.
Для защиты на административном уровне каждому пользователю выдается
персональный пароль и логин, а так же выдается роль администратора, если это
необходимо.
1.4 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.4.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Из числа всех существующих в настоящее время бухгалтерских систем
можно выделить несколько систем, получивших распространение на рынке
программных продуктов.
1С: Бухгалтерия - это универсальная программа массового назначения для
автоматизации бухгалтерского учета.
В данной системе произведена автоматизация всех разделов
бухгалтерского учета:
операции по банку и кассе;
основные средства и нематериальные активы;
товары и услуги, выполнение работ;
калькуляция выработки продукции;
контроль операций в конвертируемой валюте;
взаиморасчеты с организациями;
расчеты по зарплате;
расчеты с бюджетом:
другие разделы учета.
Утилита 1С: Бухгалтерия дает возможность вести налоговый учет
организации (подменю "Налоговый учет").
Это подменю включает следующие функции:
фиксирование перемещения денежных масс;
учет операций приобретения и выбытия имущества, работ, услуг, прав;
контроль иных экономических действий;
38
исполнение операций регламентированных законом и внутренним
распорядком предприятия (в частности, начисление налогов);
регистры учета хозяйственных операций;
регистры промежуточных расчетов;
регистры учета состояния единицы налогового учета;
регистры формирования отчетных данных;
анализ состояния налогового учета (анализ показателей доходов, расходов
предприятия, оценки имущества, учета амортизируемого имущества);
создание и контроль первичных остатков по налоговому учету.
Предоставленный список показывает, что программа не позволяет
анализировать сами налоговые выплаты.
Конфигуратор, являющийся частью утилитных продуктов системы 1С,
позволяет менять элементы первоначальной образцовой структуры, а также
разрабатывать собственные конфигурации с «чистого листа». Производство
собственных конфигураций благоприятствует к решению с помощью 1С:
Бухгалтерии разноплановых задач по программной автоматизации финансовой
активности, не исключая программирования аналитического процесса по выплате
налоговых выплат организации.
Конфигуратор, ограниченный постановкой задачи позволяет:
адаптировать систему к различным видам учета и приводить в
действие все методологии учета;
исправлять имеющиеся и формировать новые требующиеся бумаги
любой конфигурации;
преобразовывать формы документов, выводимых на экран и печать;
реализовывать вспомогательные отчеты, также процедуры
обработки данных.
При структурировании системы, все вновь созданные акции по описанию
конфигурации базы информации (документов, справочников, планов счетов и
других объектов) и установлении их отличительных качеств используются
средства визуализации. Редактор диалогов необходим, чтобы проектировать
формы ввода и просматривать информацию. Печатные формы документации,
создание отчетов различных уровней сложности реализуются при помощи
39
редактора табличных данных с применением всего спектра оформительских
средств: шрифтов, рамок, цветов, рисунков, встроенных объектов.
Чтобы описывать характерные алгоритмов поведения объектов
применяется предметно-ориентированный встроенный язык. В 1С
предусмотрены всевозможные инструментарии, упрощающие язык написания
алгоритмов. Например, синтакс-помощник, цветовое выделение синтаксических
конструкций языка, отладчик и другие.
Профессиональная бухгалтерская система БЭСТ-4 - пакет бухгалтерских,
складских и торговых программ, ориентированный на средние и малые фирмы.
Это полнофункциональная, многопользовательская и многовалютная система
оперативного, бухгалтерского и налогового; учета, которая отличается простотой
настройки (на уровне пользователя) и понятным интерфейсом. БЭСТ-4 имеет
модульную структуру (состоит из набора подсистем).
В ПБС БЭСТ-4 в подсистеме "АРМ главного бухгалтера", в разделе
"Внешняя отчетность" есть функция "Расчет и вывод документов", с помощью,
которой можно рассчитать суммы любых налогов, уплачиваемых организацией, а
также сформировать по ним налоговые декларации.
Возможность автоматизированного проведения анализа в данной системе
отсутствует.
Система БЭСТ-4 позволяет разрабатывать алгоритм расчета и анализа
налогов посредством Генератора групповых проводок. Групповая операция – это
продуманная схема расчетов и образования проводок по счетам с заданными
наугад, выполняющимися последовательностями действий. Такие операции
используются, чтобы автоматически закрывать счета, списывать излишки по
одним счетам на другие, распределять остатки и т.п. Групповая операция
позволяет задание алгоритма для расчета налоговых сумм.
Генератор выходных форм способствует созданию форм отчета в системе.
Используя внутренний язык машинного кодирования генератор делает
возможным создание алгоритмов вычисления налогов, рассмотрение итоговых
данных, выведение численных значений в формулярную сводку, проектная
реализация которой выбирается самим пользователем
Инфо-Бухгалтер – программа, позволяющая формировать:
40
стандартные формы (оборотно-сальдовая ведомость, шахматка,
главная книга, карточка движения средств, журналы-ордера и другие);
отчетные формы, регулируемые бухгалтером в соответствии с
законодательством (баланс предприятия; отчет о финансовых результатах, расчет
налогов и другие выходные формы).
Все отчёты создаются за любой отчетный период с любой детализацией от
одной хозяйственной операции до года. Встроенный текстовый редактор
разрешает исправлять и формировать бланки бухгалтерской отчетности новых
стандартов, позволяя вести архивы по каждому бланку. Также существует мощная
система генерации отчетов, с посредством которой можно разрабатывать и
внедрять все требуемые виды отчетов, не исключая анализ деятельности
организации.
Представленная система «Парус» разработана и реализована для
применения ее функционала на больших предприятиях, имеющих различную
направленность работы по отраслям, в корпоративных структурах, холдингах. В
состав системы "Парус" входит набор модулей, каждый из которых может
работать автономно или взаимодействуя с другими аналогичными элементами.
Расширение автоматизации задач управления предприятием будет постепенно
наращивать возможности системы, благодаря модульному построению
принципов ее работы.
Чтобы решить задачи рассмотрения налоговых платежей предприятия,
разработано два вида модулей.
Модуль "Бухгалтерский учет" включает все требующиеся функции для
продуктивной и точной деятельности бухгалтерии, предоставления полной
налоговой отчетности, ведения учета для нужд управления предприятием и
предоставления отчетности в вышестоящие организации, как в виде отчетов, так
и в электронном виде. Значит, посредством этого модуля возможен расчет сумм
налоговых платежей предприятия для дальнейшего их анализа.
Модуль "Администратор" - основной инструмент сотрудника,
обеспечивающего регулировку и сопровождение системы вообще. С
использованием этого модуля производят настройку системы так, чтобы она
41
соответствовала требованиям и условиям конкретного предприятия, выполняла
нужные конкретной фирме функции.
Система БЭСТ-0ФИС представляет собой готовое комплексное решение
для ведения оперативного, бухгалтерского, налогового и управленческого учета
на предприятиях малого бизнеса.
Утилитный комплекс предназначен для предприятий оптовой торговли и
сферы услуг.
С помощью инструментов и элементов системы возможна подготовка
ведомостей, оборотно-сальдового баланса, журналов-ордеров, других типовых
форм. Базируясь на данных бухгалтерского учета, осуществляется расчет и
образование всей внешней отчетности предприятия.
В системе выделяются три группы налогов: государственные, областные,
местные. Пользователи могут формировать новые карточки и редактировать
ставки налогов.
В подсистеме "Налоги" поддерживаются следующие виды отчетов:
НДС в покупках;
НДС в продажах;
внешняя отчетность;
учет доходов и расходов;
расчет амортизации ОС;
расчет амортизации НМА;
расчет начисленных и выплаченных доходов;
определение налогооблагаемой базы.
С помощью системы БЭСТ-ОФИС можно рассчитать и вывести в отчет все
необходимые для анализа виды налоговых платежей, после этого можно их
анализировать на предмет снижения выплат в бюджет.
Требующиеся расчеты и формы отчетности, не предусмотренные типовой
конфигурацией системы, создаются в подсистеме "Настройка". В подразделах
"Виды операций системы", "Виды отчетов системы", "Отчеты системы" с
помощью команды "Создать документ" можно инициировать отчеты
предпочтительного вида.
42
По приведенным системам можно сделать вывод, что любая система имеет
встроенные средства для изменения конфигурации под условия конкретного
предприятия. Если фирма использует какую-либо из вышеперечисленных систем
и не собирается переходить на другую, то разумно добавить в данную систему
требующиеся модули, виды расчетов и представления выходных отчетов. К
примеру, по рассматриваемой задаче, возможно расписание в системе алгоритма
поочередного расчета всех налогов учреждения, сравнения сумм налогов по
общему и специальным режимам налогообложения и вывода о наиболее
выгодном и приемлемом варианте расчетов с бюджетом.
1.4.2 Обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Имеется два способа приобретения ИС для автоматизации задачи:
приобретение у сторонних разработчиков - дорогой вариант;
разработка собственными силами - дешевый вариант.
На основании рассмотренных программных аналогов было принято
решение автором дипломной работы о разработке собственной системы, которая
будет подходить под задачи предприятия, иметь требуемый функционал и иметь
меньшую стоимость приобретения и эксплуатации, в чем и заинтересовано
руководство данного предприятия.
В данной работе программным решением была разработка собственной
системы, основной причиной является то, что данная система будет полностью
соответствовать требованиям компании. В целях унификации и стандартизации
автоматизации системы, было принято решение не использовать дополнительные
средства автоматизации, т.к. это будет не целесообразно и повлечет за собой
лишние затраты. Внедрение дополнительных средств автоматизации
предполагает дополнительные финансовые расходы на приобретение лицензии, а
так же временные расходы на обучение персонала. В связи со сложностью проекта
сроки внедрения дополнительных систем достаточно большие (1,5-2 года). В
случае же разработки собственной системы, полностью подходящей требованиям
компании, разработка займет от 1 до 6 месяцев. Таким образом, программным
решением автоматизации производства будет собственная разработанная система
в виде сайта-каталога с корзиной.
43
Целесообразно и рационально разрабатывать уникальную систему,
подходящую под требования компании. Для этого имеется ряд причин:
стандартизация и унификация документов;
соблюдение баланса затрат на реализацию, адаптацию, развитие и
обслуживания;
отсутствие необходимости приобретать дополнительные лицензии;
отсутствие необходимости прохождения обучения сотрудников для
работы с готовой сторонней системой;
стоимость других систем превышает стоимость собственной
разработки;
отсутствие необходимости наращивать аппаратно-техническую
среду;
минимальные сроки реализации;
исключается необходимость обеспечения взаимодействия между
инородными системами.
1.4.3 Обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует множество вариантов стратегии автоматизации. Так различают
полную стратегию, которая заключается в полной автоматизации всех бизнес-
процессов предприятия. Так же есть частичная стратегия автоматизации по
участкам и направлениям, предполагает автоматизацию отдельных
функциональных участков или всех функциональных участков, деятельность
которых связанна с выбранным направлением. И существует хаотичная
автоматизация – автоматизация не связанных друг с другом участков, она
определяется оперативными задачами.
В данном проекте для реализации поставленной задачи была выбрана
стратегия автоматизации по участкам. Но первым этапом в реализации проекта
является анализ бизнеса-процессов, приведенный в пункте 1.2.1. В данном пункте
рассматривалась основная сфера деятельности компании, а так же бизнес-
процессы подлежащие автоматизации. На следующем этапе стоит задача
выделить основные свойства разрабатываемой информационной системы. В
данном проекте основными свойствами являются:
целостность, стабильность;
44
возможность доступа из различных дислокаций;
сохранность и безопасность хранимой информации;
скорость обработки данных.
Третий этап стратегии разработки представляет собой определение
функциональности информационной системы в целом. Так основными
функциями разрабатываемой информационной системы являются:
систематизация данных;
ускорение принятия заказов;
автоматизация формирования отчетов;
ускорение расчета чистой прибыли;
исключение человеческого фактора, который может приводить к
ошибкам.
На четвертом этапе необходимо определить архитектуру будущей
информационной системы, которая будет состоять из пользовательской части и
административной части. В пользовательской части будут расположены модули
входа, регистрации новых пользователей и оформления заказа. В
административной части – модули управления товарами, категориями, услугами,
а так же инструменты формирования отчетов о заказах за период, плана закупок
и расчета чистой прибыли.
На пятом заключающем этапе идет формирование бизнес-плана,
заключающееся в расчете будущих выгод и затрат по реализации
информационной системы.
В данном проекте была выбрана стратегия автоматизации по участкам,
потому что она наиболее соответствовала требования компании. Полная
автоматизация не подходит, так как она требует существенных временных и
финансовых затрат. Хаотичная так же не подходит, так как в хаотичной стратегии
задачи автоматизации ставятся в процессе работы, в нашем случае требовался
более серьезный подход, предполагающий анализ бизнес-процессов, построение
архитектуры информационной системы, анализ имеющихся средств
автоматизации. И наконец, стратегия автоматизации по направлениям так же не
подходит, так как в нашем случае это так же предполагало бы автоматизацию